DOU_Lektsia_9

Лекция 9

Тема: Научная и практическая ценность документов.

1. Возникновение и развитие экспертизы ценности документов.

В процессе документирования деятельности учреждений, организаций и предприятий ежегодно создаются миллионы документов. Практическая и научная ценность их различна.

Экспертизой ценности документа называется отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критерий. Проблема экспертизы ценности документов возникла в связи с практическими потребностями хранения документов в архивах учреждений. Пока в учреждениях хранилась сравнительно небольшое количество документов, такой проблемы не было.

В результате реформы государственного аппарата в начале XIX века сложился громоздкий бюрократический аппарат, что вызвало потребность в огромном увеличении документов. В этих условиях накопление большого количества документов в учреждениях, передача их в архивы, поставила вопрос о возможном и целесообразном количестве хранимых документов. В России экспертиза ценности документов в архивах началась в 30-40 гг. XIX века. Суть работы заключалась в отборе документов, не потерявших практического значения для деятельности учреждений и уничтожении остальных. Эта работа называлась разборкой решенных дел с целью уничтожения ненужных бумаг. Единых критерий отбора и уничтожения дел не было. Архив каждого ведомства решал эти вопросы индивидуально. В

1845 году "Учреждением губернских правлений" экспертиза ценностей документов была введена законодательным порядком, по которому документы должны были хранить 10 лет, определись первые критерии документов, подлежащих уничтожению. В 1918 году после подписания Лениным декрета "О реорганизации и централизации архивного дела" экспертиза ценности документов приобрела общегосударственное значение. В январе 1919 года была издана специальная инструкция по вопросам экспертизы "О хранении и уничтожении архивных дел", определившая сроки хранения документов и порядок выделения документальных материалов, не подлежащих хранению.

В 1920-1930 гг. в советском архивоведении были решены основные теоретические и методические вопросы экспертизы ценности документов:

• Определены главные принципы и критерии определения ценностей документов.

• Решены основные методические вопросы экспертизы.

• Определена сеть экспертных органов.

В последние годы вопросы экспертизы ценности документов получили дальнейшее развитие, как в нормативных актах, так и в методических пособиях, и в литературе. В конце 50 начале 60 гг. XX века архивные органы распределили на 4 группы, от учреждений, включенных в первые два списка, документы принимаются на государственное хранение, от учреждений третьего списка материалы принимаются выборочно, от учреждения четвертого списка материалы не принимаются вообще.

В 1963 году был издан документ, который стал дальнейшим шагом в развитии теории и практики экспертизы. По новым правилам экспертиза проводится предварительно в делопроизводстве, а не в архиве как раньше.

2. Методологические и теоретические основы экспертизы.

Основные задачи, принципы и методы проведения экспертизы закреплены в основных положениях ЕГСД (единая государственная система делопроизводства). Ценность документов устанавливается в соответствии с принципами историзма, системности и целостности.

Принцип историзма означает, что оценивать документы следует с точки зрения их роли, места, значения в историческом процессе развития общества.

Принципы системности предполагает оценку с учетом различных факторов, влияющих на данные документы.

Принцип целостности означает, что каждый документ оценивается не только сам по себе, но и в комплексе с другими документами, связанными с ним общностью содержания, авторства и т.д.

Система делится на три группы комплексно применяемых критерий:

• Происхождение – к критериям происхождения относятся:

  • роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций;

  • значение физического лица в жизни общества;

  • время и место образования документа.

• Содержание – к критериям содержания относятся:

  • значимость события (явления), отраженного в документе;

  • значение имеющейся в документе информации;

  • повторение информации документа в других документах;

  • вид документа;

  • подлинность документа.

• Внешние особенности документов – к критериям внешних особенностей документов относятся:

  • форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформление документа;

  • физическое состояние документа.

Экспертиза ценности электронных документов проводится экспертной комиссией во взаимосвязи с документацией организации на традиционных носителях. Но помимо общих критерий должны учитываться некоторые специальные:

• Стоимость возможного перевода электронных документов в другой формат.

• Наличие сопроводительной документации и соответствующего электронного оборудования.