Основы деловой переписки

Н.С. Карпова, С.А. Шилова

о

г

о

к

с

в

е

ш

ы

н

р

е

Ч

.

Г

.

Н

и

н

е

м

Основы деловойипереписки

т

е

т

и

с

р

е

в

и

н

у

й

ы

н

н

е

в

т

с

р

а

д

у

с

о

г

й

и

к

с

в

о

т

а

р

а

С

Саратов

ООО Издательский Центр «Наука»

2009

УДК 811.111’38(072.8)

ББК 81.2Англ-5я73

К 26

Карпова Н.С., Шилова С.А.

К 26 Основы деловой переписки. – Саратов: ООО Издательский Центр «На-

ука», 2009. – 60 с.

о

ISBN 978-5-9999-0069-2

г

о

к

с

в

Настоящее учебно-методическое пособие предназначено для студентов

неязыковых

вузов,

а

также широкого круга лиц,

е

изучающих

деловой

ш

английский

язык для

практического

использования

и профессиональнойы

н

р

деятельности. Целью данного пособия является формирование и развитие у

студентов

навыков

письменного

делового

е

общения, Чнеобходимых для

.

осуществления будущих профессиональных обязанностейГ . Учебное пособие

построено

по тематическому

принципу.

.

основные

Темы

отражают

внешнеэкономические

операции.

Каждый

Н

пособия

оснащен

раздел

и

заданиями,

направленными на

закрепление

н

в

разделе

представленного

е

материала. Данное пособие может быть использованом

в качестве основного

и

», а также для спецкурса

учебного материала в курсе «Деловой английскийт

«Основы

деловой

переписки»

в

е

курсов

«Английский для

трамках

специальных целей».

и

с

р

е

в

УДК 811.111’38(072.8)

и

н

ББК 81.2Англ-5я73

у

й

ы

н

н

е

в

Рецензенты:

т

с

кандидат педагогических наук, доцент Вьюшкина Е.Г.

р

а

кандидат педагогических наук, доцент Еремина С.В.

д

у

с

о

г

й

и

к

с

в

о

т

а

р

а

С

ISBN 978-5-9999-0069-2

©Карпова Н.С., 2009

©Шилова С.А., 2009

2

Предисловие

о

г

о

к

с

в

е

Данное пособие предназначено для студентов неязыковых вузов.

ы

Формирование навыков деловой переписки – важнейшаяшзадача в

р

процессе

обучения

иностранному

языку

студентов

всех

е

специальностей. В век

высоких технологий,

Ч

эффективная

когда

.

Г

коммуникация является залогом успеха, современному специалисту

.

необходимо

умение

вести

деловую

Н

переписку. Цель пособия –

и

познакомить студентов с образцами деловых писем на английском

н

языке и сформировать навыки деловой п ер писки.

м

и

т

е

Пособие может быть использовано в курсе «Деловой английский»,

а также для

спецкурса

т

переписки» в рамках

«Основыиделовой

е

с

целей», рассчитано на 20-30

курсов «Английский для специальныхр

в

и

аудиторных часов (творческие задания могут быть вынесены на

н

самостоятельную

у

что

позволяет

уменьшить

работу,

ы

продолжительность курсай).

н

Вводный

в

н

дает

представление об

общей

структуре

параграфе

т

делового

с

об

официальном стиле

и

особенностях

пи ьма,

р

оформленияаделовых писем и пунктуации. В пособие включены

д

наиболее ураспространенные виды деловых писем. В каждой главе

с

г

деловых писем, общий план структуры письма и

даны примерыо

и

выраженияй

-клише,

которые

могут

быть

использованы

для

к

с

письма

данного

типа. В

каждый

раздел

включены

написания

в

оупражнения на отработку структуры письма, закрепление лексики,

т

р

на перевод,

и завершает главу творческое задание на написание

С

а

а

письма. Подобная система упражнений позволяет последовательно

формировать навыки деловой переписки.

3

Как написать деловое письмо

Деловая переписка – это ключ к успеху в профессиональной сфере,

способ поддержания и укрепления контактов. Правильно

написанное

письмо

является

залогом

дружеских

и

профессиональных отношений.

о

г

о

к

с

Деловое письмо четко и просто организовано. Адрес получателя,

в

е

как правило, располагается в правом верхнем углу. В американском

ы

английском над адресом указывается имя адресата (см. примерш

на

р

стр. 6 п.1), в британском варианте английского языка

надрес дается

е

без имени получателя. Порядок

написания

Ч

следующий:

адреса

.

улица, город,

индекс,

страна.

Номер

Г

в

США

и

дома

.

Великобритании

указывается

перед

Н

улицы,

хотя

в

названием

и

международной

переписке

в

ряде

европейских

стран

вполне

н

уместно указать номер дома после названияе улицы.

м

и

т

Под адресом пишется дата.

е

Есть н сколько вариантов написания

т

даты March 13, 2008 и 13 Marchи 2008. Предпочтительнее месяц

с

е

писать прописью во избежаниернепонимания, т.к. в американском

в

и

а в британском

английском 03/05/2009 означает March 05, 2009,

н

у

английском – 3 May 2009.

й

н

ы

слева следует обращение (см. пример на

Далее с красной строкин

в

стр. 6 п.3). На письмее

обращение может выделяться запятой.

т

с

Dear Mr Smith,

р

Dear Mr Smithа

д

имя адресата, то обращаетесь по имени.

Если вы знаетеу

с

г

Dear MrоJones

и

DearйMs Jones

к

с

Dear Dr /Professor Jones

в

оПри обращении к женщине предпочтительнее использовать форму

т

р

Ms, а не Mrs или Miss, т.к. в профессиональной сфере семейное

С

а

а

положение значения

не

имеет, более того,

если

вы

не

знаете

замужем адресат или нет, то невольно можете обидеть человека. В науке и медицине принято обращение с указание занимаемой человеком должностью и званием (см. пример на стр. 6 п.3). Если вы не знаете имени человека, то наиболее распространенно обращение

4

Dear Sir/Madam

Ниже даны другие возможные виды обращений

Dear Sir

Dear Madam

Dear Sirs (BrE)

Dear Gentlemen (AmE)

о

г

о

к

с

Традиционно основная часть письма разделена на абзацы. Первое

в

предложение каждого

абзаца раскрывает

его

основную

е

В

т му.

ы

вводном абзаце адресант представляется и

обозначает цельш своего

р

письма (см. пример на стр. 6 п.4). Далее в основной частин

письма,

е

Ч

которая может состоять из 1-3 абзацев, адресант уточняет причину

.

написания письма (предоставляет

Г

информацию,

запрашиваемую

.

задает уточняющие вопросы,

Н

просьбой

и/ или

обращается с

и

предложениями, предъявляет претензию и др.). Последний абзац –

это

завершение

письма,

в

н

форме

выражающие

вежливойе

м

благодарность за оказанную услугу/ инадежду на сотрудничество/

т

е

содействие в решении возникшей проблемы (см. пример на стр. 6

п.6).

т

и

с

р

е

в

В заключении

русскому

и

с

уважением

соответствует

клише

н

у

несколько клише в английском языке

ы

Yours sincerely,

н

й

Yours faithfully,

в

н

Sincerely,

т

е

с

Sincerely yours,

р

Truly yours, а

д

с

В британуком варианте английского языка, если вы знаете имя

г

адресатаои начинаете письмо Dear Mr Smith, то в конце следует

и

Yoursйsincerely. Если имя получателя неизвестно и вы пишите Dear

к

с

Sir/Madam, то в конце письма – Yours faithfully.

в

оВ американском варианте английского языка письмо, как правило,

т

р

заканчивается Sincerely yours или Sincerely (см. пример на стр.

6

С

а

а

п.7).

В случае, если

переписка

носит

неофициальный характер,

адресат и адресант хорошо знают друг друга, письмо можно закончить фразой Truly yours. Ниже следует подпись с обязательной ее расшифровкой и указанием должности адресанта (см. пример на стр. 6 п.8).

5

Пример

1

Dr. John Hull

Carlyle Suites Hotel

1731 New Hampshire Avenue,

NW

Washington, DC 20007

о

2

March 13, 2008

г

о

к

с

в

е

ш

3

Dear Dr. John Hull,

ы

н

р

4

е

On behalf of the Office of International Visitors of theЧU.S. Department

.

of State and the World Learning Visitor Exchange Program, we would

Г

like to welcome you to the United

.

States and to the International

Н

Visitor Exchange Program. We hope your travel went smoothly and

was enjoyable.

и

н

е

5

Enclosed in

this folder please find

м

itinerary for

your visit to

the

и

Washington, tourist information, andт other materials pertinent to your

е

stay. We look forward to seeing you Monday morning, March 17th at

т

и

9:30 AM at your hotel the Carlyle Suites.

с

р

е

will

discuss

with you the

During this program session, our team

itinerary for

в

happy to answer any

your U.S.и program. We will be

н

questions you mightуhave. If you need any assistance in the evenings or

over the weekend,йplease do not hesitate to contact Ms. Rebecca Evans

at (703) 299 56

ы28.

н

н

е

We are delighted to have the opportunity to work with you on your

6

в

т

professional program, and look forward to assisting you throughout the

с

rest ofрyour stay to make your time here both professionally valuable

а

and personally rewarding. With best wishes,

д

у

7

с

о

г Sincerely,

й

и

к

с

в

8

о

т

а

Ms. Kristine Smith

р

а

С

Program Officer

6

В настоящее время в сфере деловой переписки преобладают

электронные письма. Исключение составляют письма, требующие

соблюдения

конфиденциальности

(жалоба,

выражение

соболезнований и др.). Благодаря электронной почте деловое

общение стало быстрым и эффективным, а письма – простыми и

краткими. Неотъемлемой характеристикой электронной переписки

является демократизация языка и стиля.

о

Довольно часто можног

о

к

с

встретить различного рода сокращения и выражения свойственные

в

неофициальному

стилю. В

деловой переписке

е

используются

ы

следующие акронимы:

р

ш

BTW – by the way

е

н

FYI – for your information

Ч

.

NRN – no reply necessary

Г

.

ASAP – as soon as possible

Н

и

AFAIK – as far as I know

н

глаголов все

Использование сокращенных форм вспомогательныхе

м

. Примером

чаще и чаще встречается в деловой корреспонденциии

т

е

проникновения неофициального стиля в деловую переписку также

т

может служить использование таких выражений, как Best wishes, в

е

с

заключительной части письмар. Однако необходимо помнить, что

в

деловое письмо

и

в соответствии с

определенными

строится

н

у

изложенными в данном

правилами и нормами речевого этикета,

ы

пособии.

н

й

н

е

в

т

с

р

а

д

у

с

о

г

й

и

к

с

в

о

т

а

р

а

С

7

8

The type of agency we are looking for will be able to cover the whole of Russia. We are offering a 10% commission on net list prices, plus advertising support.

1. Предложения (Promotional letter and offer)

Письма с предложением услуг и товаров компании играют важную
роль в установлении продуктивных рабочих отношений с
партнерами	и	являются	первым	этапом	возможного

сотрудничества.

Основной

целью

таких писем

является

представление компании и продукта.

о

г

о

При написании

писем-предложений

необходимо

к

помнить,

что

с

Ваше письмо

не

должно быть чересчур

в

Вы

длинным, однако,

е

должны

предельно

полно

отразить

все

преимуществаш

ы

предлагаемого Вами продукта и указать на возможныен

варианты

р

сотрудничества.

е

Ч

С помощью

писем

(факсов,

сообщений

.

почты)

о

электронной

Г

.

распродажах и продвижении товара назначают или подтверждают

Н

встречи, объявляют о распродаже, представляют клиентам новых

и

менеджеров.

Само

письмо

н

продажи.

является еинструментом

Зачастую

эти

м

творческий

подход

к

письма демонстрируюти

содержанию и структуре.

т

е

т

и

Пример 1.1

с

р

е

в

Dear Sirs,

и

н

у

й

Mr Pavlov of the RussianыTrade Commission in London, informed us that you

н

as our agent in your country.

may be interested in actingн

е

в

т

the enclosed catalogue, we are manufacturers of high-

As you will see fromс

р

We produce a wide selection of products from moderately

quality glassware.а

д

у

priced tableware in toughened smoked glass to ornate Scandinavian and

с

о

г

Japanese designed light coverings.

й

и

к

We already export to some European countries, and would now like to expand

с

в

оinto the Eastern European market, where we know there is an increasing

т

а

demand for our products.

р

а

С

This is a unique opportunity for someone to start in an expanding market and grow with it. Therefore, if you believe you have the resources to handle a sole agency covering the area mentioned, and feel that you can develop this market please write to us as soon as possible.

г

Yours sincerely,

о

о

к

Nicholas Scoll

с

в

е

Managing Director

ш

ы

н

р

е

План письма-предложения можно представить в следующем виде.

Ч

.

Г

.

1. Сообщите о цели Вашего письма.

Н

и

н

е

м

I am writing to you to introduce our company…

и

т

I am very pleased to introduce our company…

е

Further to our telephone conversationтI am very pleased to write you

и

more about our company and its products.с

в

р

With reference to our telephoneеconversation of May 19 regarding the

и

н

educational software I am very pleased to inform you…

у

й

With reference to our telephone conversation this morning, I am

writing to confirm…

ы

е

н

We are a company нwhich imports tools for the industrial and do-it-

т

yourself markets...в

с

р

а

д

с

2. Перечиулите основные достоинства, новшества, преимущества

г

предла оаемого продукта, услуг.

й

и

к

в

Thisс is a new reviewed edition including more than 20 new pictures.

о

т

а

The Waverly Hotel contains 647 newly redecorated rooms.

р

а

С

3. Определите сегмент рынка, на котором вы

предлагаете

представить ваш продукт.

Our customers are small entrepreneurs…

We are working for teens…

9

We suppose that our products will be of interest for young families and people with rather low income level.

4. Выразите конкретное предложение о сотрудничестве: оптовая

или розничная продажа, лицензионное соглашение и т. д.

о

г

We are particularly interested in long term working relations…

о

к

с

We are looking for German companies to create a chain of retailers.в

In fact we are interested in license agreements only.

е

ш

ы

н

р

е

5. Выразите готовность ответить на все вопросы, Чкоторые могут

возникнуть в процессе оценки продукта.

.

Г

.

Н

и

If there is any further information you require,нplease contact us.

е

you require.

We will be pleased to supply any further informationм

Please do not hesitate

и

if

you

need any

further

to get in touchт

information.

е

т

и

с

р

е

в

Пример 1.2

и

н

у

Dear colleagues,

й

ы

н

н

е

We'd like to say thank you for inviting us to come and visit you in June.

в

т

to meet you all and discuss how we could work

It was a real privilegeс

р

together better.а From our side it was extremely useful to get your

д

у

feedback on our products and the marketing support we offer. We've

с

о

passedгall your comments on to the rest of our team.

й

и

к

On the flash drives we gave each of you, we included links to some of

с

в

our online demos. We'd like to draw your attention to the fact that we

о

т

а now have an interactive Classware demo available. You might also be

р

interested in our dedicated site for Business and ESP teachers. You can

а

С

also find online teaching resources to accompany many of our titles by visiting our resources area. As discussed, please contact us if you'd be interested in hosting or linking to any of these resources from your own sites.

10