1. Терміни зберігання документів на підприємстві

Терміни зберігання документів в установі встановлюються на підставі: - нормативних документів: типових і відомчих (галузевих) переліків документів; - шляхом експертної оцінки документів, що міститься в них інформації (якщо вид документа відсутня у зазначених переліках), яка проводиться експертною комісією установи.

Основним нормативним актом, що визначає терміни зберігання документів в установах, є Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ і організацій, із зазначенням термінів зберігання документів, затверджений наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.1998 і зареєстрований в Міністерстві юстиції України за № 576/3016 (наказ ).

Термін зберігання документів в конкретному закладі залежить і від того, до якого списку установ державним архівом віднесено цю установу.

Відповідно до нормативних документів з архівної справи можна виділити дві основні категорії установ: 1) установи, у діяльності яких утворюються документи Національного архівного фонді (далі - НАФ); 2) установи, у діяльності яких не утворюються документи НАФ.

Рішення про віднесення закладу до відповідної категорії приймає державний архів, у зоні комплектування якого знаходиться установа. Це рішення приймається архівом на підставі експертизи цінності документів установи, з урахуванням ролі і місця установи (фондообразователя) в галузі і т.п.

Установи, віднесені до першої групи, у встановленому порядку через певний час передають свої основні види організаційно-розпорядчою, фінансової, бухгалтерської, планової документації на постійне зберігання до державних архівів, а установи, віднесені до другої категорії, цю документацію постійно зберігають у своїх відомчих архівах (архівних підрозділах). Слід зазначити, що документація по особовому складу, в т.ч. про заробітну плату до державних архівів установами не передається (крім випадків їх повної ліквідації без правонаступників).

Значна ж частина документів після закінчення строків, встановлених переліками документів, після проведення експертизи цінності документів виділяється до знищення.

Відповідно, можна виділити три основні види строків зберігання документів, що утворюються в установах: постійний; тривалий (понад 10 років); тимчасовий (до 10 років включно).

№ п/п	Види документів	Термін зберігання документів:
		в організаціях, в діяльності яких  створюються документи НАФ	в організаціях, в діяльності яких не створюються документи НАФ
1.	Протоколи зібрань засновників, учасників, засідань колегіальних органів організації (правління, дирекції), ревізійної комісії.	Постійно	До ліквідації установи
2.	Накази керівника установи з основної діяльності	Постійно	До ліквідації установи
3.	Накази керівника за особовим складом (прийом на роботу, звільнення, переведення на іншу посаду, заохочення).	75 років	75 років
4.	Накази керівника про надання відпусток	5 років	5 років
5.	Накази керівника з адміністративно-господарських питань; про відрядження працівників.	3 роки	3 роки
6.	Протоколи загальних зібрань трудового колективу	Постійно	До ліквідації установи
7.	Річні плани установ з основної діяльності	Постійно (а за умов наявності повних звітів про виконання планів – 5 років).	5 років
8.	Фінансові плани (баланси доходів і витрат) на рік.	Постійно	10 років
9.	Бухгалтерські звіти і баланси, додатки до балансу за рік.	Постійно	До ліквідації установи
10.	Розрахунково-платіжні відомості на видачу заробітної плати (особисті рахунки).	75 років	75 років
11.	Особисті справи працівників і особисті картки форми № П-2.
12.	Акти, протоколи розслідування нещасних випадків.	45 років	45 років
13.	Первинні документи, які фіксують факт виконання господарських операцій (кассові, банківські документи, виписки і повідомлення банків, авансові звіти, тощо).	3 роки*	3 роки*
	Договори господарські, операційні.

* За умов закінчення перевірки податковими органами за відповідний період та відсутність спірних питань, слідчих і судових справ.

Інформація надана ​​нашим експертом - Олександром Денисенком, старшим науковим співробітником Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства.