кафедры / ГАК ГМУ кафедра ИиИТ / Вопрос 52

Вопрос 52

Системы электронного документооборота. Документационное обеспечения управления в государственных учреждениях. Организация документооборота.

Основная функция любого государственного учреждения – принятие управленческих решений. При этом исходные данные для принятия решений, необходимая информация и сами решения представляются в виде документов. И объем технической работы с документами зачастую настолько велик, что заслоняет, а иногда и замещает основное содержание деятельности.

Поэтому автоматизация работы с документами, циркулирующими в органах власти, имеет важнейшее значение для повышения эффективности деятельности как отдельных учреждений, так и системы государственного управления в целом. При этом:

• уменьшаются сроки подготовки и исполнения документов;

• создаются и автоматически поддерживаются базы (архивы) нормативных и распорядительных документов;

• уменьшается количество рутинных операций, работники получают возможность сосредоточиться на решении содержательных задач управления;

• повышается качество подготовки управленческих решений;

• уменьшается количество "затерянных" документов, местонахождение которых неизвестно;

• процессы разработки и прохождения документов делаются информационно прозрачными, допускающими контроль на любой стадии;

• появляется стимул и возможности для совершенствования структуры организации.

Перевод потоков документов в электронную форму и интеграция их с интернет-порталами позволит достичь следующих важных целей:

• появится возможность полно и объективно информировать граждан о том, какой объем услуг, сервисов и социального обеспечения им предоставляется;

• граждане и организации будут вовлечены в активную работу по выработке и реализации инициатив и программ законодательных органов и исполнительных органов власти разного уровня;

• обеспечится "прозрачное" и оперативное взаимодействие государственного органа с хозяйствующими субъектами;

• будет достигнута существенная экономия времени и средств (как бюджета, так и хозяйствующих субъектов).

Эффективность работы системы государственного управления определяется тремя составляющими:

• эффективностью взаимодействия с гражданами и предприятиями;

• эффективностью внутренней работы каждого учреждения в отдельности;

• эффективностью взаимодействия органов власти между собой.

Электронный документооборот – это совокупность технологий, не только значительно оптимизирующих, но и существенным образом изменяющих работу органа власти. И совершенно очевидно, что система подобного масштаба не может быть внедрена "с нуля", поскольку, затронув почти все основные стороны деятельности, внедрение может вызвать долговременный паралич в деятельности органа власти. Причем сбои в работе возникнут не только в автоматизируемом органе власти, но и как следствие – в нижестоящих. Таким образом, перед развертыванием системы электронного документооборота и делопроизводства нужно взвешенно оценить готовность всех затрагиваемых органов государственной власти и местного самоуправления к качественно новым технологиям.

С технологической точки зрения система электронного документооборота представляет собой интеграционную систему, охватывающую делопроизводство и подготовку документов и связывающую их с внешней средой электронного обмена. Таким образом, для повышения шансов завершения автоматизации органа власти в нужные сроки необходимо предварительное внедрение систем автоматизированного делопроизводства и средств организации коллективной работы при подготовке документов. Фактически – внедрение системы автоматизированного делопроизводства и документооборота (САДД).

Основной технологической проблемой для государственных служащих при переходе к электронному документообороту является использование электронного аналога собственноручной подписи на документах. Без понимания и внедрения этой технологии невозможно перейти на полностью безбумажную обработку документов в органах государственной власти и местного самоуправления.

Системы автоматизации делопроизводства и документооборота должны обеспечивать:

• единую регистрацию всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, с последующим направлением документов на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

• единую регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;

• регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;

• списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

• контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;

• поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации;

• формирование реестров отправки для экспедиции учреждения или отправку документов с помощью систем электронной почты.

На сегодняшний день на рынке представлено около трех десятков систем электронного документооборота. Более трех четвертей из них отечественного производства, остальные - западного.

Все системы документооборота обеспечивают эти функции – разница в идеологии выполнении их, в интерфейсе, в простоте (или, наоборот, в сложности освоения и т.д.)

«Дело» ЗАО «Электронные офисные системы»

«Кодекс: Документооборот» «Центр компьютерных разработок» Консорциум "Кодекс", Санкт-Петербург

«ЕВФРАТ-Документооборот» Cognitive Technologies

«БОСС-Референт» АйТи

«CompanyMedia» Интертраст

Система LanDocs (фирма АО "Ланит")

Электронная канцелярия «Золушка» НТЦ ИРМ

РауDoxИнтерфейс

и т.д.

Документационное обеспечение управления - это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций. Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов называется документированием. Вопросы движения и учета документов связаны с понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относится к архивному делу. Документационное обеспечение управления является основополагающей технологией менеджмента, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения.

Объектом ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации.

Предмет ДОУ – правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа.

Под документооборотом понимается движение документов на предприятии, в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Основными принципами организации документооборота являются следующие:

• прохождение документов должно быть оперативным. Чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно, и т. д.);

• каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;

• порядок прохождения и процессы обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Для оптимизации маршрутов движения различных категорий документов (входящих, исходящих, внутренних; приказов по основной деятельности и личному составу, писем и предложений граждан; заявок; рекламаций и т. д.), разрабатываются маршрутные схемы. Схемы документооборота включаются в Инструкцию по документационному обеспечению управления в качестве неотъемлемого приложения.

Прохождение и порядок исполнения входящих документов.

Документопоток входящих документов составляют:

• документы вышестоящих организаций, органов власти;

• документы подведомственных организаций, присыла­ющих отчетно-учетную документацию и различного рода запросы;

• документы организаций-смежников и прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий;

• жалобы и заявления граждан.

В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:

• прием входящих документов;

• первоначальная (экспедиционная) обработка;

• предварительное рассмотрение и распределение;

• регистрация;

• рассмотрение документов руководством;

• исполнение резолюций;

• отправка ответных документов.

Прием входящей корреспонденции осуществляется в организации централизованно Вся корреспонденция, поступающая в организацию, независимо от адресата должна пройти обработку в канцелярии (или другом структурном подразделении, отвечающим за документооборот организации).

Прохождение исходящих и внутренних документов.

К числу исходящих (отправляемых) документов относятся, главным образом, ответные письма, излагающие согласие, отказ на соответствующую просьбу или предложение адресата, и инициативные письма самой широкой тематики, требующие ответной реакции адресата.

Прохождение исходящего документа включает несколько этапов:

• составление проекта документа, его распечатка;

• согласование проекта, его визирование в необходимых случаях;

• подписание (утверждение) документа;

• регистрация и отправка документа.

Внутренние документы проходят следующие стадии: подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, исполнение. Поэтому маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих

Работа с письмами и обращениями граждан.

Работа с письмами и обращениями граждан имеет свою специфику и ведется отдельно от общего делопроизводства. Личную ответственность за организацию работы с обращениями граждан и состояние делопроизводства по ним несут руководители государственных органов, предприятий и организаций, которые должны постоянно держать эту работу под контролем, принимать меры по ее совершенствованию.

Все поступающие в государственные органы, на предприятия и в организации предложения, заявления и жалобы граждан должны быть приняты, учтены, централизованно зарегистрированы на регистрационно-контрольных карточках в день их поступления.

При личном приеме граждан их письменные и устные предложения, заявления и жалобы также подлежат централизованной регистрации.

После регистрации документы передаются руководителю для принятия решения. Решение, принимаемое по обращениям граждан, должно быть основано на требованиях законодательства, изучения обстоятельств, ставших причиной написания жалобы, заявления. Ответственность за своевременное разрешение заявлений, жалоб, предложений возлагается на руководство организации, а процесс рассмотрения обращений граждан подлежит обязательному контролю.

6