Аверянов Современная информатика 2011

Магазин № 1

	A	B	C	D	E	F
1	Продукт	Цена	Поставлено	Продано	Осталось	Выручка
2	Сахар	14	200	100	100	1400
3	Творог	18	100	90	10	1620
4	Сыр	90	150	80	70	7200

Рис. 10.2. Фрагмент электронной таблицы в режиме отображения значений

Программа Excel позволяет работать с очень многими таблицами, размещенными на листах рабочих книг. Excel – многооконная программа. Одно окно на экране можно разделить на два или четыре подокна и одновременно работать с разными таблицами или с несколькими фрагментами одной и той же таблицы. Имеется много операций с таблицами и их фрагментами: удаление, вставка, перемещение, сортировка по заданным критериям. Можно выделять фрагменты таблицы произвольного размера и выполнять операции с этими фрагментами, например находить сумму, среднее значение, максимум и минимум по фрагментам. Excel может работать с числами, денежными величинами в разных валютах и процентами.

Электронные таблицы Excel применимы для ведения простейших баз данных реляционного типа, хотя открывающиеся здесь возможности существенно меньше, чем в программе Access. Программа Excel позволяет также решать некоторые (относительно несложные) задачи поиска оптимальных решений различных проблем при наличии дополнительных условий, например задачу максимизации прибыли от продажи товаров при ограничениях на продажную цену и оплату труда.

Результаты вычислений могут представляться в виде таблиц, а также в виде черно-белых или цветных графиков, стандартных или нестандартных диаграмм разнообразной формы (круговых, линейчатых, столбчатых, кольцевых, лепестковых, точечных) и масштаба. Предусмотрены средства контроля вводимой информации по определенным критериям и средства защиты информации. Имеются многочисленные средства улучшения внешнего вида таблиц. Программы, выполняющие столь разнообразные действия с таблицами, иногда называются табличными процессорами.

331

Богатые возможности Excel позволяют активно использовать эту программу в бухгалтериях, магазинах, биржах, складах, банках, брокерских конторах и многих других организациях для планирования, анализа и прогноза деятельности.

10.3. Автоматическое распознавание текстов

После ввода документа с помощью сканера в памяти компьютера создается графический образ документа, представляющий собой, как уже отмечалось, всего лишь набор разноцветных точек. Поэтому требуется распознавание текста. Современные программы распознавания достаточно уверенно распознают даже весьма вычурные тексты на одном или нескольких языках, иногда даже рукописные. Из программ, способных распознавать тексты на русском языке, наиболее известна программа Fine Reader отечественной разработки. Она может распознавать тексты на русском, английском, немецком, французском, украинском и многих других языках, а также смешанные двуязычные тексты; работать с разными моделями сканеров и с пакетами документов или многостраничными документами; объединять сканирование и распознавание в единую операцию; способна к обучению для распознавания сложных или неразборчивых шрифтов. Программа Fine Reader также распознает бланки, т.е. отформатированные документы, в поля которых внесены данные (например, анкеты, бюллетени для голосования, опросные листы). Бланки состоят из постоянной части, в которой содержится информация, используемая при заполнении бланка, и переменной части, в которую в ходе заполнения заносятся данные. Часто приходится последовательно обрабатывать многие тысячи однотипных бланков (результаты голосования или опроса).

В программе используется оконная технология, причем на экране отображается строка меню, ряд панелей инструментов и рабочая область документа. Преобразование исходного бумажного документа осуществляется в три этапа:

1)сканирование, в результате которого изображение преобразуется в цифровую форму;

2)требуемая сегментация текста, так как исходный текст может иметь сложный формат, например располагаться внесколько колонок,

332

перемежаться рисунками и подписями к ним; поэтому для распознавания необходимо выделить сегменты (блоки) с цельными фрагментами однородного текста; сегментация может выполняться автоматическиили полуавтоматически(с «подсказкой» пользователя);

3) собственно распознавание, которое обычно выполняется автоматически, если не требуется обучение.

Распознаваемый текст отображается в отдельном окне на экране монитора и может редактироваться и форматироваться независимо от исходного текста. Цветом будут выделены те символы, которые программа считает неоднозначно опознанными. Полученный в результате распознавания текст можно сохранить в виде форматированного или неформатированного документа.

10.4. Автоматизированный перевод документов

Средства автоматизированного перевода можно разделить на две группы: электронные словари и программы перевода. Электронные словари служат для перевода отдельных слов и позволяют немедленно получить требуемое слово на одном или нескольких других языках. В настоящее время электронные словари выпускаются в самом различном исполнении и могут устанавливаться на стационарных и переносных компьютерах, вплоть до электронных блокнотов карманного формата. Электронные словари в переносных компьютерах обладают довольно значительным словарным запасом и дают возможность прямого и обратного перевода на ряд языков, например с русского языка на английский, немецкий, французский языки, и обратно. Карманные электронные словариблокноты удобны для туристов и лиц, профессионально общающихся с иностранцами: гидов-переводчиков, работников фирм, персонала гостиниц и т.п. Электронные словари, установленные на стационарных компьютерах, могут разделяться по областям знаний (технические, физические, химические, математические, военные словари, словари по вычислительной технике и др.), обычно дают наборы значений и примеры употребления отдельных слов и используются переводчиками, которые большую часть перевода выполняют самостоятельно.

Программы перевода предназначены для перевода текста полностью, хотя получение перевода высокого качества, в особенности

333

художественной литературы, пока находится за пределами возможностей современных компьютеров. Однако перевод деловых, научных, технических документов может быть выполнен вполне удовлетворительно и требовать лишь относительно небольшой доработки. Качество перевода зависит от полноты используемых словарей и грамматических правил. Распространенной программой перевода является Promt, имеющая несколько версий и предназначенная для перевода с английского, немецкого и французского языков на русский, и обратно.

Программой Promt используются при переводе словари трех типов: генеральный словарь, специализированные словари и пользовательский словарь. Генеральный словарь содержит основную лексику соответствующего языка и всегда используется при переводе. Специализированные словари разделяются по областям знаний и подключаются к переводу в соответствии с тематикой документа. Пользовательский словарь составляется и пополняется пользователем, содержит слова и словосочетания, отсутствующие в других словарях, а также дает более точный перевод специальных терминов и речевых оборотов по профилю документа. При переводе поиск слов всегда начинается с пользовательского словаря, продолжается в специализированных словарях и заканчивается генеральным словарем. Слова, специально выделенные пользователем в тексте, могут переводиться побуквенно, например имена собственные. Некоторые указанные пользователем (зарезервированные) слова (например, Windows, HTML, служебные слова языков программирования типа begin, end, do и др.) или целые фрагменты текста (например, программы на языках программирования) сохраняются без перевода. Может использоваться общий пополняемый список всех зарезервированных слов.

В исходном тексте возможны слова или фрагменты, не поддающиеся переводу из-за опечаток, плохого качества печати документа, неправильного распознавания при вводе в компьютер, наличия собственных имен или слов, отсутствующих в словарях. Поэтому при переводе как исходный текст, так и перевод нуждаются в редактировании. Для работы программа Promt, помимо меню и панелей инструментов, открывает на экране монитора три окна (рис. 10.3): окно исходного документа, окно перевода и окно, называемое информационной панелью для ввода информации о перево-

334

димом документе и специальных настройках, например указаний о побуквенном переводе или о сохранении слов и фрагментов текста без перевода.

Меню

Панель инструментов

Исходный документ	Перевод

Информационная панель

Рис. 10.3. Экран монитора в программе Promt

Впрограмме Promt имеются также средства быстрого автоматического перевода без активного участия пользователя, дающие возможность оперативно выполнять приближенный перевод отдельного текста или группы текстов, позволяющий понять их смысл. Быстрый перевод последовательности файлов, организованной в виде очереди, осуществляется с помощью приложения File Translator, a быстрый перевод отдельного неформатированного текста – с помощью приложения Qtrans (от слов quick translator) программы Promt. Средства быстрого перевода особенно удобны для оперативного перевода документов, поступающих по сети Internet. Для быстрого перевода Web-страниц в сети Internet предназначено приложение WebView программы Promt, близкое по своим возможностям к программе Internet Explorer.

10.5.Подготовка презентаций

Вофисной технологии презентацией называют набор цветных слайдов с текстовой и графической информацией на некоторую конкретную тему, предназначенных для демонстрации в реклам-

335

ных или ознакомительных целях определенной категории зрителей – потенциальных покупателей, клиентов или заказчиков, акционеров, туристов, читателей, работников средств массовой информации. Презентации в этом понимании могут также использоваться в учебном процессе, для демонстрации достижений и в докладах на научно-технических конференциях, семинарах, совещаниях. Набор подготовленных слайдов составляет слайд-фильм (диафильм), который может демонстрироваться на большом экране с помощью слайд-проектора (диапроектора), управляемого компьютером или докладчиком. Демонстрационные материалы могут готовиться и на обычной кинопленке. По аналогии с кинофильмами слайды часто называют кадрами. Использование современных средств мультимедиа позволяет также готовить презентации с применением более совершенных звуковых и изобразительных средств, включая фрагменты кинофильмов или мультфильмов.

Впакете MS Office имеется программа PowerPoint для подготовки и редактирования произвольных презентаций. Подготовленная этой программой презентация сохраняется в виде файла с расширением .ppt. Программа PowerPoint выполняет две группы операций: 1) создание и редактирование отдельных слайдов; 2) монтаж презентации (слайд-фильма) из готовых слайдов. PowerPoint – многооконная программа, т.е. на экране монитора можно одновременно открыть несколько окон, в каждом из которых редактируется один из файлов с расширением .ppt. Для каждого слайда сначала готовится приближенный макет, который затем дорабатывается (редактируется) в содержательном и изобразительном отношении. Элементы макетов делятся на две категории: тексты и объекты (графика, звук и т.п.).

Вприложении к программе, называемом Microsoft Clip Art Gallery, имеется большая коллекция готовых изображений на различные темы, которые можно вставлять в создаваемые слайды. Можно также вставлять в слайды дополнительные тексты, фигуры, собственные рисунки, диаграммы из программы Excel и др.; вызывать программу проверки орфографии; применять средства мультимедиа и анимации при подготовке презентаций для получения движущихся изображений; пользоваться готовыми шаблонами презентаций (слайд-фильмов) с рекомендуемым дизайном, которые хранятся в файлах с расширением .pot. Набор этих шаблонов мож-

336

но пополнять. Подготовленная презентация записывается на дискету или оформляется в виде набора диапозитивов.

Упрощенной версией программы PowerPoint является программа MS PowerPoint Viewer, которая дает возможность лишь демонстрировать уже готовые слайд-фильмы. Этой программой удобно пользоваться, например, если надо организовать показ слайдфильма с другого компьютера, на котором отсутствует программа PowerPoint. При демонстрации смонтированных слайд-фильмов наибольшие возможности открываются, если компьютер снабжен средствами воспроизведения изображений с экрана монитора на большом экране. Используя такую технику, можно демонстрировать кадры «с наплывами» снизу, сверху, слева, справа; переставлять или пропускать отдельные кадры; удерживать кадр на экране заранее установленное время; изменять последовательность кадров; показывать в обратном порядке; автоматически повторять слайд-фильм; выполнять другие манипуляции. На время демонстрации можно превратить указатель мыши в специальный «карандаш», писать и рисовать им на экране, т.е. на демонстрируемом слайде (слайд в это время покоится); сделанные надписи и рисунки по окончании демонстрации на слайде не сохраняются. Каждый кадр, демонстрируемый на экране, можно сопровождать пустой страницей, например для комментария к демонстрации (если требуется – с использованием «карандаша»). Часть указанных возможностей сохраняется и при демонстрации презентации, оформленной в виде набора диапозитивов, с помощью подключенного к компьютеру диапроектора.

10.6.Электронные календари и скоросшиватели

Вофисной работе всегда используются те или иные настольные календари, еженедельники, блокноты для заметок, в которых указываются дела, встречи, мероприятия, запланированные на дни недели, месяца, года. Этим целям может служить электронный календарьеженедельник, реализованный в виде программы Outlook («перспектива») в пакете MS Office. Эта программа позволяет составлять и оперативно вести как личные, так и коллективные электронные календари, в которых детально распланированы дни и часы всех мероприятий на многие годы (до 4500 года!). Листы электронного кален-

337

даря можно перелистывать как в обычном календаре или сразу обращаться к конкретной дате. На экране монитора можно показывать различные виды календаря: на неделю, месяц, год.

Программа Outlook максимально облегчает составление деловых расписаний. При назначении времени планируемого мероприятия программа предупреждает, если это время уже занято, не допуская таким образом противоречивых или некорректных сроков. При планировании деятельности принимаются также во внимание праздничные дни, под которыми понимаются как общегосударственные праздники многих стран, так и коллективные (юбилеи), личные (дни рождения), семейные (годовщины различных событий). Запланированные мероприятия легко переносить или отменять. Программа способна работать как фоновая, когда компьютер используется для других целей. В таком режиме программа может за некоторое заранее заданное время напоминать о времени, тематике и месте проведения намеченного мероприятия.

Программа применима для планирования регламента и расписания совещаний со многими участниками; предупреждает о регулярных встречах по расписанию; облегчает ведение переписки, в том числе с помощью электронной почты; обеспечивает получение сообщений и своевременное отправление ответов на них, рассылку поздравлений указанным адресатам к соответствующим датам и выполнение многих других функций, типичных для секретариата. С помощью программы можно создать, вести учет и планирование текущих задач в деловой деятельности, разделив их по различным категориям – «папкам», например, выделив папки «Контакты», «Поздравления», «Поставки», «Подарки», «Заметки», «Учебные занятия», «Техника», «Транспорт», «Финансы», «Повышение квалификации» и т.п.; отображать на экране задачи текущего дня, недели, месяца, года; удалять или переносить в архив выполненные задачи. При использовании программы несколькими пользователями программа позволяет обеспечить защиту информации от несанкционированного доступа, в частности информация о личных встречах недоступна всем другим пользователям. Для улучшения наглядности информацию на экране можно сортировать и группировать.

Особое место в электронном календаре занимают «события», под которыми понимаются мероприятия, продолжающиеся не менее суток. Среди них выделяются регулярные, например ежегод-

338

ные, и нерегулярные (сессии, командировки) события. Программа наблюдает за тем, чтобы запланированные мероприятия были отложены или отменены в соответствии с событиями.

Некоторое неудобство электронного календаря – меньшая портативность по сравнению с обычными еженедельниками. Для частичной компенсации этого недостатка предусмотрена возможность печати страниц электронного календаря на листах заданного формата, которые можно сброшюровать и всегда иметь с собой.

Вканцелярской работе, как известно, часто используются скоросшиватели различных типов или подшивки документов, позволяющие собрать вместе различные документы по определенной тематике. В выполнении этой задачи может быть полезной программа Binder, имеющаяся в пакете MS Office. Программа позволяет составлять и редактировать подшивки различных документов – файлов, называемых разделами, часть которых уже может быть создана программами Word, Excel, PowerPoint; работать с любым разделом непосредственно в окне подшивки, оформить все разделы

ведином стиле, пронумеровать страницы подшивки, составить ее оглавление; некоторые разделы сделать скрытыми; отдельные разделы или всю подшивку вывести на печать и т.п.

Следует заметить, что использование программы Binder возможно лишь в персональных компьютерах класса не ниже Pentium 100 с емкостью оперативной памяти не менее 32 Мбайт.

10.7.Технология офисной работы в сети Internet

Вдеятельности современного офиса обычно широко используются возможности, открываемые глобальной сетью Internet. Основное назначение Internet – предоставление доступа к коллективным ресурсам и обеспечение обмена информацией между пользователями (абонентами) сети. Ресурсами Internet считаются серверы, страницы, сайты, файлы и каталоги. Серверы или, точнее, сетевые серверы – это узлы сети в виде мощных компьютеров, обеспечивающих передачу информации в сети с использованием хранящихся в этих компьютерах специальных программ, которые часто также называют серверами или программами-серверами. Владельцы серверов (провайдеры) за определенную плату обеспечивают абонентов услугами сети. Пространство «Всемирной паутины» WWW

339

составляют отдельные документы – Web-страницы. Используется также термин «страница». Страница – это особый объект, выполненный в коде HTML (сокращение от слов Hyper Text Markup Language), размещенный на Web-странице и передаваемый абоненту вместе с ней. Совокупность тематически объединенных Webстраниц, принадлежащих некоторому абоненту и размещенных на каком-либо сервере, составляет сайт (site – участок). Для адреса-

ции ресурсов используется унифицированный указатель на ресурс,

сокращенно URL (Unified Resource Locator).

Важнейшими видами офисной работы в сети Internet являются: целенаправленное движение по сети (навигация); поискинформациивсети поразличным запросами еепросмотр; использование ресурсов сети;

сохранение найденной информации путем печати или копирования на сетевой компьютер;

размещение в сети собственной информации; использование средств электронной почты.

Для выполнения этой работы предназначена однооконная программа Internet Explorer, включенная в пакет MS Office и представляющая собой широко распространенный браузер. Первоначально функции браузеров (браузер – обозреватель, навигатор), ограничивались просмотром электронных документов в сети Internet, выполненных в формате HTML. Современные браузеры, к которым относится и Internet Explorer, способны воспроизводить не только текст, но также музыку и человеческую речь, обеспечивают прослушивание радиопередач в сети Internet, обслуживание электронной почты и телеконференций, в том числе и видеоконференций. В

терминологии Internet телеконференция или служба новостей –

это средство распространения тематической информации, не предназначенной для конкретного адресата, хранящейся на специально выделенных «серверах новостей» и доступной всем пользователям этих серверов. Пользователи могут отправлять в телеконференции свои отклики или новые сообщения, которые также должны иметь общий характер, поскольку они общедоступны.

Технология работы с программой Internet Explorer близка к технологии работы в ОС Windows. Навигация в сети Internet состоит в переходе к той или иной странице. Примерами страниц Internet могут быть Web-страницы «паутины» WWW и каталоги файлов FTP.

340