Организационные документы

Организационные документы – закрепляют конкретные функции, права и

обязанности органов управления на длительное время.

Все организации и предприятия вместе с актами государственной власти

управляют положениями, уставами, инструкциями и правилами.

В организационные документы входят: положения, уставы, инструкции, правила.

2.1.1. Положение – это правовой акт, который устанавливает основные

правила организационной деятельности государственных предприятий и учреждений,

а также их структурных подразделений. Положения составляются преимущественно

при создании новых предприятий или учреждений. Эти документы могут быть как

типичными, так и индивидуальными. Индивидуальные положения для отдельных

учреждений, организаций, предприятий составляются на базе типичных. Типичные

положения, как правило, утверждаются высшими органами управления.

Индивидуальные – управляющими предприятий, организаций, учреждений. Положение

должно содержать такие реквизиты: наименование вида документа, герб, название

учреждения, дата, месяц, издание, заглавие, гриф утверждения, текст.

Текст, обычно, состоит из таких разделов:

§ общие положения;

§ имущество и деньги предприятия;

§ производственная и хозяйственная деятельности;

§ права и обязанности предприятия или его подразделения;

§ структура управления;

§ реорганизация и ликвидация учреждения, организации, предприятия.

В первом разделе указывается цель создания предприятия, учреждения,

организации или ее структурных подразделений, главные задания, функциональные

связи с другими организациями, подразделениями.

Во втором разделе указываются основные и оборотные деньги, порядок купли

имущества, амортизационные отчисления и их предназначение, прибыль,

отчисления на премии рабочим и служащим, жилищный фонд, служебные помещения,

порядок использования излишков неиспользованных оборотных денег.

В других разделах регламентируется производительная сила и хозяйственная

деятельность предприятия. В зависимости от специфики деятельности в положении

можно также отобразить ход капитального строительства, находчивость и

рационализацию, положение материально –технического обеспечения.

2.1.2 Устав – это собрание правил, которые регулируют:

ü основы организации и деятельности предприятий и учреждений

определенной отрасли хозяйства;

ü условия создания, состав, строительство и деятельность конкретного

предприятия, организации, или учреждения определенной отрасли или сферы

управления;

ü конкретную сферу деятельности организаций.

Устав включает такие реквизиты:

· гриф утверждения высшей организации или органа управления;

· наименование вида документа (устав);

· заглавие;

· текст;

Текст включает такие разделы:

§ Общие положения, в которых раскрываются цель, задания и функции,

устава по объектам и субъектам и др.

§ Главная деятельность, ее содержание.

§ Планирование и учет работ.

§ Предназначение вспомогательных служб.

§ Взаимодействие с другими органами, аналогичными по деятельности.

§ Специфическая особенность деятельности.

§ Ответственность организации за надлежащее выполнение обязанностей и

порядок решения споров, предъявление претензий. Обычно, текст устава

разбивают на статьи (пункты), которые группируются в разделы (отмечаются

римскими цифрами).

2.1.3. Инструкция – это правовой акт, который издается органами

государственного управления для принятия правил, которые регулируют

организационные, научно – технические, технологические, финансовые и другие

специальные виды деятельности учреждений, предприятий, отдельных их

подразделений и служб, а также должностных особ или граждан. Каждая инструкция

должна быть утверждена высшими органами или управляющими организаций (с

проставлением номера и даты исполнения).

Инструкция, кроме грифа утверждения, имеют такие реквизиты:

· наименование ее вида;

· короткое содержание (заглавие);

· текст;

· должность и фамилия особы, ответственной за ее составление;

· подпись особы, дату и номер (индекс) соответственно классификаторам.

Текст подают в логичной последовательности, группируют по разделам, которым

иногда дают подзаглавия, делят на параграфы (отмечают арабскими цифрами). При

этом удобно пользоваться сквозной нумерацией. Разделы больших инструкций

обозначаются римскими цифрами, а пункты – арабскими.

2.1.4. Правила – это служебные документы, которые определяют

наставления или требования, которые регламентируют определенный порядок

действия, поведения. По форме и содержанию правила похожи на инструкции, иногда

они бывают их составной частью.

Реквизиты правила:

· гриф утверждения;

· вид документа (правила);

· заглавие (короткое содержание предназначения правила);

· дата и номер;

· текст (может состоять из пунктов);

· подпись особы, которая отвечает за составление правила;

· правила обязательны для выполнения.

2.2. Распорядительные документы

Этот вид документов реализует нормы, права, обязательные для исполнения.

Распорядительные документы должны составляться в соответствии с нормативно –

правовыми актами. Не один из них не может содержать положений, которые бы

противоречили закону.

Подготовка распорядительных документов довольно сложный процесс, в котором

можно выделить такие стадии: изучения сути вопроса, подготовка проекта

документа, его согласования и заверение.

Процедура составления и оформление распорядительных документов должна быть

расписана в инструкции по делопроизводству конкретного учреждения. В ней

излагаются: последовательность работ над проектом документа и требования,

соблюдение которых обеспечивает его юридическую полноценность. Подготовку

проекта распорядительного документа может быть поручено одному или нескольким

структурным подразделениям либо отдельным должностным лицам. Для разработки

проектов сложных распорядительных документов могут создаваться рабочие

группы, привлекаться квалифицированные специалисты, ученые. Основное

требование достаточная компетентность лиц, которые над ними работают. Чем

выше уровень документа, тем больше требования (профессионализм, глубокое

знание вопроса, культурный уровень, умение излагать мысль) к его составлению.

Юридическим основанием создания распорядительного документа может быть

издание документа государственными органами управления, конкретное поручение

высшего учреждения, потребности исполнительной и распорядительной

деятельности для решения управленческих заданий. Учреждение или структурное

подразделение может, в свою очередь, выступить инициатором разработки любого

вопроса распорядительного документа.

Первая стадия разработки распорядительного документа определение круга

вопросов, которые необходимо решить. Начинать работу следует с изучения

нормативно – правовых, прежде всего, законодательных, правительственных и

предыдущих распорядительных документов по вопросу который рассматривается.

Это обеспечит правовую основу создаваемого документа, его направленность,

дает возможность предотвратить дублирование и противопоставлению, заострить

внимание на нерешенные проблемы.

Подготовка проекта распорядительного документа требует подбора необходимой

информации, для чего используют различные справочно –информационные

документы, отчеты, справки, акты, служебную переписку и тому подобное.

Собрав и изучив необходимые материалы, достигнув ясности по сути вопроса,

который рассматривается, четко определив цель издания распорядительного

документа, начинают создание проекта. Особенное внимание концентрируют на

формировании основных положений конкретного решения.

В распорядительные документы входят: постановление, распоряжение, указание,

приказ.

2.2.1. Постановление – это правовой акт, который принимается высшими и

некоторыми центральными органами коллегиального управления, для решения

наиважнейших принципиальных вопросов и устанавливает стабильные нормы, правила

поведения.

Текст постановления, как правило состоит из двух частей: констатирующей и

распорядительной.

Первая включает вступление, оценку ситуации и, по необходимости основание для

издания или для ссылки на правовой акт высшего органа. В распорядительной

части подаётся перечисление мер, определяется исполнитель (исполнители) и

срок исполнения.

Постановление подписывается двумя особами: председателем коллегиального

органа и управляющим делами (секретарём).

2.2.2. Распоряжение – это правовые акты, которые издаются персонально

управляющим, головой коллегиального государственного органа, для решения

оперативных вопросов.

Как правило, этот документ имеет ограниченный срок действия и касается

узкого круга организаций, должностных особ и граждан.

Реквизиты распоряжений, в основном повторяют реквизиты решений.

2.2.3. Приказ – это правовой акт, который издаётся для исполнения

действующих законов, указов, постановлений и решений правительства, приказов и

инструкций высших органов.

Директор может издать приказ по всем вопросам его компетентности.

Этот документ является актом внутреннего управления, действия которых не

распространяется вне предприятия, объединения, учреждения.

Различаются приказы по особенности состава и приказы по общим вопросам.

Приказы по вопросам основной деятельности

Эти приказы включают такие реквезиты:

· название вида документа (приказ);

· дата;

· индекс;

· место издания или составления;

· заглавие к тексту;

· текст;

· подпись управляющего;

· отметка про согласование.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части: цель, и задание распорядительных действий и причины

издательства приказа.

Текст распорядительной части имеет властную форму изложения и начинается

словом «ПРИКАЗываю», которое печатается большими буквами на отдельной строке.

Распорядительная часть делится на пункты, которые нумеруются арабскими

цифрами. Каждый пункт начинается с обозначения исполнителя конкретного

действия, которое передаётся глаголом неопределённой формы.

Исполнителями могут быть отмечены организации или структурные подразделения.

Должностная особа отмечается в том случае, если приказ касается конкретной

особы.

Исполнитель записывается в дательном падеже (фамилия, должность, наименование

организации или структурного подразделения).

В последнем пункте распорядительной части указываются особы на которых

возлагаются контроль за исполнение приказа. Этот пункт записывают таким

образом : «Контроль за исполнение приказа возлагается на ...» (полное

наименование должности и фамилия в винительном падеже).

Приказы особенного состава

Такие приказы составляются отдельно от приказов по вопросам главной

деятельности и имеют некоторые особенности.

Текст заголовка пишется так:

§ о принятии на работу;

§ о переводе на другую работу;

§ о увольнении;

§ о предоставлении отпуска;

§ о наградах;

§ о нарушении;

§ о дисциплинарном взыскании.

Констатирующая часть может отсутствовать.

Распорядительная часть обязательно делится на пункты.

Каждый пункт приказа начинается глаголом, который означает действие:

назначить; перевести; уволить; объявить благодарность и т.д. (пишутся

большими буквами от нулевой позиции).

Потом с абзаца большими буквами пишут фамилию, а маленькими буквами – имя и

отчество особы для которой издаётся приказ, её должность, структурная часть,

куда она назначается.

Изложение содержания таких приказов, должно быть унифицировано.

2.2.4. Указания – это правовые акты руководящих органов государственного

управления преимущественно информационно–методического характера, а так же

связанные с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов этих и

высших органов управления.

Обычно указания выдаются при оформлении командировок, решении поточных

организационных вопросов, а так же для доведения исполнителем нормативных

материалов.

Формула указания содержат такие элементы:

v название ведомства, учреждения и структурного подразделения;

v вид документа;

v дата;

v место издания;

v индекс;

v заголовок;

v подпись;

v отметка о согласовании.

Текст документа начинается словами «ОБЯЗУЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», которые

печатаются большими буквами.

В зависимо от объёма, указания издают на бланках стандартных форматов А4 и

Справочно – информационные документы

Справочно – информационные документы – это документы которые составляют

большую часть документооборота предприятий, учреждений, организаций, и

осветляет различные стороны их деятельности.

В справочно – информационные документы входят: акт, протокол, справка,

докладная записка, объяснительная записка, служебное письмо, телеграмма,

телефонограмма, договор.

6.1. Акт – это документ, который составляется несколькими особами

и утверждает установленные факты и действия.

Реквизиты акта:

· название вида документа;

· дата;

· индекс;

· место составления или издания;

· заглавие к тексту;

· текст;

· отметка о наличие дополнений;

· подпись;

· гриф утверждения.

Требования для оформления текста:

Заглавие к тексту включает название или короткое содержание актированного

факта или действия.

Текст составляется из двух частей: вступительной и констатирующей.

Вступительная часть строится по схеме:

а) Основание.

б) Составленный комиссией в составе.

в) Председатель.

г) Члены комиссии.

При перечислении особ, которые принимали участие в составлении акта,

указываются их должности, адреса, фамилии, инициалы. Если акт составляется

комиссией, первым указывают председателя комиссии, его должность, фамилию и

инициалы. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке,

нумеруют арабскими цифрами и печатают через полтора интервала.

В констатирующей части указывается цель и задание, содержание и характер

сделанной работы, фиксируются установленные факты.

Текст акта, должен содержать сведенья о количестве копий и месте их нахождения.

Дата акта должна соответствовать дню факта, что актируется.

6.2. Протокол – это документ, который фиксирует ход обговоренных

вопросов и одобрения решений на собраниях, совещаниях, конференциях и

заседаниях коллегиальных органов.

В зависимости от полноты освещения хода заседания протоколы бывают сжатыми и

полными. В сжатых протоколах указывают лишь повестку дня, фамилию

докладывающего, тех кто выступил в дебатах, и принятые решения.

Полные протоколы с изложением содержания выступлений позволяют составить

впечатления не только о характере самого собрания, совещания, а и про

деятельность в целом.

Реквизиты протокола:

· название вида документа;

· дата заседания;

· индекс;

· место заседания;

· гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению);

· заглавие (наименование коллегиального органа или название собрания);

· вступительная часть текста (состав присутствующих);

· повестка дня;

· текст;

· личная подпись управляющего;

· личная подпись секретаря.

Оформление протокола:

ü Протокол оформляется на общих бланках или на специальных бланках

формата А4.

ü Датой протокола является дата заседания.

ü Протокол нумеруется в рамках календарного года.

ü Заглавие содержит такую информацию: вид совещания (заседания,

митинг), название коллегиального органа и вопрос который обговаривается.

ü Текст протокола.

Вступительная часть имеет постоянную информацию (слово «ПРЕДСЕДАТЕЛЬ»,

«СЕКРЕТАРЬ», «ПРИСУТСВОВАЛИ») и изменяющуюся информацию (фамилия и инициалы

председателя, секретаря, присутствующих).

Слово «ПРЕДСЕДАТЕЛЬ», «СЕКРЕТАРЬ», «присутствовали» печатаются от нулевого

положения табулятора, ставится тире, потом печатаются инициалы и фамилия в

именительном падеже.

Фамилии членов коллегиального органа и приглашенных записываются в алфавитном

порядке (отдельно члены комиссии, отдельно приглашенные). Их печатают в один

ряд. Фамилии приглашенных следует указывать, если их количество не превышает

15 человек. Иначе к протоколу прилагается список присутствующих. После

инициалов и фамилий, приглашенных необходимо указать в скобках название

учреждения.

Вступление протокола заканчивается повесткой дня. С нулевого положения

табуляра печатаются «Повестка дня», ставят две точки через два интервала,

ниже печатают с красной строки порядковые номера вопросов. Вопросы в повестке

дня (доклад, отчет, информация) необходимо разместить таким образом, чтобы

наиважнейшие и сложные были первыми. Вопросы перечисляют в именительном

падеже. Названия должности, инициалы и фамилии печатаются в родительном

падеже.

Главная часть текста протокола составляется с позиций согласно пунктам

повестки дня. Каждую позицию нумеруют арабскими цифрами. Текст позиции

строится по схеме: «СЛУШАЛИ» – «ВЫСТУПАЛИ» – «ОДОБРИЛИ» («ПОСТАНОВИЛИ»).

Слова «СЛУШАЛИ», печатаются большими буквами, перед словом ставится цифра,

что соответствует вопросу, после слова «СЛУШАЛИ», ставят двоеточие. Инициалы

и фамилию (без должности) докладчика необходимо писать в родительном падеже,

с новой строки; после фамилии ставится тире и с большой буквы пишут

содержание доклада в виде прямой речи. Если текст доклада застенографируется

или подается докладчикам, то после тире также с большой буквы пишут: Доклад

прилагается.

Слово «ВЫСТУПИЛИ», печатают большими буквами, после него ставится двоеточие.

Инициалы и фамилии пишут в именительном падеже с абзаца (в скобках указывают

должность) потом ставят тире и с маленькой буквы печатается содержание

доклада.

Вопросы докладчику и ответы включаются в раздел «ВЫСТУПИЛИ» и оформляются

также (вместо слов, вопросов и ответов пишут инициалы и фамилии).

Слово «ОДОБРИЛИ» («ПОСТАНОВИЛИ») печатают большими буквами, через два

интервала ниже предыдущего текста. Если в постановлении размещаются разные по

характеру вопросы, то оно может делиться на пункты, которые нумеруются

арабскими цифрами. Каждый пункт печатается с новой строки.

6.3. Справка – это документ информационного характера;

составляется по указанию высшего органа или управляющей служебной особой. Это

также документ, который свидетельствует о фактах из жизни и деятельности

отдельных граждан, или разные обстоятельства и факты из деятельности

предприятий, учреждений, организаций (служебная справка).

Реквизиты справки:

· название вида документа;

· дата;

· индекс;

· место составления или издания;

· заглавие к тексту;

· адресат;

· текст;

· дополнение;

· подпись.

Справки особенного характера могут просто подтверждать тот или иной

юридический факт, или иметь особое предназначение, которые как правило

указывают в конце текста.

6.4. Докладная записка – это документ который адресуется

управляющему данной или высшей организации и содержит детальное изложение

какого–нибудь вопроса с выводами и предложениями составителя.

Если записка содержит ведомости внутреннего характера, то она подписывается

составителем. Такие докладные записки оформляются на чистых листах бумаги А4,

содержат дату и заглавие к тексту.

Докладная записка имеет также реквизиты (на общем бланке):

· название вида документа;

· дата;

· индекс;

· место издания;

· заглавие к тексту;

· текст;

· отметка о наличие дополнений;

· подпись.

6.5. Объяснительная записка – этот документ объясняет содержание

отдельных положений главного документа (плана, проекта и т. п.). В зависимости

от содержания и предназначения объяснительной записки делится на две группы:

Записки граждан по поводу их поведения, работы и т. д.; записки служебного

характера; оформляется этот документ аналогично докладной записке.

6.6. Служебное письмо – текст и формы писем не унифицированные.

Чаще общие реквизиты писем такие:

· эмблема (знак);

· наименование предприятия, учреждения, организации (автора документа);

· наименование структурного подразделения;

· адрес (индекс предприятия связи пишется спереди);

· телефон;

· телеграфный шифр;

· отделение банка и расчетный счет;

· дата;

· почтовый индекс адресата;

· заглавие (если письмо написано на листе А4).

Письмо начинается ссылкой на номер и дату документа который стал поводом для

написания письма, потом идет текст, а после него ставится реквизит «подпись

должностной особы».

В левом нижнем углу письма пишется фамилия исполнителя документа, и номер его

телефона, а также делается отметка о исполнении документа и направление его в

дело. Если письмо пишется не на бланке, тогда для углового штемпеля

оставляется место: 15 междустрочных интервалов.

Служебные письма имеют большое количество видов:

ü сопровождающие;

ü информационные;

ü гарантийные;

ü рекламные;

ü претензионные;

ü арбитражные и т. д.

Более жесткие правила оформления имеет коммерческое письмо, которое являет

собой документ, где каждое слово и выражение имеет определенное значение и не

допускаются другие толкования. Такие письма пишутся на бланках стандартного

образца.