Глава 5. Менеджер и иерархия
На протяжении первой части мы часто употребляли термин “управленческая иерархия” и использовали его для представления взаимного положения менеджеров компании. В действительности содержание базового термина “иерархия” значительно шире: он может служить средством для описания взаимных связей и отношений вообще между любыми предметами и явлениями, связанными между собой отношениями подчиненности или старшинства
NB. ИЕРАРХИЯ (от греч. hieros священный и arche власть) — порядок подчинения низших (чинов, должностей) высшим; вообще расположение от низшего к высшему или от высшего к низшему. Термин употребляется для характеристики организации христианской церкви; в социологии для обозначения социальной структуры общества, бюрократии; в общей теории систем термин применяется для описания любых системных объектов; в теории организации с ним связывают принцип управления; в лингвистике различают иерархию уровней (ярусов) языка
Эта глава полностью будет посвящена двум неразрывно связанным между собой иерархиям: менеджеров и структурных подразделений. Административный ресурс руководителя главным образом реализуется внутри организационной структуры, форма которой в значительной степени совпадает с формой иерархии менеджеров. Две иерархии, фактически наложенные друг на друга, связаны многочисленными условиями, регламентами, правилами… Именно они являются той материальной основной, которая приводит в движение все производственные процессы компании. Основной целью главы мы будем считать анализ общей логики взаимодействия двух иерархий, понимая при этом, что от его эффективности зависит эффективность деятельности всей компании.
Управленческая иерархия и иерархия организационной структуры
В рамках этой книги будем отличать два разных способа формирования иерархий. Объекты, которые объединяются в иерархию, могут быть связаны между собой либо отношениями подчиненности и старшинства, либо отношениями вложенности, вхождения друг в друга, когда один объект является частью другого.
В первом случае иерархия служит средством персонального размещения подчиненных друг другу менеджеров и других работников компании (ее мы и называем управленческой иерархией), во втором случае иерархия является формой представления организационной структуры компании: например, отделы входят в управления, которые, в свою очередь, являются составными частями еще более крупных структурных подразделений.
Конечно, обе иерархии, в определенном смысле, могут считаться отражением друг друга. Сформулируем два кратких определения, которые помогут нам акцентировать их различия.
Под организационной структурой компании понимают взаимное расположение структурных подразделений компании, указывающее на порядок вхождения одних из них (младших) в другие (старшие). При такой форме определения на первое место выходит не степень подчиненности друг другу элементов организационной структуры, хотя, конечно, можно говорить, что участок подчинен цеху, а их правило их взаимное вхождения одного в другое: несколько участков являются структурными подразделениями одного и того же цеха.
Необходимость существования каждого структурного подразделения определяется решаемой им задачей. Иерархия подразделений, как мы уже говорили, полностью отражает иерархию исполняемых в компании функций, вытекающих из миссии и стратегии компании.
NB. Во внешний мир каждый элемент структуры представлен не только исполняемой функцией, но и персоной своего менеджера. Сделаем попутное замечание, касающееся связи личности руководителя и набора функций, исполняемых подразделением. Если исходить только из того, что функции подразделения определяются общей системой компании, то может показаться, что этот набор не зависит от личности менеджера. На самом деле это не совсем так. Только в компаниях с очень жесткой внутренней регламентацией практически не происходит перераспределения функций между менеджерами, обусловленного их личностными качествами. Практически всегда качества личности Главного и других высших менеджеров принципиально влияют на общий набор функций компании (например, на номенклатуру и состав производимой продукции). Личностные качества менеджеров, расположенных внутри иерархии, в значительно меньшей степени влияют на расширение функций подразделений. Поскольку общее число функций внутри компании конечно и задано уже на самом верхнем уровне (напомним: производство, реализация и обслуживание), поэтому никто не поймет начальника цеха, который организует в своем цеху выпуск болтов, когда компании нужны только гайки…
Управленческая иерархия определяет способ персонального размещения и взаимного подчинения работников компании. В первую очередь, речь, конечно, идет о размещении и взаимной подчиненности менеджеров, хотя на самом нижнем уровне такой иерархии размещены специалисты — работники, не исполняющие обязанностей руководителей. Специалисты, так же как и менеджеры являются участниками процесса управления. Их формальное отличие от менеджеров состоит в том, что они только принимают команды, но не генерируют их, они не имеют прав управлять другими работниками, их право управлять распространяется только на ресурсы.
Управленческая иерархия позволяет полностью персонализировать управленческий процесс в компании. Фактически ни один из работников не оказывается вне этой иерархии, это позволяет однозначно идентифицировать выполняемые им функции, права, ответственность.
В самом деле: не управление отдает команды отделу, а начальник управления персонально отдает команды начальнику отдела. Сам отдел, включая и работников, и оборудование, и технологии может рассматриваться только как набор средств, которым распоряжается начальник отдела с целью достижения результата управления, в том числе для выполнения приказов своего непосредственного начальника.
На рис.5.1. приведены примеры соответствующих друг другу фрагментов управленческой иерархии и организационной структуры.
Рис.5.1. Пример управленческой иерархии (а) и организационной структуры (б)
В реальной жизни оба понятия почти неразделимы: руководитель А, отдавая команды менеджеру Б, хорошо понимает, что в подчинении Б находится некий элемент структуры (например, отдел или цех), наличие которого только и позволяет выполнить данную команду. Фактически руководитель А, отдавая команду персонально менеджеру Б, приводит в действие ресурс, непосредственно подчиненный этому менеджеру. Более того: руководитель А обязан заранее предоставить в распоряжение Б этот ресурс, иначе выполнение команд может стать невозможным.
NB. В современной литературе, посвященной вопросам менеджмента и проектирования организационных структур, как правило, не различаются иерархии менеджеров и иерархии организационных структур. Для нас чрезвычайно важен именно управленческий персонифицированный процесс, поэтому такое разделение в рамках этой книги сделано по принципиальным соображениям. Мы рассматриваем организационную структуру, не как инструмент управления, а как относительно статичное средство для реализации внутренних функций компании. Управленческая иерархия является вторичной по отношению к организационной структуре, поскольку создана для ее обслуживания... Иерархия менеджеров исполняет роль “скелета” компании, на которые нагружены все внутренние процессы. Поэтому управленческая иерархия динамична, она наполнена потоками информации, ее внутренние связи активизируются или становятся временно пассивными. Механизм управления внутренними связями в иерархии во многом определяет эффективность использования ресурсов компании и, следовательно, эффективность сформированной системы менеджмента. Свойства элементов организационной структуры изменяются очень медленно, в отличие от них свойства элементов управленческой иерархии (работников) находятся в состоянии непрерывного изменения…
Когда мы говорим, что внутри компании все менеджеры распределены по ячейкам управленческой иерархии, то это означает, что речь не идет о некоторой бесформенной “россыпи” более или менее толковых руководителей. Иерархия для того и существует, чтобы задавать порядок размещения и взаимного подчинения менеджеров.
Объединение менеджеров в иерархию приводит к созданию новой системы: “россыпь” менеджеров и иерархия менеджеров обладают принципиально разным качеством. Распределив россыпь управленцев по ячейкам иерархии, и установив, таким образом, между ними определенные отношения, мы создаем систему, обладающую новым качеством: сформированная группа менеджеров теперь способна решать задачи управления всеми процессами в компании. Подобные способности ранее не были свойственны “россыпи”. Таким образом: иерархия — это система, которая позволяет получить новые качественные свойства для входящих в нее элементов (это не определение иерархии, а только фиксация одного из ее свойств).
Идеальная типовая иерархия
Несмотря на многообразие возможных форм построения управленческих иерархий мы начнем их анализ с самых простых примеров построения идеальных иерархий.
Для маленькой компании, где руководитель вынужден, в большей степени, работать как специалист, а не как менеджер, характерна двухуровневая форма организации управления. Для средних и крупных компаний число уровней растет в соответствии с усложнением решаемых управленческих задач.
Двухуровневая управленческая иерархия
Итак, в самом простом случае иерархия включает в себя только два уровня: на верхнем уровне находится один менеджер, которому подчинена группа специалистов, расположенная на первом (нижнем) уровне управленческой иерархии (рис.5.2). Менеджер, управляя специалистами, формулирует для каждого из них соответствующие команды. Эти команды, следуя с большей или меньшей регулярностью, могут рассматриваться как поток команд. Ясно, что для каждого специалиста в этой схеме существует собственный поток команд.
Такие двухуровневые иерархии характерны для небольших компаний, в которых работает от двух до семи – десяти сотрудников.
Рис.5.2. Двухуровневая управленческая иерархия (® — направления потоков команд)
В такой компании роль “Специалиста”, которую исполняет менеджер, требует больших временных затрат по сравнению с ролью “Менеджера”. Вполне возможно, что основные затраты его рабочего времени как раз и приходятся на решение задач специалиста. И тем не менее, при этом у него сохраняются все признаки менеджера: право управлять и ответственность за результаты управления. Отметим, что в случае двухуровневой иерархии ответственность и за принимаемые решения и за результат управление чрезвычайно высока. Это обстоятельство обусловлено их малым масштабом: каждое решение менеджера отражается на действиях всех работников и может повлиять на возможность существования всей компании.
NB. Давайте вспомним хотя бы о том, что банкротства малых компаний (в первую очередь — коммерческих) в мировом масштабе носят массовый характер, сливаясь в один непрерывный процесс. Но если для коммерческих компаний рынок часто определяет саму возможность их физического существования, то для такой массовой формы малых компаний, которой является семья, ключевым фактором при банкротстве, являются личностные качества менеджеров (в первую очередь, лояльность и конформизм – см.главу 7).