ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ
ИНСТРУМЕНТЫ
СОВЕРШЕНСТВОВАН
ИЯ
Организационные инструменты совершенствования
В качестве средств и методов, непосредственно направленных на совершенствование можно назвать следующие:
упрощение;
идеализация;
анализ рабочих ячеек;
контрольные карты;
бенчмаркинг;
реинженеренг бизнес-процессов;
развертывание функции качества.
2
Упрощение
Упрощение
Основное назначение метода «упрощение» заключается в том, чтобы исключить потери и лишние избыточные расходы элементов бизнес-процесса.
Для достижения эффекта упрощения существует несколько приемов:
исключение бюрократии;
устранение излишков;
анализ добавленной стоимости;
сокращение времени цикла.
Каждый |
из |
этих |
приемов |
можно |
использовать по отдельности, но когда они |
||||
объединяются |
эффект |
получается |
гораздо |
|
больше. |
|
|
|
4 |
|
|
|
|
|
Упрощение: ИСКЛЮЧЕНИЕ БЮРОКРАТИИ
Это первый, естественный шаг на пути упрощения.
Бюрократию, вернее сверхбюрократию, отличает излишнее количество бумаг, подписей, зачастую совсем ненужных.
Менеджеры тратят 40-50% своего времени на чтение или написание документов. До 60% работы офиса идет на поиск, проверку и архивирование информации. Очень часто эта работа является бесполезной.
Исследования показывают, что до 90% документов в архивах не используют повторно.
5
Упрощение: ИСКЛЮЧЕНИЕ БЮРОКРАТИИ
Чтобы бюрократию исключить, или свести хотя бы к минимуму ее сначала необходимо идентифицировать.
Бюрократия есть скорее всего там, где задаются такие вопросы:
Проводится ли проверка этого
действия?
Кто утвердил эту работу?
Не нужны ли еще подписи?
Сделаны ли несколько экземпляров
документа?
Есть ли копии оформленных
документов в архиве на всякий случай?
Направлены ли копии документов |
|
лицам, которым они не нужны? |
6 |
|
|
Упрощение: ИСКЛЮЧЕНИЕ БЮРОКРАТИИ
Важным признаком бюрократии является бесконечное использование копировально- множительной техники и наличие огромных помещений для хранения документов.
7
Упрощение: УСТРАНЕНИЕ ИЗЛИШКОВ
Бывает так, что идентичные, или одинаковые операции выполняются на двух или более этапах процесса либо разными исполнится. В первую очередь это характерно для административных процессов. Такое дублирование увеличивает затраты на процесс, приводит к возникновению противоречивых данных.
Следует отметить, что выявить и устранить излишние операции и документы бывает достаточно сложно.
8
Упрощение: АНАЛИЗ ДОБАВЛЕННОЙ ЦЕННОСТИ
Анализ добавленной ценности – главный принцип упрощения процессов.
Когда продукт проходит через организацию и преобразуется из сырья в готовые изделия, то его цена возрастает за счет протекающих процессов и используемых при этом ресурсов: материалов, труда, энергии и т.п.
С точки же зрения потребителя ценность продукта определяется его функциональ- ными качествами, удобством использова- ния, эстетичностью, фирменным брэндом и т.д.
Затраты организации, связанные с этими сторонами качества продукта и есть
добавленная ценность для потребителя. Его скорее всего не интересуют, какие были9
фактические затраты организации.
Упрощение: АНАЛИЗ ДОБАВЛЕННОЙ ЦЕННОСТИ
В ходе производства в организации выполняются различные действия (операции), которые можно разбить на три категории:
1
Действия, реально добавляющие ценность продукта для потребителя.
Это операции, создающие функциональ- ность продукта, его внешний вид и т.д.
10