Институт экономики и менеджмента Кафедра управления качеством и документоведения
ДИПЛОМНАЯ РАБОТА
Совершенствование работы службы ДОУ в ЗАО «Книгомир»
Выполнила: Харасова О.Ф. Руководитель: Речкунова Е1.А.
ЦЕЛЬ ДИПЛОМНОЙ РАБОТЫ
Cовершенствование работы службы документационного обеспечения управления в ЗАО «Книгомир».
ЗАДАЧИ ДИПЛОМНОЙ РАБОТЫ
1.Рассмотреть понятия и структуру службы ДОУ;
2.Ознакомится с понятием документооборот;
3.Изучить задачи, функции и структуру ЗАО «Книгомир»;
4.Проанализировать систему документационного обеспечения управления в ЗАО «Книгомир»;
5.Разработать рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения деятельности ЗАО «Книгомир».
2
Структура службы ДОУ
Начальник Общего отдела
|
|
|
|
|
|
|
|
Секретари |
Секретарь |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Административно- |
||||||
Генерального |
|
|
структурных |
|||||
|
|
хозяйственный |
|
|||||
Управления |
|
|
|
|
подразделений |
|||
|
|
|
отдел |
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
_______________ |
- |
непосредственное |
|||||
подчинение |
|
|
|
|
|
|||
|
----------------------- |
- |
функциональное |
|||||
подчинение |
|
|
|
|
|
|||
3
Документооборот
Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации: входящие, исходящие и внутренние.
|
Количество |
Количество |
Количество |
|
Год |
входящих |
исходящих |
внутренних |
Итого |
|
документов |
документов |
документов |
|
2008 |
318 |
389 |
34 |
741 |
2009 |
539 |
487 |
81 |
1 107 |
2010 |
720 |
680 |
154 |
1 554 |
4
Оперограмма
входящих
документов
поступающих
на имя Генерального директора
5
Оперограмма
входящих
документов
поступающих на имя руководителей структурных подразделений
6
Оперограмма
движения
исходящих
документов
подписываемых
Генеральным
директором
7
Оперограмма
движения
исходящих
документов
подписываемых
руководителями
структурных
подразделений
8
Анализ и рекомендации по совершенствованию работы службы ДОУ в ЗАО «Книгомир»
Недостатки |
Предложения |
Отсутствие необходимых документов, таких как инструкция по делопроизводству, положение о службе ДОУ, положение об ЭК, должностная инструкция секретаря Генерального директора
Разработать : инструкцию по делопроизводству, положение об Общем отделе, положение о комиссии по проведению ЭЦД, должностную инструкцию секретаря Генерального директора
Первичная обработка поступающих |
При распределении поступающей |
|
документов |
документации подлинники |
|
|
передавать ответственному |
|
|
исполнителю; предлагается |
|
|
наделить секретаря-референта |
|
|
Генерального управления |
|
|
дополнительным правом |
|
|
самостоятельно распределять |
|
|
входящую корреспонденцию |
9 |
Анализ и рекомендации по совершенствованию работы службы ДОУ в ЗАО «Книгомир»
Недостатки |
Предложения |
Регистрации документов |
Рекомендуется проводить |
|
регистрацию только в компьютерной |
|
форме |
Формирование и оформление дел |
Все документы сформировать в |
|
дела; при формировании дел |
|
приложения подшивать в дело |
|
вместе с документами, помещать |
|
вместе все документы, относящиеся |
|
к разрешению одного вопроса; при |
|
составлении описи дел необходимо |
|
проставлять подпись секретаря с |
|
указанием должности и отметку о |
|
согласовании с начальником |
|
Общего отдела |
10