- •Деловое письмо Структура делового письма
- •Форматирование письма Бланк
- •Регистрационный номер
- •Шапка письма
- •Нумерация листов
- •Информация об исполнителе
- •Приложения
- •Содержание деловых писем
- •Письма-приглашения
- •Гарантийные письма
- •Письмо-просьба
- •Письма-ответы
- •Благодарственные письма
- •Сопроводительные письма
- •Письма-предложения
- •Письмо-просьба
- •Письмо-жалоба
- •Письмо-претензия
Деловое письмо Структура делового письма
1. Обращение. Обращение располагается в «шапке» делового письма, содержит указание занимаемой должности и персональные данные адресата. Распространенным стандартным обращением при написании официального делового письма является обращение «Уважаемый», которое принято начинать с большой буквы и располагать в центре страницы.
Дальнейшее оформление структуры делового письма зависит от множества факторов. К примеру, в России нормой считается обращение по имени и отчеству, на Западе – только по имени.
2. Основная часть. После этого в нескольких абзацах описывается ситуация, выражается ваше персональное мнение и высказывается просьба относительно дальнейших действий либо предлагается ваш вариант решения проблемы.
Пример: "В течение предыдущего месяца, начиная с 1 февраля 2010 года, 10-15% каждой поставляемой партии продукции являются браком. Данный факт был установлен и должным образом оформлен экспертами нашей организации. Копии необходимых документов находятся в приложении к данному письму. Потери нашей организации в связи с данным фактом составили 2 млн. рублей. ОАО «NST» является нашим партнером более 10 лет, и до сих пор у нашей компании не было причин для возражений. В данной ситуации мы настаиваем на полной компенсации потерь. При необходимости возможно проведение совместных проверок недоброкачественной продукции".
3. Заключение. Используется для предварительного подведения результатов и логичного завершения делового письма.
Пример: "Убежден, что Вы тщательно проанализируете данную ситуацию, и в скором времени наше партнерство войдет в привычное русло".
4. Постскриптум. Постскриптум (Р.S.) выступает в роли дополнения в структуре делового письма.
Пример 1. "P.S. Уведомляю Вас о том, что процент бракованного товара в последней партии увеличился на 20%".
Пример 2. "Р.S. На завтра в 15.00 назначена встреча Ваших экспертов с начальником отдела по приему товара нашей компании".
5. Подпись. В конце делового письма ставится подпись, указывается должность, фамилия, имя и отчество адресата, перед подписью используется стандартная вежливая форма «С уважением». Допускается также использование следующих разновидностей: «Искренне Ваш», «В надежде на продуктивное сотрудничество» и т.д.
Пример: "С уважением, Генеральный директор ОАО «Трейд» Трубецкой А. Г."
6. Приложения. Приложения представляют собой необязательные дополнения к основной части делового письма. В связи с этим они оформляются отдельными страницами – каждое приложение находится на отдельной странице.
Четких требований к оформлению приложений нет.
Форматирование письма Бланк
Деловое письмо должно быть оформлено на официальном бланке организации. В колонтитулах бланка должна содержаться следующая информация:
название организации;
физический адрес организации;
телефон и факс;
web-сайт и e-mail.
Также на бланке могут быть отражены реквизиты организации и её логотип.
Наличие всей этой информации позволяет адресату быстро узнать отправителя и направить ответное письмо на правильный адрес.
Поля
Деловое письмо обязательно должно иметь поля: слева – около трёх сантиметров, справа – около полутора. Советуем Вам пользоваться стандартными формами Microsoft Word. Поля необходимы для возможных заметок, которые будет делать адресат, а также для подшивки письма в архивную папку.