АВТОНОМНАЯ НЕКОММЕРЧЕСКАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«БЕЛГОРОДСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ КООПЕРАЦИИ, ЭКОНОМИКИ И ПРАВА»

кафедра организации и технологии защиты информации

Практическая работа №6

Порядок оформления журналов и дел по делопроизводству

Цель: Изучить порядок оформления журналов и дел по делопроизводству

Время: 2 учебных часа

Содержание отчета: отчетный материал согласно формы отчета

БЕЛГОРОД 2014

Порядок оформления журналов и дел следующий:

Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению, которая включает в себя комплекс работ:

• по описанию дела на обложке,

• брошюровке,

• нумерации листов

Оформление обложек номенклатурных дел и журналов осуществляют сотрудники делопроизводства. Оформленные обложки дел и журналы после регистрации выдаются исполнителям к началу календарного года под расписку в номенклатуре дел. В таком же порядке выдаются оформленные обложки и журналы для ведения последующих томов. В обложку помещается внутренняя опись документов форма 43.Приложение 1.

При заведении журнала на оборотной стороне последнего пронумерованного листа делается запись о количестве пронумерованных в нем листов, заверенная сотрудником делопроизводства и скрепленная печатью «Для пакетов».

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле; составление листа - заверителя дела; составление внутренней описи документов дела; подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование организации; наименование отдела подразделения заголовок - дела; дата дела (тома); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование отдела в соответствии с утвержденной структурой; индекс дела, - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре; заголовок дела - переносится из номенклатуры; дата дела - указываются год заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов, являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими Цифрами, название месяца пишется словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Лист внутренней описи нумеруется отдельно.

Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Лист любого формата, пришитый за один край, нумеруется как один лист; сложенный и пришитый за середину изгиба - как два.

Если при нумерации листов были допущены пропуски, нумерация листов не исправляется. При этом на не пронумерованных листах ставится номер предыдущего пронумерованного листа с прибавлением индекса "а", "б", "в" и т.д. Если на очередном листе был проставлен внеочередной номер, то исправления в нумерацию также не вносятся.

Если при объединении или разъединении дела меняется нумерация листов, то старые номера не затушевываются, а перечеркиваются и проставляется новый номер.

О всех ошибках, допущенных при нумерации листов дела (тома), производятся записи во внутренней описи, в итоговой заверительной надписи в конце дела, а также в формах регистрации документов.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела на отдельном листе-заверителе, в журнале -на чистом листе после окончания записей с указанием количества использованных листов и регистрационных номеров, а в картотеке - на отдельной чистой карточке, с проставлением печати "Для пакетов".

В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Если в деле (журнале, картотеке) содержатся листы (карточки) с прибавлением к номеру индекса или имеются некоторые особенности в физическом состоянии отдельных документов (листов, карточек), это оговаривается в заверительной надписи.

Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры после сверки его со сроком хранения, указанным в Перечне документов организации с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно». Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в подразделениях РАФ.

По окончании года в надписи на обложках дел, журналов, картотек вносятся необходимые уточнения, проверяется соответствие грифа секретности, указанного на обложке, степени секретности документов, находящихся в деле, и сведениям, изложенным в журнале, картотеке, и при несоответствии проставляется новый гриф секретности. Если название организации изменилось, на обложке дописывается новое название. При наличии в деле документов за более ранние годы, чем год ведения дела, под датой делается запись: «Имеются документы за год».

Для учета документов составляется внутренняя опись документов дела, которая составляется на отдельном листе и одержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Безвозвратное изъятие документов из дела допускается только с разрешения начальника подразделения, в котором ведется это дело, с обязательным оставлением в деле копии изъятого документа или справки заместителя формы 23.

На обороте копии, помещенной в дело вместо изъятого документа, указывается: кто дал разрешение об изъятии документа, с какой целью он изъят, когда и куда направлен или как учтен и где находится.

При разобщении дела справки-заместители не составляются, а отметки о местонахождении изъятых документов производятся в описи разобщенного дела.

При изъятии документов из контрольно-наблюдательных дел справки-заместители также не составляются. При этом изъятые документы перерегистрируются (за исключением случаев изъятия ненужных документов для уничтожения). Во внутренней описи контрольно-наблюдательного дела по каждому изъятому документу производится отметка с указанием его нового регистрационного номера и даты, а также даты и номера акта об уничтожении. Отметка заверяется подписью сотрудника, изъявшего документ.

При изъятии документов из дела исправление общего количества листов не производится.

Приложение 1

Форма 43

Внутренняя опись документов, находящихся в деле № ____ том № ____

за 20___ год

Порядковый номер	Номер документа и дата		Номер экземп-ляра	Вид и краткое содержание документа, откуда поступил, кто подготовил	Номера листов дела	Отметка об изъятии документа из дела и его место- нахождения
	входя- щего	подготов-ленного (исходя-щего)
1	2	3	4	5	6	7

Приложение 2

№ п.п	Документы, находящихся в деле
Вариант №.1
1.	План проверок специальной техники, 4 листа, секретно
2.	План розыскных мероприятий, 3 листа, ДСП
3.	План совместной мероприятий отделов службы безопасности, 23 листа, сов.секретно
4.	График подготовки оперативных мероприятий, 3 листа, сов.секретно
Вариант №.2
1.	План проверок специальной техники, 3 листа, секретно
2.	План оперативно розыскных мероприятий, 3 листа, сов.секретно
3.	План задание на проведение специальных мероприятий,4 листа, секретно
4.	Договор об оплате проведения специальных проверок, 3 листа, секретно
Вариант №.3
1.	План проверок специальной техники, 3 листа, секретно
2.	Счет оплаты поставки спецтехники,3 листа, ДСП
3.	План совместной мероприятий отделов службы безопасности, 23 листа, сов.секретно
4.	Распоряжение администрации

Доцент кафедры отзи в.В.Пономаренко

Отчет по лабораторной работе №7 Порядок оформления журналов и дел по делопроизводству

Задание:

1. Изучить порядок оформление документов на организацию работ с конфиденциальными документами.

2. Заполнить форму отчета в соответствии с вариантом вида задания.

№ п\п	Вопрос	Ответ
1.	Заполнить внутреннею опись дела (форма 43) согласно приложения 2. согласно вариантов заданий

3. Распечатать отчет (при наличии копировально-множительной техники).

Выполнение работы:

<Описание пунктов задания>

Выполнил:

студент(ка) группы <название>

Дата выполнения:

<дата выполнения работы>

Проверил:

<ФИО преподавателя>