Казачков Павел / Lab1 / reasons_for_automatization

Необходимость и целесообразность автоматизации.

Недостатки работы существующей системы управления.

1. Запаздывание по времени оперативной информации внутри фирмы.

2. Громоздкая система документа оборота.

3. Потери времени при поиске справочной информации.

4. Сложность корректировки и обновления данных.

5. Решение узкого плана задач.

6. Физический износ документов.

7. Неизбежность ошибок.

8. Затраты времени и средств на обучение навыкам работы.

9. Несоответствие квалификации персонала по нормативным требованиям.

10. Неоправданно большое количество административного персонала.

Пути совершенствования работы системы управления.

1. Внедрение ЭВМ: заставить “работать” машину – минимум работы.

2. “Упрощение” работы как это только возможно–минимум мастерства.

3. Упрощение синтаксиса и сокращение специальных обозначений, используемых при работе с документами – естественность языка.

4. Обеспечить без задержек реализацию возникающих потребностей к доступу и обработке данных – минимум времени.

5. Спроектировать технологию минимизации и исправления ошибок пользователя – минимум ошибок.

6. Позволить легко вносить изменения в имеющиеся данные и алгоритм программы обработки – минимум зависимости между данными и программой.

7. Создать мощный инструмент для решения разнообразных задач – максимум результатов.

8. Разделение обязанностей между подразделения – максимум эффективности.

9. Использование магнитных дисков для хранения информации – максимум сохранности.

Критерии выбора параметра автоматизации:

Для любого современного руководителя важную роль в достижении успеха в делах играет фактор времени, а точнее его правильного распределения.

Фактор времени, рациональное его использование позволит отвлечь директора от краткосрочных, не важных для главного управления задач, дав возможность заниматься решением долгосрочных, перспективных с точки зрения функционирования организации планов и задач.

Хранение большого архива организации дело хлопотное: требуется выделить место, хранилище, заботиться о сохранности, провести ряд мероприятий по защите от шпионажа. Автоматизированная система предоставляет компактно хранить информацию, обеспечивает необходимую защиту от физического уничтожения, с помощью программных и аппаратных средств обеспечивается защита от несанкционированного доступа к данным.

Для доказательства преимущества автоматизированного метода обработки информации над обычными рассмотрим таблицу расходования времени на примере Технологического Процесса задачи “Подсчета стоимости проведенных работ”.

Операция ТП	Обычно затрачиваемое время, мин	Время при использовании автоматизированной системы, мин
Сбор первичной информации	30	10
Контроль первичной информации	10	3
Обработка информации	20	2
Поиск ошибок	15	5
Исправление ошибок	10	3
Составление документа	10	1
Поиск ошибок	15	5
Исправление структуры и алгоритма обработки информации	30	20
Переделывание документа	15	1
Обновление информации	30	10
Знакомство с используемыми в документах терминами	10	3
Обучение навыкам работы с документацией	10	3
Поиск способов для решения задач иного рода	30	60
Итого :	235 (3 ч. 55 мин.)		96 (2 ч. 06 мин.)

Ускорение работы примерно в полтора раза.

Использованная литература:

Стенюков В.В. Делопроизводство. М:Инфра-М , 1993 г.

Диго С.М. Проектирование и использование Баз Данных. М:ФиС,1995г.