Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:

Edelweiss

.pdf
Скачиваний:
85
Добавлен:
14.05.2015
Размер:
3.01 Mб
Скачать

ОБЩЕЕ ОПИСАНИЕ АСУ «ЭДЕЛЬВЕЙС»

Содержание:

 

1.

Автоматизированная система управления гостиницей «ЭДЕЛЬВЕЙС»®

................ 3

2.

Функциональность системы .....................................................................................

4

2.1.

Базовая конфигурация .............................................................................................

4

2.2.

Дополнительные модули.........................................................................................

17

3.

Гостиничная АСУ «Эдельвейс» - ядро комплекса.................................................

68

4.

Назначение возможных рабочих мест АСУ «Эдельвейс».....................................

69

5.

Работа с другими программами и системами ........................................................

70

6.

Предлагаемые "смежные" системы.......................................................................

70

6.1.

Бухгалтерская система ...........................................................................................

70

6.2.

АСУ ресторана .......................................................................................................

71

6.3.

Телефонный тарификатор (биллинг) .......................................................................

71

6.4.

Управление АТС .....................................................................................................

71

6.5.

Тарификатор интернет-трафика ..............................................................................

72

6.6.

Система Интернет-бронирования Web-Booking.RU ....................................................

72

6.7.

Система контроля доступа (электронные замки) ......................................................

73

6.8.

Платное и интерактивное телевидение....................................................................

73

6.9.

Фискальные регистраторы ......................................................................................

73

6.10.

Система внутреннего кредита (на базе электронных носителей) ..............................

73

6.11.

Система сканирования паспортов............................................................................

74

7.

Платформы и средства разработки........................................................................

74

8.

Требования к аппаратному обеспечению..............................................................

75

9.

Услуги по внедрению .............................................................................................

76

9.1.

Прединсталляционные работы ................................................................................

76

9.2.

Обучение персонала ..............................................................................................

76

9.3.

Установка рабочей версии ......................................................................................

76

10.

Техническое обслуживание системы.................................................................

76

2

1.Автоматизированная система управления

гостиницей «ЭДЕЛЬВЕЙС»®

Комплексная система управления гостиницей «Эдельвейс» начала создаваться 15 лет назад по заказу цепочки швейцарских отелей. Разработка велась под руководством западных специалистов, работающих в области оказания информационно-консалтинговых услуг в сфере гостиничного бизнеса.

На сегодняшний день на зарубежном рынке система распространяется под торговой маркой Medallion и имеет более 1700 установок в странах всех континентов.

В 1998 году было принято решение о продвижении системы на российский рынок под торговой маркой «Эдельвейс». Изучение требований отечественного рынка и законодательства РФ выявило ряд существенных отличий российского и зарубежного подходов к ведению гостиничного бизнеса, которые препятствовали распространению системы на российском рынке в “неадаптированном” виде.

В российских гостиницах широко распространена практика поселения по местам, которая чаще всего используется совместно с классическим поселением в номер. Это предъявляет к системе особые требования по контролю загрузки гостиницы, поиску свободных номеров и/или мест, учету телефонных переговоров из номеров продаваемых местами. Учет номерного фонда и его загрузки должен вестись в койко-сутках.

Во многих отечественных гостиницах используется система обязательной полной предоплаты проживания и жесткого контроля должников (зачатую контроль осуществляется на почасовой основе).

В РФ существуют жестко регламентированные процедуры денежных расчетов с клиентами. При реализации интерфейса с контрольно-кассовыми машинами к системе предъявляются дополнительные требования.

Российская система бухгалтерского учета существенно отличается от зарубежной. Например, для корректного предоставления данных в бухгалтерию система должна учитывать не только факты оплаты и предоставления услуг, но и отслеживать связь между ними, т.е. отвечать на вопрос, когда и каким способом каждая из услуг была оплачена.

Отечественная система налогообложения также имеет ряд уникальных особенностей. В качестве примера можно привести налог на добавленную стоимость. В программе существует возможность формирования отчетов как с включенной суммой налога на добавленную стоимость, так и с выделением указанного налога отдельной строкой.

Гостиничная система, распространяемая на российском рынке, должна содержать набор обязательных отчетов, предназначенных для предоставления в налоговые органы, ОВИР, Госкомстат. Приказом Минфина РФ № 121 от 13 декабря 1993 года утверждены формы первичного учета для гостиниц Российской Федерации.

Вот далеко неполный перечень требований российского рынка, которые нашли свое отражение в системе управления гостиницей «Эдельвейс».

«Эдельвейс» – современный программный продукт, основанный на технологии «клиент-сервер». Вся информация, вводимая пользователями в систему, хранится в централизованной базе данных под управлением СУБД Sybase Adaptive Server Anywhere. Именно сервер баз данных Sybase обеспечивает хранение, обработку и защиту данных, с которыми работают пользователи «Эдельвейс».

На сегодняшний день «Эдельвейс» – это динамично развивающаяся система, в соответствии с требованиями рынка, международными стандартами, с учетом требований и пожеланий заказчиков.

Новые версии системы поставляются клиентам по мере их выпуска производителем в соответствии с лицензионными соглашениями.

3

2.Функциональность системы

АСУ «Эдельвейс» построена по модульному принципу. В базовую конфигурацию входят модули: План, Счета, Бухгалтерия, Отчеты, Журнал, Конфигуратор.

К дополнительным, т.е. отключаемым модулям относятся: Группы, Архив, Горничные, Статистика, Сообщения, Дисконтные карты постоянных клиентов, Управление клубными счетами клиентов, Телефонные депозиты, Мероприятия.

2.1. Базовая конфигурация

2.1.1. Модуль «План»

Программа имеет графический модуль для отображения состояния и работы с номерным фондом – переработанный вариант знакомой многим «шахматки». Здесь даже малоопытные пользователи могут быстро научиться бронировать номера нужной категории и оценивать загрузку. Опытным же работникам программа дает почти неограниченные возможности в работе с номерным фондом при удовлетворении запросов самых взыскательных гостей.

При работе в модуле план пользователь имеет возможность просматривать информацию в трех представлениях. В виде электронной шахматки (Рис. 1), в виде привычных и легко сортируемых списков гостей (Рис. 2) и в виде статистики движения номерного фонда (Рис. 3). Использование таких возможностей по отображению информации позволяет автоматизировать практически все каждодневные операции сотрудников от рядовых работников службы размещения до руководителей.

Рисунок. 1. Внешний вид модуля «План». Электронная шахматка.

4

Рисунок 2. Внешний вид модуля «План». Список гостей.

Рисунок 3. Внешний вид модуля «План». Статистика движения номерного фонда.

В данном подразделе модуля «План» выводится общая информация по категориям о наличии свободных номеров, планируемом заезде, выезде и пр. по датам. Здесь вы можете оперативно получить информацию о планируемой загрузке. При необходимости данные за требуемый период (максимально 31 день) могут быть распечатаны, для чего следует нажать кнопку «Печать» на панели инструментов.

Чтобы попасть в данный раздел программы, нажмите кнопку «План типов комнат» в правом верхнем углу окна программы в модуле «План».

Здесь вы увидите, сколько свободных комнат ещѐ имеется на определѐнный день в каждой

5

категории номеров. Просмотреть информацию в другом разрезе (например, планируемый заезд или выезд) вы можете, нажимая соответствующие кнопки на панели инструментов. В случае, если при просмотре свободных комнат вы видите на экране отрицательные числа, это означает, что при вводе неразмещенных резервирований было забронировано больше комнат, чем есть в наличии. Работая с «Планом типов комнат» вы можете с помощью мыши «растягивать» полоску резервирования аналогично работе с графическим планом комнат, только вместо конкретного номера наводя курсор на требуемую категорию. При этом будет создаваться неразмещенное резервирование. Обратно в план резервирований Вы попадѐте, если нажмѐте на кнопку «План

комнат».

При выборе фильтра «Свободн.» (отображение свободных номеров/мест) можно установить курсор на пересечения требуемой категории и даты, нажать правую кнопку мыши и в контекстном меню выбрать пункт «Таблица заявок» для отображения бронирования данной категории на выбранную дату:

В появившейся таблицы можно увидеть список бронирований как индивидуальных, так и групповых с указанием количества гостей и номеров, датами заезда/выезда и количеством ночей. Для корректировки того или иного бронирования (как группового, так и индивидуального) следует выбрать строчку в списке и нажать правую кнопку мыши выбрав в контекстном меню один из предложенных вариантов: Перенести (только для индивидуальных резервирований) или

Редактировать.

Вариант «Перенести» приведет в вызову стандартного диалога переноса индивидуального резервирования , где можно изменить даты резервирования, номер и категорию:

6

При выборе варианта «Редактирование» программа вызовет карточку индивидуального или группового резервирования для совершения действий по изменению дат заездов/выездов или категории зарезервированных номеров.

При выборе редактирования группового резервирования на закладке «Гости» можно изменить параметры дат заезда/выезда, категории номеров для нескольких гостей группы: Закладка Гости - > в списке выбираем требуемое количество резервирований (клик левой кнопки мыши при

удержании клавиши «Ctrl») и затем нажимаем кнопку группового изменения и в появившемся окне можем изменять требуемые параметры

7

Приведем список функций, которые реализованы в модуле «План» АСУ «Эдельвейс»:

учет наличия номеров по каждому типу/категории на необходимый срок; оформление брони с указанием сведений по гостю и условий проживания; автоматическое присвоение номера брони; учет количества взрослых/детей при оформлении брони;

автоматическое указание лица, производящего заявку;

указание организации гостя, оформление карточки компании (внесение информации об организации, от которой прибывает гость, в том числе с использованием данных, ранее сохраненных в архиве);

указание адресной информации гостя; указание метода гарантирования данной брони; учет внесения авансового платежа;

автоматическая подстановка тарифа по умолчанию для данного типа номеров с возможностью ручной коррекции;

выбор тарифа проживания; возможность установления разных тарифов на каждый день предполагаемого проживания;

возможность скрывать назначения платежей при распечатке счета гостя; возможность печати предварительного счета; указание паспортных данных гостя;

возможность отправки подтверждения на бронь (факс, e-mail);

8

указание VIP статуса гостя;

маркетинговая статистическая информация по брони, включающая источник поступления брони, сегмент, к которому можно отнести данного гостя, географическая территория поступления гостя;

введение дополнительной информации по гостю;

введение контактной информации гостя включая факс и e-mail;

введение сообщений, оставленных для гостя при бронировании;

указание турагентства, пославшего заявку (поиск данных в архиве или оформление новой карточки);

указание группы гостей, в случае групповой брони;

указание организации-плательщика (поиск данных в архиве или оформление новой карточки);

возможность оформления раздельного проживания в одном номере нескольких гостей;

возможность бронирования номеров по местам (с различными сроками проживания гостей);

возможность внесения данных дополнительных гостей при их совместном проживании и расчете;

возможность бронирования номерного фонда как по типам комнат, так и с присвоением конкретных номеров гостям отеля;

учет специальных пожеланий гостя (возможность планирования предоставления услуг по расписанию)

ведение до шести счетов на одного гостя;

оформление перенаправления начислений на группу, других гостей, организацию или дополнительные счета данного гостя;

контроль правильности введения параметров кредитной карты;

возможность внесения запланированных изменений параметров проживания гостя (тариф, тип номера, номер комнаты) на будущие даты;

хранение информации о дополнительных услугах, предоставляемых отелем по желанию гостя;

использование пакетов услуг;

возможность копирования оформленной брони для быстрого бронирования;

указание причины отмены брони при ее отмене;

возможность индивидуальной настройки обязательных полей;

автоматический контроль за заполнением обязательных полей;

автоматическое проставление номера счета гостя;

учет статуса номера убран/не убран/готов к заселению; возможность быстрого изменения статуса номера.

При регистрации и поселении гостей в АСУ «Эдельвейс» реализованы следующие функции:

поселение по брони и без брони; возможность изменения параметров, указанных при оформлении брони;

при поселении без брони – ввод полной информации по данному гостю; учет пожеланий гостя и особенностей номерного фонда при определении номера комнаты; учет статуса номера (готов/не готов к поселению, свободен/занят); контроль за передачей сообщений, оставленных для данного гостя; учет поселения других гостей в этот же номер при совместной оплате; учет поселения других гостей в этот же номер при раздельной оплате; учет индивидуальных пожеланий гостя по дополнительным услугам;

учет индивидуальных особенностей гостя (курит, VIP и т.д.); автоматическая распечатка регистрационной карты гостя; учет авансовых платежей;

9

указание метода гарантии оплаты; ввод/изменение номера кредитной карты, используемой для оплаты проживания;

контроль правильности заполнения кредитной карты; учет времени поселения гостя; учет времени выезда гостя;

указание требуемых дополнительных услуг и их регулярности; начисление оплаты за дополнительные услуги; возможность предоставлять скидки гостям; возможность занесения маркетинговой информации о госте; регистрация паспортов и виз иностранных граждан; ведение журнала регистрации иностранных граждан; отчетность для УФМС и МВД.

10

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]