Электронный архив документов

Электронный архив документов (организация архива электронных документов)

Электронный архив документов

Электронный архив, cистема электронного архива — система хранения электронных документов, обеспечивающая надежность хранения, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории изменений, быстрый и удобный поиск.

С точки зрения канцелярии предприятия существует основные типы документов: входящие, исходящие и внутренние.

Основные задачи, которые выполняет электронный документооборот в качестве архива документов:

• Регистрация документов при попадании в электронный архив. Заполнение реквизитов документов. Каждый документ имеет реквизиты, которые обязательные или необязательные для заполнения, это такие реквизиты как: регистрационный номер, тип документа, исполнитель, источник документа и многие другие.

• Индексация документов для обеспечения быстрого поиска по документам.

• Обеспечение получения аналитических и бизнес отчетов о количестве документов, об исполнении или не исполнении бизнес процессов.

• Накопление документов для последующегохранения и поиска.

Что это означает для обычного пользователя? То, что если документ попал в систему электронного документооборота, то он обязательно будет зарегистрирован и будут заполнены реквизиты, в зависимости от типа документа будет запущен или запущены бизнес процессы. И после окончания бизнес процессов документ будет помещен в архив для последующего обращения кнему путем поиска, если это будет необходимо. Причем доступ к документу получат только те пользователи, которые обладают такими правами.

Таким образом организация архива электронных документов сильно облегчит вам процесс хранения и эксплуатации документов в системе документооборота.