46

Лист

ЛГПУ. 351400.12 ПЗ

Изм. Лист № документа Подпись Дата

СОДЕРЖАНИЕ

Перечень условных обозначений . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Введение. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

1 Анализ предметной области. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

2 Разработка технического задания на реализацию АРМ внешней корреспонденции. . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

3 Разработка IDEF модели для описания функционирования АРМ. . . . . . . . 13

4 Описание функционирования АРМ с помощью DFD модели . . . . . . . . . . . 21

5 Разработка алгоритма функционирования АРМ в виде блок-схемы . . . . . .25

6 Разработка графического интерфейса пользователя . . . . . . . . . . . . . . . . . . .28

7 Разработка программного обеспечения и инструкций пользователя . . . . . .37

Заключение. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .42

Список используемых источников . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .43

Приложение. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .45

Перечень условных обозначений

1. АРМ – автоматизированное рабочее место

2. БД – база данных

3. ПО – программное обеспечение

4. ТЗ – техническое задание

5. ДПД – диаграмма потоков данных

6. НД – накопитель данных

7. СУБД – система управления базами данных

8. ЭВМ – электронная вычислительная машина

9. ЭИС – электронная информационная система

10. ADO - ActiveX Data Objects

11. IDEF - ICAM DEFinition methodology

12. SADT - Structure Analysis and Design Technique

Введение

В настоящее время невозможно представить работу практически любых видов деятельности без автоматизации. В рассматриваемой мною организации на протяжении долгого времени существовало много проблем связанных с обработкой внешней корреспонденции: затягивались сроки обработки документов, возникали ошибки с поиском требуемых данных. Для решения этих и многих других проблем необходимо создать базу данных, в которой будет храниться информация об внешних корреспондентах, все входящие и исходящие документы, отчеты интенсивности документооборота. Использование базы данных позволяет сократить время на обработку писем, облегчить работу сотрудников от выполнения рутинных операций, минимизировать ошибки связанные с поиском и сортировкой документов.

Объект курсовой работы – канцелярия организации.

Предметом курсовой работы являются методы, модели и алгоритмы обработки данных.

Цель курсовой работы - повышение эффективности электронного документооборота организации, на основе разработки информационного, алгоритмического и программного обеспечения АРМ «Внешняя корреспонденция».

При выполнении данной курсовой работы решались следующие задачи:

1. Провести анализ предметной области;

2. Разработать серию IDEF моделей для описания функционирования АРМ;

3. Разработать модель DFD для описания информационных потоков АРМ;

4. Разработать алгоритм функционирования АРМ;

5. Обозначить требования и разработать ГИП для АРМ;

6. Разработать ПО и инструкцию пользователя АРМ.

1 Анализ предметной области

Один из сотрудников регистрирует внешнюю корреспонденцию в специальном журнале и передает ее по назначению.

ПО АРМ этого сотрудника должно позволять:

1) хранить необходимую информацию о каждом виде внешней корреспонденции; хранить справочник подразделений предприятия и справочник внешних корреспондентов;

2) выводить в удобной форме данные по следующим запросам пользователя:

• поиск сведений о заданном виде корреспонденции по регистрационному номеру;

• выборка данных о всех входящих документах, полученных за заданный интервал времени, с группировкой по адресатам;

• выборка данных о документах каждого внутреннего корреспондента;

• расчет объема переписки (количество исходящих и входящих документов), с группировкой по внутренним адресатам и городам (перекрестный);

• диаграмма - количество входящих и исходящих документов по месяцам.

3) автоматизировать обработку информации при следующих бизнес-операциях:

- регистрация корреспонденции (ввод данных об отправленных и пришедших письмах и пр.);

- ведение справочника внешних корреспондентов (ввод и коррекция данных);

- анализ интенсивности документооборота (формирование типовых диаграмм и отчетов);

- передача устаревших документов в архив (записи в книгах регистрации внешней корреспонденции за истекший год должны быть скопированы в архив и удалены из текущей БД);

4) выводить документы на печать - телефонный справочник внешних корреспондентов, отсортированный по городам и алфавиту, отчет об объеме переписки (перекрестный), диаграмма;

5) выводить сведения об авторе и назначении программы.

2 Разработка технического задания на реализацию арм внешней корреспонденции

1. Общие сведения

Полное наименование системы и её условное обозначение

Полное наименование: Автоматизированное рабочее место «Внешняя корреспонденция».

2. Заказчик, разработчик и пользователь системы

Заказчик: руководство предприятия

Разработчик: программист

Пользователь: сотрудник канцелярии

3. Назначение системы

Разрабатываемая автоматизированная система обработки информации решает задачу автоматизации процессов обработки документов на предприятии.

4. Требования к системе

Требования к функциям системы

Архитектура системы: клиент-серверная. Основные функции: ввод и корректировка данных, получение отчетов по запросам к базе данных и выходных документов.

5. Требования к видам обеспечения

Программное обеспечение

Для программной реализации АРМ бухгалтерского учета ОС в автотранспортном предприятии выбран язык программирования Object Pascal в интегрированной среде визуального программирования Borland Delphi 7, т.к. последняя предоставляет широкие возможности для решения задач, поставленных перед разработчиком, и удобна в использовании. Интегрированная среда разработки Delphi (Delphi IDE) является многооконной системой. Она включает в себя все необходимое для быстрой разработки Windows-приложений, и может гибко настраиваться[1.1]

База данных предварительно была создана с помощью Microsoft Access 2003, а затем подключена к проекту Delphi посредством технологии ADO (ActiveX Data Objects - объекты данных, построенные как объекты ActiveX). Технология ADO сегодня весьма популярна у разработчиков, благодаря универсальности - базовый набор интерфейсов OLE DB имеется в каждой современной операционной системе Microsoft. Поэтому для обеспечения доступа приложения к данным достаточно лишь правильно указать провайдер соединения ADO и затем переносить программу на любой компьютер, где имеется требуемая база данных и, конечно, установленная ADO[10.1]

Техническое обеспечение

Минимальная конфигурация технических средств должна соответствовать стандарту и обеспечить нормальную работу СУБД MS Access 2003 и технологии ADO, а также безопасность данных.