Система управления базой данных access

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА N 1

СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ БАЗОЙ ДАННЫХ ACCESS.

НАЧАЛО РАБОТЫ

Цель работы: получить начальные сведения об Access 97

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время существует множество систем управления базами данных (СУБД). Среди них СУБД Access занимает одно из первых мест по популярности. Она входит в состав пакета Microsoft Office и хорошо интегрирована с другими популярными продуктами фирмы Microsoft. Кроме того, она хорошо зарекомендовала себя при использовании в сети.

Несомненным достоинством Access является также то, что эта программа создавалась сразу для Windows и поэтому не содержит в себе ограничений, накладываемых MS DOS.

Существует много способов управления Microsoft Access: система меню, панели инструментов, контекстные меню, использование указателя мыши и комбинаций «горячих клавиш». Многие средства ввода команд просто дублируют друг друга. Наиболее удобными считаются применение контекстного меню и мыши.

Начало работы: создание таблицы в базе данных

Сразу после запуска Access открывает окно. В нем пользователю предлагается выбрать один из следующих вариантов: создать новую базу данных, запустить мастер по созданию базы данных, открыть существующую базу данных. Если поставить переключатель в положение Новая база данных и нажать кнопку ОК, то откроется окно Файл новой базы данных, в котором нужно указать папку, куда будет записываться создаваемый файл, тип файла из списка и имя файла. После нажатия клавиши Enter программа откроет окно базы данных. Оно содержит шесть вкладок: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

На начальном этапе работы это окно пусто. Если в БД создана хотя бы одна таблица, то в данном окне доступны кнопки Открыть и Конструктор.

После нажатия на кнопку Создать программа откроет окно диалога. Новая таблица. Продолжить работу можно используя: режим таблицы, конструктор, мастера таблиц, импорта таблиц и связи с таблицами. Рассмотрим различные режимы работы .

Режим таблицы

В этом режиме на экране появляется заготовка таблицы. Поля таблицы вначале имеют имена Поле1, Поле2 и т.д. присвоенные по умолчанию, но их можно переименовать, присвоив им новые имена.

Тип полей будет определяться программой автоматически, в зависимости от внесенной в них информации.

Основной “технологический “ прием, который необходимо освоить при работе с таблицей, - выделение ячеек мышью. Для выделения одной ячейки необходимо передвинуть указатель мыши в ее левую часть так, чтобы он превратился в жирный белый крестик, и нажать кнопку мыши. При двойном щелчке в ячейке будут выделены только данные. Для выделения столбца достаточно щелкнуть по его заголовку. Для выделения группы смежных столбцов необходимо, при нажатых клавише Shift и кнопки мыши, провести по заголовкам выделяемых столбцов. Те же действия, но без нажатой клавиши Shift, приведут к перемещению столбца по горизонтали. Для выделения записи нужно щелкнуть в ее области выделения, а для выделения нескольких записей провести мышью при нажатой кнопке по нужным областям выделения.

Для выделения прямоугольного блока ячеек необходимо указатель мыши установить на угловую ячейку будущего прямоугольного фрагмента так, чтобы он превратился в толстый жирный крестик, нажать кнопку мыши и, не отпуская ее, перетащить крестик в противоположный угол выделяемого фрагмента. Для изменения формы уже выделенного фрагмента можно, удерживая нажатой клавишу Shift, щелкнуть в другой ячейке, которая должна стать угловой. Если необходимо выделить прямоугольный фрагмент, не помещающийся целиком на экране, то нужно выделить угловую ячейку, прокрутить лист к противоположной угловой ячейке и, нажав клавишу Shift, щелкнуть в ней.

Для работы в режиме Таблица удобно использовать инструменты, которые Access выводит на экран, а также контекстные меню, связанные с элементами таблицы: заголовком окна, строкой, ячейкой, заголовком поля.

Над строками таблицы можно выполнять операции: изменять высоту строки (или нескольких строк) и выполнять три стандартные операции перемещения данных с использованием буфера обмена.

Контекстное меню, связанное с полями таблицы содержит намного больше команд. Назначение большинства из них ясно из названия. Поясним некоторые из них.

Выбрав команду Скрыть столбцы можно убрать выбранные столбцы с экрана, а для того чтобы вернуть их обратно, надо вызвать команду Показать столбцы из контекстного меню, связанного с заголовком окна. Многие команды контекстных меню продублированы в главном меню. На­пример, две вышеупомянутые команды можно найти в меню Формат. Коман­да Закрепить столбцы не только «примораживает» выбранный столбец к экра­ну так, чтобы при прокрутке он всегда был виден, но и перемещает его в левую сторону таблицы. Команда Столбец подстановок запускает Мастер под­становок, о котором речь пойдет ниже.

Команда Шрифт обеспечивает доступ к обычной для Windows --приложений процедуре выбора шрифтов, их начертания, размера и цвета. Команда Отобразить столбцы открывает список полей, в котором можно указать, какие поля должны быть видимы, а какие — нет. Таким образом, эта команда слу­жит не только для «показа» полей, как подразумевает ее название, но и для их скрытия. Следует обратить внимание, как распределены команды по контекстным меню. Команды фильтрации находятся в меню для ячейки табли­цы и для всей таблицы. Команды сортировки находятся в меню, связанны­ми с ячейкой и со столбцом. Команды для работы с буфером обмена имеются сразу в нескольких меню.

Существуют две команды сортировки: «по возрастанию» и «по убыва­нию». Они производят сортировку всего столбца, независимо от того, какой его фрагмент выделен.

Сортировку очень легко выполнить - достаточно нажать соответствующую кнопку. Отменить же действие команд сортировки невозможно. Несколько последовательно выполненных операций сортировки разных полей могут безнадежно перепутать записи в таблице. Поэтому важно с самого начала иметь поле, сортировка в котором позволит восстановить исходный порядок следования записей. Лучше всего на эту роль подхо­дит поле счетчика, в котором записи последовательно пронумерованы.

Команда Добавить объект доступна только в том случае, когда поле табли­цы имеет тип «Поле объекта 0LЕ». Внедрение объектов в таблицу — это уже высший пилотаж в конструировании баз данных.

Если в таблице имеется поле типа «Гиперссылка», пункт Гиперссылка по­зволяет вставлять в базу данных ссылки на самые различные документы и файлы.

Итак, допустим, мы создали таблицу, заполнили ее данными и решили закрыть. После, деактивизации окна таблицы программа может вывести на экран различные окна диалога, в которых пользователю будут заданы вопро­сы, касающиеся статуса таблицы. Например, если в последней не были зада­ны ключевые поля, то на экране появится окно с предупреждающим сообще­нием.

В данном случае ре­комендуется согласиться с программой и щелкнуть кнопку Да. Программа создаст поле счетчика. По умолчанию имя этого поля будет Код, а хранить оно станет номера записей таблицы. Поле-счетчик заполняется программой автоматически при появлении в таблице новых записей.

Его удобно использовать, например, для восстановления исходного порядка следования записей после операций сортировки. Для этого надо упо­рядочить значения поля-счетчика по возрастанию. Аналогичная сортировка по убыванию позволит перевернуть таблицу «вверх ногами», чтобы быстро посмотреть, что находится в ее конце.

После того как таблица закрыта, она отображается в окне базы данных в виде значка и своего имени. Как и положено современной СУБД, Ассеss позволяет менять структуру таблицы и в дальнейшем, на лю­бом этапе работы с базой данных. Для этого предусмотрен режим конструк­тора.

РЕЖИМ «КОНСТРУКТОР»

Для запуска Конструктора после нажатия кнопки Создать в окне Новая таблица надо выбрать опцию Конструктор.

Разумеется, режим конструктора можно включить и в уже существующей базе данных для любой таблицы.

При построении таблицы в этом режиме программа не создает по умолчанию никаких полей. Пользователь сам должны определить структуру таблицы. В верхней части окна конструктора расположена таблица (бланк), которая должна содержать перечень всех полей, их типов и описаний.

Первоначально бланк в верхней части окна пуст. Для создания таблицы необходимо, как минимум, заполнить графы «Имя поля» и «Тип поля». Графа «Описание» не является обязательной и предназначена для текста подсказки, который выводится в нижней строке экрана во время рабо­ты с таблицей.

Для того чтобы задать тип поля, надо щелкнуть в соответствующей ячей­ке столбца «Тип данных». Это приведет к появлению символа списка справа в выбранной ячейке. Надо открыть его и выбрать нужный тип.

Мы уже знаем, что одно из полей таблицы должно быть определено как ключевое. Чтобы создать его, необходимо установить курсор на нужную строку бланка и нажать кнопку Ключевое поле на панели инструментов или выбрать коман­ду Ключевое поле из контекстного меню, связанного с данной строкой. Пер­вичный ключ может включать несколько полей. Такая ситуация возникает, когда только комбинация значений нескольких полей может однозначно иден­тифицировать запись в таблице. Для того чтобы создать такой составной ключ, надо выделить несколько строк в бланке, а затем использовать инстру­мент Ключевое поле. О том, что поле является ключевым, свидетельствует изображение ключика в области выделения строки, содержащей данные о поле. У таблицы не может быть более одного ключа.

В режиме конструктора существует много так называемых «скрытых списков». Их уп­равляющие элементы становятся видимыми только после щелчка мышью в соответ­ствующей строке или ячейке бланка, или в поле ввода на вкладках. Поэтому пользова­телю необходимо знать местоположение таких списков.

Рассмотрим типы и свойства полей.