11

1. ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ №2

Создание макросов. Слияние документов

Цель работы: Изучить:

• Создание макросов

• Создание слияния в документе Word

Теоретическая часть

Макросы

Иногда одни и те же последовательности действий приходится выполнять достаточно часто. Такие операции можно автоматизировать с помощью макрокоманд (макросов).

Макрос – это последовательность команд Word, записанная на языке программирования Visual Basic.

Макрос записывается в шаблоне документа и доступен во всех документах, созданных на его основе или может записываться в шаблон Normal, в таком случае он будет доступен во всех документах Word.

Самый простой способ создания макроса – запись последовательности действий пользователя.

Для этого выполняют следующие действия:

1. Панель инструментов Вид / Макросы / Макросы / Запись макроса. На экране появится диалоговое окно.

2. Вводится имя макроса, в поле Макрос доступен для: выбирается <имя рабочего файла>. Можно назначить макросу кнопку на панели инструментов.

3. Нажать кнопку ОК.

4. Указатель мыши изменяет вид (кассета), на экране появилась панель с двумя кнопками: Остановить запись и Пауза. Теперь все действия будут запоминаться в макрос. Для перерыва во время записи макроса нажать кнопку Пауза. При записи макроса мышь нельзя использовать для выделения, копирования, вставки и перетаскивания элементов в окне документа. Для записи этих действий следует использовать клавиатуру.

5. Нажать кнопку Вид / Макросы / Макросы / Остановить запись. Создание макроса закончено.

Созданный макрос можно отредактировать уже в виде программы выбрав меню Вид / Макросы / Макросы / Изменить.

6. Для выполнения макроса: Вид / Макросы / Макросы / выбрать название своего макроса / Выполнить. (если макрос не назначен ни клавишам, ни кнопке).

Слияние

Слияние используется для создания тиража похожих писем, создания каталогов, конвертов, наклеек и т.п.

Принцип слияния прост: вы готовите два документа, основной документ содержит общую для всех документов часть, источник данных содержит список различий. В качестве источника данных (это второй документ) может служить не только документ Word, но и база данных или электронная таблица.

Порядок работы:

1. Сначала нужно создать источник данных. Можно составить новый список: Рассылки / Начать слияние / Выбрать получателей /Ввести новый список. Для задания необходимых полей воспользоваться кнопкойНастройка столбцов. Далее необходимо заполнить поля данными. Для ввода новой строки использовать кнопкуСоздать запись. Источник данных сохраняется в отдельном документе и может быть использован для слияния с различными основными документами..

Можно воспользоваться уже созданным источником:Рассылки / Начать слияние / Выбрать получателей /:Использовать существующий список.

2. Далее удобно воспользоваться мастером слияния: Рассылки/Начать слияние/Начать слияние/Пошаговый мастер слияния.

Этап 1. Выбор типа документа (письмо, конверты, наклейки и т.д.)

Этап 2. Выбор получателей (можно воспользоваться кнопкой Выбор списка для открытия файла с данными и Изменить список для редактирования полей).

Этап 3. Создание документа с текстом. В текст вставляются поля с помощью: Рассылки / Составление документа и вставка полей / Вставить поле слияния.

Этап 4. Просмотр писем. Кнопками ›› и ‹‹ просмотреть значения полей.

Этап 5. Завершение слияния. Можно нажать кнопку Слияние в новый документ, при этом на каждой новой странице будет создан документ, вместо полей в нем будут вставлены данные из источника данных.

Варианты заданий

Варианты заданий для выполнения работы приведены в таблицах 1 и 2.

Таблица 1

Варианты заданий для создания макросов

Номер варианта	Задания для выполнения
1	Создайте макрос, выводящий текст: Работу выполнил: Иванов А.С., ст.гр. Эб-112 Работу проверил: Кисин И.Л., к.т.н.
2	Создайте макрос, создающий маркированный список: Ориентация студента на выполнение дипломного проекта. Закрепление теоретических знаний, полученных при изучении базовых дисциплин специальности.
3	Создайте макрос, изменяющий шрифт выделенного фрагментатекста: Исходный текст: Студентам, уже работающим на предприятии, основное внимание следует уделить постановке задачи для дипломного проектирования, выбору объекта автоматизации. Полученный текст: Студентам, уже работающим на предприятии, основное внимание следует уделить постановке задачи для дипломного проектирования, выбору объекта автоматизации.
4	Создайте макрос, изменяющий выравнивание выделенного фрагмента текста: Исходный текст: Ориентация студента на выполнение дипломного проекта. Технологическая практика должна рассматриваться как подготовка к дипломному проектированию. Полученный текст: Ориентация студента на выполнение дипломного проекта. Технологическая практика должна рассматриваться как подготовка к дипломному проектированию.
5	Создайте макрос, создающий нумерованный список: Ориентация студента на выполнение дипломного проекта. Закрепление теоретических знаний, полученных при изучении базовых дисциплин специальности.
6	Создайте макрос, изменяющий размер шрифта выделенного фрагмента текста: Исходный текст: Ориентация студента на выполнение дипломного проекта. Технологическая практика должна рассматриваться как подготовка к дипломному проектированию. Полученный текст: Ориентация студента на выполнение дипломного проекта. Технологическая практика должна рассматриваться как подготовка к дипломному проектированию.
7	Создайте макрос, изменяющий междустрочный интервал выделенного фрагмента текста: Исходный текст: Ориентация студента на выполнение дипломного проекта. Технологическая практика должна рассматриваться как подготовка к дипломному проектированию. Она должна быть тесно увязана с курсовым проектированием на 5 курсе, преддипломной практикой и дипломным проектированием. Полученный текст: Ориентация студента на выполнение дипломного проекта. Технологическая практика должна рассматриваться как подготовка к дипломному проектированию. Она должна быть тесно увязана с курсовым проектированием на 5 курсе, преддипломной практикой и дипломным проектированием.

Таблица 2