Информатика Тема 3 леч

Тема № 3. Прикладные программы офисного пакета Microsoft Office 2007. Текстовый процессор Microsoft Office Word 2007: создание, разметка и редактирование документа

Цель занятия: научиться создавать сложные документы, изменять структуру и внешний вид документа с помощью заголовков, редактировать текст по образцу, научиться нумеровать страницы документа, создавать оглавление и использовать его для перехода на нужный раздел документа, научиться менять параметры страницы, менять параметры стилей с целью быстрого изменения в дальнейшем больших документов, делать автоматическую расстановку переносов в документе.

Оборудование: компьютер под управлением ОС Windows, оснащенный офисным пакетом приложений Microsoft Office 2007, ручка, учебно-методическое пособие, лекционная тетрадь.

Краткий теоретический курс по теме занятия:

Как известно современные пакеты офисных программ , в т.ч. и пакет Microsoft Office, работают по принципу WYSIWYG (от англ. What You See Is What You Get, «что видишь, то и получишь»). Поэтому в зависимости от требований к конкретному документу приходится выполнять ряд действий по оформлению.

Создание документов возможно как с чистого листа, так и на основе использования заготовленных шаблонов. Шаблоны можно рассматривать как обычные документы Word, в которых, помимо текста и списка стилей, хранится информация о конфигурации панелей инструментов, макросы и параметры, определяющие вид документа и поведение программы. Шаблоны очень удобны, когда ряд документов требуется оформить в одинаковом стиле. Однажды настроив шаблон, вы создаете на его основе несколько файлов, которые наследуют имеющиеся в шаблоне текст и объекты, стили и оформление, макросы и параметры интерфейса Word.

ВMicrosoft Office Word один и тот же документ можно отображать в пяти перечисленных ниже режимах просмотра. Разметка страницы – позволяет оценить расположение текста и объектов относительно физических страниц документа. Режим полноэкранного чтения – предназначен для удобного чтения документов. В этом режиме документ разбивается на страницы, которые отображаются на экране целиком, аналогично книжным страницам. Веб-документ – служит для формирования веб-страниц, для которых характерна неограниченная длина. Структура – служит для задания и редактирования структуры разделов основного текста, что позволяет сконцентрировать внимание на содержании. Черновик – предназначен для ввода и форматирования текста, отображаемого в виде непрерывной вертикальной полосы. Режимы просмотра проще всего переключать с помощью кнопок, расположенных в правом нижнем углу окна документа

Поля страницы представляют собой пустое пространство возле краев страниц. Как правило, текст и графические элементы вставляются в область печати, ограничиваемую полями страницы. Однако некоторые элементы, например верхние и нижние колонтитулы и номера страниц, можно разместить на полях. Отображение полей происходит в режиме Разметка страницы. Для отображения полей на странице нажмите на значок Линейка, располагающийся справа над полосой прокрутки, или отметьте галочкой соответствующий пункт на вкладке Вид.

При необходимости возможно изменение ориентации листа на вертикальное/горизонтально на вкладке разметка страницы.

Для удобства отображения хода форматирования текста возможно отображение границ текста. Эта функция включается путем последовательного нажатия Кнопки Office → Параметры Word → Дополнительно. Поставьте галочку напротив функции показывать границы текста в группе Показывать содержимое документа.

Взависимости от поставленных условий возможна вставка и различное положение на странице номеров страниц: сверху, снизу, на полях, а также справа, слева, по центру.

При необходимости частого использования определенного набора слов (например, полное название организации) возможно заменить его определенным наборов символов, которые указываются в меню Автозамены. Также есть стандартный набор комбинаций для автозамены, ознакомиться с которым можно в окне автозамены (Кнопка Office → Параметры Word → Правописание → Параметры автозамены → Автозамена).

Также при необходимости частого использования определенного перечня или списка возможно использование Экспресс-блоков.

Практические задания (с рекомендациями по выполнению):

1.Найдите и ознакомьтесь со стандартным набором шаблонов.

Выбрать необходимый шаблон можно при помощи специального ярлыка в меню Пуск (Пуск → Программы → Создать документ Microsoft Office) или через пункт Создать в меню Кнопки Office окна Word. После ознакомления выберите Новый документ на вкладке Общие.

2.Откройте файл History.doc, находящийся в сетевой папке и скопируйте его содержимое в свой новый документ.

3.Выделите первый абзац и измените шрифт на наиболее распространенный среди большинства современных документов – Times New Roman. Для этого выберите его в раскрывшемся списке на вкладке Главная в группе шрифт.

4.Выделите измененный абзац и выполните упражнения по копированию формата:

выделите отформатированный абзац; нажмите на вкладке Главная кнопку Формат по образцу, находящийся в группе Буфер обмена;

при помощи указателя мыши выделите всю оставшуюся часть документа, которую надо отформатировать по выделенному образцу.

5.Измените регистр на верхний во всех заголовках первого уровня (обозначенных простым целым числом).

Для этого выделите необходимый заголовок, на Главной вкладке в группе Шрифт нажмите кнопку Аа, в раскрывшемся меню выберите ВСЕ ПРОПИСНЫЕ.

6.Изменение параметров страницы.

Перейти на вкладку меню Разметка страницы, группа Параметры страницы и изменить размер страницы на А5, поля (отступы с краев страницы) – Узкое. Изменение полей также возможно используя вертикальную и горизонтальную линейки.

7.Простановка заголовков.

Создайте в выданном тексте структуру заголовков Чтобы поставить заголовок, нужно поставить курсор на абзац и в группе Стили (вкладка Главная) вызвать окно стилей, нажав в правом

нижнем углу, и выбрать стиль: Заголовок 1, Заголовок 2 и т.д.

Часто применяющаяся структура заголовков в тексте выглядит таким образом: N. Заголовок 1,

N.N. Заголовок 2 N.N.N. Заголовок 3 Обычный.

Т.е. чтобы создать структуру заголовков в документе, нужно заголовок, начинающийся с 1 установить стиль Заголовок 1, с 1.1 – Заголовок 2, с 1.1.1 – Заголовок 3 и т.д., а всему остальному тексту – стиль Обычный

8.Нумерация страниц, оглавление.

Чтобы пронумеровать страницы, на вкладке Вставка в группе Колонтитулы выберите Номер страницы, стиль номера – внизу страницы по центру (Простой номер 2). Затем вернитесь в редактирование текста, выбрав Закрыть окно колонтитулов (вверху справа страницы) Чтобы создать оглавление поставьте курсор в конце текста на новую строку, затем на вкладке Ссылки в группе Оглавление и указатели выберите Оглавление, а затем щелкните необходимый стиль оглавления (первый в списке).

Убедитесь, что в оглавлении указаны правильные номера страниц и при нажатии Ctrl+Левая кнопка мыши на соответствующий раздел оглавления Вы переходите к этому разделу в тексте.

9.Изменение параметров стилей.

Для изменения параметров стиля щелкните правой кнопкой мыши на соответствующем стиле и в появившемся меню выберите Изменить. В появившемся окне нажимать Формат/Шрифт и Формат/Абзац для изменения необходимых параметров стиля. Кнопка Формат находится внизу слева.

Установить параметры для стилей:

Стиль	Шрифт	Абзац
Заголовок	Times New Roman, размер 12,	выравнивание по центру, без отступа, интервал перед 10 пт, после 2 пт, междустроч-
1	полужирный	ный 1,5 строки
Заголовок	Times New Roman, размер 11,	выравнивание по центру, без отступа, интервал перед 6 пт, после 2 пт, междустроч-
2	полужирный	ный 1,5 строки
Заголовок	Times New Roman, размер 10,	выравнивание по ширине, отступ первой строки 2 см, интервал перед 3 пт, после 0 пт,
3	курсив	междустрочный 1,5 строки
Обычный	Times New Roman, размер 10,	выравнивание по ширине, отступ первой строки 0,5 см, интервал перед 0 пт, после 0
	обычный	пт, междустрочный 1,5 строки

Обновите оглавление: Правая кнопка на нем, Обновить поле, Обновить целиком. Убедитесь, что в новом оглавлении изменилась нумерация страниц с учетом измененного текста.

10.Расстановка переносов.

На вкладке Разметка страницы, группа Параметры страницы нажать кнопку Расстановка переносов (внизу справа) и выбрать Авто. Убедитесь, что в тексте появились переносы.

11.Проверка правописания как средство редактирования.

Команда проверка правописания находится на вкладке Рецензирование. Для проверки орфографии и грамматики в тексте документа необходимо установить курсор вначале текста и щелкнуть на Правописание. Также проверку правописания можно запустить при помощи соответствующего значка на панели быстрого доступа.

12.Закройте получившийся документ, сохранив его в своей папке в формате .docx (Документ Word).

13.Откройте чистый лист Word.

14.С соблюдением изученных Вами ранее правил ввода текста введите текст:

Журналы, проспекты (реклама) и прочие «нужные» документы лежали на столах, на стульях. Как можно работать в такой обстановке? Мы привыкли! Мы – это наши сотрудники: менеджеры, техники-лаборанты...

15.Создание элемента автозамены Создайте элемент автозамены текста мед! на ГБОУ ВПО КубГМУ Минздравсоцразвития России. С использованием автозамены введи-

те этот текст в документ. Выделите текст, который должен будет автоматически появляться при введении определенных символов. Нажмите Кнопку Office → Параметры Word → Правописание → Параметры автозамены. Во вкладке Автозамена окна Автозамена в поле на отображен выделенный текст, а в поле заменить укажите комбинацию символов, которая должна будет автоматически заменяться выделенным текстом и нажмите Добавить. В этом же окне можно выделить и удалить ставший ненужным параметр автозамены, предварительно выделив его при помощи мыши.

16.Вставка специальных символов

С использованием специальных символов введите значок и номер телефона: 

Для этого необходимо выполнить: Вставка → Символ → Другие символы. В раскрывающимся списке выбрать шрифт: Wingdings.

17.Вставьте в документ дату и время. (Вставка → Текст → Дата и время).

18.Вставка Экспресс-блоков как средство редактирования Наберите следующую информацию, создайте для нее стандартный блок для описания структуры КубГМУ.

Структура вуза

Ректорат Ученый совет Факультеты

Лечебный

Педиатрический

Стоматологический

Фармацевтический Медико-профилактический Довузовской подготовки

По работе с иностранными студентами Повышения квалификации и профессиональной переподготовки врачей

Кафедры

Клиники Центр практических навыков

Центр содействия трудоустройству выпускников Часто используемый блок текста сохраняется как стандартный блок. Для этого необходимо выделить фрагмент теста и щелкнуть на

пиктограмме Экспресс-блоки в группе Текст на вкладке Вставка, в открывшемся списке выбрать команду Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию экспресс-блоков. После сохранения выделенного фрагмента текста (с назначенным именем) в галерее Экспрессблоков, его можно многократно использовать для вставки в текст документа (место ввода текста указывает мигающий курсор). Для вставки блока текста надо щелкнуть на пиктограмме Экспресс-блоки и в раскрывшейся галерее выбрать имя требуемого Экспрессблока.

19.Сохраните документ, получившийся в результате использования всех новых приемов, в свою папку в формате .doc под именем Тема 3 + Ваше ФИО.

20.По указанию преподавателя удалите созданный ранее стандартный блок из коллекции стандартных блоков и созданный Вами параметр Автозамены.

Контрольные вопросы для письменного ответа:

1.В чем состоит предназначение Автозамены?

2.Как можно настроить параметры Автозамены?

3.Как можно вставить специальные символы и Дату и время в документ?

4.Как установить поля, не пользуясь меню?

5.Как выполнить автоматическую расстановку переносов в документе?