Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:

Пособие Office 2007 ч

.2.pdf
Скачиваний:
23
Добавлен:
22.05.2015
Размер:
2.6 Mб
Скачать

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «СЕВЕРО-КАВКАЗСКАЯ АКАДЕМИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ»

Кафедра информационных технологий

И.Е.Гайсинский Н.Н.Еременко Н.А.Феоктистова

MS Office 2007:

Система обработки данных

Часть 2

Учебное пособие

Ростов-на-Дону

2010

Северо-Кавказская академия государственной службы

Кафедра информационных технологий

Гайсинский И.Е. и др.

MS Office 2007: система обработки данных. Ч.2. Учебное пособие/ И.Е. Гайсинский, Н.Н. Еременко, Н.А. Феоктистова. Рос- тов-н/Д: Изд-во СКАГС. 2010. С. 108.

Рекомендуется в качестве учебного пособия при проведении практических занятий по дисциплинам информационнотехнологического цикла, а также для самостоятельной работы студентов, аспирантов, научных работников и слушателей системы переподготовки и повышения квалификации.

Печатается по решению кафедры. Протокол № 4 от 19 мая 2010г.

2

Содержание

 

ВВЕДЕНИЕ .................................................................................

4

РАЗДЕЛ 1. СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ

 

ДАННЫХ MS ACCESS ............................................................

6

ГЛОССАРИЙ ................................................................................

6

ТЕМА 1.1. СУБД ACCESS: ТАБЛИЦЫ, ЗАПРОСЫ, ОТЧЕТЫ..........

8

ТЕМА 1.2. СУБД ACCESS: СХЕМА ДАННЫХ,

 

КЛЮЧЕВЫЕ ПОЛЯ......................................................................

21

ТЕМА 1.3. СУБД ACCESS: ФОРМЫ...........................................

33

ТЕМА 1.4. СУБД ACCESS: ЛОГИЧЕСКИЕ ФУНКЦИИ, ГРАФИКИ 44

РАЗДЕЛ 2. МАСТЕР ПРЕЗЕНТАЦИЙ

 

MS POWERPOINT ...................................................................

57

ГЛОССАРИЙ ..............................................................................

57

ТЕМА 2.1. POWERPOINT: СЛАЙДЫ, АНИМАЦИЯ .......................

58

ТЕМА 2.2. POWERPOINT: НАВИГАЦИЯ......................................

62

3

Введение

Приложение MS Access в составе MS Office 2007 –

система управления базами данных (СУБД) предназначена для работы под управлением семейства операционных систем

Microsoft Windows Vista и выше.

MS Access – реляционная база данных, в которой для хранения информации используется система взаимосвязанных двумерных таблиц. Такой способ организации позволяет данные (записи) в одной таблице связывать с данными (записями) в других таблицах через уникальные идентификаторы (ключи) или ключевые поля.

В состав СУБД MS Access входят таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули, хранящиеся в общем файле базы данных на жестком диске или на других носителях. Таблицы предназначены для хранения данных, с помощью запросов пользователь может объединять данные из разных таблиц, производить расчеты, отбирать данные по заданным критериям. Таблицы и запросы могут быть использованы в качестве источника данных для форм и отчетов. Формы позволяют организовать эффективный ввод данных и создавать удобный кнопочный интерфейс.

СУБД MS Access обладает удобными и гибкими средствами визуального проектирования объектов с помощью Мастеров, что дает возможность пользователю при минимальной начальной подготовке довольно быстро создавать полноценную информационную систему на уровне таблиц, запросов, форм и отчетов.

Основные возможности СУБД MS Access:

проектирование базовых объектов – двумерных таблиц с полями разных типов данных;

создание связей между таблицами, с поддержкой целостности данных, каскадного обновления полей и каскадного удаления записей;

4

ввод, хранение, просмотр, сортировка, изменение и выборка данных из таблиц с использованием различных средств контроля информации, индексирования таблиц и аппарата алгебры логики;

создание, модификация и использование запросов, форм, отчетов, макросов и программ.

В MS Access предусмотрена система оперативной помощи – «Справка Access» (клавиша F1).

Программа MS PowerPoint является лидером среди систем для создания презентаций. В ее состав входят различные шаблоны и мастера, позволяющие создавать профессионально выполненные слайды и диаграммы. Презентации MS PowerPoint являются самым наглядным и красочным приложением, работа с ним не вызывает особых сложностей. По сравнению с MS Office 2003 в MS PowerPoint 2007 значитель-

но расширены возможности работы с графикой, создания организационных схем и диаграмм, построения интерактивных презентаций.

Задания, включенные в данное пособие, отражают все основные компоненты, используемые при разработке мультимедийных презентаций.

5

Раздел 1. Система управления базами данных

MS Access

Глоссарий

База данных – это интегрированная совокупность структурированных и взаимосвязанных данных, организованная по определенным правилам, которые предусматривают общие принципы описания, хранения и обработки данных в определенной предметной области.

Внешний (вторичный) ключ – это одно или несколько полей (столбцов) в таблице, содержащих ссылку на поле или поля первичного ключа в другой таблице. Значения вторичного ключа могут повторяться.

Главная таблица – это таблица, содержащая первичный ключ.

Запрос или представление – виртуальная таблица, создаваемая пользователем для отбора данных по заданным критериям, произведения различных расчетов, позволяющая объединять данных из разных таблиц или запросов.

Ключ – это поле или несколько полей (столбцов), добавляемых к таблице и позволяющих установить связь с записями в другой таблице.

Отчет – форматированное представление данных, которое выводится на экран, на печать или в файл.

Первичный ключ – одно или несколько полей (столбцов), комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице.

Подчиненная таблица – таблица, содержащая вторичный ключ.

Простой ключ – это поле, содержащее неповторяющиеся данные, и ни при каких условиях не принимающее значе-

ния Null.

6

Реляционная база данных. В реляционных БД для хра-

нения и представления данных используются двумерные таблицы, между записями которых устанавливаются связи. В таблицах строки называются записями, а столбцы полями.

Реляционная модель данных – совокупность простей-

ших двумерных таблиц–отношений, т.е. простейшая двумерная таблица, определяется как отношение (множество однотипных записей объединенных одной темой).

Составной ключ. В случаях, когда невозможно создать уникальное значение ключевого поля для каждой записи, существует возможность создать ключ, состоящий из значений нескольких полей (не обязательно ключевых).

Таблица – это двумерные таблицы базы данных, хранящие сведения по конкретному вопросу.

Форма. Позволяет создавать удобный для пользователя режим ввода и корректировки данных, что существенно облегчает эту работу, форму можно использовать как кнопочный интерфейс, открывающий другие формы или отчеты базы данных.

Макрос. Программа, создаваемая пользователем на специальном языке макрокоманд.

Программа. Программа пользователя, написанная на языке высокого уровня Visual Basic Application (VBA).

7

Тема 1.1

СУБД Access: таблицы, запросы, отчеты

Цель работы: приобретение основных навыков работы по созданию таблиц, разработке и построению запросов, созданию и конструированию отчетов.

Задание

На основе имеющихся данных создать БД Санатории-

профилактории Ростовской области, в состав которой вхо-

дят: таблица Список и исходными данными, четыре запросавыборки по заданным критериям, пять отчетов, создаваемых как на основе таблицы Список, так и с использованием построенных запросов.

Порядок выполнения работ

1.Создание БД Санатории-профилактории РО. 1.1. Запустите MS Access:

нажмите меню Пуск Программы Microsoft Office Microsoft Office Access;

в открывшемся диалоговом окне Приступая к рабо-

те с Microsoft Office Access щелкните мышью по пиктограмме Новая база данных;

1.2.Справа появится вкладка Новая база данных (рис.1):

в поле Имя файла: необходимо стереть стандартное имя База данных1и напечатать Список;

с помощью пиктограммы Папка откройте свою папку;

щелкните по кнопке Создать;

автоматически после создания оболочки БД Access создает пустую таблицу, которую необходимо закрыть без сохранения.

8

Рис.1. Вкладка Новая база данных

2.Создание таблицы Список.

2.2.Перейдите на вкладку Создание и щелкните по кноп-

ке Конструктор таблиц;

в появившемся окне конструктора (рис.2) опишите структуру создаваемой таблицы (таб.1);

Рис.2. Окно Конструктор таблиц

9

 

 

Таблица 1

 

 

 

 

Имя поля

Тип

Раздел Свойства поля

 

данных

 

 

 

 

 

 

 

 

Наименование

Текстовый

Размер поля: 100

 

Район

Текстовый

Размер поля: 25

 

Адрес

Текстовый

Размер поля: 50

 

Заболевания

Текстовый

Размер поля: 50

 

Койко-мест

Числовой

Размер поля: длинное целое

 

закройте окно конструктора;

на сообщение Сохранить изменение структуры или макета таблицы Таблица1? ответьте: Да.

в поле Имя таблицы сотрите предложенное название и напечатайте Список;

на запрос Создать ключевое поле? Ответьте: Нет.

2.3.Заполните таблицу данными (таб.2).

 

 

 

 

Таблица 2

Наименова-

Район

Адрес

Заболевания

Койко-

 

ние

мест

 

 

 

 

 

Надежда

Ростов-

ул. Подъ-

нервная и

230

 

 

на-Дону

ездная, 55

сердечносо-

 

 

 

 

 

судистая сис-

 

 

 

 

 

темы

 

 

Надежда

Ростов-

ул. Подъ-

опорно-

230

 

 

на-Дону

ездная, 55

двигательный

 

 

 

 

 

аппарат

 

 

Надежда

Ростов-

ул. Подъ-

желудочно-

230

 

 

на-Дону

ездная, 55

кишечный

 

 

 

 

 

тракт

 

 

Санаторий

Ростов-

ул. Социа-

общетерапев-

140

 

ростовского

на-Дону

листиче-

тические

 

 

строительно-

 

ская, 162

 

 

 

го универси-

 

 

 

 

 

тета

 

 

 

 

 

 

 

10