Тема 7. Современные офисные технологии обеспечения управленческой деятельности. Концепция электронного офиса.

7.1. Системы электронного документооборота. Примеры систем автоматизации делопроизводства и документооборота

7.2. Информационные потоки в современном офисе

7.3.Современные офисные пакеты. Дополнительные и альтернативные офисные программы

7.4.Справочные правовые информационные системы

7.5. Современные способы и техника создания документов.

7.6. Особенности создания и оформления презентаций

7.7. Технология Интернета как надежная технология доставки данных

7.8. Электронная почта и группы новостей. Этика деловой e-mail-переписки

7.9. Заключение. Перспективы развития теории и практики документационного обеспечения управленческой деятельности

Использование информационных технологий стало реальной необходимостью при решении задач документационного обеспечения управления (ДОУ) предприятием и идет по двум основным направлениям ДОУ:

• документирование;

• организация работы с документами.

Служебные письма и другие часто используемые документы MS Word предлагает создавать как объединенные документы. При подготовке объединенного документа любого вида участвуют два файла: файл данных и шаблон. Файл данных содержит информацию, изменяющуюся для каждого создаваемого документа, например, адреса, фамилии, предприятия и т. д. Шаблон содержит стандартный текст, графики, рисунки или другую информацию, которая будет одинаковой для каждого создаваемого документа. В результате соединения файла и шаблона создается конкретный документ.

Существует большое количество готовых программ в среде систем управления базами данных (СУБД), при помощи которых можно организовать работу с документами: их учет, регистрацию, контроль исполнения, хранение, поиск, редактирование, уничтожение, выполнение необходимых расчетов и вывод данных на экран в виде отчетов, справок, таблиц.

СУБД позволяет относительно просто создавать самостоятельно базы данных (БД) с различными структурами, удобными для работы с документами, вносить в них необходимые изменения и дополнения. СУБД позволяет хранить данные в одном или более файлах. Они могут быть связаны между собой или независимы друг от друга. Данные в БД хранятся в матричной (табличной) форме. Каждый файл данных состоит из записей (строк) и полей (столбцов). Например, в файле БД, созданном для регистрации входящих документов: полями будут служить графы «Журнала регистрации входящих документов», а записями сведения о документах, внесенные построчно в графы журнала. При работе с большим массивом документов БД формируется единая справочная система по документам предприятия.

Документ, полученный или составленный с помощью автоматизированной системы имеет юридическую силу при наличии традиционной или электронной цифровой подписи должностного лица.

Вопросы для самопроверки

1. Роль использования информационных технологий в документационном обеспечении деятельности на предприятии?

2. Какие используются программы для составления и редактирования служебных документов? Техника работы с данными программами.

3. Какие используются прикладные программы по организации работы с документами?

4. С какой целью применяется система управления базами данных. (СУБД)