Глава 1. Теоретические основы организации управления сферой культуры
1.1. Система управления и её слагаемые
Система – это целое, созданное из частей и элементов, целенаправленной деятельности, которые взаимосвязаны между собой и выполняют определённые функции. Признаки системы: множество элементов, единство главной цели для всех элементов, наличие между ними связи, целостность и единство элементов, структура и иерархичность, относительная самостоятельность, четко выраженное управление.
Каждая система нуждается в управлении.
Управление выступает как свойство системы, которая постоянно стремиться сохранить свою структуру, развивать внутренние связи и на этой основе совершенствования.
Система управления строится на основе двух ведущих принципов: иерархичности и обратной связи.
Принцип иерархичности заключается в создании многоступенчатой системы управления, при которой первичные звенья управления органами системы находятся под контролем следующего уровня. Те в свою очередь, подчиняются и контролируются органами следующего уровня. Цели перед низовыми звеньями ставятся органами более высокого по иерархии органа управления. Однако орган, ставящий задачи, не регламентирует действия нижестоящего звена на путях достижения целей. Искусство управления заключается в том, чтобы максимально воздействовать на внутренние силы системы, которые работали бы с максимальной отдачей или добиваться перевода системы в новое состояние с наибольшим эффектом. Управленческое воздействие должно охватывать все подсистемы данного звена, а так же внутренние связи и зависимости.
Постоянный контроль за деятельностью системы осуществляется при помощи принципа обратной связи. Обратная связь – это сигналы, выражающие реакцию объекта на управляющие воздействия. По каналам обратной связи информация о работе управляемой подсистемы непрерывно поступает в управляющую подсистему, которая благодаря этому имеет возможность проверить реакцию объекта управления на команды и корректировать их. В случае несоответствия между фактическим и заданным состоянием системы принимаются меры для ликвидации этого несоответствия. Обратная связь осуществляется через отчётные данные (Рис.1).
Рис. 1 - Схема функционирования системы
Управление представляет собой сложный и многогранный процесс взаимосвязанных функций, которые органически связаны с определенными структурными компонентами. Структура управления не остается неизменной, а характеризуется подвижностью и изменчивостью.
Управление в любой сфере человеческой деятельности осуществляется в определённой последовательности: анализ ситуации, определение целей, выработка планов достижения поставленных целей, координация действия, контроль за их исполнением и последующий учёт и оценка результатов.
Представляем схему системы управления (Рис. 2).
Рис. 2 - Схема системы управления
Указанные последовательные этапы рассматриваются в теории управления как функции управления, а совокупность этих функций – как содержание управленческого процесса. Здесь функцией называют определённый вид активности и целенаправленной деятельности.
Функция управления – это определенные, конкретизированные виды управленческой деятельности, порождаемые разделением труда в процессе управления.
Функции управления определяют основные параметры, характеризующие структуру управления. Все функции управления направлены на достижение целей организации, которые составляют систему функции.
Для правильного понимания функций управления надо исходить из следующего:
Функции управления не всегда соответствуют специализированному звену в аппарате управления. Функции управления проходят долгий путь развития, прежде чем осознаются, совершенствуются и начинают выполняться на основе специализации определённых звеньев аппарата управления;
Функции управления не зависимы от структуры управления и, значит, теоретически возможно (и практически часто осуществляется) не специализированное выполнение всех функций нерасчленённым аппаратом;
Функциям управления принадлежит роль средств, при помощи которых аппарат управления выполняет своё назначение;
Развитие функций управления приводит к изменению структуры аппарата управления.
Следует различать функции управления и функции органов управления.
Функции управления – это последовательные этапы процесса управления, сменяющие друг друга в определённом порядке: планирование, организация, мотивация и контроль.
Функции органов управления — это функции, которые выражают основные направления деятельности управляющих субъектов и закрепляющих в правовых актах, например, «функции в области планирования труда и заработной платы и материально-технического обеспечения и т.п.». Иными словами, функции органов управления определяют направление активности органов управления, как правило, получающие выражение в формально определенных правах и обязанностях персонала этих органов.
Функции управления в собственном смысле слова являются элементами единого управленческого процесса. Они возникают на разных стадиях управленческой деятельности и выражают последовательные управленческие действия, им присуща временная характеристика. Эти функции находятся в тесной взаимосвязи, они не могут существовать отдельно друг от друга, так как имеют смысл только как элементы единого процесса управления, объединяемые достижением той или иной общей цели.
В соответствии с задачами современного менеджмента выделяют такие функции элементы единого управленческого процесса (Рис. 3):
