1.1.5. Кодування економічної інформації. Класифікатори

Мета кодування інформації полягає в тому, щоб представити інформацію в більш компактній та зручній формі, що необхідно при запису даних в документі, їх перенесенні на машинний носій, проведенні обробки, передачі та інших операцій.

Коди використовуються для шифрування елементів інформації за певною системою кодування.

Під шифром розуміється умовне позначення конкретної позиції певної номенклатури показників.

Перелік усіх позицій довільної сукупності, рівнозначних по відношенню один до одного та впорядкованих в рамках переліку, складає номенклатуру ознаки, наприклад, номенклатура видів обладнання, категорій працюючих, витратних матеріалів тощо. При машинній обробці інформації кожна позиція номенклатури повинна бути представлена в виді кодового позначення, кодового слова, а номенклатура в цілому – в виді коду.

Код – це спільна для всієї номенклатури система побудови та присвоєння умовного позначення, побудована за певними правилами.

Коди, що використовуються для кодування виробничо-економічної інформації, класифікуються за різними ознаками. По формі зображення коди бувають цифрові, буквені та буквено-цифрові. По кількості ознак, що включаються в один код, розрізняють одноозначні та багатоозначні коди. Одноозначний код характеризує тільки одну ознаку (наприклад, розряд роботи, національність). Багатоозначний код використовується для кодування кількох ознак (наприклад, готова продукція – конкретний виріб з його параметрами). За системою побудови розрізняють наступні системи кодування: порядкова, серійна, розрядна (десяткова), шахова (матрична), повторення та комбінована.

Порядкова система кодування використовується для кодування одноознакових, стійких та простих номенклатур. Вона передбачає присвоєння ознакам цифр натурального ряду чисел без пропуску номерів. За цією системою кодуються категорії працівників, види діючих норм часу та розцінок, приналежність деталей, вузлів тощо. Порядкову систему раціонально використовувати для простих і стабільних номенклатур. Перевагами системи є невелика кількість знаків, густина запису, простота побудови. Із присвоєнням шифру по цій системі новим однорідним позиціям номенклатури відбувається порушення прийнятої класифікації, що є недоліком даної системи і обмежує її використання рамками стійких номенклатур. Крім того, в даній системі не виділяються групи однорідних ознак і немає можливості автоматично отримувати підсумкові дані більш ніж одного виміру.

Серійна система служить для кодування двоознакових номенклатур і передбачає присвоєння кожній групі однорідних номенклатур серії номерів. В межах цієї серії здійснюється шифрування кожної позиції номенклатури порядковими номерами. При цьому в серію номерів обов’язково включаються і резервні шифри, які потім присвоюються новим позиціям номенклатури. Серійна система найбільш економічна по кількості розрядів та одночасно містить необхідний резерв номерів для нових позицій номенклатури. За цією системою кодуються, наприклад, структурні підрозділи підприємства, види оплат тощо.

Розрядна (десяткова) система використовується для кодування складних номенклатур. При цій системі кожній класифікаційній ознаці відводиться певна кількість розрядів, яка залежить від кількості предметів множини, що кодується. Побудова коду по розрядній системі забезпечує чітке виділення кожної класифікаційної ознаки, логічність, зручність машинної обробки інформації. До недоліків розрядної системи відносять те, що при незначному перевищенні ємності розряду потрібно збільшувати значність коду. Розрядна система використовується для кодування великих багатоознакових номенклатур: матеріальних цінностей, готової продукції тощо.

Шахова (матрична) система – різновид десяткової системи. Вона використовується для номенклатур, що характеризуються двома ознаками, одна з яких умовно розміщується по вертикалі, а друга – по горизонталі. Перетин рядків і стовпців в таблиці і утворює потрібний шифр. Ця система використовується при шифруванні одиниць вимірювання, причин і винуватців браку тощо.

Система повторення використовує цифрові та буквені позначення, що безпосередньо характеризують даний об’єкт (розмір, колір, вага об’єкта) та використовуються в практиці обліку та планування.

Комбінована система використовується для кодування багатоозначних номенклатур. Ця система є найбільш гнучкою, оскільки в ній використовуються комбінації інших систем, наприклад, розрядної системи і системи повторення, розрядної і серійної систем та ін.

При розробці кодів враховується ряд вимог, пов’язаних з практикою планування, обліку та управління а також з використанням тих чи інших видів обчислювальної техніки. Одна із найважливіших вимог, що пред’являється до коду – одноманітність його використання на усіх ділянках обліково-планових робіт. Коди повинні легко сприйматися візуально, та бути мінімально можливими по значності. Чим менше знаків у коді, тим простіше реєструвати його на первинних документах, обробляти при перенесенні на вторинні носії інформації, групувати інформацію тощо. Ця вимога повинна узгоджуватися з наявністю певного резерву шифрів для внесення нових позицій в номенклатуру без порушення прийнятої значності коду та системи побудови.

Проектування кодів здійснюється в такому порядку:

1. визначається перелік, групування номенклатур та ознакова інформація, яка підлягає кодуванню. При цьому також включаються існуючі номенклатури та встановлюється резерв для нових позицій в кожній номенклатурі;

2. систематизується перелік позицій номенклатур з вихідною ознаковою інформацією;

3. встановлюється система класифікації ознакових показників за виробничими, економічними та іншими показниками;

4. після закінчення класифікації номенклатур слід вибрати систему кодування. При цьому слід враховувати позиції номенклатури, структуру номенклатур, міру їх стійкості та комп’ютерну техніку, що використовується;

5. кожній позиції номенклатури присвоюється конкретний шифр, а їх загальний перелік оформляється у виді довідника-класифікатора, який розмножується і передається у різні підрозділи підприємства.

При побудові кодів та шифрів слід дотримуватися наступних вимог:

• коди та шифри розробляються із врахуванням діючих систем позначень – стандартів ДСТУ (ГОСТів), міжвідомчих та галузевих норм;

• за наявності складної ознаки шифр повинен забезпечувати виділення необхідних класифікаційних сукупностей;

• при розробці кодів та шифрів передбачається можливість розширення номенклатур на випадок появи нових класифікаційних сукупностей без порушення існуючої системи їх побудови;

• система кодів та шифрів охоплює всю необхідну інформацію;

• кожний шифр означає тільки один певний елемент;

• шифри мінімальні по розрядності;

• використання єдиного шифру одного і того ж об’єкта для усіх задач;

• система шифрування забезпечує спільне використання різних видів технічних засобів ІС;

• логічність побудови шифру та простоту його читання.

При проектуванні кодів велике значення мають питання класифікації виробничо-економічної інформації.

Під класифікацією розуміють сукупність правил розподілу заданої множини об’єктів на підмножини у відповідності до встановлених ознак.

Класифікатор є свого роду формалізованою мовою, яка відображає закон (порядок) розбиття множини об’єктів на класи, групи, підгрупи, види, яка одночасно дозволяє здійснювати кодування понять номенклатури.

Система кодування визначає набір класифікаторів, що мають певну сферу дії.

На стадії обслідування підприємства встановлюється перелік позицій по кожній номенклатурі, систематизація яких здійснюється у відповідності з прийнятою класифікацією. Ознака подібності чи розбіжності, покладена в основу класифікації, називається основою класифікації. Одну і ту ж множину можна класифікувати за кількома основами, що обумовлено різними аспектами використання інформації. При систематизації позиції множини, яку потрібно класифікувати, вибирають найважливіші основи класифікації, необхідні для здійснення планування, управління та обліку, визначають комплекс класифікаторів, для кожного з яких встановлюється сфера його дії. Обробка даних з використанням ЕОМ вимагає уніфікації та узгодження класифікаторів та номенклатур, розробки єдиної системи класифікації та кодування найважливіших номенклатур.

При проектуванні кодів та шифрів рекомендується використовувати загальнодержавні класифікатори, але їх застосування не виключає використання локальних класифікаторів на окремих підприємствах. Використання локальних класифікаторів можна суміщати з паралельним використанням кодів галузевих та загальнодержавних класифікаторів. При цьому повинна бути врахована можливість переходу від кодів одного класифікатора до кодів іншого класифікатора тієї ж номенклатури.

При проектуванні інформаційної системи управління підприємством для кожного підприємства складається перелік необхідних локальних класифікаторів, які повинні бути розроблені з врахуванням наявних загальнодержавних класифікаторів та специфічних особливостей конкретного підприємства та визначаються правила користування локальними класифікаторами.