|
УГЛТУ Кафедра ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И МОДЕЛИРОВАНИЯ |
|
Курс лекций по «Деловой информатике» |
|
|
|
МАКАРОВА О.М. |
|
|
|
Екатеринбург |
В каждом офисе при всем многообразии видов деятельности можно выделить два основных типа задач:
работа с документами;
управление работами.
При этом для решения офисных задач применяется программное обеспечение двух видов.
Специализированные системы, предназначенные для решения относительно однородных задач при помощи определенных технологий: например, управления проектами, документооборотом (MP, Outlook, Schedule+).
Универсальные инструментальные средства для решения очень широкого круга задач независимо от их характера.
Основы делопроизводства
Как только человек научился писать, он начал создавать документы.
Документом называется все, что служит для регистрации, передачи и сохранения информации о каком-либо предмете и позволяет определить автора или лицо, утвердившее документ.
Любое административное действие сопровождается документами. С появлением документом началась регламентация работы с ними, которую сегодня принято называть делопроизводством. Первым и явным признаком плохой организации работы является постоянный поиск нужных документом и их авторов. Поэтому помимо работы с отдельным документом важным вопросом является организация системы делопроизводства.
Классификация документов
Документ характеризуется содержанием и типом. Содержание документа определяет автор с учет выполняемой им работы, и в этом его возможности безграничны. Документы – это не только письма, тексты. Документ может включать в себя графики, таблицы, расчеты… К документам можно отнести презентации, БД и любые другие файлы, если их содержание, оформление, защита отвечают предъявляемым требованиям.
Что касается типов документом, то они могут быть систематизированы следующим образом:
|
|
Документы |
|
|
|
|
|
|
Носитель |
Содержание |
Разработчик |
|
|
|
|
|
Бумажные |
Первичные |
Внутренние |
|
|
|
|
|
Магнитные |
Сводные |
Внешние |
|
|
|
|
С точки зрения носителя: применяются как обычные бумажные документы (твердые копии), так и документы, созданные и хранящиеся на магнитном носителе.
С точки зрения содержания: первичными будем называть документы, содержащие исходные данные, а сводными – такие, в которые вводятся данные из первичных документов.
В зависимости от разработчика внутренним называют документы, которые создаются для использования внутри организации, а внешними – документы, поступающие из других организаций или высылаемые в другие организации. Такие документы могут отличаться как по оформлению, так и по требованиям к их содержанию.
Задачи делопроизводства
Для всех типов документов необходимо выполнение целого ряда работ, объединяемых понятием делопроизводства. Будем рассматривать основные работы, выполняемые с документами:
Создание документов.
Рассылка документов.
Хранение документов.
Обеспечение санкционированного доступа к документам.
Поиск нужных документов и их фрагментов.
Работа с первичными документами создание оригинальных документов
Все документы, в которые непосредственно вводятся данные, называются первичными. Первичные документы в свою очередь могут быть систематизированы:
|
|
Первичные документы |
|
|
|
|
|
|
Содержание |
|
Тип файла |
|
|
|
|
|
Оригинальные |
|
Word |
|
|
|
|
|
Типовые |
|
Excel |
Как показывает опыт, доля оригинальных документов, применяемых в управлении, как правило, не превышает 15-25%. Поэтому для экономии времени, затрачиваемого на их создание, проводят анализ содержания внешних и внутренних документов, разрабатываются их типовые формы. Каждая такая форма носит название шаблон.