Методички ЭД-203фк / Деловая переписка на английском языке. Учебное пособие

Уральский социально-экономический институт Академии труда и социальных отношений

Кафедра иностранных языков

ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

Учебное пособие

Челябинск

2007

ББК 81.2 Англ.

Д 29

Деловая переписка на английском языке: учебное пособие / Сост. Н.В. Маврина; Ур. соц.-эк. ин-т АТиСО. – Челябинск, 2007. – 88 с.

Учебное пособие «Деловая переписка на английском языке» предназначено для студентов 2-3 курсов экономических специальностей и 3-4 курсов специальности «Прикладная информатика (в экономике)», изучающих деловой английский язык. Пособие нацелено на обучение студентов составлению различных видов деловой корреспонденции, развитие навыков ее восприятия, актуализацию и расширение словарного запаса. Может использоваться на аудиторных занятиях, а также для самостоятельной работы студентов.

Составитель Маврина Н.В., канд. пед. наук, доцент кафедры иностранных языков УрСЭИ

Рецензенты Данилова Г.В., канд. филол. наук, профессор, зав. кафедрой иностранных языков УрСЭИ Ковтунович Л.М., канд. пед. наук, доцент кафедры

иностранных языков Челябинского института (филиала) РГТЭУ

Утверждено ученым советом Уральского социально-экономического института Академии труда и социальных отношений

©Уральский социально-экономический институт Академии труда и социальных отношений, 2007

©Маврина Н.В., 2007

Предисловие

Активный процесс установления связей между регионами земного шара ведет к расширению деловой коммуникации, культурному и информационному обмену, усилению взаимодействия и взаимовлияния социумов в различных сферах жизни, в том числе и профессиональной. В условиях развития официальных контактов, совместных предприятий и частного бизнеса потребность в специалистах в области экономики, менеджмента, финансов,

информационных технологий, владеющих умениями устного делового общения и ведения деловой переписки на иностранном языке, постоянно растет.

Данное учебное пособие составлено на основе требований Государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования с учетом современных исследований в области иноязычного делового общения и межкультурной коммуникации и предназначено для развития у студентов экономических специальностей вуза умений и навыков ведения деловой переписки на английском языке. В задачи данного пособия входит актуализация и расширение словарного запаса, развитие толерантного отношения к деловым партнерам, принадлежащим к другим культурам,

стимулирование мотивационно-ценностного отношения студентов к деловой переписке.

Учебное пособие состоит из двух частей. В первую часть, состоящую из четырех уроков, включен теоретический материал о правилах ведения деловой переписки, большое количество образцов деловой корреспонденции и разнообразные упражнения, позволяющие осуществлять разные методические формы работы со студентами.

В Уроке 1 изучаются особенности официально-делового стиля речи,

отличия корреспонденции, составленной на британском и американском вариантах английского языка, а также правила составления трех видов деловой корреспонденции, с которыми студенты вероятнее всего будут иметь дело в своей профессиональной деятельности – делового письма, факса и электронного сообщения. Они рассматриваются с точки зрения структурно-

3

композиционных, стилистических особенностей оформления и содержательного наполнения.

Уроки 2, 3, 4 нацелены на развитие у обучаемых навыков и умений,

необходимых для ведения деловой переписки в трех наиболее профессионально значимых коммуникативно-речевых ситуациях – зарубежной командировке,

при устройстве на работу и при заключении сделки по продаже товара. В

начале каждого из этих уроков дан теоретический комментарий о правилах составления и образцы деловой корреспонденции, используемой в данной коммуникативно-речевой ситуации. Затем предлагаются различные языковые упражнения, целью которых является овладение лексикой и клишированными фразами, а также повторение некоторых грамматических правил, необходимых для ведения переписки. За ними следуют речевые упражнения, развивающие умения и навыки составления и восприятия данных видов деловой корреспонденции. Упражнения расположены в порядке возрастания их сложности. Каждый урок завершает ролевая игра, нацеленная на обобщение приобретенных студентами знаний и умений.

Кроме того, в первую часть пособия включены тексты для чтения,

которые помогут студентам лучше понять современные тенденции в области иноязычной деловой переписки.

Вторая часть учебного пособия содержит наиболее частотные клишированные фразы и сокращения, характерные для деловой и электронной переписки, необходимые для эффективного ведения деловой переписки на английском языке.

В пособие также включен тест, который позволит осуществить контроль приобретенных студентами знаний, умений и навыков, и ключи к заданиям,

которыми они смогут пользоваться в процессе самостоятельной работы.

4

ЧАСТЬ I

Урок 1 ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ ДЕЛОВОЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

Переписка как форма письменного делового общения делится на деловую и частно-официальную. Деловая переписка осуществляется между юридическими лицами (предприятиями, организациями, учреждениями,

фирмами) и помогает решать важнейшие вопросы их экономико-правовой деятельности. В частно-официальной переписке одним из участников обязательно является частное лицо, а другим – юридическое лицо. Деловая переписка осуществляется посредством деловой корреспонденции –

различных видов деловых писем и сообщений (факсимильных, электронных,

телеграфных, телексных и т.д.).

1.1. Особенности официально-делового стиля

Отличительной чертой деловой переписки, в особенности деловых писем,

является официально-деловой стиль изложения ее содержания, который характеризуется следующими особенностями:

-подчеркнутая официальность и вежливость;

-адресность, т.е. наличие составителя (отправителя) письма и адресата

(получателя);

-тематическая ограниченность деловой корреспонденции, в которой, как правило, рассматриваются 1-2 вопроса;

-нейтральность тона (отсутствие эмоционально и экспрессивно окрашенных слов);

-композиционное и лексическое единообразие содержания;

-точность и ясность выражения мысли;

-лаконичность и краткость;

-широкое употребление устойчивых словосочетаний и языковых оборотов

(клишированных фраз);

-использование специальной терминологии;

-использование средств логической связи.

5

1.2. Деловое письмо

œ∙œ∙œ∙œ	INTERCITY BANK
Plc
	58 Jalan Thamrin ∙ Jakarta	∙	1
			Indonesia
	Telephone 376019	∙	Telex 6756
Mr. S. Basuki	4
	Your ref: SB/sl 2
Jakarta Furnishings
7 Talan Arjunna	Our ref: PL/fh/246
Jakarta
	30 May 20-- 3

Dear Mr Basuki, 5

Re: Order 2789 10

I am writing in connection with your letter of 24 February concerning the above order for some office furniture.

Unfortunately, we have not yet received the filing cabinets which were a part of this order. We would be grateful if you could deliver these as soon as possible or refund

money. 6

We look forward to hearing from you.

Yours sincerely, 7

Peter Long

Mr. Peter Long

Manager 8

Encl.: Copy of invoice 11

6

Деловое письмо (business letter) на английском языке обычно содержит

следующие обязательные части:
1.	The Letterhead	Шапка (включающая место написания письма)
2.	The Reference Line	Указание на ссылку
3.	The Date	Дата отправления письма
4.	The Inside (Reader’s) Address	Внутренний адрес
5.	The Greeting / Salutation	Обращение / приветствие
6.	The Body of the Letter	Содержание письма
7.	The Complimentary Close	Заключительная формула вежливости
8.	The Signature Block	Блок подписи
	К необязательным частям письма относятся:
9.	The Attention Line	Указание на конкретного адресата
10.	The Subject Line	Указание на общее содержание письма
11.	The Enclosure	Указание на приложения
12.	CC Notation	Указание на рассылку копий

Основные правила составления деловых писем следующие:

1)Большинство писем пишутся на бланках, содержащих название и реквизиты организации, для того чтобы адресат смог без дополнительных усилий дать на него ответ. Имя и должность отправителя указываются только в конце письма.

2)Указание на ссылку может представлять собой порядковый номер письма или аббревиатуру, например, инициалы отправителя и секретаря,

печатавшего письмо.

3)Существуют следующие варианты написания даты: британский (BE) –

1September, 2010 / 1st September, 2010 и американский (AE) – December 1, 2010 / December 1st, 2010. Название месяца лучше писать словом, т.к. одна и та же дата, например, 01/09/2010 в британском варианте воспринимается как

1сентября 2010 г., а в американском – 9 января 2010 г.

4)Адрес получателя располагается слева в следующем порядке: имя с

вежливым обращением (Mr./Miss/Mrs./Ms.), должность, отдел, название

7

фирмы, адрес (дом, улица, город, штат/графство, индекс (postcode (BE) / ZIP code (AE), страна). Ошибки в написании адресата могут быть восприняты как неуважение.

5) Возможные варианты обращений:

К мужчине, имя которого вы знаете	Dear Mr. White,
К мужчине, имя которого вы не знаете	Dear Sir,
К женщине, имя которой вы знаете	Dear Ms./Miss/Mrs. Brown,
К женщине, имя которой вы не знаете	Dear Madam,
В компанию, должностному лицу	Dear Sir/Madam,
В компанию или организацию	Dear Sirs, (BE)
	Gentlemen: (AE)

6)Текст письма делится на абзацы, каждый из которых вводит новую тему. В

деловом письме следует рассматривать 1-2 вопроса.

7)Заключительная формула вежливости зависит от использованного в начале письма обращения и соответствует русской фразе «Искренне Ваш».

Dear Sir(s)/ Dear Madam/ Dear Sir or Madam,	Yours faithfully,
Dear Mr. White/ Dear Ms./Miss/Mrs. Brown,	Yours sincerely, (BE)
	Yours truly (AE)
	Respectfully yours (AE)

Если адресат очень хорошо знаком автору письма, можно использовать

фразы “Best wishes” или “With best regards” .

8)Блок подписи включает личную подпись автора письма и ее расшифровку

(полное имя и должность, при необходимости – название отдела).

9)При написании в компанию или отдел по возможности указывается лицо,

которому адресовано письмо, например, Attn. Production Manager.

10)Указание на общее содержание письма облегчает сортировку писем. Строка либо подчеркивается, либо выделяется жирным шрифтом.

11)При наличии приложений после блока подписи пишется название приложения, количество листов и экземплярность.

12)В случае если отправляются копии письма другим адресатам, ставится сокращение “cc” и указываются их имена.

8

Существует несколько стилей расположения частей делового письма

(layout), наиболее распространенными являются следующие:

Полусблокированный

Сблокированный

Полностью

сблокированный

(Modified Block)

(Block)

(Full Block)

1.3. Электронное сообщение

Электронное сообщение (e-mail) пишется в специальных программах. В

шапку входят следующие элементы: адрес отправителя (появляется автоматически); адрес получателя (должен указываться обязательно); адреса лиц, которым отправляются копии письма; указание на тему сообщения. Дата указывается программой автоматически. Далее следует текст письма и подпись.

Стиль текста менее официален по сравнению с деловым письмом, а правила оформления – менее строгие.

From: [e-mail]

To: [e-mail]

Cc:

Subject: fulfilling your order

Thanks for your e-mail of April 26. I’m sorry, but we can’t fulfil your order by May 15. We’ll need two more weeks to finish producing the last lot.

I see you haven’t paid the invoice yet. We won’t be able to deliver until you pay. Please deal with it a.s.a.p.

Best wishes

9

1.4. Факс

Факс (fax) похож на деловое письмо, но оформляется более кратко и свободно. Он может быть напечатан на фирменном бланке, содержащем реквизиты компании. В шапке указываются номера факсов и имена составителя и адресата, дата, тема, количество страниц, включая первую (cover sheet).

Допускается не использовать приветственную фразу, т.к. имя получателя указано в шапке факса. Далее следует текст сообщения, заключительная фраза вежливости и блок подписи. Язык факса часто менее официальный, но всегда

нужно учитывать ситуацию общения.

	Handenbergstr.	19, 10623 Berlin
N O V E D I A media solutions	Tel. no.: ++49(0	30) 31 18 89-0
	Fax. no.: ++49(0 30) 31 18 89-19

FAX

To:	Manfred Müller	From:	Julian Kroll
Company:	LogCom GmbH	Department:	Marketing
Fax no.:	(030) 22 12 1-18	Fax no.:	31 18 89-19
Date:	14 May 20--	Pages:	8 (including cover sheet)

Dear Mr. Müller

Thank you for your interest in our company.

Attached you will find a copy of our company’s brochure which shows our range of services.

Mr. Kittler (31 18 89-10) would be glad to provide any further information you may require.

Sincerely,

J Kroll

Julian Kroll

If you have trouble receiving this fax please ring (030) 31 18 89-0 or send this fax to (030) 31 18-89-0. Thank you!

10