Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:

Информационные технологии управления / Лекции / 4.2.Оценка эффективности внедрения ИТ

.pdf
Скачиваний:
115
Добавлен:
16.05.2015
Размер:
767.88 Кб
Скачать

МИНИСТЕРСТВО СПОРТА, ТУРИЗМА И МОЛОДЕЖНОЙ ПОЛИТИКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования «Волгоградская государственная академия физической культуры»

Орлова Ю.А.

Часть 4. ВЫБОР И ВНЕДРЕНИЕ КОРПОРАТИВНЫХ СИСТЕМ

ЛЕКЦИЯ №4.2

«Оценка эффективности внедрения информационных технологий»

Волгоград

2011

 

ПЛАН ЛЕКЦИИ

 

1.

Оценка целесообразности инвестиций в IT ........................................................

1

2.

Пример оценки экономической целесообразности внедрения IT ...................

17

3.

Управление общей стоимостью владения КИС ...............................................

36

4.

Всесторонний анализ эффективности информационных проектов ..........

58

5.

Использование бизнес-диагностики для анализа эффективности проектов

 

оптимизации системы управления предприятием ...............................................

67

1. Оценка целесообразности инвестиций в IT

C тех пор как первые компьютеры робко проникли в офисы, не одно копье было сломано в спорах об оценке эффективности инвестиций в информационные технологии. К сегодняшнему дню страсти поутихли,

дискутировать на тему «оценивать или нет», все равно, что тратить слова, как сказали бы древние китайцы. Информационные технологии все увереннее утверждаются в роли полноценного участника бизнеса компаний, а не только нахлебника и потребителя ресурсов, поэтому и инвестиционный подход к оценке ИТ-проектов стал обще признанным. Однако, говоря о таком подходе,

всегда упускается небольшой нюанс, несколько, как мне кажется, меняющий взгляд на оценку инвестиций в ИТ. Любой бизнес это деятельность,

направленная на получение прибыли в условиях ограниченности ресурсов, и

ввиду этой ограниченности возникает конкурентная природа инвестиционного процесса. С одной стороны, поскольку сейчас ИТ-подразделения стали полноценным фактором, влияющим на конкурентные преимущества и прибыль компании, ИТ-проекты конкурируют с проектами в сфере основного производства или любыми другими не ИТ-проектами, осуществляемыми предприятием. С другой стороны, ввиду того, что список технологий достаточно велик, и каждая обещает свои выгоды, требуя тот или иной объем инвестиций, возникает конкуренция между различными ИТ-проектами. Таким образом, рассмотрения эффективности отдельного ИТ-проекта, выбранного априорно, недостаточно. Необходим более систематизированный подход,

основанный на целях и планах предприятия. Отталкиваясь от стратегии компании необходимо сформировать портфель ИТ-проектов, влияющих на

стратегически важные показатели, а затем рассчитать показатели их экономической эффективности. Таким образом, руководство компании получит необходимую информацию для принятия решений по формированию портфеля инвестиционных проектов и возможность оптимально использовать имеющиеся ресурсы для достижения поставленных целей. Однако, наиболее известные методики не удовлетворяют этим требованиям в силу, присущих им ограничений. Так, пожалуй, самая известная, совокупная стоимость владения

(TCO) оценивает только затратную часть, не учитывая преимуществ от внедрения. Поэтому эта методика в чистом виде применима только для оценки решений, обеспечивающих сходную функциональность. Отдача от инвестиций

(ROI) показывает, какой финансовый результат обеспечивает, каждый рубль,

инвестированный в проект, но не дает четкого и ясного способа определить абсолютную величину этого результата. Определение качественных и финансовых эффектов, наилучшим образом обеспечивается системой сбалансированных показателей (BSC), но для ее внедрения необходима длительная подготовительная работа, зачастую требующая изменения существующих подходов к управлению компанией, поскольку, по мнению некоторых специалистов, BSC не просто методика, а образ жизни предприятия.

Более простая и доступная для использования, но, в то же время, дающая четкие и обоснованные результаты методика была разработана компанией

Microsoft - методика «быстрого экономического обоснования (Rapid Economic

Justification, REJ).

Объективность оценки обеспечивается использованием в рамках REJ

нескольких вышеупомянутых методик: TCO, элементов BSC (критических факторов успеха и ключевых показателей эффективности), ROI и других, а

также рассмотрением рисков присущих проектам. Несмотря на то, что данная методика была рождена в недрах такого крупного игрока на рынке информационных технологий, в своей основе она независима от конкретных технологий или производителей, и позволяет получить объективные результаты. Субъективный перекос в оценке ИТ возникает, при определении

2

стоимости системы и расчете ожидаемого эффекта внедрения, большинство крупных производителей предлагают свои рекомендации по расчету совокупной стоимости владения их продуктом и свое видение эффекта от их внедрения. В то время как REJ это всего лишь алгоритм, предлагающий четко структурированную последовательность шагов, следуя которому, мы можем наиболее коротким путем достичь искомой истины. А решение по использованию конкретных данных на том или ином этапе зависит исключительно от экспертов проводящих исследование, это могут быть как рекомендации какого-либо производителя или аналитика, так и собственные наработки, тем и интересна данная методика, что в рамках четкого алгоритма достижения результата, она оставляет простор для творчества исследователей.

REJ основывается на трех «китах»:

состав команды аналитиков;

алгоритм выполнения исследования;

структура бизнес-плана.

Соблюдение рекомендаций по каждому пункту должно привести вас к получению точных результатов кратчайшим путем. Обобщая имеющийся опыт,

рассмотрим процесс оценки на примере, некой гипотетической компании «НП Трейд», занимающейся переработкой сельхозпродукции и производством продуктов питания. Рынок, на котором действует компания, является насыщенным. Доля компании на рынке, в течение последних лет, остается стабильной. ОАО «НП Трейд» имеет центральный офис, три производственных комплекса и десять региональных представительств. Продукция компании распространяется через представительства, каждое из которых имеет склад, и

напрямую взаимодействует с клиентами компании. Все подразделения территориально разделены. В центральном офисе компании внедрены отдельные модули ERP-системы. Информационные системы подразделений развивались обособленно, ИТ-инфраструктура в каждом отдельно взятом подразделении развита хорошо, но информационная система компании в целом достаточно разнородна. Руководство предприятия, осознавая значимость

3

информационных технологий, приняло решение систематизировать процесс финансирования их развития. Для этого была проведена оценка целесообразности инвестиций в ИТ.

Команда

Прежде чем приступить к исследованию, необходимо сформировать коллектив специалистов. В рамках REJ составу группы придается огромное значение, памятуя неудачный проект по строительству башни в Вавилоне,

трудно с ними не согласиться. Ни для кого не секрет, что сотрудники разных подразделений, зачастую, «говорят» на разных языках, что и понятно, у

каждого свои задачи, жизненный и профессиональный опыт. Получить целостное всестороннее видение ИТ в структуре конкретного предприятия возможно только путем привлечения специалистов различных подразделений ИТ, производственных, финансово-экономических. В структуре рабочей группы предполагается пять ролей.

1.Исполнительный директор (ИД). Желательно, чтобы в этой роли выступал представитель высшего руководства предприятия, имеющий влияние на принятие решений по инвестированию, поскольку исполнительный директор

знаковая фигура проекта, символизирующая заинтересованность руководства компании в его выполнении. Каждодневное его участие в работе группы не требуется. Во-первых, он должен обеспечивать членам рабочей группы доступ к необходимым материальным, информационным и административным ресурсам. Мало кто станет спорить с тем, что мотивировать сотрудников на участие в проекте, курируемом руководством, гораздо легче. Во-вторых, его участие гарантирует правильное понимание экспертами стратегических целей предприятия.

2.Менеджер проекта (МП). Координирует деятельность всех участников проекта, их взаимодействие друг с другом, доступ к необходимым ресурсам, а также отвечает за выполнение оценки в утвержденные сроки и в соответствии с методическими рекомендациями. Для этой роли необходим

специалист, имеющий опыт в управлении проектами, разработке бизнес-

4

планов и проведении оценок методом REJ. По сути, именно он, а не исполнительный директор является реальным руководителем проекта. Авторы метода предлагают приглашать на эту позицию сторонних специалистов из консалтинговых и аналитических фирм, но, здраво оценивая наши реалии,

смею предположить, что в этой роли придется быть именно нам с вами.

3.Бизнес-аналитик (БА). Отвечает за определение стратегических целей, критических факторов успеха организации, и последующую идентификацию ключевых бизнес-процессов имеющих ресурсы для модернизации. Бизнес-аналитик должен обладать опытом промышленного проектирования или моделирования процессов.

4.ИТ аналитик (ИТА). Должен быть осведомлен о возможностях существующих и перспективах новых информационных технологий, их значении для бизнеса, а также слабых местах. С его помощью рабочая группа должна сформировать портфель технологий, внедрение которых может оказать влияние на критические факторы успеха. Желательно чтобы специалист,

занятый в этой роли, имел, не только, опыт в области информационных технологий, но и достаточно хорошее представление об основном бизнесе компании.

5. Финансовый аналитик (ФА). Контролирует реалистичность и адекватность планирования денежных потоков инвестиций, выделенных на реализацию проекта внедрения выбранных технологий, правильность выполнения расчета финансовых показателей и прочие вопросы финансовой дисциплины. Финансовый аналитик должен быть хорошо осведомлен об особенностях организации системы финансов и нормах управленческого учета принятых на данном предприятии.

Впринципе, на основе опыта специалистов и требований, предъявляемых

ккаждой роли, один специалист может совмещать несколько ролей в проекте.

Нежелательно лишь совмещение ролей ИТ-аналитика с исполнительным директором, бизнес-аналитиком и финансовым аналитиком. Однако если есть

5

возможность лучше все же избежать такого совмещения, поскольку нет ни чего менее профессионального чем, что-то универсальное.

Компания «НП Трейд» не располагала компетентными специалистами, по оценке эффективности ИТ и бизнес-анализу, поэтому было решено пригласить стороннего консультанта, на роли менеджера проекта и бизнес-аналитика,

соответственно. Исполнительным директором проекта, курировавшим его выполнение, был заместитель генерального директора по развитию. Функции финансового аналитика выполнял заместитель финансового директора, ИТ-

аналитика – начальник отдела АСУ компании.

Итак, команда сформирована, роли распределены, можно приступать к делу и начинать исследование.

Исследование

План работы по оценке информационных технологий компании состоит из пяти этапов.

Шаг 1. Оценка бизнеса. Исследование начинается с определения проблем важных для руководства компании. Это позволяет аналитикам увязать ИТ-решения с проблемами важными для успеха предприятия. Такое увязывание значительно ускоряет проведение исследования, поскольку члены рабочей группы концентрируют свое внимание только на проблемах критичных для достижения организацией поставленных целей. Первым делом определяют критические факторы успеха предприятия, составляют план их достижения, и

определяют показатели достижения критических факторов успеха. Для этого изучают стратегический план развития компании, бизнес-план, проводят консультации с руководством компании, руководителями функциональных подразделений и ключевыми специалистами.

При помощи руководства компании «НП Трейд» эксперты составили список критических факторов успеха (табл.1). Увеличение прибыльности компании было названо главной целью компании, а три других фактора конкретизируют стратегию ее достижения.

6

Следующая задача - идентификация работ, наиболее значимых для достижения критических факторов успеха, в соответствии с выбранной стратегией. Работы подразделяются на три группы, по степени автоматизации

(табл.2):

полностью автоматизированные – все возможные ресурсы использования ИТ для оптимизации исчерпаны;

частично автоматизированные – информационные технологии используются, но существуют дополнительные ресурсы для автоматизации;

неавтоматизированные – ИТ-решения не применяются.

В дальнейшем рассматриваются только две группы частично автоматизированных и неавтоматизированных процессов, поскольку только в бизнес-процессах этих групп имеется возможность получения выгоды от применения технологических решений.

Шаг 2. Выбор решения. Для каждой работы, определенной на предыдущем шаге, необходимо найти, с использованием каких информационных технологий можно улучшить ее эффективность. С этой целью составляется перечень «требуемых возможностей» - технологических

7

особенностей или функций увеличивающих эффективность работы и бизнес-

процесса в целом. Если «требуемые возможности» совпадают с функциями и возможностями анализируемого решения, то считается, что внедрение такого решения окажет положительное воздействие на рассматриваемый бизнес-

процесс.

Другими словами, выполняется причинно-следственный анализ,

выявляющий «узкие места» в каждом из выбранных процессов и затем подбирается такое ИТ-решение, которое позволяет устранить найденные недостатки и получить положительный качественный результат от внедрения информационных технологий.

8

Таким образом, в результате проведенного анализа, мы получили три потенциально полезных ИТ-решения. Хотя желательно рассматривать все возможные варианты реализации каждого решения (использование оборудования различных производителей, инсталляция собственными силами или при помощи сторонних специалистов и т.п.), в случае ОАО «НП Трейд»,

эксперты сочли возможным выбрать конкретные варианты реализации без дополнительного анализа альтернатив. К дальнейшему рассмотрению были приняты следующие проекты:

1.создание корпоративной VPN с возможностью удаленного доступа

ксети – разработку проекта и поставку оборудования предполагалось поручить компании системному интегратору, а пуско-наладочные работы, дальнейшее администрирование, развитие и модернизацию осуществлять силами собственного отдела АСУ;

2.внедрение модуля ERP-системы для работы с дебиторами –

реализацию данного проекта, как и дальнейшее сопровождение,

предполагалось полностью поручить компании ране внедрявшей другие модули

ERP, оперативную поддержку пользователей возложить на отдел АСУ;

3. внутрикорпоративная система формирования заказов с функциями планирования и прогнозирования – доступ к системе осуществить через WEB-

интерфейс, проект предполагалось реализовать собственными силами.

Шаг 3. Вычисление прибыли и затрат. После того как возможные технические решения выбраны, команда аналитиков вычисляет потенциальную прибыль от их внедрения и необходимый объем капиталовложений для каждого проекта. Стандартом де-факто при расчете стоимости ИТ-систем стал метод совокупной стоимости владения (TCO) впервые предложенный компанией Gartner. Позже многие крупные поставщики ИТ предложили свои версии данного метода. Как уже говорилось выше, при проведении исследования эксперты могут использовать любую, наиболее подходящую на их взгляд, методику. Полагаю, что наиболее объективные результаты дает компиляция нескольких широко известных подходов, дополненная

9