Лекції.денна

8. На підтвердження нашої попередньої домовленості надсилаємо Вам письмове

запрошення ...

9. Цим підтверджуємо, що всі замовлені товари було відвантажено й відправлено без затримки відповідно до Вашого коносамента.

10. На підтвердження нашої телефонної розмови від... (дата) просимо Вас прийняти

офіційне замовлення на ...

11. Просимо Вас із належною увагою поставитися до виконання нашого замовлення й у визначений (погоджений) термін надати (надіслати) нам зразки.

12. Експедиторське агентство щойно підтвердило прибуття 25 (двадцяти п'яти) ящиків...

Супровідний лист

Це службовий лист, що додається до основного документа (накладної, рахунка-фактури, каталогу, проспекту, прейскуранта, креслень, буклетів, зразків нових товарів) та інформаційно супроводжує його. Зазвичай це невеликий за обсягом лист, що містить назви та перелік надісланих документів. Наприклад:

Шановні панове!

У відповідь на Ваше прохання від ... (дата) надсилаємо Вам чинний нині експортний прейскурант до кожного із зразків ... (назва товару). Просимо повідомити, які саме зразки Ви замовлятимете.

Чекаємо на відповідь.

З повагою ...

Шановні добродії! Як і було домовлено (як і домовлялися), надсилаємо Вам такі документи:

рахунок-фактуру в двох примірниках:

страховий поліс на суму рахунка плюс 10%, що покривають інфляційний (банковий, валютний, дефляційний) ризик;

повний комплект коносамента, написаного (оформленого) на розпорядника з бланковим індосаментом і з позначкою "фрахт оплачено" на суму...

Просимо підтвердити їх отримання.

Залишаємося з повагою ...

ТИПОВІ МОВНІ ЗВОРОТИ

221

1. На Ваше прохання надсилаємо рахунок-фактуру за партію відвантаженого товару.

2. Для того щоб Ви мали повне уявлення про можливості нашого підприємства, надсилаємо докладний ілюстрований рекламний проспект.

3. Надсилаємо Вам робочі креслення.

4. Додаємо перелік нашої нової продукції.

5. Надсилаємо Вам страхові бланки, необхідні для того, щоб подати заяву про страховий випадок.

6. Надсилаємо Вам страховий сертифікат.

7. На Ваше прохання надсипаємо перелік страхових тарифів на повітряні перевезення вантажів.

8 Додаємо також інформаційний бюлетень, у якому Ви зможете прочитати про умови лізингу.

9. Брошура, яку ми додаємо до листа, містить інформацію про суми надбавок І знижень.

Удодатку описано також переваги укладення довгострокового контракту. 10. Надсилаємо Вам копи рахунків, термін оплати яких минув.

11. Просимо переглянути останній каталог наших товарів і повідомити, які із пропонованих позицій Вас зацікавили.

12. Сподіваємося, що Ви зацікавитеся ...

13. На Ваше прохання надсилаємо список референтів, які можуть надати Вам потрібну (докладну) інформацію про якість наших товарів.

14. Розраховуємо на початок переговорів (співпраці) між нашими фірмами.

15. Будемо раді напагодженню взаємовигідних контактів із Вашою фірмою.

16. Дозвольте запропонувати Вам переглянути рекламні проспекти й каталоги, в яких представлені останні зразки виробленого нашою фірмою обладнання.

Листпрохання

Це службовий лист, в якому у ввічливій формі звертаються до партнерів, клієнтів, інвесторів із певним проханням. Листи-прохання є одним із найпоширеніших видів ділової кореспонденції. Від уміння переконливо висловити своє прохання великою мірою залежить і його виконання. Наприклад:

222

Шановні добродії! Ми співпрацюємо з Вами уже впродовж року на основі оплати проти виставлених рахунків. Були б дуже вдячні, якби Ви погодилися змінити ці умови оплати на відкритий рахунок з оплатою один раз на квартал.

Інші наші постачальники у Вашій країні вже погодилися на ці умови. Маємо надію отримати від Вас позитивну відповідь на наше прохання. З повагою ...

Шановні панове!

Звертаємося до Вас із проханням продати з нашого пакета такі цінні папери: ... акцій за ціною .... Ліміт чинний до ... (дата). Цінні папери необхідно зняти з нашого депозитного рахунка. Просимо також кредитувати еквівалент на наш рахунок.

З пошаною ...

Шановні панове! Висловлюю найщирішу вдячність за пропозицію бути Вашим представником у ... (назва країни). Вважаю за необхідне особисто обговорити з Вами питання про територію діяльності, комісійні, гарантії захисту клієнтів. Хотів би запропонувати Вам дату зустрічі:...

(дата) о ... годині.

Будьте ласкаві, повідомте, чи влаштовує Вас дата і час зустрічі. Залишаюся з пошаною ...

Шановні.../

Нещодавно ми збудували овочепереробний комбінат, та, на жаль, у нас бракує коштів на придбання обладнання для перероблення овочів.

Ми були б щиро вдячні, якби Ви надали нам довготерміновий кредит на суму 200000 (двісті тисяч) гривень. Додаємо до листа необхідні документи: договір на придбання обладнання; техніко-економічне обгрунтування повернення кредиту. Оскільки ця проблема потребує негайного розв 'язання, переконливо просимо Вас відповісти якомога швидше. З повагою ...

Шановні панове!

Один із наших клієнтів зробив запит на постачання великої партії ... (назва товару). На жаль, у нашому асортименті цього виробу немає, і ми хотіли б попросити Вас зробити нашому клієнтові відповідну пропозицію, а також надіслати копію листа нам.

За Ваші послуги просимо нарахувати комісійні в розмірі... %.

Будь ласка, повідомте, чи зможете Ви вже відвантажити замовлені товари і чи згодні Ь запропонованими нами комісійними.

Щойно одержимо від Вас позитивну відповідь, негайно повідомимо адресу нашого клієнта.

Сподіваємося на взаємовигідну співпрацю між нашими фірмами.

223

З повагою і найкращими побажаннями ...

Шановні.../

Нас зацікавила нова продукція, яку Ви рекламуєте, тому будемо вдячні, якщо Ви надішлете нам докладну інформацію та ілюстрований рекламний каталог.

Будемо раді співпрацювати з Вами.

З повагою ...

ТИПОВІ МОВНІ ЗВОРОТИ

1. Просимо повідомити (надіслати, сплатити, підтвердити, розглянути) ...

2. Просимо при нагоді надіслати нам рекламні матеріали.

3. Просимо передати нам через Вашого представника рекламні проспекти й каталоги, що презентують Ваші нові товари.

4. Ми не виявили помилки в нашому останньому рахунку від ... (дата). Будемо вдячні, якщо Ви проведете повторну перевірку.

5. Просимо відвантажити замовлені товари відразу після їх виготовлення.

6. Будемо Вам вельми вдячні, якщо Ви ...

7. Будь ласка, якомога швидше телеграфуйте нам відповідь.

8. Просимо Вас уважно вивчити наші нові умови оплати, які викладено в Загальних умовах угоди (текст документа додаємо), і дати остаточну відповідь.

9. Будемо раді, якщо Ви погодитеся співпрацювати з нами.

10. Відповідно до п. І нашого договору просимо Вас ...

11. Будьте ласкаві оплатити рахунок найближчим часом (терміново, без зволікань).

12. Ми будемо дуже вдячні, якщо Ви погодитеся продати нам свої товари на пробній основі.

13. Будемо Вам зобов'язані, якщо Ви розглянете наші виправлення до...

14. Просимо надіслати Ваші пропозиції та рекомендації до ...

15. Коли буде нагода просимо Вас повідомити всі вихідні дані...

224

16. Просимо ознайомити нас Із технічними характеристиками ... (назва товару).

17. Чи не могли б Ви повідомити ціни на ... (назва товару)?

18. Нам було б приємно дізнатися ...

19. Зробіть ласку, поверніть заповнені страхові документи.

20. Просимо негайно повернути один примірник підписаного договору.

21. Просимо уважно перевірити доданий контракт.

22. Просимо підтвердити свій приїзд на нараду.

23. Якщо Вас влаштовують наші умови, телеграфуйте, будь ласка, відповідь про готовність підписати контракт між нашими фірмами. Сподіваємося на швидку відповідь і бажаємо успіхів.

24. Просимо якомога швидше (найближчим часом) розглянути наші пропозиції і повідомити про своє рішення.

25. Просимо Вас звернути особливу увагу на ...

26. Звертаємося до Вас із проханням про невелику пожертву у фонд...

27. Насамперед просимо повідомити, які заходи могли б допомогти Вам подолати ці труднощі.

28. У зв'язку із труднощами, що виникли, просимо відрядити до нас кількох досвідчених фахівців, які могли б проконсультувати ... Сподіваємося, що Ви не відмовите нам у допомозі.

29. Було б добре, якби Ви письмово підтвердили своє рішення.

30. Повідомте, будь ласка, які з рекламованих товарів зацікавили Вас.

31. Будемо вдячні, якщо Ви письмово повідомите нас про ...

32. Переконливо просимо Вас зателефонувати нам.

33. Будемо вдячні, якщо Ви розглянете наші пропозиції найближчим часом і повідомите про своє рішення за першої ж нагоди.

34. Якщо ця пропозиція Вас не влаштовує, просимо зазначити причину.

225

35. Для нас дуже важливо отримати докладну інформацію про фірму ... (назва), оскільки ми хотіли б співпрацювати з нею.

36. Ви зробите нам неоціненну послугу, якщо надасте об'єктивну інформацію про компанію ... (назва).

37. Оскільки ця інформація є дуже важливою для нас, будемо Вам вдячні за докладні пояснення.

38. Для підготовки докладного звіту про виконану роботу нам необхідні .... Ми хотіли б одержати Вашу відповідь найближчим часом. Заздалегідь висловлюємо свою вдячність.

39. Вибачте за додаткові турботи. Чи не були б Ви настільки люб'язні, щоб надати нам

письмові пояснення про ...

40. Будемо вдячні, якщо Ваш представник приїде, щоб виконати необхідну процедуру...

41. Просимо Вас дотримуватися всіх пунктів нашої угоди та виконувати замовлення клієнтів на належному рівні.

42. Просимо Вас уважно вивчити цього листа, прислухатися до наших порад і вжити всіх необхідних заходів, щоб розв'язати проблему, яка виникла.

43. Просимо уважно переглянути й перевірити всі списки оплачених рахунків.

44. Просимо надати нам ...% зниження на постачання матеріалів та обладнання для будівництва (спорудження)... (назва об'єкта).

Лист-нагадування

Це службовий лист, у якому йдеться про наближення чи закінчення терміну виконання певних завдань, зобов'язань, проведення заходів.

Нагадування неодмінно має бути доброзичливим, ненав'язливим: у жодному разі не слід звинувачувати адресата, тому що причиною затримки оплати чи несплати, наприклад, може бути дуже скрутна фінансова ситуація, в якій він опинився.

Зміст листа-нагадування насамперед залежить від того, вперше, вдруге чи втретє ви нагадуєте партнерові про виконання його зобов'язань, недотримання терміну оплати рахунків тошо. Якщо клієнт не реагує на ваші нагадування, то, звичайно ж, ви змушені будете повідомити йому про свій намір звернутися до суду й розірвати контракт. Однак навіть у цьому разі стиль листа має бути чемним, стриманим.

Наприклад:

Шановний пане...!

226

Користуючись нагодою, дозвольте нагадати Вам, що термін оплати рахунків за Ваше замовлення № ... від ... (дата) минув.

Будемо Вам щиро вдячні, якщо до ... (дата) Ви надішлете переказ Вашої заборгованості на

суму ...

Перепрошуємо за те, що змушені потурбувати Вас із цього приводу.

Залишаємося з повагою ...

Вельмишановний пане...! Нам дуже незручно, проте змушені знову нагадувати, що Ваш рахунок-фактура й досі залишається неоплаченим.

Ідучи Вам назустріч, ми продовжуємо термін оплати до ... (дата) / виконуємо при цьому Ваші нові замовлення. Якщо Ви не сплатите заборгованість до ... (дата) і не надішлете чек, що засвідчить оплату, ми змушені будемо тимчасово зупинити виконання усіх Ваших замовлень.

Чекаємо на Вашу відповідь.

З щирою повагою ...

ТИПОВІ МОВНІ ЗВОРОТИ

Перше нагадування

1. Дозвольте Вам нагадати про ...

2. Користуючись нагодою, дозвольте нагадати, що Ви маєте заборгованість ...

3. Просимо Вас звернути особливу увагу на те, що у Вас є заборгованість на суму ...

4. Хотіли б нагадати Вам про ...

5. Нагадуємо Вам, що термін подання звітів минув ... (дата).

6. Вважаємо за потрібне нагадати Вам, що відповідно до контракту комісійна винагорода має сплачуватися до ... (дата).

7. Змушені нагадати Вам, що термін оплати рахунків за друк замовленої Вами поліграфічної продукції минає... (дата).

8. До речі, нагадуємо Вам, що відвантаження Вами товарів зі складу мало закінчитися ще

... (дата).

227

9. Доречно буде нагадати, що ...

10. Гадаємо, що ця несплата є лише недоглядом, і сподіваємося, що Ви ліквідуєте її

протягом ...

11. Щоб Ви змогли швидше зорієнтуватися в ситуації, надсилаємо Вам копії рахунків, термін оплати яких уже минув.

12. Наша бухгалтерія повідомила, що Ви вчасно не оплатили кілька рахунків...

13. Сподіваємося, що ця несплата - лише прикра помилка, яку буде виправлено найближчим часом.

14. Просимо вибачення (нам прикро), що змушені потурбувати Вас з цього приводу.

Повторні нагадування

1. Нам дуже незручно, що змушені знову нагадати Вам про ...

2. На жаль, змушені знову нагадати Вам, що й досі не отримали від Вас оплачених рахунків.

3. Нам дуже прикро, що змушені знову нагадувати про наявність кількох і досі не оплачених рахунків.

4. Затримка Вами оплати суперечить нашим попереднім домовленостям про умови торгівлі. Ми зберігаємо за собою право подальших дій.

5. Ваше небажання чітко дотримуватися термінів оплати є порушенням умов контракту.

6. Шкода, але змушені повідомити Вас про зміни в системі оплати замовлень, які спричинені тим, що Ви вчасно не оплатили попередніх.

7. Ми ніколи не турбували б Вас такими нагадуваннями, якби Ви вчасно виконували свої платіжні зобов'язання.

8. Нагадуємо Вам, що Ви погодилися на оплату у визначений нами термін. Затримка оплати змушує нас щомісяця знімати з Вашого рахунка ...% несплаченої суми.

9. Вибачте, але ми вже вкотре змушені нагадувати Вам, що заборгованість є дуже великою (значною).

10. Вважаємо своїм обов'язком (вважаємо за потрібне) ще раз нагадати Вам про борг, термін сплати якого закінчився ще ... (дата).

228

11. Упродовж останніх ... тижнів Вам було надіслано три офіційні нагадування про

значну заборгованість нашій компанії. На жаль, ми не отримали від Вас жодної відповіді...

12. Нам неприємно знову звертатися до Вас Із цього приводу, однак усі наші нагадування про необхідність відвантажити нашій компанії товар і досі залишилися без відповіді.

13. Ми востаннє продовжуємо Вам термін для оплати рахунка-фактури.

14. Просимо сплатити заборгованість протягом ... днів.

15. Ми чекаємо оплати наших рахунків уже впродовж ... місяців. Просимо переказати належну суму на наш рахунок у банку до кінця цього тижня.

16. Наша співпраця була доволі плідною, та її продовження буде можливим лише за умови погашення боргу до ... (дата).

17. Ми вже кілька разів (неодноразово) письмово зверталися до Вас із проханням пояснити, чому Ви не оппачуєте рахунків, але, на жаль, так і не отримали відповіді.

18. Ви вже на ... місяців затримуєте подання річного звіту, тому ми змушені...

19. Ваше зневажливе ставлення до наших прохань завдає шкоди нашому співробітництву, яке колись було плідним.

Останнє нагадування і попередження про наступні юридичні дії

У разі, якщо делікатні нагадування і вимоги не дали бажаних наслідків, ви змушені будете звернутися до суду або розірвати контракт. Слід повідомити про це адресата, але зробіть усе можливе, щоб тон і стиль листа остаточно переконали його в тому, що для вас це вкрай неприємний, однак єдино можливий вихід із ситуації34:

1. Ваша затримка з оплатою рахунків є серйозним порушенням умов контракту, тому ми змушені передати цю справу до нашого юридичного відділу.

2. Оскільки Ви не відреагували на наші неодноразові нагадування, ми передали справу нашому адвокатові.

3. Нам дуже прикро повідомляти, що у зв'язку з великою заборгованістю Ваш кредит тимчасово закрито.

4. На жаль, тривала несплата Вами рахунків змусила нас передати цю справу адвокатові.

5. У зв'язку з тим, що Ви, незважаючи на наше настійне прохання погасити борг, і досі не надіслали чек, що засвідчив би сплату, ми змушені зупинити виконання всіх Ваших замовлень.

229

6.3 огляду на ситуацію змушені вжити рішучих заходів ...

7. Ваша заборгованість перевищила всі попередні й становить а термін сплати закінчився ще ... (дата). Ми не можемо більше нехтувати інтересами фірми і змушені подати позов до суду.

8. Враховуючи ситуацію, що склалася на цей момент, змушені повідомити про свій намір розірвати з Вами контракт.

9. Затримка Вами оплати рахунків змусила нас звернутися до суду. Ми прикро вражені Вашим недбалим ставленням до наших прохань.

10. Ми не маємо можливості більше чекати оплати Вами рахунків. Наприкінці тижня змушені попросити наш юридичний відділ організувати погашення боргу.

11. Через систематичні і тривалі затримки з постачанням товарів ми змушені розірвати з Вами контракт.

12. Попереджаємо Вас про свій намір розірвати контракт.

13. Усі наші прохання про погашення Вами заборгованостей були марними, а тому ми змушені подати позов до суду. Повірте, нам дуже прикро, але зараз ми не бачимо іншого виходу з цієї ситуації.

14. Дуже прикро, що наше співробітництво виявилося невдалим.

Рекомендаційний лист

Це службовий лист, який містить позитивний або негативний відгук (відзив) про особу чи організацію, фірму. У разі, якщо це позитивна рекомендація, то в ній ітиметься здебільшого про готовність узяти на себе відповідальність за рекомендовану особу.

Рекомендаційного листа подають під час клопотання про посаду, влаштування на нову роботу, вступу до вищого навчального закладу тощо. Рекомендаційні листи істотно відрізняються від характеристики. Автори "Універсального довідника-практикуму з ділових паперів" чітко окреслюють ці відмінності:

рекомендацію не обов'язково подають з місця роботи;

o за рекомендацією можна звернутися до того, хто добре знає особу, фірму, компанію;

o особа, яка дає рекомендацію, повинна мати певний авторитет та визнання у своїй галузі;

230