Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:

Задания_заоч / Лабораторные / лаб раб 7 / Лабораторная работа 7

.doc
Скачиваний:
18
Добавлен:
21.05.2015
Размер:
53.76 Кб
Скачать

Семенова И.И. БД. - 2 -

Лабораторная работа №7. Отчеты

Из основных объектов нам осталось рассмотреть только отчеты. Отчеты во многом похожи на формы и тоже позволяют получить результаты работы запросов в наглядной форме, но только не на экране, а в виде распечатки на принтере. Таким образом, в резуль­тате работы отчета создается бумажный документ.

Автоотчеты

Большая часть того, что было сказано о формах, относится и к отчетам. Выбрав в диалоговом окне База данных вкладку Отчеты и щелкнув на кнопке Создать, мы получаем диалоговое окно Новый отчет, позволяющее создать отчет автоматически (авто­отчет), с помощью Мастера или вручную.

Точно так же, как и с формами, с отчетами удобнее знакомиться в режиме автоматического создания. Создайте на основе любой таблицы автоотчет в столбец или ленточный. Операция настолько проста, что сводится к одному щелчку левой кнопки мыши.

Комментарий. Отчеты предназначены для вывода информации на принтер, поэтому для расчета расположения данных на печатной странице программа Access должна «знать» все необходимое об особенностях прин­тера. Эти данные Access получает от операционной системы. Соот­ветственно, принтер в системе должен быть установлен. При отсутствии принтера отчеты создавать все-таки можно. Доста­точно выполнить программную установку с помощью команды опе­рационной системы: Пуск > Настройка > Принтеры > Установка принтера, после чего зарегистрировать драйвер принтера, либо взяв его с гибкого диска, либо выбрав один из драйверов, прилагающих­ся к самой операционной системе.

Структура отчета

Как и формы, отчеты состоят из разделов, а разделы могут содер­жать элементы управления. Но, в отличие от форм, разделов в отчетах больше, а элементов управления, наоборот, меньше.

Со структурой отчета проще всего ознакомиться, создав какой-либо автоотчет, а затем открыв его в режиме Конструктора.

1. Структура отчета состоит из пяти разде­лов (которые можно включать или исключать из отчета через меню [Вид]): заголовка отчета, верхнего колонтитула, области данных, нижнего колонтитула и примечания отчета. По сравнению с формами новыми являются разделы верхнего и нижнего колон­титулов.

2. Раздел заголовка служит для печати общего заголовка отчета.

3. Раздел верхнего колонтитула можно использовать для печати подзаголовков, если отчет имеет сложную структуру и зани­мает много страниц. Здесь можно также помещать и номера страниц, если это не сделано в нижнем колонтитуле.

4. В области данных размещают элементы управления, связанные с содержимым полей таблиц базы. В эти элементы управления выдаются данные из таблиц для печати на принтере. Порядок размещения и выравнивания элементов управления тот же, что и при создании структуры форм.

5. Раздел нижнего колонтитула используют для тех же целей, что и раздел верхнего колонтитула. В нашем случае в нем разме­щены два элемента управления. При создании отчета с помощью мастера в нижнем колонтитуле автоматически помещаются два элемента типа поле:

  • В первом элементе управления выводится текущая дата. Для этого использована встроенная в Access функция Now(). Она возвращает текущую дату и помещает ее в поле, а отчет воспроизводит ее при печати.

  • Во втором элементе управления выводится номер страницы и общее количество страниц. Для их определения использованы встроенные функции Раде() и Pages(). Тот текст, который запи­сан в кавычках, воспроизводится «буквально», а оператор & служит для «склеивания» текста, заключенного в кавычки, со значениями, возвращаемыми функциями. Оператор & называ­ется оператором конкатенации.

6. Раздел примечания используют для размещения дополнительной информации.

7. Для предварительного просмотра отчета в том виде, как он будет расположен на бумаге переходим в меню [Вид]-[Предварительный просмотр].

Рисунок 1 - Пример отчета в режиме Конструктор

8. Можно настроить дополнительно свойства отчета. Загрузите свойства отчета. Проверьте работу свойств, связанных с фоном отчета. Загрузите свойства раздела данных, проверьте работу свойства Конец страницы.

9. Параметры отчета меню [Файл]- [Параметры страницы]. Данный пункт позволяет выводить отчет в виде вертикальной или горизонтальной страницы, а также вывод данных в несколько столбцов. Попробуйте настроить вывод отчета в два столбца.

Задание 1. Создание простого отчета с помощью мастера.

В разделе Отчеты выбрать пункт Создание отчета с помощью мастера. В окне Создание отчета в выпадающем списке Таблицы и запросы выбрать таблицу из карточки. Из левого списка перенести все поля в правый список (в форме можно будет работать со всеми полями таблицы), нажать Далее>. Группировку задавать не будем, нажать Далее>. Выбрать сортировку по Коду. Выбрать внешний вид отчета В столбец, а ориентацию листа альбомную, нажать Далее>. Выбрать требуемый стиль по вашему выбору, нажать Далее>. Задать имя отчета Отчет по справочнику, нажать <Готово>. Оценить вид отчета.

Задание 2. Преобразование созданного в задании 1 отчета к табличному виду.

Перейдем в режим Конструктор для созданного ранее отчета.

  • Выделим все надписи, вырежем их и вставим в раздел Верхний колонтитул, расположить надписи в строку. Все поля в разделе Область данных расположить в строку.

  • Выделим все поля ввода и в окне свойств (его можно вызвать через меню [Вид]-[Свойства]) на закладке Макет изменим: свойство Размер шрифта на 9; свойство Шрифт на Arial Cyr; свойство Оформление на С Тенью; свойство Цвет границы на оранжевый;

  • Выделим все Подписи к полям и в окне свойств на закладке Макет изменим:

  • свойство Цвет текста на синий; свойство Размер шрифта на 9; свойство Шрифт на Times New Roman Cyr; свойство Насыщенность на полужирный;

  • Сохранить изменения. Перейдем в режим Предварительный просмотр через меню [Вид] для просмотра результата.

Задание 3. Создание пригласительных или этикеток (с умещением по максимуму на странице. Использование колонок)

В разделе Отчеты выбрать Создать, в появившемся окне выбрать Конструктор, а в выпадающем списке таблицу из карточки, нажать <ОК>.

Из списка полей (меню [Вид] -[Список полей]) перенести в отчет в раздел Область данных поля, перечисленные в карточки, удалить у них надписи. Поле Адрес расположить в верхнем правом углу раздела Область данных. Добавить в отчет в раздел Область данных с панели элементов Надпись пониже поля Адрес и по центру, и набрать "Уважаемый (ая)". Рядом с этой надписью поставить поле Руководитель(или Фамилия Имя Отчество). Добавить еще одну Надпись ниже первой надписи слева и набрать текст из карточки. На всю Область данных растянуть элемент прямоугольник, изменить его свойство Тип фона на Прозрачный. Нажмите на строку Область данных и в свойствах установите Цвет фона на светло-желтый. Сохраните отчет с названием Пригласительный. Запустите отчет, оцените результат, вернитесь в конструктор отчета. Изменим Параметры отчета (в меню [Файл]-[Параметры страницы]). Сделаем страницу Альбомной, число столбцов - 2, а интервал строк - 1 см. Запустить отчет. Оценить результат. Сохранить отчет.

Задание 4. Создание отчета по двум таблицам

В разделе Отчеты выбрать Создать, в появившемся окне выбрать Мастер отчетов, нажать <ОК>.. В окне Создание форм в выпадающем списке Таблицы и запросы выбрать таблицу из карточки. Из левого списка перенести все поля в правый список, теперь в выпадающем списке Таблицы и запросы выбрать вторую таблицу из карточки. Из левого списка перенести все поля в правый список, нажать Далее>. Выбрать тип представления данных по Справочнику производителей/ поставщиков, нажать Далее>. Добавить уровень группировки по полю, указанному в карточке (для этого нажать на поле и нажать кнопку ">"), нажать Далее>. Добавить сортировку по полю, указанному в карточке, нажать Далее>. Выбрать вид макета Структура 2 и лист Альбомный, нажать Далее>. Выберите стиль, нажать Далее>. Задать имя Многотабличный отчет, нажать <Готово>. Оценить вид отчета.

Задание 5. Преобразование отчета из задания 4.

Открыть созданный Многотабличный отчет в Конструкторе. Изменить расположение элементов раздела Заголовок группы 'Справочник…', для этого:

  • выделить все элементы раздела и в свойствах изменить Размер шрифта на 10, свойство Высота на 0,4 см;

  • удалить в разделе поля Руководитель и Дата создания;

  • переместить поочередно поля под надписи соответственно, например поле Телефон разместить под надписью Телефон;

  • полученные пары разместить в строчку друг за другом, и сократить высота раздела до нижнего края данных в разделе.

Запустить отчет, оценить результат.