УТВЕРЖДЕНА

Приказом ректора КРАГСиУ

от 24.12.2008 № 249-2/06-08

Инструкция по документационному обеспечению управления в коми республиканской академии государственной службы и управления основные понятия

Альбом унифицированных форм документов– это сборник унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности академии;

Акт - документ, составляемый для подтверждения уста­новленных фактов и событий;

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

Гриф согласования документа– реквизит документа, выражающий согласие организации или должностного лица, не являющегося автором документа, с его содержанием;

Гриф утверждения – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию;

Дело– совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности;

Деловое письмо – документ, посредством которого осу­ществляется информационный обмен между организациями и должностными лицами.Различаются следующие разновидности деловых писем: запро­сы, уведомления, приглашения, поздравления, сообщения, сопро­водительные, требования, напоминания, подтверждения, предло­жения, рекомендации, рекламные, гарантийные, сопроводитель­ные и др;

Делопроизводство–деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в академии;

Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

Документирование–фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

Документооборот–движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

Копия документа–документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и его внешние признакиили часть их, не имеющий юридической силы;

Комплектование архива – систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством;

Номенклатура дел–систематизированный перечень наименований дел, формируемых в академии, с указанием сроков их хранения;

Письменное обращение– направленное должностному лицу Коми республиканской академии государственной службы и управления письменное предложение, заявление или жалоба;

Подлинник документа–первый или единственный экземпляр документа;

Приказ – правовой акт, издаваемый единолично руково­дителем организации (лицом, исполняющим его обязанности), в целях разрешения вопросов основной деятельности и по личному составу;

Протокол заседания - документ, фиксирующий ход об­суждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллеги­альных или совещательных органов (коллегий, советов, собраний, совещаний) или деловых мероприятиях (переговорах, встречах). Как разновидность протокола, в академии создаются, например, протокол совещаний, протокол поручений, в зависимости от задач и функций исполнения;

Распоряжение – это правовой акт, издаваемый руководителем организации преимущественно по оперативным вопросам деятельности организации, в том числе по вопросам, связанным с ор­ганизацией исполнения приказов, инструкций и других норматив­ных актов, доведения решений руководства до структурных под­разделений;

Регистрация документа–фиксация факта создания или поступления документа с проставлением на нем регистрационного номера с последующей записью сведений о документе при помощи автоматизированной системы UFR «Документооборот»;

Реквизит документа–обязательный элемент оформления официального документа;

Сканирование документа– получение электронного образа документа;

Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению;

Табель унифицированных форм документов– перечень форм документов, разрешенных к применению в организации с характеристикой основных этапов их подготовки и прохождения;

Унифицированная форма документа– форма документа, содержащая определенный набор реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определённом порядке на носителе информации;

Электронный документ–документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

Электронный образ документа– электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

Экспертиза ценности документов–изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов.