21

Тема 2. Інформаційний менеджмент: сутність, мета і завдання

1. Поняття та основні концепції ІМ

2. Мета і завдання інформаційного менеджменту

3. Обов'язки інформаційного менеджера в організації

4. Інформаційний менеджмент в організаційній структурі підприємства

1. Поняття та основні концепції інформаційного менеджменту

У сучасних умовах світового соціально-економічного розвитку, особливо важливою областю стало інформаційне забезпечення процесу управління, яке полягає у зборі й переробці інформації, необхідної для прийняття обґрунтованих управлінських рішень.

Перед керуючим органом постають завдання отримання інформації, її переробки, а також генерування й передачі нової похідної інформації у вигляді керуючих впливів. Такі впливи здійснюються в оперативному й стратегічному аспектах і ґрунтуються на раніше отриманих даних, від правдивості й повноти яких багато в чому залежить успішне рішення багатьох завдань управління.

Прийняття будь-якого рішення вимагає оперативної обробки значних масивів інформації; компетентність керівника вже залежить не стільки від досвіду, отриманого в минулому, скільки від володіння достатньою кількістю актуальної для даної ситуації інформації та вміння зробити корисні висновки.

У наш час слово «менеджмент», що має англійське походження, відоме майже кожній освіченій людині. В загальному розумінні менеджмент – це вміння досягати поставленої мети, використовуючи працю, інтелект, мотиви поведінки людей. Водночас менеджмент (відповідним терміном в українській мові є «управління») означає функцію – особливий вид діяльності, спрямований на ефективне керівництво людьми у різноманітних організаціях, а також певну сферу людського знання, яке допомагає реалізовувати цю функцію. У більш конкретному розумінні, менеджмент – це управління в соціально-економічних системах: сукупність сучасних принципів, методів, засобів та форм управління виробництвом з метою покращення його ефективності та збільшення прибутку.

Інформація (від латинського informatio – роз’яснення), з самого початку означала відомості, передані людьми усним, письмовим або іншим способом (за допомогою умовних сигналів, технічних засобів, і т.д.), а десь із середини ХХ століття стала загальнонауковим поняттям, що поєднує в собі обмін відомостями між людьми, людиною й автоматом, автоматом і автоматом. Найбільш вираженою властивістю для інформації є здатність вносити зміни. Практична цінність інформації залежить від того, яку роль вона відіграє у прийнятті рішення, а також від уміння її використати. Сама по собі вона нічого не варта.

На будь-якому підприємстві, в організації, галузі, та й у світовій економіці в цілому, можна виділити три основні компоненти: бізнес (він реалізується за допомогою певних комерційних операцій, організованих структур та стратегій); предметні технології (з їхньою допомогою виробляється різна продукція) та інформація, яка все це зв’язує в єдине ціле.

В науці про управління, нажаль, поки що не існує однозначного розуміння такого поняття як інформаційний менеджмент (ІМ). Тому що різні види менеджменту тісно пов’язані між собою (наприклад, документний та інформаційний), а також тому, що, як правило, менеджмент трактується як синонім «управління» і не завжди враховуються його специфічні особливості. Крім того, мода на використання іноземних термінів заважає коректному розумінню поняття «інформаційний менеджмент».

Так вже історично склалось, що з самого спочатку інформаційний менеджмент сприймався як менеджмент створення систем, пов’язаних із розробкою, рекламою, торгівлею та експлуатацією комп’ютерних мереж, які обслуговують різноманітні інформаційні потреби сучасних промислових підприємств, банків, комерційних організацій, навчальних закладів тощо. На сьогоднішній день майже кожна велика фірма прагне мати таку систему (її ще також називають корпоративною інформаційною системою або інформаційною платформою). Звичайно, така система пов’язана із зовнішнім світом (Інтернет, електронна пошта тощо). З часом таке поняття інформаційного менеджменту дещо видозмінилось та розширилось. Зараз коректніше буде вважати, що інформаційний менеджмент – це те, що загалом відповідає за управління процесом взаємодії бізнесу та інформаційних технологій. (Згідно з означенням, прийнятим ЮНЕСКО, інформаційна технологія – це комплекс взаємопов’язаних наукових, технологічних, інженерних дисциплін, що вивчають методи ефективної організації праці людей, які займаються обробкою та зберіганням інформації; обчислювальну техніку та методи організації і взаємодії як з людьми, так і з промисловим обладнанням, їх практичні додатки, а також пов’язані з із цим соціальні, економічні та культурні проблеми). Процес інформаційного менеджменту, який відбувається у сучасних організаціях, є невід’ємною частиною процесу управління організацією та необхідним процесом для збільшення ефективності бізнес-процесів у сучасних економічних умовах. Звичайно, цей процес мають підтримувати та контролювати кваліфіковані фахівці.

Виникнення інформаційного менеджменту як самостійного виду діяльності рівною мірою зумовлене, з одного боку, необхідністю підвищення ефективності при прийнятті управлінських рішень власне у сфері інформатизації (внутрішні задачі ІМ), а з іншого, - збільшенням впливу інформаційних технологій на ефективність основної діяльності суб’єктів господарювання (зовнішні задачі ІМ).

Передумовою введення спеціалізованого інформаційного менеджменту, як складової системи менеджменту будь-якої організації стали:

• хронічне перевищення фактичних витрат на проекти інформаційних систем порівняно з запланованими сумами, що часто супроводжується незадовільною якістю результатів розробки;

• надмірне зростання витрат на обслуговування ІС, які вже знаходяться в експлуатації, що гальмувало створення і розвиток нових систем або підсистем через брак коштів;

• поглиблення суперечності між централізованими і децентралізованими технічними і технологічними рішеннями.

Визначити дату і місце виникнення проблеми інформаційного менеджменту досить важко. Вона усвідомлювалася паралельно менеджерами в різних сферах діяльності.

Останнім часом інформаційний менеджмент почав усе частіше розглядатися як самостійна галузь управління, нарівні з фінансовим, операційним, стратегічним, інноваційним або менеджментом персоналу тощо. Навчальна дисципліна з такою назвою включена до навчальних планів різних університетів як в Україні (Київський національний економічний університет, Київський національний університет культури і мистецтв, Дніпропетровський університет економіки та права й ін.), так і в Росії (введена Державним освітнім стандартом вищої професійної освіти Росії з 2000р. як загальнопрофільна навчальна дисципліна по спеціальності 351400 "Прикладна інформатика") та інших країнах. Більше того, Національний технічний університет “КПІ” у 2004 р. відкрив спеціальність “Інформаційний менеджмент”. З’являються перші навчальні посібники, що вже саме по собі свідчить про визнання, легалізацію й одночасно певний рівень вивченості нового напрямку.

Разом із тим говорити про сформованість концепції інформаційного менеджменту як самостійного наукового напрямку в теорії менеджменту ще зарано. Існує велика розбіжність щодо змістовного наповнення поняття інформаційний менеджмент серед фахівців різних країн і різного наукового спрямування.

Одні з них сприймають його як управління процесами обробки інформації в організації, і тоді кажуть про управління інформацією. Дійсно управління процесами обробки інформації має на меті документаційне забезпечення управління організацією, що без сумніву є складовою частиною інформаційного менеджменту, але не вичерпує його суті.

Інші фахівці вважають, що інформаційний менеджмент - це управління процесами впровадження і використання інформаційних технологій у діяльності фірми. Видається, що тут доречніше ввести поняття менеджмент інформаційних технологій або ІТ-менеджмент і похідне від нього ІТ-менеджер для позначення відповідної спеціальності. Зазначимо, що останнє набуває все більшого поширення. Однак, такий підхід, хоча і перекриває значну частину професійного змісту інформаційного менеджменту в організації, також не повністю охоплює усі його аспекти.

Розуміння інформаційного менеджменту як власне менеджменту також навряд чи є коректним, оскільки менеджмент завжди має за об'єкт впливу конкретні організації, фірми. У цьому випадку краще говорити про управління, а не про менеджмент.

Зазначимо, що нині однією з найважливіших для кожної країни світу, глобальною є проблема управління сукупними інформаційними ресурсами суспільства. Для підприємств набувають ваги питання раціонального використання зовнішніх і організації внутрішніх інформаційних ресурсів, які вирішуються, звичайно, в контексті всієї інформаційної діяльності організації, а не ізольовано, самостійно. Таким чином управління інформаційними ресурсами – це ще одна складова інформаційного менеджменту в організації як сукупності процесів, пов’язаних з управлінням інформаційною діяльністю будь-якого об’єкта.

Розглянемо в ретроспективі як змінювалось і формувалось сучасне бачення змісту інформаційного менеджменту.

Одне з перших визначень інформаційного менеджменту належить Д. Дачену (D. Duchen). На його думку інформаційний менеджмент (ІМ) ідентифікує та визначає види інформації, способи її добування з даних, час її подання та коло осіб, що обслуговуються. Це вузьке коло діяльності не виключає всього циклу інформаційного обслуговування. Менеджер з інформації повинен обмежувати обсяги інформування з ключових проблем до рівня, що забезпечить прийняття рішення (1982 р.).

Деякі вчені акцентують увагу на стратегічному значенні ІМ для підприємства (організації). Так Хейнц Хубер (Heinz Huber) наголошує: “Для того, щоб керувати бізнесом, необхідно керувати майбутнім, а для управління майбутнім необхідно керувати інформаційними ресурсами” (1984 р.).

На думку Дж. Борбелі (J. Borbely) інформаційний менеджмент - це нова стратегія управління інформаційними ресурсами і він повинен бути узгодженим зі стратегічними цілями організації. Він охоплює низку дисциплін, що вивчають та визначають ефективне управління інформаційними ресурсами, суміжними продуктами, послугами, технологією, кадрами, а також їх використанням. Він наголошує на тому, що ІМ - це стратегічна дія, або, у крайньому випадку, елемент стратегічного управління інформацією (1984 р.).

За визначенням Мейсона (E.M. Mason), ІМ - це “процес планування, організації, підбору кадрів, управління, координації різних видів інформаційної діяльності та контролю за ними, включаючи означення інформаційних послуг, систем та форматів з метою досягнення цілей організації” (1984 р.).

Згідно визначення, запропонованого П. Шолтісом (P. Sholtys) функції ІМ полягають в координації всіх процесів, пов’язаних з обробкою інформації та формуванням відповідного середовища організації, в скороченні дублювання та забезпеченні ефективного використання інформаційних ресурсів та продуктів. Він бачить ІМ як метод організації інформації та інформаційної технології з метою задоволення потреб організації через оптимізацію використання інформації, мінімізацію витрат та чіткий розподіл обов’язків (1985 р.).

В. Стайбік (V. Stibic) вважає, що ІМ - це сукупність різноманітних функцій, до яких відносять загальне управління, технічні та програмні засоби, обчислювальний центр, комунікації, друк, копіювання та видавництво, інформаційні ресурси, стандартизацію та захист інформації і даних, підготовку кадрів. Це визначення радше окреслює об’єкти ІМ ніж його функції (1986 р.).

Згідно з визначенням Т.Латка (T. Lutg), ІМ - це володіння та управління одним з найкритичніших ресурсів організації (йдеться про інформаційні ресурси), що здійснюється окремими особами. Він виділяє декілька функцій управління, що відповідають ІМ менеджменту: управління кадрами; придбання, розподіл інформаційних ресурсів та управління ними; планування, розробка та просування ідей; досягнення результатів; звітність; відповідальність за ресурси, результати та помилки (1990 р.).

Наведені визначення свідчать, що у більшості з них наголошується на використанні однієї або декількох традиційних функцій управління, наприклад, організації, планування, роботи з персоналом для керівництва у сфері інформаційної діяльності. З цієї точки зору найбільш повним (вдалим) є визначення ІМ, запропоноване Роетсом і Буном (Y. Roets та I.A. Boon): “Інформаційний менеджмент - це управління (іншими словами, контроль, планування, розвиток, інтеграція, організація використання, розподіл обов’язків та координація) інформацією на стратегічному рівні як критичним корпоративним ресурсом, необхідним для досягнення цілей організації, задоволення її потреб та створення необхідного клімату” (1992 р.).

Значний вклад у розвиток концепції ІМ внесли німецькі фахівці. Не будемо наводити визначення, які вони використовують, зазначимо, що всі вони відзначають різноманітність підходів до інтерпретації поняття “інформаційний менеджмент”.

В основу всіх різноманітних трактувань покладено ті зміни, що відбулися в галузі обробки, передачі, зберігання та використання інформації, тобто в сфері інформаційної діяльності:

0. швидке зростання потреб суспільства в інформації, більш різноманітне та інтенсивне її використання у виробничій і комерційній діяльності;

1. перетворення інформації в один з найважливіших організаційних ресурсів підприємства (організації), який є основою будь-якого процесу прийняття рішення;

2. бурхливий розвиток інформаційних і комунікаційних технологій, що супроводжується мініатюризацією засобів, збільшенням швидкості передачі та обробки інформації;

3. створення автоматизованих офісів і зміна умов праці під впливом нових інформаційних та комунікаційних технологій.

Ними виділяються два підходи до визначення ІМ - звужений та більш загальний, системний. Перший підхід припускає, що ІМ є “синонімом” внутрішньофірмового управління обробкою даних, або дещо ширше, управління інформаційними ресурсами.

Згідно з більш широким трактуванням, ІМ охоплює систематичне планування, організацію і контроль інформаційної діяльності та інформаційних процесів, а також комунікації підприємства з метою поліпшення його роботи. До нього входить вирішення таких задач, як забезпечення технічними та програмними засобами, концептуальні та організаційні розробки (правила), які визначають інформаційну та комунікаційну структуру підприємства, а також кадрова політика та юридичні питання, всі питання обробки даних, які включають телефонний зв’язок, діловодство, бланкове господарство та ін. Тобто ІМ трактується як повне управління всією інформаційною системою підприємства та її окремими компонентами, інформаційними ресурсами включно.

Слід відзначити підвищення інтересу до проблем інформаційного менеджменту у вітчизняних фахівців. Характерно, що їх підходи до визначення цього поняття вкладаються у зазначені раніше більш вузьке та комплексне (системне його розуміння). Так Л.Хижняк сконцентрувала увагу на розвитку першого, тобто більш вузького трактування цього поняття. Вона розглядає інформаційний менеджмент як нову галузь інформаційної діяльності до якої відносить оволодіння певними способами використання інформації з метою досягнення максимальної ефективності використання її в плануванні діяльності організації. Соціологічне забезпечення інформаційного менеджменту розглядається автором як один із способів досягнення цієї мети, яке включає вивчення фактичного стану інформаційних потоків та форм надання інформації користувачам, а також забезпечення їх інформаційних потреб. Інформаційний менеджмент дає можливість виявити інформаційні дефіцити, співставити інформаційні потреби з можливостями їх задоволення як із внутрішніх, так і зовнішніх по відношенню до організації джерел. На її думку за допомогою інформаційного менеджменту, по-перше, забезпечується зв’язок між учасниками інформаційного обміну, по-друге, надається допомога користувачам при визначенні реальної або потенційної цінності та ціни інформаційного продукту (послуги), по-третє, здійснюється управління процесом використання зовнішнього потоку інформації та управління інформаційною діяльністю в самій організації.

Прибічником більш загального, системного підходу є А. Нестеренко. Розглядаючи задачі ІМ на рівні підприємства та державного управління, він робить висновок, що вони ідентичні, охоплюють стратегічні, адміністративні та оперативні задачі. Різниця полягає у ступені деталізації та обсягах інформації, які незрівнянно більші на рівні державного управління. Усі три групи задач вирішують практично однакові проблемні питання:

• розробка інформаційної інфраструктури,

• управління технологією,

• управління даними,

• розробка системної концепції організації.

На його думку, на рівні підприємства, ІМ забезпечує обробку інформації, діловодство, юридичну та соціальну практику, зв’язок, розвиток технологій, консалтингу, зростання професійного рівня кадрів. На рівні державного управління - успішне вирішення цих задач можливе тільки поряд з розробкою та впровадженням системної концепції організації управління. Складність полягає в тому, що на відміну від підприємства, об’єкт управління не має чітких меж, а функції управління часто чітко не визначені.

Останнім часом зростає інтерес до питань, пов’язаних з інформаційним менеджментом у Росії. Про це свідчить ціла низка публікацій в спеціальній літературі та періодичних виданнях. Одним з перших розглянув сутність інформаційного менеджменту А. М. Яновський, який визначає його як систему обслуговування управління виробничо-збутовою діяльністю з метою підвищення ефективності підприємництва і збільшення прибутку. Інформаційний менеджмент в уявленні А. М. Яновського - інтелектуальний потенціал підприємства. Саме тут виконуються інформаційні, кон’юнктурні, патентно-ліцензійні дослідження; синтезується збірний образ ідеального товару, будується інформаційна модель розвитку об’єкта техніки на перспективу; формуються передумови для вибору напрямів науково-технічної політики підприємства. Автор дає перелік основних задач інформаційного менеджменту:

• створення інформаційної інфраструктури фірми:

• управління інформаційними технологіями;

• розробка управлінських інформаційних систем;

• створення БД;

• консультування користувачів;

• захист даних;

• придбання даних із зовнішнього інформаційного простору.

Однією з найґрунтовніших праць з основ інформаційного менеджменту є навчальний посібник, підготовлений А.В. Костровим. На його думку “поле застосування інформаційного менеджменту - всі етапи життєвого циклу інформаційної системи, від створення і впровадження, до модернізації та розвитку”. Хоча він далі відмічає можливість більш широкого тлумачення, коли в сферу інформаційного менеджменту входить “сукупність всіх задач управління на всіх етапах життєвого циклу підприємства, що включає всі дії та операції, пов’язані як з інформацією .., так і з підприємством загалом на основі даної інформації”. Однак, продовжує А. В. Костров, “таке широке трактування поняття інформаційного менеджменту не завжди потрібне, більш того для його практичного використання, очевидно, необхідна висока зрілість організації в усіх відношеннях, яка поки що досить рідко зустрічається “.

Аналіз різних концепцій і визначень ІМ дозволяє зробити такі висновки:

1. ІМ доцільно розглядати в контексті розвитку інформаційного ринку, інформаційних і комунікаційних технологій та сучасних тенденцій зміни умов праці під їх впливом.

2. Концепція ІМ базується на загальній теорії менеджменту, але має свої особливості, зумовлені особливостями предметів і знарядь праці, кінцевого продукту і самого процесу праці у сфері інформаційної діяльності.

3. ІМ - передусім творчість, основу якого складає синтез знань з економіки, ділового адміністрування, маркетингу, досліджень у сфері нових інформаційних технологій, інформатики, правових знань тощо.

4. З одного боку, ІМ є однією з багатьох функцій управління, пов’язаною з інформаційною підтримкою процесу прийняття рішень, а з іншого - це своєрідна всеосяжна функція, яка забезпечує ефективне виконання всіх інших функцій.

5. Суттєво відрізняються також точки зору на елементи, об’єкти і функції ІМ, але чітко простежується тенденція від більш простого (вузького) тлумачення до більш загального (системного) підходу, який охоплює всі потенційні компоненти ІМ - технології, виробництво, персонал, інформаційне забезпечення, інформаційні ресурси, інформаційні послуги та ринок.

6. Інформаційний менеджмент об’єднує у собі сукупність методів і засобів управління інформаційною діяльністю підприємства/організації. Інформаційний менеджмент включає питання організації джерел інформації, засобів передачі даних, створення баз даних (БД), технологій обробки даних, забезпечення безпеки даних. До кола задач ІМ входять також розробка, впровадження, експлуатація та розвиток систем і мереж, що забезпечують діяльність підприємства/організації. В цих системах/мережах повинно бути забезпечене управління інформаційними ресурсами. Важливою є також організація та забезпечення взаємодії з зовнішнім світом: мережами, базами даних тощо.

7. Для розуміння сутності будь-якого процесу чи поняття зовсім не обов'язково прагнути сформулювати вичерпне, науково-обґрунтоване визначення. Досить розглянути ті задачі та функціональні ролі, які виконує ІМ, як складний, багатоаспектний процес, який знаходиться в постійному розвитку. Професійні функції, які може виконувати інформаційний менеджмент в організації можна об’єднати в такі групи:

   1. вирішення організаційних питань і управління персоналом;

   2. вирішення організаційних питань і управління інформаційним виробництвом;

   3. управління інформаційними технологіями

   4. управління інформаційними ресурсами;

   5. інформаційний маркетинг.

8. Задачі ІМ повинні вирішуватися на стратегічному, тактичному (адміністративному) і оперативному рівнях. За їх ефективне рішення відповідають інформаційні менеджери відповідної ланки (низової, середньої та вищої). Для означення відповідної посади на практиці використовуються різні назви: менеджер інформаційної системи, менеджер інформаційної служби, інформаційний аналітик, керівник ІТ-підрозділу, керівник ІТ-департаменту, керівник інформаційної служби, керівник загальнокорпоративної інформаційної служби, керівник обчислювального чи комп’ютерного центру, менеджер з інформаційних зв’язків, ІТ-менеджер, спеціаліст з інформаційних систем, спеціаліст з інформаційних технологій.

9. Незалежно від того, чи є інфраструктура ІС (обладнання, зв’язок, засоби та заходи, що створюють умови для інформаційної діяльності) “вмонтованою” в структуру конкретного об'єкта (незалежно від рівня) або існує як самостійний господарський суб'єкт інформаційного ринку, задачі і функції ІМ ідентичні. Відмінність - у ступені деталізації та повноті охоплення всіх функціональних ролей, які виконує інформаційний менеджмент. Функціональні ролі залежать від видів інформаційної діяльності, ступеню автоматизації інформаційного виробництва, номенклатури інформаційних продуктів і послуг та ін.

10. Підприємства та організації, керівництво яких зуміло по-новому подивитись на свій комерційний потенціал під кутом стратегічної ролі інформації для підтримки конкурентоспроможності та розвитку, отримують великі прибутки. При цьому слід відмітити, що на практиці багато з методів ІМ використовуються інтуїтивно, епізодично (здебільшого під іншими назвами), проте результати досить вагомі.

Розглянемо основні підходи до розуміння інформаційного менеджменту (за О. Матвієнко):

1. ІМ розглядається у дуже широкому спектрі, а саме від традиційного інформаційного обслуговування до загальної теорії управління;

2. ІМ розуміється як розроблення і реалізація внутрішньої і зовнішньої комунікативної політики організації, причому мета діяльності у цій галузі відокремлюється від менеджменту управління, впровадження і використання інформаційних технологій;

3. ІМ визначається як прикладна адміністративно-орієнтована технологія управління інформаційними ресурсами. ІМ розглядається як новий тип управління організацією на основі комплексного використання всіх видів інформації: науково-дослідної, технологічної, матеріально-технічної, кадрової, фінансової та ін.

ІМ – це інноваційна діяльність, орієнтована на постійний пошук нових, більш ефективних способів організації інформаційної діяльності, на створення матеріальних і соціальних передумов для ефективного доступу до інформації і забезпечення інформаційно-комунікаційних процесів, на активізацію і розвиток наявних інформаційних ресурсів і форм їх раціонального використання.