Институт экономики и менеджмента Кафедра управления качеством и документоведения
ДИПЛОМНАЯ РАБОТА
Совершенствование организации архивного хранения в условиях ОАО «ЕВРАЗ ЗСМК» путём внедрения системы «Архивное дело»
Выполнил:
Студент группы ЭД-07 Мурзинова Светлана
Александровна
Руководитель:
Модзелевская О.Г.
Новокузнецк 2012 г.
Цель работы - разработка мероприятий по внедрению системы «Архивное дело» в ОАО «ЕВРАЗ ЗСМК».
Задачи:
1.Проанализировать документооборот ОАО «ЕВРАЗ ЗСМК»; 2.Изучить организацию архивного хранения ОАО «ЕВРАЗ ЗСМК»; 3.Проанализировать недостатки организации архивного хранения
ОАО «ЕВРАЗ ЗСМК»; 4.Разработать мероприятия по внедрению системы электронного
архива «Архивное дело» в ОАО «ЕВРАЗ ЗСМК»; 5.Определить эффективность предложенных мероприятий.
Организация архивного хранения |
|
АРХИВ |
|
Архивохранилище №1 |
Архивохранилище №2 |
ОАО «ЗСМК» |
ОАО «КМК» |
ОАО «Западно-Сибирская |
ОАО «НКМК» |
ТЭЦ» |
ООО «Сталь КМК» |
ЗАО «МНЛС» |
|
ОАО «ЕВРАЗ ЗСМК» |
ООО «Рельсы КМК» |
|
ООО «АТП КМК» |
Цель архива – учёт и хранение документов |
ООО «НСК Новокузнецк» |
|
|
Задача архива комбината – комплектование архивного фонда документами законченного делопроизводства, в том числе:
•делами постоянного хранения, делами временного срока хранения, документами по личному составу;
•документами постоянного хранения, в том числе по личному составу организаций предшественников;
•документами постоянного хранения, в том числе по личному составу ликвидируемых организаций;
•сопроводительными документами к архивным документам.
Недостатки организации архивного хранения
Основным носителем информации является документ на бумажной основе
Необходимый документ в архиве очень сложно найти среди его большого количества записей в журналах регистрации
Большее время работников тратится на разработку номенклатур дел
В связи с объединением ОАО «НКМК» и ОАО «ЗСМК» возникла сложность объединения двух их архивохранилищ
Решение
Внедрение системы электронного архива «Архивное дело» в ОАО «ЕВРАЗ ЗСМК»
Мероприятия по внедрению системы «Архивное дело»
1.Определение рабочих мест;
2.Расчёт стоимости внедрения системы «Архивное дело»;
3.Оснащение рабочих мест;
4.Обучение и переподготовка сотрудников;
5.Настройка системы на структуру организации;
6.Проведение периодической аттестации
сотрудников.
Ведение справочников и пользователей
Ведение номенклатуры дел
Управление архивом
Поиск дел и документов
Фотография рабочего времени архивариуса до внедрения системы электронного архива
№ п/п |
Наименование |
1
подготовка рабочего места
2приём поступившей на хранение документации
3
копирование
4регистрация документов
подготовка на выдачу архивных 5 справок
6
выдача архивных справок
7обед
8
поиск документов и работа с ними
9 |
формирование и оформление дел при |
|
передаче в архив |
||
|
||
10 |
систематизация и размещение дел |
|
|
подготовка сводных описей единиц |
11постоянного и временного сроков хранения
12
уборка в архивохранилище
13
выключение ПК, оргтехники
Всего
|
|
|
|
Прод |
|
|
Начало |
Конец |
|
олжитильнос |
Индекс |
|
|
|
|
ть |
|
час. |
мин. |
час. |
мин. |
мин. |
|
7 |
50 |
8 |
00 |
10 |
ПЗ |
8 |
00 |
8 |
30 |
30 |
ОП |
8 |
30 |
8 |
40 |
10 |
ОП |
8 |
40 |
8 |
50 |
10 |
ОП |
8 |
50 |
9 |
00 |
10 |
ПЗ |
9 |
00 |
12 |
00 |
180 |
ОП |
12 |
00 |
13 |
00 |
60 |
ОТЛ |
13 |
00 |
13 |
40 |
40 |
ОП |
13 |
40 |
14 |
40 |
60 |
ОП |
14 |
40 |
15 |
20 |
40 |
ОП |
15 |
20 |
16 |
00 |
40 |
ОП |
16 |
00 |
16 |
50 |
50 |
ОБ |
16 |
50 |
17 |
00 |
10 |
ПЗ |
|
|
|
|
550 |
|