- •Защита и обработка конфиденциальных документов
- •1. Понятие конфиденциальности. Сведения, относящиеся к конфиденциальному делопроизводству
- •2. Защита документов содержащих коммерческую тайну
- •3. Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения
- •1. Лаврову е. М.
- •2. Казакову а. Л.
Защита и обработка конфиденциальных документов
ВВЕДЕНИЕ
Цель данной лекции в соответствии с программой курса дать понятие конфиденциальности документов, показать правила и приемы работы с такими документами, как защитить конфиденциальную информацию от «утечки» и утраты, а также показать роль руководителя в организации работы с конфиденциальными документами.
Эта лекция также будет полезна и для практических работников службы документационного обеспечения управления, в документообороте которых имеются документы конфиденциального характера.
1. Понятие конфиденциальности. Сведения, относящиеся к конфиденциальному делопроизводству
В организации всегда имеются документы, утечка содержания которых нежелательна или просто вредна, так как может быть использована прямо или опосредованно во вред ее авторам. Такая информация и соответственно документы, содержащие ее, считаются конфиденциальными
Термин «конфиденциальный» означает: секретный, доверительный, закрытый, защищенный, то есть документ, к которому ограничен доступ персонала. Конфиденциальный документ содержит сведения, не относящиеся к государственной тайне, а составляющий интеллектуальную собственность юридического или физического лица. К ней относится коммерческая и служебная тайна. Еще существует государственная тайна и личная тайна.
Предметом этой лекции являются конфиденциальные документы и конфиденциальное делопроизводство.
Конфиденциальное делопроизводство определяется как деятельность, обеспечивающая документирование, организацию работы с конфиденциальными документами и защиту содержащейся в них информации.
Обязательным признаком конфиденциального документа является наличие в нем информации, подлежащей защите.
Особенностью конфиденциального документа является то, что он представляет собой одновременно не только саму информацию – обязательный объект защиты, но и массовый носитель информации, основной источник накопления и распространения этой информации, в том числе и утечки. То есть конфиденциальна, прежде всего, информация, а уже затем становятся конфиденциальными и документы, в которых эта информация зафиксирована.
Условия, при которых информация может быть отнесена к конфиденциальной, перечислены в ст. 139 части 1 Гражданского кодекса Российской Федерации. К ним относятся:
- действительная или потенциальная коммерческая ценность информации в силу ее неизвестности третьим лицам;
- отсутствие свободного доступа к этой информации на законном основании;
- принятие обладателем информации необходимых мер к охране ее конфиденциальности.
Существует перечень сведений конфиденциального характера. Он утвержден Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188 и включает в себя:
- Сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях.
- Сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства.
- Служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом РФ и федеральными законами (служебная тайна).
- Сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией РФ и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и т. д.).
- Сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом РФ и федеральными законами (коммерческая тайна).
- Сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.
Итак, документы могут нести информацию открытую и информацию с ограниченным доступом, помеченную грифами ограничения.
Грифами ограничения доступа конфиденциального делопроизводства являются: грифы «Коммерческая тайна (КТ)», «Строго конфиденциально», «Не для печати», «Конфиденциально».
Коммерческая тайна (КТ) — научнотехническая, коммерческая, организационная или иная используемая в предпринимательской деятельности информация, которая обладает реальной или потенциальной экономической ценностью в силу того, что она не является общеизвестной и не может быть легко получена законным образом другими лицами, которые могли бы получить экономическую выгоду от ее разглашения или использования.
К коммерческой тайне относятся, прежде всего, идеи, изобретения, открытия, технологии, индивидуальные детали коммерческой деятельности, позволяющие успешно конкурировать и т. п.
Сведения КТ предприятия можно условно разделить на два крупных блока:
- научнотехническая (технологическая) информация;
- деловая информация.
Научнотехническая информация включает:
- сведения о конструкциях машин и оборудования; чертежи; схемы;
- используемые материалы;
- рецептуры;
- методы и способы производства (особенно о вновь разрабатываемых изделиях);
- новые технологии, направления модернизации известных технологий, процессов и оборудования;
- программное обеспечение ПК, пароли, ключи, коды и процедуры доступа к информации;
- организация системы безопасности предприятия.
Деловая информация включает:
- сведения о финансовой стороне деятельности предприятия (промежуточные финансовые отчеты, первичные бухгалтерские документы, задолженность, кредиты и т. п.);
- сведения о наиболее выгодных формах использования денежных средств, ценных бумаг, акций;
- сведения о размере прибыли, себестоимости произведенной продукции;
- планы развития предприятия;
- планы и объемы реализации продукции (планы маркетинга, данные о характере и объеме торговых операций, уровнях цен, наличии товаров);
- анализ конкурентоспособности производимой продукции, эффективность экспорта и импорта, предполагаемое время выхода на рынок;
- планы рекламной деятельности;
- списки торговых и других клиентов, представителей, посредников, конкурентов, сведения о взаимоотношениях с ними, их финансовом положении, проводимых операциях и объемах, условиях действующих и заключаемых контрактов;
- структура и методы управления, связи внутри фирмы и вне ее, распределение обязанностей и их содержание;
- кадровый состав и его формирование;
- сведения из деловой переписки.
Сведения, которые не могут являться коммерческой тайной:
- информация, содержащаяся в учредительных документах и документах, дающих право заниматься коммерческой деятельностью;
- информация, содержащаяся в годовых отчетах, бухгалтерских балансах и других формах бухгалтерской отчетности;
- информация, связанная с исчислением и уплатой налогов и других платежей в бюджет;
- информация по задолженности работодателей по зарплате и другим социальным выплатам;
- информация о наличии свободных рабочих мест;
- информация, связанная с соблюдением экологического и антимонопольного законодательства;
- информация по обеспечению безопасных условий труда.
Состав и объем сведений, составляющих КТ предприятия, сроки конфиденциальности, порядок защиты и доступа к конфиденциальной информации, а также правила ее использования определяются руководителем. Руководитель может привлечь для проведения этой работы специалистов-аналитиков.