Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:

Автоматизация лабы / Лабораторная работа №1 / Лабораторная работа №1

.pdf
Скачиваний:
13
Добавлен:
01.06.2015
Размер:
1.26 Mб
Скачать

Лабораторная работа №1 по дисциплине «Автоматизация делопроизводства»

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №1 «Работа с реквизитами документов. Создание шаблонов документов.»

ЗАДАНИЯ ДЛЯ РАБОТЫ:

0.задание для тренировки.

1.Создать шаблон документа в виде БЛАНКА, расширение .doc по вариантам

(ст.19)

Шаблон сохранить с защитой от редактирования. (См. стр.2). Создать КОЛОНТИТУЛЫ, где будут указаны следующие данные:

1.в верхнем колонтитуле – название лаб.работы – как тут, в мет.указаниях.

2.в нижнем колонтитуле – свою Фамилию И.О. (слева) и номер страницы (справа).

2.Сохранить шаблон в формате для создания ШАБЛОНОВ.

3.Защитить неизменяемые части шаблона от редактирования, пересохранить.

4.Заполнить своими данными созданный шаблон.

5.Выполнить автоматическую замену непечатаемых символов в документе, отформатировать по рекомендациям ГОСТ Р 6.30-2003,автоматически сформировать

содержание документа. (ст.16)

6.Подготовить и оформить отчет:

Ко всему отчету (кроме титульного листа) создать КОЛОНТИТУЛЫ, где:

1.) в верхнем колонтитуле – название лаб.работы – как тут, в мет.указаниях.

2.) в нижнем колонтитуле – свою Фамилию И.О. (слева) и номер страницы (справа).

a.Титульный лист – 1 страница (Приложение 1)

b.Задания – 2-ястраница

c.Результаты:

1.3-ястраница – шаблон документа из п.1.

2.4-ястраница – шаблон документа, заполненный своими данными.

3.5-ястраница – найти и выписать понятия следующих терминов, применяемых для программы M.Word: ШАБЛОН, ОБРАЗЕЦ, ТИТУЛЬНЫЙ ЛИСТ, КОЛОНТИТУЛ, РЕКВИЗИТ, НЕПЕЧАТАЕМЫЕ ЗНАКИ, отличие ОГЛАВЛЕНИЯ от СОДЕРЖАНИЯ, ПРИМЕЧАНИЕ, ВЫНОСКИ, СНОСКИ. Уметь их создавать, знать пункты меню.

4.6-ястраница – созданное СОДЕРЖАНИЕ (вставить 1 страницу содержания в виде картинки)

d.Изучить самостоятельно материал и пройти тест по адресу sdo.ivanovo.ac.ru из ТЕМЫ 4 – тест «Автоматизация в Word». Его прохождение на оценку выше 70%, распечатанный отчет и шаблон в электронной форме по своему варианту и будет являться защитой отчета по лаб.работе №1.

СОЗДАНИЕ ШАБЛОНА ДОКУМЕНТА.

Краткая теория по делопроизводству.

Формы представления унифицированного текста:

- трафарет – форма представления грамматически связанного текста,. содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для переменной информации: справки, письма и т.д.;

составитель – Е.Г.Лазарева

Страница 1

Лабораторная работа №1 по дисциплине «Автоматизация делопроизводства»

-таблица – форма представления унифицированного текста, содержащая информацию, являющаяся характеристикой по определенному набору признаков таблица оформляется по ГОСТ 2.105 – 95;

-анкета – форма представления текста, содержащая характеристику одного объекта по определенному набору признаков; постоянная информация в анкете: обобщенное наименование признаков, переменная – их показатели. Текст строится по принципу вопрос – ответ.

Все унифицированные формы документов в электронном виде представлены могут быть в виде шаблонов.

Шаблон — это тип документа, при открытии которого создается его копия. В Microsoft Office Word 2007 шаблон может иметь расширениеdotx или dotm (файл типа dotm позволяет выполнять макросы в файле).

Например, бизнес-план— распространенный документ, часто создаваемый в Word. Вместо создания структурыбизнес-планас самого начала можно использовать шаблон со стандартным макетом страницы, шрифтами, полями и стилями. Остается лишь открыть шаблон и заполнить документ соответствующим текстом и данными. При сохранении в видефайла .docx или .docm документ сохраняется отдельно от шаблона, на котором он основан.

Шаблоны — это обычные документы, но содержащие рекомендуемые разделы или обязательный текст, а также элементы управления содержимым, такие как стандартный раскрывающийся список или специальная эмблема. Можно добавить защиту для раздела шаблона или можно применить к шаблону пароль, защищающий содержимое шаблона от изменений.

Шаблоны Word для большинства видов документов можно найти на веб-узлеMicrosoft Office Online. При наличии подключения к Интернету нажмите кнопку Microsoft Office, выберите Создать и затем выберите нужную категорию шаблонов. Можно также создать пользовательские шаблоны.

КРАТКАЯ ТЕОРИЯ ПО АВТОМАТИЗАЦИИ В WORD.

При создании документа в Microsoft Word на основе шаблона в новый документ вставляется неизменяемый текст, который присутствует во всех документах. А в каждый документ пользователь добавляет тот текст, которыми документы между собой отличаются. Например, если это шаблон справки о заработной плате, то неизменяемый текст шаблона содержит текст справки, а в каждый создаваемый на основе шаблона документ вставляется фамилия человека, которому справка будет выдана и непосредственные данные о его зарплате.

Некоторые средства текстового редактора Word позволяют упростить заполнение изменяемых полей и запретить изменение стандартной части, что очень удобно при работе со сложными шаблонами.

В любом случае, при создании нового шаблона в нем необходимо разместить неизменяемый текст. Его просто набирают и размещают соответствующим образом на странице.

1. Защита документов Word. Обзор возможностей.

Самый простой способ защитить свой документ - это задать пароль на открытие файла и/или на его изменение. Зайдите в меню Сервис и выберите команду Параметры. Откроется диалоговое окно, в котором следует перейти на вкладку Безопасность.

Если задать пароль на открытие документа, то собственно при попытке открыть этот документ будет выведено окошко запроса пароля. Такое же окошко будет выведено и в

составитель – Е.Г.Лазарева

Страница 2

Лабораторная работа №1 по дисциплине «Автоматизация делопроизводства»

случае, если вы задали пароль на внесение изменений в файл, правда с одним отличием - вы все-такисможете открыть документ, но лишь в режиме только для чтения.

Понятно, что говорить о какой-тосерьезной защите ваших данных в этих случаях не приходится. Пароль можно подобратькакой-нибудьспециализированной программой, а файл, открытый в режиме только для чтения, сохранить под другим именем.

Можно еще усложнить задачу потенциальному вору ваших данных, усилив защиту документа шифрованием пароля. По умолчанию используется простой алгоритм шифрования. Но вы можете выбрать более сложный и совершенный тип шифрования, если на той же вкладке Безопасность окна параметров документа нажмете на кнопку Дополнительно.

Вверсии Word 2003 возможности защиты документа расширены и улучшены. Вместо диалогового окна Защита документа в правой части рабочего окна редактора будет выведена область задач Защита документа.

C помощью доступных опций в области задач вы сможете ограничить пользователей

вих попытках изменить форматирование документа, редактировать документ. Для того, чтобы ваши запреты вступили в силу, необходимо в области задач нажать кнопку Включить защиту. Вам будет предложено ввести пароль. А при всякой попытке пользователя выключить защиту документа, данный пароль будет запрашиваться.

Другая интересная возможность в сфере защиты документов касается ваших личных данных. Не секрет, что при создании документов в них сохраняются имена авторов или редакторов документа, данные о совместной работе, какая-тоиная скрытая в документе информация.

Стандартными средствами Word можно избавиться лишь от личных сведений, сохраняемых в свойствах файла. Личные данные остаются неизменными в документе.

Вверсии Word 2003

Установка пароля для документа Word

1.Если на компьютере установлен MS Word 2003, в меню «Сервис» выбирайте опцию «Параметры» и перейдите во вкладку «Безопасность». Вы можете установить пароль на открытие – в этом случае посторонний не сумеет даже прочитать документ. Введите в соответствующее поле текст. Чтобы затруднить задачу возможным хакерам, меняйте регистр и используйте служебные символы. Если вам очень важно сохранить данные в секрете, нажмите кнопку «Дополнительно» и выбирайте уровень шифрования пароля.

2.Чтобы запретить другим пользователям вносить изменения в ваш документ, поставьте флажок возле пункта «рекомендовать доступ только для чтения». Если предполагается совместная работа с документом, введите символы в поле «Пароль разрешения записи». Изменять документ смогут пользователи, которым вы сообщили пароль.

3.Нажмите кнопку «Установить защиту». В области задач в разделе «Ограничение на редактирование» поставьте флажок в чекбоксе «Разрешить только указанный способ…» и выбирайте из списка разрешение на редактирование. Нажмите кнопку «Да, включить защиту», чтобы подтвердить выбор. После этого от вас потребуется ввести пароль и подтвердить его.

4.Включить защиту можно также, если в меню «Сервис» выбрать опцию «Защитить документ».

5.При создании документов в них сохраняется какая-тослужебная информация: имя автора, название компании, сведения о редактировании. Чтобы удалить личные данные, во

составитель – Е.Г.Лазарева

Страница 3

Лабораторная работа №1 по дисциплине «Автоматизация делопроизводства»

вкладке «Безопасность» в разделе «Параметры защиты…» поставьте флажок в чекбокс «Удалять личные сведения…».

Создание шаблонов

Для упрощения ввода изменяемых данных в шаблоне размещают поля для ввода текста. Для этого необходимо отобразить в окне редактора панель инструментов "Формы", на которой размещены необходимые для формирования шаблона элементы. Сделать это можно выбрав "Вид ->Панели инструментов->Формы".

Первая кнопка "Текстовое поле" панели инструментов "Формы" позволяет вставить в шаблон поле, в которое пользователь будет вводить текст. Двойной щелчок мышки по вставленному полю отобразит окно его свойств. Здесь можно задать текст, отображаемый по умолчанию во вставленном поле при создании документа, а также длину и формат текста. Используя кнопку "Текст справки" можно настроить отображение информации в строке состояния или в окне после нажатия клавиши "F1".

Окно свойств текстового поля.

Если для заполнения поля можно использовать список значений, воспользуйтесь кнопкой "Поле со списком" панели инструментов "Формы". Сформировать список необходимо в окне свойств поля, получить которое можно также двойным нажатием мышкой на вставленном поле. Значения задаются в поле "Элемент списка", после ввода которых необходимо нажать "Enter" или воспользоваться кнопкой "Добавить". Сформированный список можно просмотреть в поле "Список". Информацию о поле можно задать так же используя кнопку "Текст справки".

составитель – Е.Г.Лазарева

Страница 4

Лабораторная работа №1 по дисциплине «Автоматизация делопроизводства»

Создание поля со списком.

Поле, которое может принимать одно из двух значений ("Включено/Выключено" или "Да/Нет") можно задать с помощью элемента "Флажок". В окне свойств этого элемента задается его размер и состояние по умолчанию.

Окно свойств объекта "Флажок".

Кроме этих полей, в шаблон можно добавлять таблицу и рамку, для этих элементов предназначены свои поля на панели инструментов "Формы".

Кнопка "Затенение полей формы" предназначена для выделения добавленных в шаблон полей, в этом случае их легко отличить от обычного текста, размещенного в шаблоне.

составитель – Е.Г.Лазарева

Страница 5

Лабораторная работа №1 по дисциплине «Автоматизация делопроизводства»

Затенение полей формы позволяет выделить поля изменяемой части шаблона.

После того, как все поля в шаблон добавлены, его можно защитить от изменений. Для этого предназначена кнопка "Защита формы", после нажатия которой в шаблоне и во всех документах, базирующихся на нем, можно будет размещать текст только во вставленных полях.

Для защиты от изменений неизменяемой части шаблона воспользуйтесь кнопкой "Защита формы".

Создав документ на основе шаблона, в который были вставлены поля и использована защита формы, вы получите доступ только к вводу информации во вставленные в шаблон поля. В текстовые поля данные можно вводить, набирая их на клавиатуре, а значение поля со списком выбирается из созданного списка значений.

составитель – Е.Г.Лазарева

Страница 6

Лабораторная работа №1 по дисциплине «Автоматизация делопроизводства»

В версии Word 2007-2010

Установка пароля для документа Word

Чтобы зашифровать файл и задать пароль для его открытия, выполните указанные ниже действия.

1.Нажмите кнопку Microsoft Office и последовательно выберите команды

Подготовить и Зашифровать документ.

2. В диалоговом окне Шифрование документа введите пароль в полеПароль и нажмите кнопкуОК.

Можно ввести до 255 знаков. По умолчанию в этой функции применяется усиленное 128разрядное шифрование по алгоритму AES. Шифрование – это стандартный метод, используемый для защиты файлов.

3.В диалоговом окне Подтверждение пароля введите пароль еще раз в поле

Подтверждение и нажмите кнопкуОК.

4.Чтобы сохранить пароль, сохраните файл.

Снятие защиты паролем для документа Word

1.Введите пароль, чтобы открыть документ.

2.Нажмите кнопку Microsoft Office и последовательно выберите команды

Подготовить и Зашифровать документ.

3.В диалоговом окне Шифрование документа удалите из поляПароль зашифрованный пароль и нажмите кнопкуОК.

4.Сохраните файл.

Установка пароля для защиты документа Word от изменения

Помимо пароля на открытие документа Word также можно задать пароль для защиты файла от изменения другими пользователями.

составитель – Е.Г.Лазарева

Страница 7

Лабораторная работа №1 по дисциплине «Автоматизация делопроизводства»

1.Нажмите кнопку Microsoft Office, выберите команду Сохранить каки в нижней части диалогового окна "Сохранение документа" нажмите кнопкуСервис.

2.В меню "Сервис" выберите пункт Общие параметры. Откроется диалоговое окно "Общие параметры".

3.В разделе "Параметры совместного использования для данного документа" введите пароль в поле пароль разрешения записи:.

4.В диалоговом окне "Подтверждение пароля" введите пароль еще раз и нажмите кнопку ОК.

5.Нажмите кнопку Сохранить.

Примечание. Чтобы удалить пароль, повторите описанную выше процедуру и удалите пароль из поляпароль разрешения записи:. Нажмите кнопкуСохранить.

Колонтитулы и нумерация страниц Word 2007

Из дополнительных возможностей форматирования наиболее часто используется возможность создания колонтитулов. Колонтитулы представляют собой области, расположенные на верхнем и нижнем полях страниц документа. В колонтитулах, как правило, размещается такая информация, как название документа, тема, имя автора, номера страниц или дата. При использовании колонтитулов в документе можно размещать в них различный текст для четных или нечетных страниц, для первой страницы документа, изменять положение колонтитулов от страницы к странице и проч.

Для работы с колонтитулами в Word 2007 предназначена панель "Колонтитулы" (лента "Вставка").

составитель – Е.Г.Лазарева

Страница 8

Лабораторная работа №1 по дисциплине «Автоматизация делопроизводства»

После вставки колонтитул доступен для редактирования, при этом появляется контекстная лента "Конструктор" (Работа с колонтитулами).

составитель – Е.Г.Лазарева

Страница 9

Лабораторная работа №1 по дисциплине «Автоматизация делопроизводства»

Отредактированный колонтитул можно добавить в галерею колонтитулов при помощи опции "Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию верхних/нижних колонтитулов".

Настройка колонтитула

Лента "Конструктор" контекстного инструмента"Работа с колонтитулами" позволяет быстро произвести такие настройки колонтитула, как:

различные колонтитулы для четных и нечетных страниц; отдельный колонтитул для первой страницы; скрытие основного текста во время работы с колонтитулами; вставка и редактирование номера страницы; управление положением колонтитула;

вставка в колонтитул различных объектов: текущие дата и время, рисунки, стандартные блоки, объекты ClipArt.

Колонтитулы можно настраивать отдельно для различных разделов. Но, для этого нужно разорвать между ними связь, т.к. по умолчанию все колонтитулы связаны между собой. Для этого надо перейти к тому колонтитулу, который надо оформить по-другому,и "отжать" кнопку "Как в предыдущем разделе".

Если же, наоборот, есть необходимость привести колонтитулы в разных разделах к одному виду, то кнопка "Как в предыдущем разделе" должна быть "нажата".

Быстрый переход между колонтитулами и основным текстом документа можно осуществлять двойным щелчком мыши на нужном элементе (верхнем/нижнем колонтитуле или на основном тексте).

Для удаления колонтитулов предназначен пункт "Удалить верхний/нижний колонтитул" соответствующих кнопок колонтитулов.

Нумерация страниц

Для нумерации страниц служит кнопка "Номер страницы" (лента "Вставка", панель "Колонтитулы").

составитель – Е.Г.Лазарева

Страница 10

Калькулятор

Сервис бесплатной оценки стоимости работы

  1. Заполните заявку. Специалисты рассчитают стоимость вашей работы
  2. Расчет стоимости придет на почту и по СМС

Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности и на обработку персональных данных.

Номер вашей заявки

Прямо сейчас на почту придет автоматическое письмо-подтверждение с информацией о заявке.

Оформить еще одну заявку