Курс лекций

«Документационное обеспечение управления»

Оглавление

Раздел 1. Документирование управленческой деятельности

.1 Основные понятия и определения документирования управленческой деятельности

.2 Регламентация документирования управленческой деятельности

.3 Документационно-информационное обеспечение управления

.4 Возникновение и история развития делопроизводства в России

Раздел 2. Государственная система доу

.1 Делопроизводство в советский период. Единая Государственная система делопроизводства

.2 Нормативно-методическая база, регламентирующая работу с документами в современных условиях

.3 Унифицированные системы документации

.4 Классификаторы технико-экономической и социальной информации

Раздел 3. Организация работы с документами

.1 Основы организации документооборота. Понятие «документооборот»

.2 Корпоративные системы документооборота

.3 Деловое и коммерческое письмо

.4 Правила оформления делового письма

.5 Некоторые другие виды писем

.6 Документирование организационно-распорядительной деятельности

.6.1 Организационная документация

.6.2 Распорядительные документы

.7 Организация работы с документами

.7.1 Регистрация и учет документов

.7.2 Организация контроля за исполнением документов

.7.3 Хранение документов, составление номенклатуры дел

.8 Правила и формы коммерческой переписки с зарубежными партнерами

.8.1 Стандарты международной организации по стандартизации (ИСО) на оформление переписки

.8.2 Реквизиты международного письма

.9 Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения

.9.1 Сведения, относящиеся к коммерческой тайне

.9.2 Защита документов, содержащих коммерческую тайну

.9.3 Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения

Раздел 4. Автоматизация процессов документационного обеспечения управления

.1 История автоматизации и компьютеризации делопроизводства

.2 Задачи персонального компьютера

.3 Системные программы

.4 Прикладные программы. Общие положения

.5 Программы подготовки презентаций и табличные процессоры

.6 Прочие программы офисного назначения

.7 Защита данных и основы компьютерной безопасности

Список рекомендуемой литературы

Раздел 1. Документирование управленческой деятельности .1 Основные понятия и определения документирования управленческой деятельности

Документ - это информация, зафиксированная на бумажном или любом другом носителе, имеющая реквизиты.

Реквизиты - это опознавательные элементы документа, определяющие его правоотношения с субъектами и объектами деятельности предприятия.

Реквизиты документа подразделяют на постоянные и переменные.

Постоянные реквизиты - это символы и индексы, наносимые на типовые заготовки документов (бланки и формы) типографским или другим способом.

Переменные реквизиты - это символы и индексы, вносимые в документ в процессе его подготовки и оформления.

Документирование - это запись информации о процессах, фактах и событиях на материальном носителе и обеспечение ее опознавательными элементами-идентификаторами, называемыми реквизитами.

Документирование процессов, событий, действий и фактов отражает их взаимосвязь, обеспечивает их сравнимость, преемственность и возможность оперативного корректирования положения дел. Факт, оформленный документом, является юридическим фактом. Документирование различных состояний дела создает основу для управления процессами производственно-хозяйственной деятельности организаций в целях обеспечения динамики их развития. Постоянное и систематическое документирование производственно-хозяйственной деятельности - гарантия качества управления, непрерывности и устойчивости развития предприятия.

Документация - это комплект документов, сгруппированных по какому-либо признаку. Комплекты документов могут быть сгруппированы по наименованиям и названиям (номинативный признак), по предметному, отраслевому, географическому, хронологическому или другому признаку. Это могут быть комплекты служебной переписки, плановых и распорядительных документов, документов статистической и бухгалтерской отчетности, комплекты технической документации: конструкторских чертежей и технологических карт, технических условий, инструкций по эксплуатации сложной техники, правил предоставления услуг, сопроводительных документов на продукцию или грузы. Группировка, систематизация и хранение документации относятся к деятельности, называемой делопроизводством.

Дело - это папка с документами, имеющая номер, название, указание на принадлежность, год начала ведения и срок хранения. Для учета дел составляется их перечень, называемый номенклатурой.

Номенклатура дел предприятия - это систематизированный перечень номеров и названий дел с указанием количества их томов, сроков хранения.

Большое количество документов в качестве корреспонденции находится в движении, образуя документооборот.

Документооборот - это движение документов внутри предприятия и между предприятиями с момента их создания до отправки на хранение или на уничтожение.

Важную часть делопроизводства составляет организация хранения исполненных, но имеющих временную или историческую ценность документов. Хранятся документы в архивах.

Архив - это место долговременного хранения документации со специальной организацией массивов документов, гарантирующих возможность доступа к ним по определенным правилам.

Архивное дело - это составная часть делопроизводства, обеспечивающая организацию систематизированного долговременного хранения документов.