Конкретная информационная технология для своей реализации предполагает наличие:

• комплекса соответствующих технических средств, реализующих сам информационный процесс;

• системы средств управления техническим комплексом (для вычислительной техники это программные средства);

• организационно-методического обеспечения, увязывающего реализацию всех действий технических средств и персонала в единый технологический процесс в соответствии с назначением конкретного информационного процесса в рамках обеспечения определенной функции управленческой деятельности.

Управленческая деятельность основана на реализации всех перечисленных видов информационных технологий в соответствии с последовательностью и содержанием отдельных этапов процесса принятия решений. Поэтому современные информационные технологии обеспечения управленческой деятельности основаны на комплексном использовании различных видов информационных процессов, на базе единого технического комплекса, основой которого являются средства компьютерной техники.

Цели и использование современных информационных технологий в обеспечении управленческой деятельности

Управление организациями основано на следующих процессах:

• получение информации и ее обработка;

• анализ, подготовка и принятие решений;

• выполнение решений;

• учет и контроль принятых решений.

Деятельность служб делопроизводства направлена на организационное и документационно-информационное обеспечение указанных процессов.

Делопроизводственные функции формализованы и закреплены соответствующими государственными и отраслевыми стандартами и нормативными документами, что создает основу их автоматизации с использованием информационных компьютерных технологий. Реализация этой задачи позволяет повысить эффективность делопроизводственной деятельности и, как следствие, управления организацией.

Автоматизация делопроизводства преследует достижение следующих целей:

- в области работы с документами:

• повышение оперативности и качества работы с документами;

• упорядочение документооборота;

• создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии;

• создание для исполнителей необходимых условий для повышения доли нтеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции;

• исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;

- в области контроля над исполнительской дисциплиной:

• обеспечение контроля исполнения;

• обеспечение автоматизированного контроля прохождения документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов;

• обеспечения автоматизированного упреждающего контроля своевременного исполнения документов, поручений высших органов государственной власти и управления, поручений и указаний руководства организации, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;

• обеспечения автоматизированного упреждающего контроля своевременного исполнения документов, поручений высших органов государственной власти и управления, поручений и указаний руководства организации, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;

• сокращение сроков прохождения и исполнения документов;

- в области организации доступа к информации:

• обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме и их графических образов, а также всех сопутствующих документов (регистрационных карточек документов, приложений к ним, сопроводительных документов) с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу обеспечение оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов.

Совершенствование системы документационного обеспечения управления на базе современных информационных технологий создает основу для единой информационной системы, охватывающей все подразделения организации. При этом достигаются следующие цели:

• единый порядок индивидуальной и совместной работы с документами в подразделениях организации;

• создание сети, обеспечивающей движение потоков электронных документов между подразделениями организации;

• использование обшей для всех организаций системы индексации документов, общих справочников-классификаторов (таких как номенклатура дел), единой формы регистрационно-контрольной карточки (РКК) документов и т.п.