Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
Источниковедение отечественной истории.doc
Скачиваний:
1962
Добавлен:
01.06.2015
Размер:
3.47 Mб
Скачать

Глава 8 делопроизводственная документация

8.1. Общая характеристика

Делопроизводственная документация образует сложную систе­му исторических источников, созданных в процессе деятельности аппарата управления. Содержание документов и конкретный со­став документации определялись функциями учреждений, орга­низаций и предприятий, в которых они возникли, и целями, ко­торые стояли перед их авторами. В то же время принципиальное сходство задач организации управления обусловило формирова­ние комплексов делопроизводственной документации, выработ­ку основных разновидностей и вариантов документов. Знание пра­вил ведения и оформления дел позволяет верно понять и оценить значение информации, зафиксированной в документах делопро­изводства.

Зачастую интересующая исследователя информация содержит­ся в нескольких источниках, нередко являющихся разновидно­стями и вариантами документа. Например, наряду с окончатель­ным вариантом официального письма принято сохранять его про­екты. Ясно, что исследователь, которому удалось обнаружить не­сколько источников, содержащих сведения по одному вопросу, потенциально располагает возможностью получить более полную информацию об объекте изучения. Но чтобы реализовать эту воз-J можность, необходимо знать о свойствах и отличительных ocoJ бенностях разновидностей и вариантов документов.

Принято выделять три основных комплекса делопроизводствен­ной документации второй половины XIX—начала XXI в.: 1) до­кументацию государственных учреждений (XIX—XXI вв.); 2) до­кументацию частновладельческих предприятий (XIX—20-е гг. XX в и 90-е гг. XX в. — настоящее время); 3) документацию обществен-! ных организаций и политических партий (XIX—XXI вв.).

Необходимость в использовании значительной части инфор« мации документов на протяжении длительного времени привела к созданию специальных хранилищ — архивов. Лишь небольша' часть делопроизводственных документов опубликована. Поэтом работа историка с материалами делопроизводства базируется глан4 ным образом на документации, отложившейся в архивах. Законо­мерности, обусловившие ее современный состав и место храпе* ния, намечают пути поиска в архивах источников по определен ным темам.

8.1.1. Основные разновидности

В зависимости от целевого назначения и формуляра документа выделяют следующие их разновидности: 1) нормативные доку­менты (учреждения, положения, уставы, стандарты, инструкции, номенклатуры дел и т.п.); 2) протокольную документацию (жур­налы, протоколы, стенограммы); 3) деловую переписку (предпи­сания, официальные письма, докладные записки и др.); 4) мате­риалы учета документов (регистрационные картотеки, разного рода веестры, журналы и книги входящих и исходящих документов); 5) отчетные документы (отчеты, доклады, балансы и т.д.).

Нормы, определявшие состав и порядок веде­ния делопроизводственной документации вучреж-I дениях и предприятиях Российской империи, нередко содержали юконодателъные акты. Например, «Общим учреждением мини­стерств» (1811) устанавливался единый порядок ведения доку­ментации в центральных государственных учреждениях империи. «р высочайше утвержденном мнении Государственного совета J «О товариществах по участкам или компаниях на акциях» (1836) ||ыли указаны документы, обязательные для создания и деятель­ности этой категории частновладельческих предприятий. Устав о промышленном труде (1913) «Свода законов Российской импе-

|^Ии» включал совокупность законодательно закрепленных норм, определявших взаимоотношения предпринимателей и рабочих в начале XX в., в том числе требование на каждой фабрике и каж-■дом заводе вести по установленной форме перечисленные в зако­не документы.

I Состав и порядок ведения делопроизводства в отдельных уч­реждениях и предприятиях Российской империи регламентирова-t ли сепаратные законодательные акты. Например, 17 августа 1915 г. император Николай II подписал закон об образовании четырех Особых совещаний: по обороне государства, топливу, продоволь-II пию и перевозкам. В тот же день им были утверждены сепарат­ные законодательные акты — положения о каждом из Особых со­ме щаний. В «Положении об Особом совещании для обсуждения и • Объединения мероприятий по обороне государства», учрежден­ном под председательством военного министра, в частности, го­ворилось: «Управление делами Особого совещания возлагается на Начальника канцелярии военного министерства или на особое Ifltuio, по назначению председателя Совещания, а делопроизвод­ство — на означенную канцелярию и на особо назначенных пред-Вдателем Совещания лиц. Необходимые на делопроизводство де-I Нежные средства отпускаются в мере действительной надобности. ■Обо всех заседаниях Особого совещания составляются журналы, I указанием мнения большинства и тех особых мнений, которые ^■согласные с большинством члены Совещания пожелают занес-

258

259

ти в журнал. На журнале отмечается и принятое председателем решение по обсужденному вопросу»1.

Аналогичным образом нормировалось документирование дея­тельности крупных частновладельческих предприятий, организо­ванных в форме акционерных компаний. Устав компании вслед­ствие его утверждения императором был сепаратным законода­тельным актом. Он дополнял общий закон, в котором определя­лись правила документального оформления процедуры учрежде­ния акционерных компаний, деятельности их высших органов — собраний акционеров, составления, проверки, утверждения и публикации отчетов. Уставы подробно регламентировали вопросы компетенции правления, руководившего делами компании в пе­риоды между собраниями акционеров. Обычно в обязанность прав­ления входило ведение в соответствии с коммерческими правила­ми бухгалтерии, кассы, письмоводительства, составление отче­тов, баланса, сметы, плана действий, сношения с присутствен­ными местами и т. п. Работа правления отражалась в протоколах его заседаний.

В СССР были разработаны общегосударственные стандарты, и которых зафиксированы обязательные требования к содержанию и формам документов, создававшихся в государственных учреж­дениях, предприятиях и организациях. Задачи, структура и мето­ды работы конкретных учреждений, предприятий и организаций указывались в положениях, утверждавшихся вышестоящими орга­нами государственной власти и управления.

Правила ведения делопроизводства в организациях и выбор­ных органах КПСС, ВЛКСМ, профессиональных союзов опреде­лялись их уставами и специальными инструкциями. Например, согласно «Инструкции о делопроизводстве в организациях и вы­борных органах КПСС», утвержденной Объединенным Пленумом ЦК и ЦКК КПСС 31 января 1991 г. и изданной тиражом 500 тыс,] экземпляров, документами организаций и выборных органов партии являлись: постановления и резолюции, протоколы и сте­нограммы, находящиеся в делопроизводстве и текущем архиве за регистрированные материалы. На основании Устава КПСС и инст­рукции ЦК и ЦКК о делопроизводстве выборные органы самостоя«| тельно разрабатывали правила и методические рекомендации до-кументационного обеспечения своей деятельности. По окончании календарного года исполненные документы, сформированные в со ответствии с архивными правилами в дела, сдавались по акту службу делопроизводства, образуя в ее составе текущий архив.

В государственных учреждениях, организациях, предприятии* СССР, в организациях и выборных органах КПСС и обществен

1 Собрание узаконений и распоряжений правительства. — Пг., 1915. — Отд. 2, № 231 от 19 августа 1915 г.

ных организациях были созданы периодически обновлявшиеся номенклатуры дел, т.е. перечни обязательных документов с указа­нием срока их хранения. Документы длительного или постоянно­го срока хранения поступали в архивы. Так, уже в делопроизвод­стве осуществлялась селекция документов, предопределившая ве­роятность сохранения одних категорий источников и уничтоже­ния других.

Протокольная документация играла чрезвычайно важную роль в системе делопроизводства. Она была обусловлена коллегиальной формой обсуждения дел в государственных учреж­дениях XIX—XXI вв., коллективным принятием решений акцио­нерами компаний, членами выборных органов партийных и об­щественных организаций. Протокольная делопроизводственная до­кументация представлена тремя основными разновидностями до­кументов: журналами, протоколами и стенограммами.

Журналы — традиционная форма фиксирования прений в госу­дарственных учреждениях Российской империи. Журналы номе­ровались. Перед основным текстом указывались: название учреж­дения, в котором он составлен; дата, председатель и участники заседания. Журналы были общими и особыми. Первые содержали материалы обсуждения нескольких вопросов, которое проводи­лось на одном заседании. Вторые посвящались какому-то опреде­ленному вопросу, как правило более важному и сложному. ♦ Основной текст журнала обычно состоял из трех частей. Струк­турно они могли не выделяться, но логика составления докумен­та определяла последовательность расположения материала. По­скольку делопроизводство велось письменно, в первой части жур­нала излагалось содержание инициативного документа, послужив­шего причиной и предметом обсуждения. Во второй — приводи­лись мнения участников заседания. В журналах фиксировалось не содержание каждого конкретного выступления, а обобщенное из­ложение мнений одной или двух (редко более) групп выступав­ших. В третьей части формулировалось решение по обсуждавшему­ся вопросу. Например, в журналах Особого совещания для обсуж­дения и объединения мероприятий по обороне государства эта часть начиналась формулой: «Председатель Особого совещания, в отношении приведения в исполнение требующих того суждений Особого совещания, решил...». Далее следовали пункты принято­го решения. В журналах высших государственных учреждений (Го­сударственного совета, Комитета министров), которые подлежа­ли утверждению лично императором, формулировался проект ре­шения, а если в ходе прений мнения разделились — проекты двух решений. Император соглашался либо с мнением большинства, Либо с мнением меньшинства. Решение, принятое императором, шло окончательным. После утверждения им журнала резолютив­ная часть оформлялась в виде самостоятельного документа, кото-

260

261

рый получал силу закона (например, Высочайше утвержденное мнение Государственного совета).

С середины 60-х гг. XIX в. в Государственном совете, а с 1895 г. — в Комитете министров документы стали печататься типографским способом во многих экземплярах. Создались условия для более тщательного их редактирования, в частности в соответствии с за­мечаниями участников прений. Подлинники журналов высших органов власти, как правило, печатались типографским способом. Черновые записи, которые велись во время заседаний, сохраня­лись редко. Иногда в делах откладывались особые мнения участ­ников заседания, замечания на представленные документы и т.п. материалы. Текст журнала позволяет судить только о результатах прений, а подготовительные материалы нередко содержат инфор­мацию и о мотивах принятых решений.

В отличие от журналов, представлявших собой специфическую форму документирования деятельности государственных учреж­дений Российской империи, протоколы, получившие распрост­ранение первоначально в делопроизводстве частновладельческих предприятий и общественных организаций, последовательно фик­сировали ход заседания. Как правило, в протоколе указывались: его порядковый номер, дата заседания или собрания, присутство­вавшие лица или, если речь идет о собрании, количество присут­ствовавших. Протоколы имели два основных раздела. В первом раз­деле, озаглавленном «Слушали», излагался ход заседания. Возмож­ны три варианта: 1) в протоколе указаны только повестка дня и фамилии докладчиков (такие протоколы называются «глухими»), 2) в протоколе перечислены также лица, выступившие в прени­ях, и 3) в протоколе приведена подробная или краткая запись выступлений в прениях. Во втором разделе протокола, озаглав­ленном «Постановили», фиксировалось принятое по обсуждав­шемуся вопросу решение. Только после того, как в протоколе был зафиксирован факт принятия решения на данном заседании, ш только после подписания протокола уполномоченными на это лицами (обычно руководителем заседания и секретарем), приня­тое решение приобретало юридическую силу. К первым экземпля­рам протоколов прилагались материалы по обсуждавшимся воп* росам, которые были подготовлены и представлены к заседанию: тезисы и тексты докладов, справочные таблицы, проекты реше­ний и т. п.

В Российской империи протоколы составляли одну из оснои ных разновидностей делопроизводственных документов акционер­ных компаний и политических партий. Так, протокол общего со­брания акционеров компании содержал сведения о времени про» ведения собрания, о его председателе и избранном для ведения собрания секретаре, о количестве участников заседания, числе представленных ими акций (лично и по доверенности) и полу-

I ченном в соответствии с этим количестве голосов, об обсуждав-■Шихся вопросах и результатах голосования по каждому из них, а Гакже об особых мнениях, заявленных отдельными акционерами. Протокол заверялся председателем собрания и тремя и более ак­ционерами. К протоколу прилагался текст доклада правления со-• иранию, список акционеров, представивших акции, а к годовому собранию также отчет об операциях компании и баланс ее оборо-Jtob. Очевидно, что совокупность сведений, содержавшихся в этих документах, достаточно полно отражала основные направления и

«|итоги деятельности предприятия. Перечисленные документы су-Шществовали в нескольких экземплярах: в делопроизводстве ком­кании сохранялись подлинные экземпляры, их копии, представ-мялись в государственные учреждения и акционерам по требова­нию последних.

Протокольная документация — одна из важнейших групп до-Икументов политических партий. Показателем того значения, кото-■рое придавалось протоколам прежде всего высших органов полити-Вческих партий — съездов делегатов от местных организаций — была

*ТОх публикация непосредственно после окончания работы съездов. Гак, опубликованы протоколы большевистской партии, партии ■социалистов-революционеров, конституционно-демократической ■Партии и некоторых других. Существуют также научные публика-I ции протокольной документации политических партий. Напри­мер, в конце 20-х — начале 30-х гг. XX в. Институт Маркса—Эн-ильса —Ленина при ЦК ВКП(б) переиздал ранее опубликован­ные протоколы съездов и конференций большевистской партии, кшово сверенные с оригиналами. Новое научное переиздание этих документов было осуществлено во второй половине 50-х гг. В 60 — КО-е гг. XX в. издание протокольной документации РСДРП(б) — ■СПСС было продолжено. С 1994 г. Российский независимый ин-i титут социальных и национальных проблем издавал протоколы ЦК конституционно-демократической партии. ) В СССР ведение протоколов, наряду с более полной формой Записи — стенографированием, играло большую роль в деятель­ности государственных институтов, правящей политической партии (КПСС) и общественных организаций. Например, в упоминав-Ицейся «Инструкции о делопроизводстве в организациях и выбор-i.ix органах КПСС» протоколам (стенограммам) посвящено бо-Вее четверти текста, два из четырех приложений к «Инструкции...» годержат типовые формы протоколов: партийного собрания (кон­ференции) и заседания парткома (партбюро) первичной (цехо-Вой) партийной организации.

Стенограммы заседаний и стенографические отчеты представ-I ли ют собой последовательную запись всего, что происходило на ■седании, включая отдельные реплики. Делопроизводство госу­дарственных учреждений Российской империи почти не знало

262

263

стенограммы. В начале XX в. сложилась практика стенографирова­ния, а затем подготовки и публикации стенографических отчетов о заседаниях Государственной думы Государственного совета. В СССР стенографирование широко применялось как форма за­писи прений. В настоящее время введение фонозаписи хода засе­даний вытесняет стенограмму из практики делопроизводства. Сте­нографирование включает фиксирование выступлений в ходе за­седания при помощи особых значков, а затем расшифровку про­изведенных записей. При расшифровке записанный текст воссоз­дается более или менее точно. Поэтому расшифрованная стеног­рамма приобретает силу авторского текста только после того, как прочитана, выправлена и подписана выступавшим. Даже при аб­солютно точном воспроизведении содержания выступления (что позволяет сделать сегодня диктофонная запись) необходимо его исправление автором, так как в устной речи возможны повторы, незаконченные фразы и т. п. Важно, однако, чтобы внесенные ис­правления не изменили смысл сказанного. Поэтому выправлен­ную стенограмму сверяют с исходным текстом.

Материалы деловой переписки — неотъемлемая со­ставляющая комплексов делопроизводственной документации. Этим понятием объединена совокупность документов учреждений, предприятий и организаций, посредством которых они осуще­ствляли обмен информацией в процессе выполнения функции управления. Переписка по своей сути всегда представляет собой взаимосвязанную документацию двух или более корреспондентов. В ее основе лежит инициативный документ. Если он создан в де­лопроизводстве корреспондента, материалы которого изучаются, текст инициативного письма, скорее всего, будет представлен копией с отправленного оригинала. Такая копия имеет специаль­ное название — отпуск. Если же работа ведется с материалами делопроизводства корреспондента-адресата, то там должен отло­житься оригинал полученного письма. В любом случае инициатив­ный документ — начальное звено в цепочке деловой переписки, где соседние звенья взаимосвязаны содержанием. Изучение ини­циативного документа и знание функций, структуры, корреспон­дентских связей учреждения, в делопроизводстве которого он вы­явлен, позволяет наметить пути поиска других материалов пере­писки как в архиве данного учреждения, так и в составе докумен­тации его корреспондентов.

Деловые письма в делопроизводстве делятся на две категории: входящие (т.е. полученные) и исходящие (т.е. отправленные). Как входящие, так и исходящие документы должны иметь соответству­ющие удостоверения: подпись, дату, входящий или исходящий номер. Если этих указаний на документе нет, факт его отправки может быть подвергнут сомнению. Иногда на подготовленном в делопроизводстве документе имеется помета: «Не отправлено».

В Российской империи большое внимание уделялось соблюде­нию законодательно закрепленных правил делопроизводства, по­скольку юридическую силу имели лишь полностью соответство­вавшие установленным нормам документы. Например, вышестоя­щие государственные учреждения направляли в подведомствен­ные организации указы, предписания и приказы. Равные учрежде­ния посылали друг другу отношения, а равные должностные лица, кроме того, официальные письма. Сенат и Синод, а также их депар­таменты сообщались между собой ведениями, или известиями. Ни­жестоящие учреждения направляли вышестоящим рапорты и до-ношения. Иерархическая соподчиненность учреждений определяла форму обращения к адресату. При обращении высших учрежде­ний к низшим требовался дательный падеж («Московской казен­ной палате»), в остальных случаях — винительный падеж («Мос­ковская казенная палата»); обращение к должностным лицам за­висело от их служебного положения, чина, титула. Для ускорения подготовки документов они создавались на напечатанных типо­графским способом бланках учреждений.

В частновладельческих предприятиях использовался определен­ный формуляр делового письма. Первым его элементом был так называемый бланк фирмы. Он включал полное название пред­приятия с указанием его местонахождения, специальности, года основания, размера капитала, почтового и телеграфного адресов, номеров телефонов и текущих счетов в банках. Часто на бланке помещалось изображение производственных предприятий фирмы, полученных наград и т. п. Кроме того, в формуляр входили дата (если один из корреспондентов находился за границей, то указы­валась двойная дата), адресат, внутренний адрес, обращение, со­держание, подпись и отметка о приложениях к письму.

В делопроизводстве государственных учреждений, организаций и предприятий СССР форма делового письма максимально функциональна. Многие разновидности деловых писем, которые характеризовали иерархическую соподчиненность учреждений, были упразднены. Отменено титулование адресатов. Язык доку­ментов стал проще, яснее. Из практики деловой переписки вы­тесняются рукописные тексты. Большая часть официальных писем этого периода напечатана на пишущих машинках. С 80-х гг. XX в. для ведения деловой переписки используются компьютеры. Ма­шинописные и набранные на компьютере документы, в отличие от значительной части рукописей, легко читаются. Как отпуски отправленной корреспонденции они идентичны оригиналам (за исключением отсутствия текста, напечатанного на бланке и на оттисках штампов и печатей). Обычно на отпуске, оставляемом в делопроизводстве, наряду с исходящим номером и датой подпи­сания указываются сведения о подписи под документом. Если в распоряжении исследователя находится оригинал, то подпись от-

264

265

ветственного руководителя под документом, заверенная печатью, подтверждает подлинность и официальный характер последнего.

Основной печатью, которая ставилась на документы, подпи­санные руководителем учреждения, предприятия и организации, была гербовая печать. Круглые печати ставились на документы отделов. Гербовую и круглые печати в СССР имели все государ­ственные учреждения и все массовые организации трудящихся. На печати указывается полное название учреждения, предприятия, организации и зачастую их адрес. На гербовой печати, кроме того, изображался герб СССР или союзной республики. Иногда по над­писи на печати, заверившей подпись под документом, можно ус­тановить корреспондента деловой переписки.

Наряду с печатью в учреждениях, организациях и предприяти­ях используются штампы. Основным является угловой штамп, ко­торый ставится на документе, составленном не на бланке. Угло­вой штамп включает: полное и сокращенное наименование уч­реждения, организации, предприятия, адрес, номер телефона, иногда — телеграфный адрес, число подписания документа и ис­ходящий номер. Если документ составлен на специальном блан­ке, то перечисленные сведения печатаются на нем. В последнее время с распространением практики пересылки документов по факсимильной связи на бланке помещают необходимые сведения. Число и исходящий номер вписываются после подписания доку­мента, также указывается дата его окончательного оформления. Штампы для регистрации входящей и исходящей корреспонден­ции позволяют определить дату соответственно ее получения или отправки.

Деловая переписка в специальных системах документирования имеет определенные особенности. На­пример, в делопроизводстве внешнеполитического ведомства вследствие географической отдаленности центральных и местных учреждений друг от друга необходимо постоянное ведение пере­писки. С конца XIX в., наряду с традиционной посылкой писем, использовался обмен телеграммами, а в XX в. и радиограммами. Секретный характер внешнеполитической информации требовал доставки почты особо надежными лицами — дипломатическими курьерами. Телеграммы и радиограммы при передаче зашифровы­вались и при получении подлежали расшифровке. Письма дипло­матических представителей принято условно делить на официаль­ные и личные. Последние обычно содержали конфиденциальную информацию или касались вопросов, которые не входили в ком­петенцию данного чиновника Министерства иностранных дел (МИД). Общий обзор положения в стране пребывания содержали депеши, а специально экономическим вопросам были посвящены консульские донесения. Каждый сколько-нибудь значительный по­литический вопрос получал отражение во всех перечисленных раз-

повидностяхх документов. МИД руководил работой дипломатиче­ских предстаавителей за границей, направляя им инструкции. Теле­граммы или \ письма одинакового содержания, адресованные од­новременно э нескольким дипломатическим представителям, на­зывались циркулярными.

Посколькку функцию внешних сношений, наряду с МИД, осу­ществляли г и другие ведомства, переписка по дипломатическим вопросам иммела междуведомственный характер. Ее материалы от­ложились в i архивных фондах соответствующих ведомств. Кроме того, в делоопроизводстве МИД представлены дипломатические документы, , принятые в соответствии с нормами международного права и проотокола в практике межгосударственных отношений. Наиболее употребительными из них являются: ноты (личные и вербальные», меморандумы, памятные записки. Выбор той или иной формьы документа определялся как содержанием информа­ции, которуую надо было сообщить, так и значением, которое хотели этой! информации придать.

Личные нноты посылались по вопросам, имевшим важное зна­чение или в 1 порядке информирования о каком-либо событии. Они имеют формугу письма и составлены от первого лица. Под текстом ноты обязательно ставится личная подпись ее отправителя. Вер­бальные нопты являются формой дипломатической переписки по текущим воэпросам. Текст вербальной ноты составляется в третьем лице и не иимеет подписи отправителя. Памятные записки состав­лялись с цеелью предупреждения возможного неправильного по­нимания илгти толкования устного заявления. Поэтому они должны изучаться ввместе с донесением получившего записку дипломата о беседе по ззатронутому в ней вопросу. Меморандум — документ, в котором подцробно излагается фактическая сторона того или ино­го вопроса. , В отличие от памятной записки меморандум мог посы­латься или передаваться без специальной беседы по затронутому в нем вопроосу. Специфической разновидностью дипломатических делопроизвводственных документов являются тексты тостов на официальнных приемах.

Разновидности документов и формы ведения деловой пе­реписки, ииспользуемые дипломатами, вырабатывались в ходе многовекоЕвой практики межгосударственного общения и вслед­ствие этогоэ мало изменялись в XIX—XXI вв. Вместе с тем дипло-матическаяя деятельность СССР вызвала к жизни такие разно­видности шереписки, как личные послания глав правительств и государств?, правительственные ноты. Очевидно, что информа­ция этих дсокументов должна восприниматься адресатом как бо­лее важнаяя по сравнению с переданной в форме традиционной личной нот>ты.

Учет входящих и исходящих делопроизвод-ственньпх документов велся во всех учреждениях, пред-

266

267

приятиях и организациях. При этом обязательно фиксировались сведения о дате регистрации документа, его содержании и на­правлении дальнейшего движения. Например, в организациях и выборных органах КПСС велись журналы пли составлялись кар­точки учета входящих и исходящих документов.

При учете входящего документа указывались: 1) входящий номер и дата регистрации; 2) исходящий номер и дата получен­ного документа; 3) от кого поступил; 4) наименование и краткое содержание; 5) кто направил, резолюция, дата; 6) кому направ­лен документ на исполнение; 7) подпись в получении (ознаком­лении), дата; 8) дата возврата, подпись принявшего документ; 9) отметка об исполнении; 10) номер дела, в котором хранится документ, дата отправки и подпись (или номер акта об уничтоже­нии документа и дата).

При учете исходящих документов соответственно указывались: 1) исходящий номер и дата; 2) количество листов и экземпляров; 3) кому направлен; 4) подпись в получении и номер реестра, контрольного талона и дата; 5) наименование или краткое содер­жание; 6) кем подписан; 7) номер дела, в которое помещена копия документа; 8) отметка о полученном ответе.

Указанные сведения могут оказаться полезными как при поис­ке документов, так и при частичной реконструкции на их основе содержания утраченных материалов.

Отчеты образуют неотъемлемую часть любой системы дело­производственной документации. Составление отчетных докумен­тов определенным образом нормировалось. Так, в Российской империи высшие и центральные государственные учреждения ежегодно представляли подробные письменные отчеты, содержав­шие данные об их деятельности, сгруппированные в разделы по темам, или в соответствии со структурой учреждения. Например, отчет Министерства внутренних дел имел следующие тематиче­ские разделы: «Крестьянское дело», «Охранение внутренней госу­дарственной безопасности» и т. п. Отчет же Министерства иност­ранных дел строился по структурному принципу. В 1894 г. отчет по этому министерству содержал характеристику важнейших направ­лений внешнеполитической деятельности государства, перечис­лял конкретные дела, осуществленные департаментами и други­ми подразделениями. В нем также, в частности, отмечено, что на хранение в Государственный и Санкт-Петербургский главный архив поступили присяжные листы, по которым в Ливадии члены российского Императорского Дома присягнули императору Ни­колаю II; В том же отчете в разделе о деятельности Московского главного архива сообщалось как обоснование расходов сверх сме­ты, что «вследствие частых метелей и обилия снега с самого нача­ла настоящей зимы пришлось до 1-го марта по настоянию поли­ции вывезти с трех прилегающих к архиву улиц 3.000 возов, це-

268

Ною по 12 ]/2 копеек., согласно условию, заключенному с подряд­чиком, всего на 400 рублей»1.

Отчеты высших государственных учреждений систематически Публиковались. Так:, изданы отчеты Государственного совета за 1869— 1916 гг. Формга их издания на протяжении этого времени не (была неизменной. С 1892 г. годовые отчеты Государственного сове-i;i стали выходить в двух вариантах: кратком — для императора («Всеподданнейшие; отчеты председателя Государственного сове­та» за 1892—1916 пг.) и подробном — для рассылки ведомствам («Отчеты Государственного совета» за 1892— 1906 гг.). После ре­организации Государственного совета в 1906 г. вместо отчетов по делопроизводству издавались стенографические отчеты («Государ-венный совет. Стенографические отчеты» за 1906—1916 гг.). Ана-гичное издание ««Государственная дума. Стенографические от­четы» за 1906—19Г7 гг. отразило деятельность Государственной

Думы.

Отчеты централшных государственных учреждений за вторую половину XIX—на'чало XX в. также публиковались. Но издания вти осуществлялись не все время, а с перерывами. Так, отчеты Государственного контролера издавались с 1866 по 1917 г., Святей­шего Синода — с 1 828 по 1897 г., Министерства государственных имуществ с 1838 шо 1856 г., с 1862 по 1878 г. и с 1881 по 1916 г.

Систематические сведения содержали отчеты, ежегодно состав­лявшиеся губернаторами на имя императора и на имя министра внутренних дел. Губернаторские отчеты начали составляться с 1804 г., а с конца 3>0-х гг. XIX в. была установлена их единая фор­ма, в которую время от времени вносились изменения. С 1870 г. отчет включал две; части. Первая содержала краткие сведения о том, что было «достойно высочайшего внимания». Во второй час­ти давался обстоятельный обзор состояния губернии. Этот обзор, напечатанный тишографским способом, включал подробное опи­сание губернии т статистические данные, зафиксированные в

восьми таблицах.

Правления акционерных компаний, согласно требованию за­кона, ежегодно представляли акционерам отчет об их операциях и баланс их оборотов. Отчеты должны были содержать сведения о состоянии капиталов компании (акционерного, запасного, на погашение стоимости имущества, облигационного); общем при­ходе и расходе денежных сумм за отчетный период; издержках на жалование служащим и других расходах по управлению; имуще­стве компании, принадлежащих ей запасах; долгах и убытках ком­пании; чистой пршбыли и ее примерном распределении. Состав-

1 Голиков А. Г. Архшвы российского МИД на службе империи и исторической науки (вторая половиша XIX— начало XX в.) // Вестник Московского универси­тета (Серия 8. Исторшя). — 2002. — № 5. — С. 11.

269

ной частью отчета компании за операционный год был баланс, характеризовавший состав, размещение, источники и назначе­ние средств предприятия.

Акционерная компания помимо руководящих органов — об­щего собрания акционеров и правления — имела, как минимум, еще одно структурное подразделение — производственное ил» торговое предприятие. Последнее на основании утверждавшейся правлением инструкции представляло в установленные сроки от­четы о своей деятельности. Так, в товариществе нефтяного произ­водства «Братья Нобель» правление ежедневно информировалось обо всех операциях предприятий товарищества. В ежемесячных от­четах приводились товарные рапорты об обороте нефтепродуктов: для каждого продукта по каждому складу давалась группировка по поступлению товаров с других складов, по расходу товаров, а таюке по обороту товара, отпущенного районным покупателям со скла­дов других районов. Все отчеты перед отправкой в правление обя­зательно копировались в специальные копировальные книги. Та­ким образом, отчетные материалы откладывались как в делопро­изводстве адресата (в подлиннике), так и в делопроизводстве от­правителя (в копии). Аналогичным образом осуществлялась отчет­ность и в других акционерных предприятиях.

В СССР была установлена единая система отчетности государ­ственных предприятий, учреждений и организаций. Наряду с мате­риалами, содержащими сведения о текущей деятельности, с 1930 г. вводился общегосударственный учет итогов работы за год про­мышленных предприятий, колхозов, совхозов, МТС на основе отчетов, составлявшихся в соответствии с обязательными требо­ваниями специальных программ и типовых статистических форм.

Практика перспективного планирования развития народного хозяйства в СССР (конец 20-х—начало 90-х гг. XX в.) обусловила публичное подведение итогов выполнения этих планов. Публико­вались данные как за пятилетие в целом, так и за отдельные пери­оды. Общие результаты первой и второй пятилеток получили от­ражение в следующих специальных изданиях: «Итоги выполне­ния первого пятилетнего плана развития народного хозяйства Союза ССР» (М., 1933) и «Итоги выполнения второго пятилет­него плана развития народного хозяйства Союза ССР» (М., 1938). Третья пятилетка не была завершена, так как началась Великая Отечественная война. Результаты выполнения плановых заданий во время войны не публиковались. В послевоенные годы состав и порядок публикаций был изменен. ЦСУ при Совете министров СССР печатал краткие поквартальные, полугодовые и годовые отчеты, а по завершении пятилетки Госплан и ЦСУ СССР публи­ковали сообщение об общих итогах ее выполнения. Аналогичные сведения оглашали Госпланы союзных и автономных республик, краевые и областные плановые органы.

|0етав и порядок составления отчетных документов в органи-ях и выборных органах КПСС, ВЛКСМ, профсоюзов и дру-

общественных организаций определялись их уставами и внут-Шними инструкциями.

В делопроизводстве государственных предприятий, учреждений И организаций Российской Федерации в основном сохранены тра­диции и правила составления текущих и годовых отчетов по ос­новным направлениям деятельности и подведения финансовых Итогов. Вместе с тем отказ от политики перспективного планиро-»ания развития государственного хозяйства и приватизация боль­шого числа государственных предприятий промышленности, сель­ского хозяйства, торговли, кредита, транспорта, сферы услуг и т.д. Обусловили прекращение практики систематического обобщения достигнутых результатов на основе первичных данных.