Задания_заоч / Лабораторные / лаб раб 7 / Лабораторная работа 7
.doc
Семенова И.И. БД. -
Лабораторная работа №7. Отчеты
Из основных объектов нам осталось рассмотреть только отчеты. Отчеты во многом похожи на формы и тоже позволяют получить результаты работы запросов в наглядной форме, но только не на экране, а в виде распечатки на принтере. Таким образом, в результате работы отчета создается бумажный документ.
Автоотчеты
Большая часть того, что было сказано о формах, относится и к отчетам. Выбрав в диалоговом окне База данных вкладку Отчеты и щелкнув на кнопке Создать, мы получаем диалоговое окно Новый отчет, позволяющее создать отчет автоматически (автоотчет), с помощью Мастера или вручную.
Точно так же, как и с формами, с отчетами удобнее знакомиться в режиме автоматического создания. Создайте на основе любой таблицы автоотчет в столбец или ленточный. Операция настолько проста, что сводится к одному щелчку левой кнопки мыши.
Комментарий. Отчеты предназначены для вывода информации на принтер, поэтому для расчета расположения данных на печатной странице программа Access должна «знать» все необходимое об особенностях принтера. Эти данные Access получает от операционной системы. Соответственно, принтер в системе должен быть установлен. При отсутствии принтера отчеты создавать все-таки можно. Достаточно выполнить программную установку с помощью команды операционной системы: Пуск > Настройка > Принтеры > Установка принтера, после чего зарегистрировать драйвер принтера, либо взяв его с гибкого диска, либо выбрав один из драйверов, прилагающихся к самой операционной системе. |
Структура отчета
Как и формы, отчеты состоят из разделов, а разделы могут содержать элементы управления. Но, в отличие от форм, разделов в отчетах больше, а элементов управления, наоборот, меньше.
Со структурой отчета проще всего ознакомиться, создав какой-либо автоотчет, а затем открыв его в режиме Конструктора.
1. Структура отчета состоит из пяти разделов (которые можно включать или исключать из отчета через меню [Вид]): заголовка отчета, верхнего колонтитула, области данных, нижнего колонтитула и примечания отчета. По сравнению с формами новыми являются разделы верхнего и нижнего колонтитулов.
2. Раздел заголовка служит для печати общего заголовка отчета.
3. Раздел верхнего колонтитула можно использовать для печати подзаголовков, если отчет имеет сложную структуру и занимает много страниц. Здесь можно также помещать и номера страниц, если это не сделано в нижнем колонтитуле.
4. В области данных размещают элементы управления, связанные с содержимым полей таблиц базы. В эти элементы управления выдаются данные из таблиц для печати на принтере. Порядок размещения и выравнивания элементов управления тот же, что и при создании структуры форм.
5. Раздел нижнего колонтитула используют для тех же целей, что и раздел верхнего колонтитула. В нашем случае в нем размещены два элемента управления. При создании отчета с помощью мастера в нижнем колонтитуле автоматически помещаются два элемента типа поле:
-
В первом элементе управления выводится текущая дата. Для этого использована встроенная в Access функция Now(). Она возвращает текущую дату и помещает ее в поле, а отчет воспроизводит ее при печати.
-
Во втором элементе управления выводится номер страницы и общее количество страниц. Для их определения использованы встроенные функции Раде() и Pages(). Тот текст, который записан в кавычках, воспроизводится «буквально», а оператор & служит для «склеивания» текста, заключенного в кавычки, со значениями, возвращаемыми функциями. Оператор & называется оператором конкатенации.
6. Раздел примечания используют для размещения дополнительной информации.
7. Для предварительного просмотра отчета в том виде, как он будет расположен на бумаге переходим в меню [Вид]-[Предварительный просмотр].
Рисунок 1 - Пример отчета в режиме Конструктор
8. Можно настроить дополнительно свойства отчета. Загрузите свойства отчета. Проверьте работу свойств, связанных с фоном отчета. Загрузите свойства раздела данных, проверьте работу свойства Конец страницы.
9. Параметры отчета меню [Файл]- [Параметры страницы]. Данный пункт позволяет выводить отчет в виде вертикальной или горизонтальной страницы, а также вывод данных в несколько столбцов. Попробуйте настроить вывод отчета в два столбца.
Задание 1. Создание простого отчета с помощью мастера.
В разделе Отчеты выбрать пункт Создание отчета с помощью мастера. В окне Создание отчета в выпадающем списке Таблицы и запросы выбрать таблицу из карточки. Из левого списка перенести все поля в правый список (в форме можно будет работать со всеми полями таблицы), нажать Далее>. Группировку задавать не будем, нажать Далее>. Выбрать сортировку по Коду. Выбрать внешний вид отчета В столбец, а ориентацию листа альбомную, нажать Далее>. Выбрать требуемый стиль по вашему выбору, нажать Далее>. Задать имя отчета Отчет по справочнику, нажать <Готово>. Оценить вид отчета.
Задание 2. Преобразование созданного в задании 1 отчета к табличному виду.
Перейдем в режим Конструктор для созданного ранее отчета.
-
Выделим все надписи, вырежем их и вставим в раздел Верхний колонтитул, расположить надписи в строку. Все поля в разделе Область данных расположить в строку.
-
Выделим все поля ввода и в окне свойств (его можно вызвать через меню [Вид]-[Свойства]) на закладке Макет изменим: свойство Размер шрифта на 9; свойство Шрифт на Arial Cyr; свойство Оформление на С Тенью; свойство Цвет границы на оранжевый;
-
Выделим все Подписи к полям и в окне свойств на закладке Макет изменим:
-
свойство Цвет текста на синий; свойство Размер шрифта на 9; свойство Шрифт на Times New Roman Cyr; свойство Насыщенность на полужирный;
-
Сохранить изменения. Перейдем в режим Предварительный просмотр через меню [Вид] для просмотра результата.
Задание 3. Создание пригласительных или этикеток (с умещением по максимуму на странице. Использование колонок)
В разделе Отчеты выбрать Создать, в появившемся окне выбрать Конструктор, а в выпадающем списке таблицу из карточки, нажать <ОК>.
Из списка полей (меню [Вид] -[Список полей]) перенести в отчет в раздел Область данных поля, перечисленные в карточки, удалить у них надписи. Поле Адрес расположить в верхнем правом углу раздела Область данных. Добавить в отчет в раздел Область данных с панели элементов Надпись пониже поля Адрес и по центру, и набрать "Уважаемый (ая)". Рядом с этой надписью поставить поле Руководитель(или Фамилия Имя Отчество). Добавить еще одну Надпись ниже первой надписи слева и набрать текст из карточки. На всю Область данных растянуть элемент прямоугольник, изменить его свойство Тип фона на Прозрачный. Нажмите на строку Область данных и в свойствах установите Цвет фона на светло-желтый. Сохраните отчет с названием Пригласительный. Запустите отчет, оцените результат, вернитесь в конструктор отчета. Изменим Параметры отчета (в меню [Файл]-[Параметры страницы]). Сделаем страницу Альбомной, число столбцов - 2, а интервал строк - 1 см. Запустить отчет. Оценить результат. Сохранить отчет.
Задание 4. Создание отчета по двум таблицам
В разделе Отчеты выбрать Создать, в появившемся окне выбрать Мастер отчетов, нажать <ОК>.. В окне Создание форм в выпадающем списке Таблицы и запросы выбрать таблицу из карточки. Из левого списка перенести все поля в правый список, теперь в выпадающем списке Таблицы и запросы выбрать вторую таблицу из карточки. Из левого списка перенести все поля в правый список, нажать Далее>. Выбрать тип представления данных по Справочнику производителей/ поставщиков, нажать Далее>. Добавить уровень группировки по полю, указанному в карточке (для этого нажать на поле и нажать кнопку ">"), нажать Далее>. Добавить сортировку по полю, указанному в карточке, нажать Далее>. Выбрать вид макета Структура 2 и лист Альбомный, нажать Далее>. Выберите стиль, нажать Далее>. Задать имя Многотабличный отчет, нажать <Готово>. Оценить вид отчета.
Задание 5. Преобразование отчета из задания 4.
Открыть созданный Многотабличный отчет в Конструкторе. Изменить расположение элементов раздела Заголовок группы 'Справочник…', для этого:
-
выделить все элементы раздела и в свойствах изменить Размер шрифта на 10, свойство Высота на 0,4 см;
-
удалить в разделе поля Руководитель и Дата создания;
-
переместить поочередно поля под надписи соответственно, например поле Телефон разместить под надписью Телефон;
-
полученные пары разместить в строчку друг за другом, и сократить высота раздела до нижнего края данных в разделе.
Запустить отчет, оценить результат.