Оглавление
Введение 2
1 Характеристика предприятия (предметной области) 4
1.1 Характеристика деятельности предприятия 4
1.2 Характеристика информационной системы (ИС) предприятия 16
2 Характеристика электронного и бумажного документооборота предметной области 22
4 Анализ существующих разработок и обоснование выбора технологии проектирования 28
Заключение 39
Список используемых источников 40
Приложения 41
Введение
Целью преддипломной практики является закрепление и расширение полученных в процессе обучения теоретических знаний, приобретение практических навыков работы по специальности "Прикладная информатика в экономике", а также сбор, обобщение и систематизация материалов, необходимых для дипломного проектирования.
Я проходил преддипломную практику в библиотеке КЧГБОУ СПО "Первомайский аграрный колледж". Все необходимые условия для прохождения преддипломной практики учреждение предоставило.
Основными задачами практики являются:
изучить и кратко изложить общую характеристику объекта;
ознакомиться с положениями о структурных подразделениях и представить схематично организационную структуру управления объектом с указанием подчиненности каждого структурного подразделения;
изучить материально-вещественные потоки, возникающие при решении задач управления объектом;
ознакомиться с организационными формами использования технических средств обработки информации на предприятии;
изучить инструкции по эксплуатации технических средств сбора, регистрации, передачи и обработки информации, используемых на объекте;
изучить инструкционные материалы по внедренным на предприятии подсистемам и комплексам задач (информационное и программное обеспечение);
выбрать тему дипломной работы.
В первой (аналитической) части отчета дается характеристика организации как объекта управления, анализируются основные направления ее деятельности, проводится исследование информационной системы и формируются предложения по ее совершенствованию. Первая часть завершается характеристикой экономической информационной системы (ЭИС) учреждения.
Во второй части отчета описывается характеристика электронного и бумажного документооборота предметной области.
В третьей (постановочной) части дается технико-экономическое обоснование целесообразности проектирования информационной подсистемы учреждения, формируются предложения по совершенствованию существующей ЭИС, формулируется задание на проектирование.
В четвертой части отчета делается обзор рынка программных средств для решения поставленной задачи, дается обоснование необходимости разработки нового программного и характеристика современных технологий проектирования и обоснование выбора технологии для решения поставленной задачи.
1 Характеристика предприятия (предметной области)
1.1 Характеристика деятельности предприятия
Карачаево-Черкесское государственное бюджетное образовательное учреждение среднего профессионального образования «Первомайский аграрный колледж» зарегистрировано в администрации села Первомайское Малокарачаевского района.
Местонахождение и юридический адрес учреждения: КЧГБОУ СПО "Первомайский аграрный колледж" Адрес: 369385, КЧР, Малокарачаевский р-н, с. Первомайское, ул.Шоссейная 61, Телефоны: 8 (87877) 2-39-54, 8 (87877) 2-23-40.
История организации Первомайского аграрного колледжа начинается с 1932 года, когда на базе «Совхозуча» (совхозного ученичества) в с. Первомайском на землях Малокарачаевского района Постановлением НКЗ РСФСР от 4 января 1932 года был организован Карачаевский зооветеринарный техникум, входящий в состав Главного управления подготовки кадров народного комиссариата земледелия РСФСР. Первый выпуск младших зоотехников в 1935—1936гг. был малочисленным: всего 11 человек, а предвоенный выпуск (1940-1941) составлял уже 20человек.
В связи с упразднением Карачаевской автономной области 31 декабря 1943 года ( ГА КЧР Дело фонда Р—400, Л.З.) Карачаевский зооветеринарный техникум был переименован в Кисловодский зооветеринарный техникум, который просуществовал до 15 января 1957 года(Москва, Архив Президиума ВС РСФСР оп 7 д. 12, л.45).
В 1957году в связи с упразднением Кисловодского сельского района и образованием Малокарачаевского района Кисловодский зооветеринарный техникум переименован в Первомайский зооветеринарный техникум (ГАСК. Ведомости Верховного Совета СССР за 1957 г. №6 стр.303).
В 1959 году в Первомайском зооветтехникуме было открыто заочное отделение.
Первомайский совхоз-техникум организован на основании Постановления Совета Министров РСФСР от 30 апреля 1964 года №546 на базе Первомайского зооветеринарного техникума, его учебно-производственного хозяйства и совхоза «Красные камни» ( ГАК ЧР ФР—500 оп.1.д.462). Количество учащихся техникума на очном и заочном отделениях стало 1600 человек.
В 1967 году в честь 50-летия Великого Октября за высокие учебно-производственные показатели Первомайскому совхозу-техникуму присвоено почётное звание Первомайский им. 50-летия Октября совхоз-техникум ( ГА КЧР ФР—3990 п.1 д.65).
В целях реализации решения второго (внеочередного) Съезда народных депутатов РСФСР «О программе возрождения Российской деревни и развития агропромышленного комплекса и во исполнение Постановления Правительства Российской Федерации от 24 января 1992 года №44 «О мерах государственной поддержки крестьянских (фермерских) хозяйств в 1992 году по согласованию с Министерством образования РФ Первомайский им. 50-летия Октября совхоз - техникум реорганизован в совхоз-колледж «Первомайский» (приказ №304 от 26 мая 1992 года).
В связи с ходатайством Совета Министров Карачаево-Черкесской Республики, решением трудового коллектива и по согласованию с Государственным комитетом РФ по высшему и среднему специальному образованию совхоз-колледж «Первомайский» реорганизован в аграрный колледж «Первомайский» с учебно-производственным хозяйством (приказ Министерства сельского хозяйства и продовольствия РФ №88 от 27 апреля 1994 года).
В целях приведения учредительных документов колледжа «Первомайский» в соответствие с нормами действующего законодательства РФ приказом Министерства сельского хозяйства РФ №175 от 20 февраля 2001 года переименован в Федеральное государственное образовательное учреждение среднего профессионального образования «Первомайский аграрный колледж».
На основании распоряжения Правительства Российской Федерации от 29 декабря 2011 года №2413-р и приказа Министерства образования и науки КЧР от 15 февраля 2012 года №123 ФГБОУ СПО «Первомайский аграрный колледж» переименован в КЧГБОУ СПО «Первомайский аграрный колледж».
Первомайский аграрный колледж имеет следующую структуру:
учебно - производственное хозяйство с общей земельной площадью 8782 га, в том числе пашни – 360 га;
учебно-лабораторный корпус на 960 посадочных мест;
библиотека с читальным залом;
спортивный комплекс – стадион, спортивный зал, 2 борцовских зала, гимнастический городок, фитнес-зал, сауна;
столовая и буфет;
бухгалтерия;
общежитие.
Вид хозяйственной деятельности колледжа
В настоящее время государственное образовательное учреждение среднего профессионального образования «Первомайский аграрный колледж» осуществляет приём и подготовку специалистов по специальностям:
40.02.01 «Право и организация социального обеспечения»;
38.02.01 «Экономика, бухгалтерский учёт (по отраслям)»;
21.02.05 «Земельно-имущественные отношения»;
09.02.02 «Компьютерные сети».
Ассортимент и объем услуг
Дополнительные платные образовательные услуги - курсы компьютерной технологии в области бухгалтерского учёта по работе с программным обеспечениям:
«1С: Бухгалтерия;
«Пользователь персонального компьютера»;
«Организация фермерского хозяйства».
За 83 года подготовлено и выпущено высококвалифицированных специалистов среднего звена около 16000, в том числе:
ветеринарных фельдшеров – 3260;
зоотехников – 5649;
юристов – 1394;
бухгалтеров – 1694;
техников-коммерсантов – 166;
техников - 12;
товароведов – 43;
фермеров – 7;
пчеловодов – 133.
С 2000 года по настоящее время директором Первомайского аграрного колледжа является выпускник данного учебного заведения, заслуженный работник Народного образования Карачаево-Черкесской Республики, Почётный работник среднего специального образования РФ Гочияев А.А.
Типовая база рассчитана на 600 ученических мест, занятия в колледже проводятся в 6- дневном режиме работы, продолжительность учебной пары составляет 90 мин.
Школа располагает опытными педагогическими кадрами, из них:
имеют высшую квалификационную категорию - 17 человек;
награждены нагрудным знаком "Почетный работник СПО РФ" - 21 человек;
заслуженный работник народного образования КЧР - 1 человек;
заслуженный экономист КЧР - 1 человек.
Колледж имеет библиотеку площадью 684 кв.м. Читальный зал рассчитан на 90 посадочных мест.
Общий фонд составляет 37733 экземпляра, в том числе основной учебной литературы – 26927 экземпляров. Для обеспечения учебного процесса по специальностям, фонд учебной литературы составляет 0,74 экземпляра на одного студента.
Обеспеченность учебно-методической литературой составляет 100 %.
Учреждение является некоммерческой организацией, полностью или частично финансируемой собственником. Учреждение является юридическим лицом и приобрело права юридического лица со дня его государственной регистрации в порядке, установленном действующим законодательством РФ.
Учреждение обладает обособленным имуществом, имеет самостоятельный баланс, расчетный счет, смету, круглую печать с изображением герба РФ и простую печать, содержащую его полное и сокращённое наименование и указание на местонахождение на русском языке, штамп и бланк со своим наименованием.
Учреждение отвечает по своим обязательствам всеми находящимися в его распоряжении денежными средствами. При недостаточности денежных средств субсидиарную ответственность по обязательствам Учреждения несет собственник ее имущества – администрация станицы Передовой.
Деятельность учреждения основывается на принципах демократии, гуманизма, общедоступности, приоритета общечеловеческих ценностей, жизни и здоровья человека, гражданственности, свободного развития личности, автономности и светского характера образования.
Учреждение осуществляет обучение и воспитание в интересах личности, общества, государства, обеспечивает охрану здоровья и создание благоприятных условий для всестороннего развития, в том числе возможности удовлетворения потребностей обучающего в самообразовании и получении дополнительного образования.
Основными задачами Учреждения являются:
удовлетворение потребностей личности в интеллектуальном, культурном и нравственном развитии посредством получения среднего профессионального образования;
удовлетворение потребностей общества в специалистах со средним профессиональным образованием;
формирование у обучающихся гражданской позиции и трудолюбия, развитие ответственности, самостоятельности и творческой активности;
сохранение и приумножение нравственных и культурных ценностей общества.
Предметом деятельности Учреждения является:
реализация основных образовательных программ начального профессионального, среднего профессионального, дополнительных профессиональных образовательных программ в соответствии с федеральными государственными образовательными стандартами, федеральными государственными требованиями;
реализация общеобразовательных программ в соответствии с федеральными государственными образовательными стандартами;
профессиональная переподготовка и повышение квалификации руководящих работников и специалистов по профилю основных образовательных программ Учреждения.
Организационная структура
Под организационной структурой понимается целостная структура управляющей и управляемой подсистем, составляющих их звеньев, находящихся во взаимодействии и упорядоченных взаимосвязями в соответствии с местом этих звеньев в процессе управления.
Функции и полномочия учредителя от имени Карачаево-Черкесской Республики осуществляет Министерство образования и науки Карачаево-Черкесской Республики, в ведении и непосредственном подчинении которого находится учреждение.
Полномочия собственника от имени Карачаево-Черкесской Республики осуществляет Министерство имущественных и земельных отношений Карачаево-Черкесской Республики.
Организационная структура учреждения представлена на рисунке 1.1.
Рисунок 1.1 - Организационная структура учреждения
Директор. Определяющую роль в организации и руководстве учебно-воспитательной работой колледжа играет директор. Директор Учреждения назначается на должность Министерством образования и науки Карачаево-Черкесской Республики по результатом проведенного конкурса на основании действующего федерального и республиканского законодательств или же избирается конференцией совета колледжа из числа лучших учителей, владеющих организаторскими способностями, имеющими необходимую педагогическую квалификацию и стаж практической педагогической работы не менее трех лет. К важнейшим функциональным обязанностям директора колледжа относятся следующие:
руководит педагогическим коллективом, обеспечивает правильный подбор и расстановку кадров, создает необходимые условия для повышения их научно-теоретического и психолого-педагогического уровня и стимулирования педагогического творчества учителей;
осуществляет контроль за ходом обучения, качеством знаний и поведением учащихся, содержанием и организацией внеклассной и внешкольной работы;
обеспечивает организацию работы по профессиональной ориентации учащихся;
активизирует взаимодействие с общественными организациями учителей и учащихся;
устанавливает круг обязанностей работников в соответствии с трудовым законодательством, правилами внутреннего распорядка и уставом колледжа;
поддерживает связи с местными общественными организациями, базовыми предприятиями;
организует работу с родителями учащихся;
отвечает за формирование и укрепление учебно-материальной базы;
ответственен за поддержание необходимого санитарно-гигиенического режима в колледже, охраны труда и соблюдения техники безопасности в процессе учебных занятий и других видах деятельности учащихся, учителей и обслуживающего персонала;
отдает приказы о приеме на работу и увольнении с работы обслуживающего персонала;
представляет учителей и других работников колледжа по согласованию с советом колледжа к мерам поощрения и наградам;
определяет структуру учреждения и утверждает штатное расписание;
утверждает правила внутреннего распорядка учреждения;
утверждает положения о структурных подразделениях учреждения;
утверждает должностные инструкции;
издает приказы, распоряжения, обязательные для всех работников и обучающихся, иные локальные акты учреждения;
заключает, изменяет и прекращает трудовые договоры с работниками учреждения, с главным бухгалтером по согласованию с учредителем, применяет меры поощрения и налагает дисциплинарные взыскания;
без доверенности действует от имени учреждения, представляет его интересы в отношениях с государственными органами, органами местного самоуправления, юридическими и физическими лицами;
руководит образовательной, хозяйственной и финансовой деятельностью учреждения в соответствии с настоящим Уставом и законодательством Российской Федерации;
возглавляет Совет Учреждения;
обеспечивает исполнение решений Конференции и Совета Учреждения;
решает вопросы финансовой деятельности учреждения;
распоряжается имуществом и средствами учреждения в пределах своей компетенции и в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством Карачаево-Черкесской Республики;
утверждает план финансово-хозяйственной деятельности Учреждения и его филиалов при наличии разрешения учредителя;
открывает лицевые счета в территориальных органах Федерального казначейства и валютные счета в кредитных организациях в порядке и случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации;
выдает доверенности, заключает договоры, вносит изменения и расторгает их.
Совет колледжа. Директор школы и его заместители образуют административный совет, деятельность которого регламентируется настоящим Уставом и Положением об административном совете. Административный совет собирается на свои заседания не реже одного раза в неделю.
Административный совет:
планирует работу общеобразовательного учреждения на учебный год с последующим утверждением основных положений плана педагогическим советом общеобразовательного учреждения;
планирует работу общеобразовательного учреждения на каждый месяц учебного года;
осуществляет контроль за образовательным процессом и текущей деятельностью образовательного учреждения;
заслушивает отчеты и информацию работников общеобразовательного учреждения по различным аспектам их деятельности;
анализирует работу общеобразовательного учреждения как ежемесячно, так и ежегодно;
вносит на рассмотрение совета общеобразовательного учреждения вопросы, касающиеся образовательного процесса, управленческой деятельности, педагогических кадров, совершенствования учебно-материальной базы;
обобщает, анализирует и оценивает результаты деятельности педагогического коллектива по итогам отчетных периодов или определенным направлениям деятельности.
Главный бухгалтер. Главный бухгалтер назначается и освобождается от должности приказом директора школы.
Он должен, как правило, иметь высшее или среднее специальное образование или опыт работы не менее 3-х лет на соответствующих должностях.
Главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю школы.
Основными направлениями деятельности главного бухгалтера является обеспечение правильной постановки и ведения бухгалтерского учета.
Главный бухгалтер выполняет следующие должностные обязанности:
анализирует состояние материальной базы, эффективность и правильность расходования, денежных средств, материальных средств;
прогнозирует тенденции изменения ситуации в финансовой политике для внесения продолжений по корректировке финансовой стратегии колледжа; последствия запланированной работы по совершенствованию и развитию материально- технической базы;
планирует разработку необходимой финансово-хозяйственной документации;
выполняет работу по различным участкам бухгалтерского учета;
участвует в разработке и осуществлении мероприятий направленных на соблюдении финансовых дисциплин и рационального использования ресурсов; в проведении экономического анализа хозяйственной деятельности учреждения по данным бухгалтерского учета и отчетности, подготавливает данные по соответствующим участкам учета для составления отчетности;
следит за сохранностью бухгалтерских документов, оформляет их в соответствии с установленным порядком для передачи в архив;
координирует: разработку необходимой финансово- хозяйственной документации материально-ответственных лиц; работу сотрудников колледжа по вопросам материально- хозяйственной деятельности;
контролирует своевременность и правильность составления отчетной документации по материально-хозяйственной деятельности колледжа; движение имущества; осуществляет прием и контроль первичной документации по соответствующим участкам учета; отражает в бухгалтерском учете операции, связанные с движением денежных средств и товарно-материальных ценностей; производит начисление и перечисление платежей в государственный бюджет, взносов на государственное социальное страхование, налогов и других выплат и платежей;
корректирует договора по материально - хозяйственной деятельности учреждения в соответствии с изменяющимися законодательством.
Секретарь выполняет следующие должностные обязанности:
получает для директора и его заместителей сведения от работников учреждения;
организует телефонные переговоры директора учреждения;
следит за обеспечением директора и бухгалтерии канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе директора;
печатает по указанию директора различные документы и материалы;
ведет делопроизводство;
формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой;
принимает поступающую на имя директора корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым в колледже порядком и передает после ее рассмотрения директором по назначению;
отправляет корреспонденцию;
принимает личные заявления работников, обучающихся и их родителей (или лиц, их заменяющих) документы на подпись директору учреждения;
организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
Заместители директора выполняют каждый свои обязанности в соответствии с должностными инструкциями и указаниями директора.
Заведующий хозяйственной частью обеспечивает функционирование систем жизнеобеспечения учебного заведения и выполняет функции снабжения.
Первомайский аграрный колледж сотрудничает с учреждениями дополнительного образования, культуры, здравоохранения, спортивными учреждениями и общественными организациями.