Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
Источниковедение отечественной истории.doc
Скачиваний:
1938
Добавлен:
01.06.2015
Размер:
3.47 Mб
Скачать

Глава 8 делопроизводственная документация

8.1. Общая характеристика

Делопроизводственная документация образует сложную систе­му исторических источников, созданных в процессе деятельности аппарата управления. Содержание документов и конкретный со­став документации определялись функциями учреждений, орга­низаций и предприятий, в которых они возникли, и целями, ко­торые стояли перед их авторами. В то же время принципиальное сходство задач организации управления обусловило формирова­ние комплексов делопроизводственной документации, выработ­ку основных разновидностей и вариантов документов. Знание пра­вил ведения и оформления дел позволяет верно понять и оценить значение информации, зафиксированной в документах делопро­изводства.

Зачастую интересующая исследователя информация содержит­ся в нескольких источниках, нередко являющихся разновидно­стями и вариантами документа. Например, наряду с окончатель­ным вариантом официального письма принято сохранять его про­екты. Ясно, что исследователь, которому удалось обнаружить не­сколько источников, содержащих сведения по одному вопросу, потенциально располагает возможностью получить более полную информацию об объекте изучения. Но чтобы реализовать эту воз-J можность, необходимо знать о свойствах и отличительных ocoJ бенностях разновидностей и вариантов документов.

Принято выделять три основных комплекса делопроизводствен­ной документации второй половины XIX—начала XXI в.: 1) до­кументацию государственных учреждений (XIX—XXI вв.); 2) до­кументацию частновладельческих предприятий (XIX—20-е гг. XX в и 90-е гг. XX в. — настоящее время); 3) документацию обществен-! ных организаций и политических партий (XIX—XXI вв.).

Необходимость в использовании значительной части инфор« мации документов на протяжении длительного времени привела к созданию специальных хранилищ — архивов. Лишь небольша' часть делопроизводственных документов опубликована. Поэтом работа историка с материалами делопроизводства базируется глан4 ным образом на документации, отложившейся в архивах. Законо­мерности, обусловившие ее современный состав и место храпе* ния, намечают пути поиска в архивах источников по определен ным темам.

8.1.1. Основные разновидности

В зависимости от целевого назначения и формуляра документа выделяют следующие их разновидности: 1) нормативные доку­менты (учреждения, положения, уставы, стандарты, инструкции, номенклатуры дел и т.п.); 2) протокольную документацию (жур­налы, протоколы, стенограммы); 3) деловую переписку (предпи­сания, официальные письма, докладные записки и др.); 4) мате­риалы учета документов (регистрационные картотеки, разного рода веестры, журналы и книги входящих и исходящих документов); 5) отчетные документы (отчеты, доклады, балансы и т.д.).

Нормы, определявшие состав и порядок веде­ния делопроизводственной документации вучреж-I дениях и предприятиях Российской империи, нередко содержали юконодателъные акты. Например, «Общим учреждением мини­стерств» (1811) устанавливался единый порядок ведения доку­ментации в центральных государственных учреждениях империи. «р высочайше утвержденном мнении Государственного совета J «О товариществах по участкам или компаниях на акциях» (1836) ||ыли указаны документы, обязательные для создания и деятель­ности этой категории частновладельческих предприятий. Устав о промышленном труде (1913) «Свода законов Российской импе-

|^Ии» включал совокупность законодательно закрепленных норм, определявших взаимоотношения предпринимателей и рабочих в начале XX в., в том числе требование на каждой фабрике и каж-■дом заводе вести по установленной форме перечисленные в зако­не документы.

I Состав и порядок ведения делопроизводства в отдельных уч­реждениях и предприятиях Российской империи регламентирова-t ли сепаратные законодательные акты. Например, 17 августа 1915 г. император Николай II подписал закон об образовании четырех Особых совещаний: по обороне государства, топливу, продоволь-II пию и перевозкам. В тот же день им были утверждены сепарат­ные законодательные акты — положения о каждом из Особых со­ме щаний. В «Положении об Особом совещании для обсуждения и • Объединения мероприятий по обороне государства», учрежден­ном под председательством военного министра, в частности, го­ворилось: «Управление делами Особого совещания возлагается на Начальника канцелярии военного министерства или на особое Ifltuio, по назначению председателя Совещания, а делопроизвод­ство — на означенную канцелярию и на особо назначенных пред-Вдателем Совещания лиц. Необходимые на делопроизводство де-I Нежные средства отпускаются в мере действительной надобности. ■Обо всех заседаниях Особого совещания составляются журналы, I указанием мнения большинства и тех особых мнений, которые ^■согласные с большинством члены Совещания пожелают занес-

258

259

ти в журнал. На журнале отмечается и принятое председателем решение по обсужденному вопросу»1.

Аналогичным образом нормировалось документирование дея­тельности крупных частновладельческих предприятий, организо­ванных в форме акционерных компаний. Устав компании вслед­ствие его утверждения императором был сепаратным законода­тельным актом. Он дополнял общий закон, в котором определя­лись правила документального оформления процедуры учрежде­ния акционерных компаний, деятельности их высших органов — собраний акционеров, составления, проверки, утверждения и публикации отчетов. Уставы подробно регламентировали вопросы компетенции правления, руководившего делами компании в пе­риоды между собраниями акционеров. Обычно в обязанность прав­ления входило ведение в соответствии с коммерческими правила­ми бухгалтерии, кассы, письмоводительства, составление отче­тов, баланса, сметы, плана действий, сношения с присутствен­ными местами и т. п. Работа правления отражалась в протоколах его заседаний.

В СССР были разработаны общегосударственные стандарты, и которых зафиксированы обязательные требования к содержанию и формам документов, создававшихся в государственных учреж­дениях, предприятиях и организациях. Задачи, структура и мето­ды работы конкретных учреждений, предприятий и организаций указывались в положениях, утверждавшихся вышестоящими орга­нами государственной власти и управления.

Правила ведения делопроизводства в организациях и выбор­ных органах КПСС, ВЛКСМ, профессиональных союзов опреде­лялись их уставами и специальными инструкциями. Например, согласно «Инструкции о делопроизводстве в организациях и вы­борных органах КПСС», утвержденной Объединенным Пленумом ЦК и ЦКК КПСС 31 января 1991 г. и изданной тиражом 500 тыс,] экземпляров, документами организаций и выборных органов партии являлись: постановления и резолюции, протоколы и сте­нограммы, находящиеся в делопроизводстве и текущем архиве за регистрированные материалы. На основании Устава КПСС и инст­рукции ЦК и ЦКК о делопроизводстве выборные органы самостоя«| тельно разрабатывали правила и методические рекомендации до-кументационного обеспечения своей деятельности. По окончании календарного года исполненные документы, сформированные в со ответствии с архивными правилами в дела, сдавались по акту службу делопроизводства, образуя в ее составе текущий архив.

В государственных учреждениях, организациях, предприятии* СССР, в организациях и выборных органах КПСС и обществен

1 Собрание узаконений и распоряжений правительства. — Пг., 1915. — Отд. 2, № 231 от 19 августа 1915 г.

ных организациях были созданы периодически обновлявшиеся номенклатуры дел, т.е. перечни обязательных документов с указа­нием срока их хранения. Документы длительного или постоянно­го срока хранения поступали в архивы. Так, уже в делопроизвод­стве осуществлялась селекция документов, предопределившая ве­роятность сохранения одних категорий источников и уничтоже­ния других.

Протокольная документация играла чрезвычайно важную роль в системе делопроизводства. Она была обусловлена коллегиальной формой обсуждения дел в государственных учреж­дениях XIX—XXI вв., коллективным принятием решений акцио­нерами компаний, членами выборных органов партийных и об­щественных организаций. Протокольная делопроизводственная до­кументация представлена тремя основными разновидностями до­кументов: журналами, протоколами и стенограммами.

Журналы — традиционная форма фиксирования прений в госу­дарственных учреждениях Российской империи. Журналы номе­ровались. Перед основным текстом указывались: название учреж­дения, в котором он составлен; дата, председатель и участники заседания. Журналы были общими и особыми. Первые содержали материалы обсуждения нескольких вопросов, которое проводи­лось на одном заседании. Вторые посвящались какому-то опреде­ленному вопросу, как правило более важному и сложному. ♦ Основной текст журнала обычно состоял из трех частей. Струк­турно они могли не выделяться, но логика составления докумен­та определяла последовательность расположения материала. По­скольку делопроизводство велось письменно, в первой части жур­нала излагалось содержание инициативного документа, послужив­шего причиной и предметом обсуждения. Во второй — приводи­лись мнения участников заседания. В журналах фиксировалось не содержание каждого конкретного выступления, а обобщенное из­ложение мнений одной или двух (редко более) групп выступав­ших. В третьей части формулировалось решение по обсуждавшему­ся вопросу. Например, в журналах Особого совещания для обсуж­дения и объединения мероприятий по обороне государства эта часть начиналась формулой: «Председатель Особого совещания, в отношении приведения в исполнение требующих того суждений Особого совещания, решил...». Далее следовали пункты принято­го решения. В журналах высших государственных учреждений (Го­сударственного совета, Комитета министров), которые подлежа­ли утверждению лично императором, формулировался проект ре­шения, а если в ходе прений мнения разделились — проекты двух решений. Император соглашался либо с мнением большинства, Либо с мнением меньшинства. Решение, принятое императором, шло окончательным. После утверждения им журнала резолютив­ная часть оформлялась в виде самостоятельного документа, кото-

260

261

рый получал силу закона (например, Высочайше утвержденное мнение Государственного совета).

С середины 60-х гг. XIX в. в Государственном совете, а с 1895 г. — в Комитете министров документы стали печататься типографским способом во многих экземплярах. Создались условия для более тщательного их редактирования, в частности в соответствии с за­мечаниями участников прений. Подлинники журналов высших органов власти, как правило, печатались типографским способом. Черновые записи, которые велись во время заседаний, сохраня­лись редко. Иногда в делах откладывались особые мнения участ­ников заседания, замечания на представленные документы и т.п. материалы. Текст журнала позволяет судить только о результатах прений, а подготовительные материалы нередко содержат инфор­мацию и о мотивах принятых решений.

В отличие от журналов, представлявших собой специфическую форму документирования деятельности государственных учреж­дений Российской империи, протоколы, получившие распрост­ранение первоначально в делопроизводстве частновладельческих предприятий и общественных организаций, последовательно фик­сировали ход заседания. Как правило, в протоколе указывались: его порядковый номер, дата заседания или собрания, присутство­вавшие лица или, если речь идет о собрании, количество присут­ствовавших. Протоколы имели два основных раздела. В первом раз­деле, озаглавленном «Слушали», излагался ход заседания. Возмож­ны три варианта: 1) в протоколе указаны только повестка дня и фамилии докладчиков (такие протоколы называются «глухими»), 2) в протоколе перечислены также лица, выступившие в прени­ях, и 3) в протоколе приведена подробная или краткая запись выступлений в прениях. Во втором разделе протокола, озаглав­ленном «Постановили», фиксировалось принятое по обсуждав­шемуся вопросу решение. Только после того, как в протоколе был зафиксирован факт принятия решения на данном заседании, ш только после подписания протокола уполномоченными на это лицами (обычно руководителем заседания и секретарем), приня­тое решение приобретало юридическую силу. К первым экземпля­рам протоколов прилагались материалы по обсуждавшимся воп* росам, которые были подготовлены и представлены к заседанию: тезисы и тексты докладов, справочные таблицы, проекты реше­ний и т. п.

В Российской империи протоколы составляли одну из оснои ных разновидностей делопроизводственных документов акционер­ных компаний и политических партий. Так, протокол общего со­брания акционеров компании содержал сведения о времени про» ведения собрания, о его председателе и избранном для ведения собрания секретаре, о количестве участников заседания, числе представленных ими акций (лично и по доверенности) и полу-

I ченном в соответствии с этим количестве голосов, об обсуждав-■Шихся вопросах и результатах голосования по каждому из них, а Гакже об особых мнениях, заявленных отдельными акционерами. Протокол заверялся председателем собрания и тремя и более ак­ционерами. К протоколу прилагался текст доклада правления со-• иранию, список акционеров, представивших акции, а к годовому собранию также отчет об операциях компании и баланс ее оборо-Jtob. Очевидно, что совокупность сведений, содержавшихся в этих документах, достаточно полно отражала основные направления и

«|итоги деятельности предприятия. Перечисленные документы су-Шществовали в нескольких экземплярах: в делопроизводстве ком­кании сохранялись подлинные экземпляры, их копии, представ-мялись в государственные учреждения и акционерам по требова­нию последних.

Протокольная документация — одна из важнейших групп до-Икументов политических партий. Показателем того значения, кото-■рое придавалось протоколам прежде всего высших органов полити-Вческих партий — съездов делегатов от местных организаций — была

*ТОх публикация непосредственно после окончания работы съездов. Гак, опубликованы протоколы большевистской партии, партии ■социалистов-революционеров, конституционно-демократической ■Партии и некоторых других. Существуют также научные публика-I ции протокольной документации политических партий. Напри­мер, в конце 20-х — начале 30-х гг. XX в. Институт Маркса—Эн-ильса —Ленина при ЦК ВКП(б) переиздал ранее опубликован­ные протоколы съездов и конференций большевистской партии, кшово сверенные с оригиналами. Новое научное переиздание этих документов было осуществлено во второй половине 50-х гг. В 60 — КО-е гг. XX в. издание протокольной документации РСДРП(б) — ■СПСС было продолжено. С 1994 г. Российский независимый ин-i титут социальных и национальных проблем издавал протоколы ЦК конституционно-демократической партии. ) В СССР ведение протоколов, наряду с более полной формой Записи — стенографированием, играло большую роль в деятель­ности государственных институтов, правящей политической партии (КПСС) и общественных организаций. Например, в упоминав-Ицейся «Инструкции о делопроизводстве в организациях и выбор-i.ix органах КПСС» протоколам (стенограммам) посвящено бо-Вее четверти текста, два из четырех приложений к «Инструкции...» годержат типовые формы протоколов: партийного собрания (кон­ференции) и заседания парткома (партбюро) первичной (цехо-Вой) партийной организации.

Стенограммы заседаний и стенографические отчеты представ-I ли ют собой последовательную запись всего, что происходило на ■седании, включая отдельные реплики. Делопроизводство госу­дарственных учреждений Российской империи почти не знало

262

263

стенограммы. В начале XX в. сложилась практика стенографирова­ния, а затем подготовки и публикации стенографических отчетов о заседаниях Государственной думы Государственного совета. В СССР стенографирование широко применялось как форма за­писи прений. В настоящее время введение фонозаписи хода засе­даний вытесняет стенограмму из практики делопроизводства. Сте­нографирование включает фиксирование выступлений в ходе за­седания при помощи особых значков, а затем расшифровку про­изведенных записей. При расшифровке записанный текст воссоз­дается более или менее точно. Поэтому расшифрованная стеног­рамма приобретает силу авторского текста только после того, как прочитана, выправлена и подписана выступавшим. Даже при аб­солютно точном воспроизведении содержания выступления (что позволяет сделать сегодня диктофонная запись) необходимо его исправление автором, так как в устной речи возможны повторы, незаконченные фразы и т. п. Важно, однако, чтобы внесенные ис­правления не изменили смысл сказанного. Поэтому выправлен­ную стенограмму сверяют с исходным текстом.

Материалы деловой переписки — неотъемлемая со­ставляющая комплексов делопроизводственной документации. Этим понятием объединена совокупность документов учреждений, предприятий и организаций, посредством которых они осуще­ствляли обмен информацией в процессе выполнения функции управления. Переписка по своей сути всегда представляет собой взаимосвязанную документацию двух или более корреспондентов. В ее основе лежит инициативный документ. Если он создан в де­лопроизводстве корреспондента, материалы которого изучаются, текст инициативного письма, скорее всего, будет представлен копией с отправленного оригинала. Такая копия имеет специаль­ное название — отпуск. Если же работа ведется с материалами делопроизводства корреспондента-адресата, то там должен отло­житься оригинал полученного письма. В любом случае инициатив­ный документ — начальное звено в цепочке деловой переписки, где соседние звенья взаимосвязаны содержанием. Изучение ини­циативного документа и знание функций, структуры, корреспон­дентских связей учреждения, в делопроизводстве которого он вы­явлен, позволяет наметить пути поиска других материалов пере­писки как в архиве данного учреждения, так и в составе докумен­тации его корреспондентов.

Деловые письма в делопроизводстве делятся на две категории: входящие (т.е. полученные) и исходящие (т.е. отправленные). Как входящие, так и исходящие документы должны иметь соответству­ющие удостоверения: подпись, дату, входящий или исходящий номер. Если этих указаний на документе нет, факт его отправки может быть подвергнут сомнению. Иногда на подготовленном в делопроизводстве документе имеется помета: «Не отправлено».

В Российской империи большое внимание уделялось соблюде­нию законодательно закрепленных правил делопроизводства, по­скольку юридическую силу имели лишь полностью соответство­вавшие установленным нормам документы. Например, вышестоя­щие государственные учреждения направляли в подведомствен­ные организации указы, предписания и приказы. Равные учрежде­ния посылали друг другу отношения, а равные должностные лица, кроме того, официальные письма. Сенат и Синод, а также их депар­таменты сообщались между собой ведениями, или известиями. Ни­жестоящие учреждения направляли вышестоящим рапорты и до-ношения. Иерархическая соподчиненность учреждений определяла форму обращения к адресату. При обращении высших учрежде­ний к низшим требовался дательный падеж («Московской казен­ной палате»), в остальных случаях — винительный падеж («Мос­ковская казенная палата»); обращение к должностным лицам за­висело от их служебного положения, чина, титула. Для ускорения подготовки документов они создавались на напечатанных типо­графским способом бланках учреждений.

В частновладельческих предприятиях использовался определен­ный формуляр делового письма. Первым его элементом был так называемый бланк фирмы. Он включал полное название пред­приятия с указанием его местонахождения, специальности, года основания, размера капитала, почтового и телеграфного адресов, номеров телефонов и текущих счетов в банках. Часто на бланке помещалось изображение производственных предприятий фирмы, полученных наград и т. п. Кроме того, в формуляр входили дата (если один из корреспондентов находился за границей, то указы­валась двойная дата), адресат, внутренний адрес, обращение, со­держание, подпись и отметка о приложениях к письму.

В делопроизводстве государственных учреждений, организаций и предприятий СССР форма делового письма максимально функциональна. Многие разновидности деловых писем, которые характеризовали иерархическую соподчиненность учреждений, были упразднены. Отменено титулование адресатов. Язык доку­ментов стал проще, яснее. Из практики деловой переписки вы­тесняются рукописные тексты. Большая часть официальных писем этого периода напечатана на пишущих машинках. С 80-х гг. XX в. для ведения деловой переписки используются компьютеры. Ма­шинописные и набранные на компьютере документы, в отличие от значительной части рукописей, легко читаются. Как отпуски отправленной корреспонденции они идентичны оригиналам (за исключением отсутствия текста, напечатанного на бланке и на оттисках штампов и печатей). Обычно на отпуске, оставляемом в делопроизводстве, наряду с исходящим номером и датой подпи­сания указываются сведения о подписи под документом. Если в распоряжении исследователя находится оригинал, то подпись от-

264

265

ветственного руководителя под документом, заверенная печатью, подтверждает подлинность и официальный характер последнего.

Основной печатью, которая ставилась на документы, подпи­санные руководителем учреждения, предприятия и организации, была гербовая печать. Круглые печати ставились на документы отделов. Гербовую и круглые печати в СССР имели все государ­ственные учреждения и все массовые организации трудящихся. На печати указывается полное название учреждения, предприятия, организации и зачастую их адрес. На гербовой печати, кроме того, изображался герб СССР или союзной республики. Иногда по над­писи на печати, заверившей подпись под документом, можно ус­тановить корреспондента деловой переписки.

Наряду с печатью в учреждениях, организациях и предприяти­ях используются штампы. Основным является угловой штамп, ко­торый ставится на документе, составленном не на бланке. Угло­вой штамп включает: полное и сокращенное наименование уч­реждения, организации, предприятия, адрес, номер телефона, иногда — телеграфный адрес, число подписания документа и ис­ходящий номер. Если документ составлен на специальном блан­ке, то перечисленные сведения печатаются на нем. В последнее время с распространением практики пересылки документов по факсимильной связи на бланке помещают необходимые сведения. Число и исходящий номер вписываются после подписания доку­мента, также указывается дата его окончательного оформления. Штампы для регистрации входящей и исходящей корреспонден­ции позволяют определить дату соответственно ее получения или отправки.

Деловая переписка в специальных системах документирования имеет определенные особенности. На­пример, в делопроизводстве внешнеполитического ведомства вследствие географической отдаленности центральных и местных учреждений друг от друга необходимо постоянное ведение пере­писки. С конца XIX в., наряду с традиционной посылкой писем, использовался обмен телеграммами, а в XX в. и радиограммами. Секретный характер внешнеполитической информации требовал доставки почты особо надежными лицами — дипломатическими курьерами. Телеграммы и радиограммы при передаче зашифровы­вались и при получении подлежали расшифровке. Письма дипло­матических представителей принято условно делить на официаль­ные и личные. Последние обычно содержали конфиденциальную информацию или касались вопросов, которые не входили в ком­петенцию данного чиновника Министерства иностранных дел (МИД). Общий обзор положения в стране пребывания содержали депеши, а специально экономическим вопросам были посвящены консульские донесения. Каждый сколько-нибудь значительный по­литический вопрос получал отражение во всех перечисленных раз-

повидностяхх документов. МИД руководил работой дипломатиче­ских предстаавителей за границей, направляя им инструкции. Теле­граммы или \ письма одинакового содержания, адресованные од­новременно э нескольким дипломатическим представителям, на­зывались циркулярными.

Посколькку функцию внешних сношений, наряду с МИД, осу­ществляли г и другие ведомства, переписка по дипломатическим вопросам иммела междуведомственный характер. Ее материалы от­ложились в i архивных фондах соответствующих ведомств. Кроме того, в делоопроизводстве МИД представлены дипломатические документы, , принятые в соответствии с нормами международного права и проотокола в практике межгосударственных отношений. Наиболее употребительными из них являются: ноты (личные и вербальные», меморандумы, памятные записки. Выбор той или иной формьы документа определялся как содержанием информа­ции, которуую надо было сообщить, так и значением, которое хотели этой! информации придать.

Личные нноты посылались по вопросам, имевшим важное зна­чение или в 1 порядке информирования о каком-либо событии. Они имеют формугу письма и составлены от первого лица. Под текстом ноты обязательно ставится личная подпись ее отправителя. Вер­бальные нопты являются формой дипломатической переписки по текущим воэпросам. Текст вербальной ноты составляется в третьем лице и не иимеет подписи отправителя. Памятные записки состав­лялись с цеелью предупреждения возможного неправильного по­нимания илгти толкования устного заявления. Поэтому они должны изучаться ввместе с донесением получившего записку дипломата о беседе по ззатронутому в ней вопросу. Меморандум — документ, в котором подцробно излагается фактическая сторона того или ино­го вопроса. , В отличие от памятной записки меморандум мог посы­латься или передаваться без специальной беседы по затронутому в нем вопроосу. Специфической разновидностью дипломатических делопроизвводственных документов являются тексты тостов на официальнных приемах.

Разновидности документов и формы ведения деловой пе­реписки, ииспользуемые дипломатами, вырабатывались в ходе многовекоЕвой практики межгосударственного общения и вслед­ствие этогоэ мало изменялись в XIX—XXI вв. Вместе с тем дипло-матическаяя деятельность СССР вызвала к жизни такие разно­видности шереписки, как личные послания глав правительств и государств?, правительственные ноты. Очевидно, что информа­ция этих дсокументов должна восприниматься адресатом как бо­лее важнаяя по сравнению с переданной в форме традиционной личной нот>ты.

Учет входящих и исходящих делопроизвод-ственньпх документов велся во всех учреждениях, пред-

266

267

приятиях и организациях. При этом обязательно фиксировались сведения о дате регистрации документа, его содержании и на­правлении дальнейшего движения. Например, в организациях и выборных органах КПСС велись журналы пли составлялись кар­точки учета входящих и исходящих документов.

При учете входящего документа указывались: 1) входящий номер и дата регистрации; 2) исходящий номер и дата получен­ного документа; 3) от кого поступил; 4) наименование и краткое содержание; 5) кто направил, резолюция, дата; 6) кому направ­лен документ на исполнение; 7) подпись в получении (ознаком­лении), дата; 8) дата возврата, подпись принявшего документ; 9) отметка об исполнении; 10) номер дела, в котором хранится документ, дата отправки и подпись (или номер акта об уничтоже­нии документа и дата).

При учете исходящих документов соответственно указывались: 1) исходящий номер и дата; 2) количество листов и экземпляров; 3) кому направлен; 4) подпись в получении и номер реестра, контрольного талона и дата; 5) наименование или краткое содер­жание; 6) кем подписан; 7) номер дела, в которое помещена копия документа; 8) отметка о полученном ответе.

Указанные сведения могут оказаться полезными как при поис­ке документов, так и при частичной реконструкции на их основе содержания утраченных материалов.

Отчеты образуют неотъемлемую часть любой системы дело­производственной документации. Составление отчетных докумен­тов определенным образом нормировалось. Так, в Российской империи высшие и центральные государственные учреждения ежегодно представляли подробные письменные отчеты, содержав­шие данные об их деятельности, сгруппированные в разделы по темам, или в соответствии со структурой учреждения. Например, отчет Министерства внутренних дел имел следующие тематиче­ские разделы: «Крестьянское дело», «Охранение внутренней госу­дарственной безопасности» и т. п. Отчет же Министерства иност­ранных дел строился по структурному принципу. В 1894 г. отчет по этому министерству содержал характеристику важнейших направ­лений внешнеполитической деятельности государства, перечис­лял конкретные дела, осуществленные департаментами и други­ми подразделениями. В нем также, в частности, отмечено, что на хранение в Государственный и Санкт-Петербургский главный архив поступили присяжные листы, по которым в Ливадии члены российского Императорского Дома присягнули императору Ни­колаю II; В том же отчете в разделе о деятельности Московского главного архива сообщалось как обоснование расходов сверх сме­ты, что «вследствие частых метелей и обилия снега с самого нача­ла настоящей зимы пришлось до 1-го марта по настоянию поли­ции вывезти с трех прилегающих к архиву улиц 3.000 возов, це-

268

Ною по 12 ]/2 копеек., согласно условию, заключенному с подряд­чиком, всего на 400 рублей»1.

Отчеты высших государственных учреждений систематически Публиковались. Так:, изданы отчеты Государственного совета за 1869— 1916 гг. Формга их издания на протяжении этого времени не (была неизменной. С 1892 г. годовые отчеты Государственного сове-i;i стали выходить в двух вариантах: кратком — для императора («Всеподданнейшие; отчеты председателя Государственного сове­та» за 1892—1916 пг.) и подробном — для рассылки ведомствам («Отчеты Государственного совета» за 1892— 1906 гг.). После ре­организации Государственного совета в 1906 г. вместо отчетов по делопроизводству издавались стенографические отчеты («Государ-венный совет. Стенографические отчеты» за 1906—1916 гг.). Ана-гичное издание ««Государственная дума. Стенографические от­четы» за 1906—19Г7 гг. отразило деятельность Государственной

Думы.

Отчеты централшных государственных учреждений за вторую половину XIX—на'чало XX в. также публиковались. Но издания вти осуществлялись не все время, а с перерывами. Так, отчеты Государственного контролера издавались с 1866 по 1917 г., Святей­шего Синода — с 1 828 по 1897 г., Министерства государственных имуществ с 1838 шо 1856 г., с 1862 по 1878 г. и с 1881 по 1916 г.

Систематические сведения содержали отчеты, ежегодно состав­лявшиеся губернаторами на имя императора и на имя министра внутренних дел. Губернаторские отчеты начали составляться с 1804 г., а с конца 3>0-х гг. XIX в. была установлена их единая фор­ма, в которую время от времени вносились изменения. С 1870 г. отчет включал две; части. Первая содержала краткие сведения о том, что было «достойно высочайшего внимания». Во второй час­ти давался обстоятельный обзор состояния губернии. Этот обзор, напечатанный тишографским способом, включал подробное опи­сание губернии т статистические данные, зафиксированные в

восьми таблицах.

Правления акционерных компаний, согласно требованию за­кона, ежегодно представляли акционерам отчет об их операциях и баланс их оборотов. Отчеты должны были содержать сведения о состоянии капиталов компании (акционерного, запасного, на погашение стоимости имущества, облигационного); общем при­ходе и расходе денежных сумм за отчетный период; издержках на жалование служащим и других расходах по управлению; имуще­стве компании, принадлежащих ей запасах; долгах и убытках ком­пании; чистой пршбыли и ее примерном распределении. Состав-

1 Голиков А. Г. Архшвы российского МИД на службе империи и исторической науки (вторая половиша XIX— начало XX в.) // Вестник Московского универси­тета (Серия 8. Исторшя). — 2002. — № 5. — С. 11.

269

ной частью отчета компании за операционный год был баланс, характеризовавший состав, размещение, источники и назначе­ние средств предприятия.

Акционерная компания помимо руководящих органов — об­щего собрания акционеров и правления — имела, как минимум, еще одно структурное подразделение — производственное ил» торговое предприятие. Последнее на основании утверждавшейся правлением инструкции представляло в установленные сроки от­четы о своей деятельности. Так, в товариществе нефтяного произ­водства «Братья Нобель» правление ежедневно информировалось обо всех операциях предприятий товарищества. В ежемесячных от­четах приводились товарные рапорты об обороте нефтепродуктов: для каждого продукта по каждому складу давалась группировка по поступлению товаров с других складов, по расходу товаров, а таюке по обороту товара, отпущенного районным покупателям со скла­дов других районов. Все отчеты перед отправкой в правление обя­зательно копировались в специальные копировальные книги. Та­ким образом, отчетные материалы откладывались как в делопро­изводстве адресата (в подлиннике), так и в делопроизводстве от­правителя (в копии). Аналогичным образом осуществлялась отчет­ность и в других акционерных предприятиях.

В СССР была установлена единая система отчетности государ­ственных предприятий, учреждений и организаций. Наряду с мате­риалами, содержащими сведения о текущей деятельности, с 1930 г. вводился общегосударственный учет итогов работы за год про­мышленных предприятий, колхозов, совхозов, МТС на основе отчетов, составлявшихся в соответствии с обязательными требо­ваниями специальных программ и типовых статистических форм.

Практика перспективного планирования развития народного хозяйства в СССР (конец 20-х—начало 90-х гг. XX в.) обусловила публичное подведение итогов выполнения этих планов. Публико­вались данные как за пятилетие в целом, так и за отдельные пери­оды. Общие результаты первой и второй пятилеток получили от­ражение в следующих специальных изданиях: «Итоги выполне­ния первого пятилетнего плана развития народного хозяйства Союза ССР» (М., 1933) и «Итоги выполнения второго пятилет­него плана развития народного хозяйства Союза ССР» (М., 1938). Третья пятилетка не была завершена, так как началась Великая Отечественная война. Результаты выполнения плановых заданий во время войны не публиковались. В послевоенные годы состав и порядок публикаций был изменен. ЦСУ при Совете министров СССР печатал краткие поквартальные, полугодовые и годовые отчеты, а по завершении пятилетки Госплан и ЦСУ СССР публи­ковали сообщение об общих итогах ее выполнения. Аналогичные сведения оглашали Госпланы союзных и автономных республик, краевые и областные плановые органы.

|0етав и порядок составления отчетных документов в органи-ях и выборных органах КПСС, ВЛКСМ, профсоюзов и дру-

общественных организаций определялись их уставами и внут-Шними инструкциями.

В делопроизводстве государственных предприятий, учреждений И организаций Российской Федерации в основном сохранены тра­диции и правила составления текущих и годовых отчетов по ос­новным направлениям деятельности и подведения финансовых Итогов. Вместе с тем отказ от политики перспективного планиро-»ания развития государственного хозяйства и приватизация боль­шого числа государственных предприятий промышленности, сель­ского хозяйства, торговли, кредита, транспорта, сферы услуг и т.д. Обусловили прекращение практики систематического обобщения достигнутых результатов на основе первичных данных.

Калькулятор

Сервис бесплатной оценки стоимости работы

  1. Заполните заявку. Специалисты рассчитают стоимость вашей работы
  2. Расчет стоимости придет на почту и по СМС

Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности и на обработку персональных данных.

Номер вашей заявки

Прямо сейчас на почту придет автоматическое письмо-подтверждение с информацией о заявке.

Оформить еще одну заявку