Ю.В. Клещ Шаблоны и формы MS Word

10

Пример № 10. Сравнение выбранного элемента списка: With ActiveDocument

If .FormFields («Список1»).DroupDown.Result = “Директор” then

.FormFields («Текст2»). Select end if

end with

Пример № 11. Перемещение содержимого первого текстового поля в буфер обмена Word и вставка его во второе текстовое поле:

With ActiveDocument

.FormFields («Текст1»).Cut

.FormFields («Текст2»).Select

.FormFields («Текст2»).Paste end with

Справочная система Word VBA пре-
доставляет возможность легко найти экви-
валент команды Word Basic на языке VBA.
Для поиска эквивалента в диалоговом окне
справка Microsoft Visual Basic (рис.8) на
вкладке Указатель нужно в поле Введите
ключевые слова задать ключевое слово
«WordBasic», затем из списка Выберите
раздел выбрать тему «Visual Basic Equiva-
lents for Word Basic Commands». Затем сле-
дует щелкнуть мышью на кнопке с изобра-
жением той буквы, с которой начинается
нужная команда WordBasic в окне справки
выбранной темы. Открывается список ко-
манд на эту букву. Выбрать нужную.	Рис. 8. Справка VBA

11

2.6. Защита формы

Создав форму, ее нужно проверить, а затем сохранить как шаблон. Обеим операциям должна предшествовать защита формы, после которой поля активизируются и форма готова к использованию.

Существует два уровня защиты: с паролем и без него, а также можно защитить отдельные части (разделы) формы.

Чтобы установить защиту,
надо выполнить		команду меню
Сервис/Установить			защиту
(или нажать соответствующую
кнопку	панели	инструментов
Форма),	появляется		диалоговое
окно Защита документа (рис. 9).				Рис. 9. Окно Защита документа
Надо указать:		Ввода данных в поля форм, при необходимости ввести па-

роль, нажать Оk. Защита без пароля не очень надежна, она позволит любому пользователю открыть форму и снять защиту (меню Сервис/Снять защиту или «отжать» кнопку Защита формы на панели инструментов Формы).

Для изменения опций (свойств) полей формы нужно снять защиту, затем выделить нужное поле, открыть окно Параметры поля формы, нажав кнопку Параметры (Свойства) на панели инструментов Формы.

2.7. Сохранение шаблона формы

Каждый документ Word базируется на определенном шаблоне. Шаблон – это образец для подготовки типовых документов. В шаблоне Word хранит: стили оформления, макрокоманды, элементы текста и автотекста, индивидуальные меню и панели инструментов пользователя. Различают глобальные шаблоны, шаблоны пользователя и шаблоны рабочей группы (общие шаблоны).

12

По умолчанию новый документ создается на основе глобального шаблона Normal.dot: все хранящиеся в нем объекты доступны в любое время в любом документе и шаблоне. Normal.dot загружается каждый раз при запус-

ке Word.

Шаблоны пользователя и шаблоны рабочей группы различаются только местом хранения, в зависимости от этого их можно использовать поразному. Шаблоны пользователя – это шаблоны типовых документов (бланки, формы Word), которые пользователь создал и хранит на своей рабочей станции. Шаблоны рабочей группы хранятся на сетевом диске и доступны всем, кто имеет возможность открыть папку, в которой они находятся.

После защиты формы нужно сохранить ее как шаблон: меню

Файл/Сохранить (или Сохранить как). В диалоговом окне Сохранение до-

кумента (рис. 10) ввести имя шаблона, в поле Тип файла уже выбран тип:

Шаблон документа, нажать Сохранить.

Рис. 10. Диалоговое окно Сохранение документа

Выбор папки для хранения шаблонов пользователя и шаблонов рабочей группы с целью обеспечения доступа к ним на этапе создания документов на их основе (в диалоговом окне Создать) осуществляется в меню Сер-

вис/Параметры, на вкладке Расположение диалогового окна Параметры

(рис.11). В списке Типы файлов выбрать нужный элемент – шаблоны пользователя или общие шаблоны, нажать кнопку Изменить, открывается окно

13

Изменение расположения, в котором указать путь к своей папке, например

Z:\Work.

Рис. 11. Диалоговое окно Параметры

2.8. Заполнение формы в интерактивном режиме

Чтобы создать новый документ, основанный на шаблоне формы, следует выполнить команду меню Файл/Создать, из списка С шаблоном выбрать шаблон формы, при этом должен быть включен флажок Документ, нажать Оk.

Если при разработке формы добавлено затенение полей, то поля выделяются серым фоном в документе (меню Сервис/Параметры, вкладка Вид, в

поле со списком Затенение полей, выбрать Всегда или При выделении).

Для перемещения курсора ввода по полям формы можно использовать клавишу Tab и Enter, клавиши управления курсором и мышь.

В текстовом поле с типом данных Вычисления вводятся числа, а не бу-

квы.

Клавиша F1 или строка состояния выводят подсказку для активного

поля.

14

Вполе типа Флажок для установки значения используется мышь или клавиша Пробел.

Вполе типа Список выбор элемента осуществляется мышью или клавишей Tab и Enter. Закрыть список без выбора – Esc.

Сохранить форму можно полностью: структуру плюс данные или только данные. Используется меню Сервис/Параметры, вкладка Сохранение, включить или отключить (по умолчанию отключен) флажок Сохра-

нять только данные для форм.

После заполнения формы ее нужно сохранить как обычный документ (кнопка Сохранить на панели инструментов Стандартная).

Распечатать форму можно тремя способами:

1.как пустой бланк и заполнить его на бумаге: текстовые поля предварительно заполнить пробелами, так как размер поля зависит от длины введенного текста (диалоговое окно Параметры текстового поля – Текст по умолчанию), затем выполнить команду меню Файл/Печать);

2.печать формы, заполненной в диалоговом режиме: меню Сер-

вис/Параметры, на вкладке Печать отключить флажок Печатать толь-

ко данные для форм, нажать кнопку Печать на панели инструментов Стан-

дартная;

3.печать на бланках: включить флажок Печатать только дан-

ные для форм. Бланки сначала нужно приготовить (см. 1 п.).

Пример: Разработка сеточной формы «Накладная». Рассмотрим процесс создания бланка накладной (рис. 12):

1.Создание накладной начинаем с создания шаблона: меню

Файл/Создать, включить флажок Шаблон, Оk. Затем вставим таблицу вида – рис. 13: меню Таблица/Вставить таблицу указать: число столбцов – 5, число строк – 14, нажать Оk. Появится пустая таблица.

2. Установить курсор внутрь таблицы и выполнить команду меню

Таблица/Выделить таблицу. Открыть список Размер шрифта на панели ин-

струментов Форматирование и выбрать 8 пт, в списке Шрифт выбрать гар-

нитуру шрифта Times New Roman Cyr.

15

20 июнь, 2001 Накладная № ____________

Кому______________________________________________________________

От кого____________________________________________________________

№ п/п		Наименование	Количество	Цена	Сумма
				Итого:
Сдал		Принял
М.П.

Рис. 12. Бланк накладной

3. Позиционируя курсор мышью в нужную ячейку, внесем: в С2 – «Накладная №», в А3 – «Кому», в А4 – «От кого», в А6 – «№ п/п», в В6 – «Наименование», в С6 – «Количество», в D6 – «Цена», в Е6 – «Сумма», в D12 – «Итого:», в В13 – «Сдал», в С13 – «Принял», в В14 – «М.П.».

		Накладная №
Кому
От кого
№ п/п	Наименование	Количество	Цена	Сумма
			Итого:
	Сдал	Принял
	М.П.

Рис. 13. Первый этап создания накладной

16

4.Позиционировать курсор в ячейку D1 и выполнить команду меню

Вставка/Поле формы, указать текстовое поле, в диалоговом окне Параметры текстового поля в поле Тип указать – Текущая дата, в списке Фор-

мат текста выбрать нужный.

5.Выделить ячейку С2, увеличить размер шрифта – 14 пт. Выделить диапазон ячеек В3:Е3, выполнить команду меню Таблица/Объединить ячейки. Таким же образом объединить ячейки В4:Е4.

6.Вставить текстовые поля формы в ячейки D2, В3, В4, А7:Е11, Е12. В ячейки Е7:Е11 вставить текстовое поле типа Вычисления, внести формулу = Product (left) или Product (C7, D7) (в ячейку Е7) и т.д., вычис-

ляющую сумму как произведение цены на количество. В ячейку Е12 ввести формулу = Sum(above) – сумму всех ячеек таблицы, расположенных сверху.

Вячейки D7:Е11 вставить текстовое поле типа Число, выбрать формат -

###0,00р.; (###0,00р.). Указанный формат означает, что в представлении числа используется два знака после запятой, отрицательные значения заключаются в скобки.

7.Выделить ячейки А6:Е6, нажать на панели инструментов Фор-

матирование кнопку Выравнивание по центру.

8.Выделить ячейки D2:Е2 и на панели инструментов Форматиро-

вание открыть список Границы, выбрать вид обрамления Снизу. Таким же образом выбрать вид обрамления снизу для ячеек В3, В4.

9.Выделить диапазон ячеек А6:Е12 и на панели инструментов Форматирование открыть список Границы, выбрать вид обрамления Сетка

-.

10.Вставим в форму печать. Меню Вставка/Объект, в поле Тип объекта выбираем MS WordArt 2.0, Оk. Диалоговое окно Текст предназначено для ввода и редактирования вставляемого текста. Внесем: Иванов Иван Иванович. В панели инструментов WordArt открываем список Форма и выбираем вид размещения текста. Слова расположатся по окружности и в центре. Выбираем тип шрифта, его размер, нажимаем кнопку Тень, Оk. Затем, используя панель инструментов Рисование, можно заключить текст во вло-

17

женные друг в друга окружности. Переместим объект мышью в нужное место.

Форма готова. Сохранить форму в виде шаблона.

ЗАДАНИЕ ДЛЯ ВЫПОЛНЕНИЯ ЛАБОРАТОРНОЙ РАБОТЫ

1.Выбрать стандартный бланк формы финансового или отчетного документа, типовой договор, контракт и т.п., согласовать с преподавателем.

2.Построить текстовую или сетчатую форму, содержащую текстовые поля, флажки, поля с раскрывающимся списком. Настроить поля должным образом, использовать макрокоманды для некоторых полей. Добавить справку ко всем полям, защитить форму, сохранить в виде шаблона.

3.Заполнить два экземпляра формы на основе шаблона различными данными, сохранить.

4.Добавить в форму эмблему (реквизиты) или «печать» своей фирмы, используя фигурный текст или рисунок.

СПИСОК РЕКОМЕНДУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1.Рассел Б. Running Microsoft Word 6.0 для Windows: В 2 т. Т. 1/Пер. с англ. − М.: Изд. отдел “Русская редакция” ТОО “Channel Trading LTD”, 1995. − 464с.

2.Харт-Девис Г. Word 2000. Руководство разработчика/ Пер. с англ.

−Киев: Изд. группа BHV, 2000. − 944с.

3.Комягин В.Б., Коцюбинский А.О. Word 7.0 в примерах: Практ. пособ. − М.: Нолидж, 1997. − 368с.

18

Составители Юлия Викторовна Клещ

Валентина Валентиновна Крюкова

Шаблоны и формы MS Word

Методические указания к лабораторной работе по дисциплине «Информационные технологии в экономике»

для студентов экономических специальностей

Редактор З.М. Савина

ЛР № 020313 от 23.12.96.

Подписано в печать 29.08.01.

Формат 60×84/16. Бумага офсетная. Отпечатано на ризографе. Уч.-изд. л.1,00. Тираж экз. Заказ .

ГУ Кузбасский государственный технический университет. 650026, Кемерово, ул. Весенняя, 28.

Типография ГУ Кузбасского государственного технического университета. 650099, Кемерово, ул. Д. Бедного, 4А.