Государственное образовательное учреждение высшего образования

«Коми республиканская академия

государственной службы и управления»

Факультет управления

Кафедра документоведения, архивоведения и прикладной лингвистики

Допустить к защите

Зав. кафедрой

_______________О.Н. Кушнир

«_____»_____________2014 г.

Выпускная квалификационная работа

Проектирование локального нормативного акта, регламентирующего делопроизводство в образовательном учреждение интернатного типа

Специальность 032001 «Документоведение

и документационное обеспечение управления»

Исполнитель:

студент(ка) 450 группы

Архипова Александра Евгеньевна

Научный руководитель:

стр. преп. Кафедры ДА и ПЛ

Широкова Е.И.

Сыктывкар

2014

Содержание

Введение 3

1.ДОУ в образовательном учреждении интернатного типа 10

1.1. Правовое регулирование делопроизводства в Российской Федерации и Республике Коми 10

1.2.Особенности организации делопроизводства в ГБОУ «Школа-интернат №15 VIII вида» 21

2.Разработка локального акта по делопроизводству в ГБОУ «Школа-интернат №15 VIII вида» 32

2.1. Алгоритм разработки инструкции по делопроизводству 32

2.2. Содержание и структура инструкции по делопроизводству 38

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 43

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 46

Введение

Документ рассматривается сегодня как один из важнейших инструментов управления. От качества содержащейся в документе информации, рационального расположения информационных элементов (реквизитов), грамотной организации документопотоков как внутри организации, так и за ее пределами, а также других факторов в значительной степени зависит эффективность управления. Не случайно в последние десятилетия вместо традиционного термина "делопроизводство", обозначающего деятельность, обеспечивающую документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов, все чаще используется термин "документационное обеспечение управления", акцентирующий внимание, прежде всего, на управленческой составляющей документационных работ.

Вопросы документационного обеспечения деятельности отражаются в различных локальных нормативных правовых актах организации - уставе, регламентах, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работников и др. Однако, в организациях могут разрабатываться и специальные правовые акты для таких участков работы, которые играют ведущую или достаточно самостоятельную роль в деятельности учреждения.

Основным нормативным правовым актом, комплексно регламентирующим вопросы организации работы с документами, которым руководствуются все структурные подразделения и работники учреждения, является инструкция по делопроизводству.

Необходимость разработки инструкции по делопроизводству для образовательного учреждения интернатного типа обусловлена тем, чтобы определить культуру работы с документами, выявить недостатки при подготовке и оформлении документов и унифицировать процесс работы с документами.

В настоящее время одна из важных задач документационного обеспечения управления – правильная организация работы с документами, что предполагает их обязательную систематизацию, сохранность документов, быстрый поиск, для решения самых разных управленческих проблем, что достигается путем разработки инструкции по делопроизводству и является актуальным на сегодняшний день.

Объектом исследования является организация делопроизводства в образовательном учреждении интернатного типа.

Предмет исследования – локальные документы по делопроизводству в ГБОУ «Школа-интернат №15 VIII вида».

Целью данной итоговой работы является разработка инструкции по делопроизводству для образовательного учреждения интернатного типа. Для реализации заявленной цели решались следующие задачи:

1) изучить правовое регулирование делопроизводства в Российской Федерации и Республике Коми;

2. выявить особенности организации делопроизводства в образовательном учреждении интернатного типа;

3. проанализировать алгоритм разработки инструкции по делопроизводству образовательного учреждения интернатного типа;

4. определить структуру и содержание инструкции по делопроизводству образовательного учреждения интернатного типа.

Работа с документами неизбежно требует регламентации всего комплекса выполняемых процедур - от момента создания документа до их хранения. В настоящее время в области делопроизводства отсутствуют общегосударственные нормативные правовые акты, устанавливающие единые правила подготовки и обработки управленческой документации. Требования действующих государственных стандартов (например, ГОСТ Р 6.30-2003) являются рекомендательными, а обязательные для применения акты имеют узкую сферу распространения. Важная проблема документоведения заключается в том, что в настоящее время нет нормативного правового акта, в котором бы рассматривались все аспекты документационного обеспечения управления.

В сложившейся ситуации с нормативным регулированием делопроизводственных процессов возрастает роль локальных нормативных актов по вопросам обработки документов, создаваемых самими организациями на базе общегосударственных рекомендаций. Очень часто в литературе по делопроизводству употребляется термин «локальные нормативные акты». В справочниках дается подробное разъяснение этого термина. Многие авторы статей журналов, освещающих проблемы служб ДОУ, не раз писали о необходимости принятия данных документов в каждой организации. Но далеко не во всех организациях существует данная документация. Это является одной из самых важных проблем в делопроизводстве.

Так, В.Ф. Янковая раскрывает вопросы документирования делопроизводства либо в одном (общем) документе - инструкции по делопроизводству, либо с разделением на отдельные инструкции для конкретного вида деятельности, конкретного подразделения с целью доступности информации для исполнителей, пользователей инструкций. Она описывает основные этапы организации делопроизводства, пошаговые действия для приведения делопроизводства в организации к основным требованиям, нормам.

К проблемам разработки локальных нормативных актов относится также и внедрение современных технологий и автоматизированных систем по делопроизводству. В своих работах Л.Н. Гайдукова, В.Ф. Янковая, Т. А. Быкова, Л. М. Вялова, Л. В. Санкина раскрывают проблемы при использовании традиционных форм обработки документов и даются рекомендации по переходу на автоматизированные системы делопроизводства. Они осветили вопросы современной регламентации делопроизводства, составления и оформления управленческих документов. В их работах Дана характеристика законодательных актов и нормативно-методических документов, регламентирующих работу с документами. Рассмотрены организация делопроизводственной службы, ее структура, задачи, функции, должностной и численный состав. Кроме того, авторы исследуют вопросы истории и современного состояния делопроизводства, взаимосвязи управления документацией и информационного менеджмента, а также рассматривают новые информационные технологии применительно к управлению документацией и вопросы его организационного проектирования.

Особо выделены вопросы документирования управленческой деятельности: понятие документа, виды и разновидности документов, требования к составлению бланков документов, оформлению всех реквизитов документов, а также правила составления организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации. Освещены вопросы организации работы с документами, включая организацию документооборота, технологии регистрации документов, контроля за сроками их исполнения, информационно-справочной работы. Рассмотрены правила хранения документов в делопроизводстве и подготовки их к сдаче в архив. Рассматриваются современные принципы и правила организации делопроизводства с учетом использования современных компьютерных технологий: организация работы делопроизводственной службы, составление и оформление документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочная работа, хранение документов в электронной форме.

Разработка локальных нормативных актов организации - это сложный и трудоемкий процесс. Разработчики сталкиваются с проблемой расхождения теории и практики в организации. Решение данной проблемы ставят перед собой авторы специализированной литературы.

Основное внимание авторов (Санкиной Л.В., Кирсановой М.В., Ларина М.В.) уделено составлению и оформлению управленческих документов, рассмотрены вопросы организации работы с документами, включая документооборот, регистрацию документов, контроль за сроками исполнения, информационно-справочную работу. Кроме того, авторами рассмотрены правила хранения документов, формирование их в текущие и архивные дела, а также уделено отдельное внимание работе служб делопроизводства, составлению инструкций по делопроизводству в аппаратах управления, регламента работы. Они рассматривают современные принципы и правила организации делопроизводства с учетом использования современных компьютерных технологий: организация работы делопроизводственной службы, составление и оформление документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочная работа, хранение документов в электронной форме.

Таким образом, для оптимизации делопроизводства в ГБОУ школы – интерната №15 целесообразно разработать инструкцию по делопроизводству. Весьма обширная литература научного методического характера позволяет убедиться в актуальности разработки данного локального акта, позволяющего определить культуру работы с документами, выявить недостатки при подготовке и оформлении документов и унифицировать процесс работы с документами.

В структурном отношении работа делится на введение, две главы и заключение. В первой главе даётся общее представление о нормативно-правовом и методическом регулировании делопроизводства образовательного учреждения итернатного типа, а также рассматривается организация работы с документами в ГБОУ «Школа-интернат №15 VIII вида».

Во второй главе дается общая характеристика инструкции по делопроизводству, а также приводится методика разработки инструкции для ГБОУ «Школа-интернат №15 VIII вида».

В заключении излагаются выводы, сделанные в процессе исследования.