Moreq2_MoReq2_body_v1_04_ru_003

ТИПОВЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К УПРАВЛЕНИЮ ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

ИСПРАВЛЕННОЕ И ДОПОЛНЕННОЕ ИЗДАНИЕ, 2008

Спецификации MoReq2

Данные спецификации были подготовлены для Европейской Комиссии компанией Serco Consulting,

работа финансировалась по программе IDABC

ТИПОВЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К УПРАВЛЕНИЮ ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

ИСПРАВЛЕННОЕ И ДОПОЛНЕННОЕ ИЗДАНИЕ, 2008

Спецификации MoReq2

Данный документ доступен в электронной форме по интернет-адресам: http://dlm-network.org/moreq2 http://ec.europa.eu/transparency/archival_policy

а также на других веб-сайтах. Ожидается, что переводы на другие языки также будут доступны на этих сайтах.

Печатную копию данного документа можно получить через Управление официальных публикаций Европейского сообщества (the Office for Official Publications of the European Communities) как Приложение VIII к «Информационному бюллетеню по вопросам архивного дела» (Information Summary on Archives, INSAR).

©CECA-CEE-CEEA, BruxellesLuxembourg, 2008

©Перевод на русский язык, Н.А.Храмцовская, А.В.Храмцовский, 2008

Reproduction autorisée, sauf à des fins commerciales, moyennant mention de la source.

Reproduction is authorised, except for commercial purposes, provided the source is acknowledged.

Допускается воспроизведение в некоммерческих целях, при условии наличия ссылки на первоисточник.

Предупреждение: Права на данную публикацию принадлежат Европейскому Сообществу. Европейская Комиссия не гарантирует точность включенной в данный отчет информации, и не несет какой-либо ответственности за её использование. Европейское Сообщество и/или его учреждения, а также лица, действующие от их имени, не отвечают за какие бы то ни было убытки и потери, возникшие вследствие использования данной публикации.

Спецификации MoReq2
Содержание
ПРЕДИСЛОВИЕ К MOREQ2...................................................................................................		1
ПРЕДИСЛОВИЕ ПЕРЕВОДЧИКОВ........................................................................................		3
1. ВВЕДЕНИЕ...................................................................................................................		10
1.1	История разработки....................................................................................	10
1.2	Взаимосвязь между MoReq и MoReq2......................................................	10
1.3	Назначение и область применения спецификаций.................................	11
1.4	Что такое СЭД?...........................................................................................	12
1.5	Как можно использовать спецификации MoReq2? ..................................	13
1.6	Права интеллектуальной собственности..................................................	14

1.7Принципы разработки требований и ограничения на круг

	рассматриваемых вопросов ......................................................................	14
1.8	Учёт особенностей отдельных стран-членов Евросоюза .......................	15
1.9	Использование спецификаций MoReq2....................................................	16
1.10	Структура спецификаций MoReq2 ............................................................	17
1.11	Тестирование на соответствие требованиям MoReq2 ............................	18
1.12	Обязательные и желательные требования..............................................	19
1.13	Замечания и предложения.........................................................................	19
2. ОБЗОР ТРЕБОВАНИЙ К СЭД.....................................................................................		20
2.1	Основные термины.....................................................................................	20
2.2	Основные понятия......................................................................................	24
2.3	Модель взаимосвязей между объектами СЭД.........................................	32
3. КЛАССИФИКАЦИОННАЯ СХЕМА И УПОРЯДОЧИВАНИЕ ДЕЛ ..............................		36
3.1	Настройка классификационной схемы .....................................................	37
3.2	Рубрики и дела ...........................................................................................	43
3.3	Тома и суб-дела..........................................................................................	46
3.4	Ведение классификационной схемы.........................................................	50
4. УПРАВЛЕНИЕ ДОСТУПОМ И БЕЗОПАСНОСТЬ......................................................		58
4.1	Управление доступом.................................................................................	58
4.2	Контрольная информация (audit trails)......................................................	64
4.3	Резервное копирование и восстановление..............................................	68
4.4	Важнейшие документы...............................................................................	70
5. СРОКИ ХРАНЕНИЯ, УНИЧТОЖЕНИЕ И ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ.....................		73
5.1	Сроки хранения (Retention and Disposition Schedules) ............................	73

5.2Экспертиза ценности и отбор документов на постоянное хранение,

	передачу и уничтожение............................................................................	83
5.3	Передача, экспорт и уничтожение ............................................................	85
6. ВВОД И РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ ...................................................................		92
6.1	Ввод (capture)..............................................................................................	93
6.2	Массовый ввод документов.....................................................................	104
6.3	Управление электронной почтой.............................................................	107
Версия 1.04
8 сентября 2008	Стр. i

Спецификации MoReq2

	6.4	Типы документов ......................................................................................	114
	6.5	Сканирование и управление графическими образами (imaging)..........	115
7.	ИДЕНТИФИКАТОРЫ ОБЪЕКТОВ (REFERENCING) ...............................................		121
	7.1	Классификационные коды .......................................................................	124
	7.2	Системные идентификаторы...................................................................	127
8.	ПОИСК, ИЗВЛЕЧЕНИЕ И ОТОБРАЖЕНИЕ.............................................................		129
	8.1	Поиск и извлечение..................................................................................	129
	8.2	Отображение: показ документов на экране............................................	136
	8.3	Отображение: вывод на печать...............................................................	138
	8.4	Отображение: прочее...............................................................................	141
9.	АДМИНИСТРИРОВАНИЕ..........................................................................................		142
	9.1	Общие вопросы администрирования......................................................	142
	9.2	Создание отчетов.....................................................................................	143
	9.3	Изменение, удаление и цензурирование документов...........................	149
10.	ОПЦИОНАЛЬНЫЕ МОДУЛИ.....................................................................................		155

10.1Управление физическими (неэлектронными) делами и документами.156

10.2

Передача и уничтожение физических документов................................

161

10.3Управление информационными материалами и

	коллективная работа................................................................................	161
10.4	Управление процессами (workflow).........................................................	169
10.5	Работа с досье (casework) .......................................................................	175
10.6	Интеграция с системами управления контентом...................................	181
10.7	Электронные подписи..............................................................................	185
10.8	Шифрование .............................................................................................	190

10.9Защита прав интеллектуальной собственности на электронные

	объекты (Digital Rights Management).......................................................	191
10.10	Распределенные системы .......................................................................	194
10.11	Автономная и удаленная работа (Offline and Remote Working) ............	198
10.12	Интеграция с факс-системами ................................................................	201
10.13	Категории защиты (грифы доступа) ........................................................	203
11. НЕФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ ..................................................................		211
11.1	Удобство использования .........................................................................	212
11.2	Производительность и масштабируемость............................................	218
11.3	Доступность и работоспособность системы (system availability) ..........	221
11.4	Технические стандарты............................................................................	222
11.5	Законодательные и нормативные требования ......................................	224
11.6	Аутсорсинг и передача обработки данных поставщикам услуг............	225

11.7Обеспечение долговременной сохранности и

	устаревание технологий	...........................................................................228
11.8	Деловые процессы ...................................................................................	234
12. ТРЕБОВАНИЯ К МЕТАДАННЫМ..............................................................................		239
12.1	Принципы ..................................................................................................	239
Версия 1.04
8 сентября 2008		Стр . ii

Спецификации MoReq2
12.2	Общие требования к метаданным ..........................................................		239
13. ЭТАЛОННАЯ МОДЕЛЬ СЭД.....................................................................................			245
13.1	Глоссарий..................................................................................................		245
13.2	Модель взаимосвязей между объектами СЭД.......................................		261
13.3	Пояснения к модели взаимосвязей между объектами..........................		264
13.4	Модель управления доступом.................................................................		266
ПРИЛОЖЕНИЕ 1 - ЛИТЕРАТУРА......................................................................................			271
ПРИЛОЖЕНИЕ 2 - ИСТОРИЯ РАЗРАБОТКИ СПЕЦИФИКАЦИЙ....................................			273
ПРИЛОЖЕНИЕ 3 - ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СПЕЦИФИКАЦИЙ В ЭЛЕКТРОННОЙ ФОРМЕ276
ПРИЛОЖЕНИЕ 4		- БЛАГОДАРНОСТИ..............................................................................	278
ПРИЛОЖЕНИЕ 5		- ВЗАИМОСВЯЗЬ С ДРУГИМИ МОДЕЛЯМИ МЕТАДАННЫХ............	282
ПРИЛОЖЕНИЕ 6		- ОБРАБОТКА ДАТ................................................................................	286
ПРИЛОЖЕНИЕ 7		– СТАНДАРТЫ И ДРУГИЕ РУКОВОДСТВА........................................	287
7.1	Стандарты.................................................................................................		287
7.2	Другие руководства..................................................................................		289
7.3	Руководства и ресурсы по обеспечению доступности (accessibility)....		290

7.4Руководства по обеспечению долговременной сохранности

электронных документов и информационных материалов...................

291

7.5Графическая модель взаимосвязей MoReq2 с другими

стандартами и руководствами.................................................................

291

ПРИЛОЖЕНИЕ 8 - ОТЛИЧИЯ ОТ ПРЕДЫДУЩЕЙ ВЕРСИИ ТРЕБОВАНИЙ MOREQ ...299

8.1Изменения, не являющиеся совместимыми с предыдущей версией .299

8.2	Связи между разделами ..........................................................................	299
ПРИЛОЖЕНИЕ 9 – МОДЕЛЬ МЕТАДАННЫХ ..................................		Публикуется отдельно

Версия 1.04
8 сентября 2008	Стр. iii

Спецификации MoReq2

ПРЕДИСЛОВИЕ К MOREQ2

Исправленное и дополненное издание

Типовых требований к управлению электронными документами

С момента первой публикации в 2001 году, первоначальные спецификации MoReq – «Типовые требования у управлению электронными документами» (Model Requirements for the management of electronic records) – широко использовались как в Европе, так и за её пределами. Потенциальные пользователи систем электронного документооборота из стран Евросоюза оценили удобство использования типовых требований типа MoReq в качестве основы при проведении закупок систем электронного документооборота (СЭД)1, а поставщики программного обеспечения стали ориентироваться на MoReq в процессе разработки своих продуктов.

MoReq рассматривается в настоящее время как несомненно удачный документ, который многократно цитировался на многих континентах, и который сейчас играет центральную роль в сфере управления электронными документами.

Однако с 2001 года информационные технологии заметно изменились. Рост и эволюционные изменения наблюдались во многих технологических областях, непосредственно влияющих на процессы создания, ввода и управления электронными документами. В MoReq2 – новой версии спецификаций MoReq – учтены последствия этих технологических изменений, а также новые стандарты и своды хорошей практики, которые были разработаны за последние несколько лет. Соответственно, спецификации MoReq2 представляют собой эволюционное развитие первоначальных спецификаций MoReq.

В MoReq2 впервые предусматривается возможность проведения тестирования программного обеспечения, и спецификации специально написаны таким образом, чтобы поддерживать проведение независимого тестирования на соответствие требованиям. Одновременно с собственно типовыми требованиями был разработан и опубликован набор соответствующих тестов. Потребность в точно сформулированных, проверяемых требованиях повлекла за собой многочисленные корректировки содержания и стиля спецификаций.

Наконец, многолетний опыт использования MoReq показал необходимость национальных вариаций, позволяющих учесть языковую, законодательную и нормативную специфику и национальные традиции делопроизводства и документооборота. В этой связи впервые вводится модерируемый механизм2 – в виде т.н. «нулевой главы» - позволяющий странамчленам Евросоюза добавлять в MoReq2 свои специфические национальные требования.

MoReq2 был разработан компанией Serco Consulting для Европейской Комиссии (правительства Евросоюза). Финансирование осуществлялось в рамках осуществляемой Евросоюзом программы «электронного правительства» IDABC3. Ход процесса разработки

1Electronic Records Management Systems, ERMS (прим. переводчика)

2Согласно п.1.6, Еврокомиссия оставляет за собой право одобрять «нулевые главы». На практике контролировать содержание «нулевых глав» будут, скорее всего, эксперты DLMфорума (прим. переводчика)

3«Оказание (посредством обеспечения совместимости систем) услуг европейского электронного правительства государственным органам, коммерческим организациям и гражданам» (Interoperable Delivery of European e-Government Services to Public Administrations, Businesses and Citizens, IDABC) (прим. переводчика)

Версия 1.04
8 сентября 2008	Стр. 1

Спецификации MoReq2

контролировался Еврокомиссией в тесном сотрудничестве с DLM-форумом. Эксперты DLMфорума проводили рецензирование проекта спецификаций на всех ключевых стадиях разработки. Эти рецензии дополнили предложения и замечания, представленные многочисленными пользователями, консультантами, поставщиками, представителями науки и профессиональных организаций4. В результате MoReq2 становится уникальным по авторитетности документом, который будет весьма полезен для всех, кто вовлечен в управление электронными документами как в Европе, так и во всем мире.

4В рецензировании MoReq2 приняли участие и российские специалисты, см. список рецензентов в Приложении 4 (прим. переводчика)

Версия 1.04
8 сентября 2008	Стр. 2

Спецификации MoReq2

ПРЕДИСЛОВИЕ ПЕРЕВОДЧИКОВ

В отличие от ряда других известных требований к системам электронного документооборота, MoReq2 – высокоуровневый документ, в котором большое внимание уделено принципиальным вопросам управления электронными документами, архитектуре СЭД и т.д.

Сказывается также и то, что в разработке данных Спецификаций принимали участие специалисты многих стран Европы и мира, и MoReq2 впитал опыт нескольких различных систем управления документами. Во многом именно поэтому, как нам кажется, MoReq2 будет гораздо ближе и понятней отечественному читателю, чем, например, американский стандарт DoD 5015.2-STD5.

О том, как можно использовать MoReq2, хорошо сказано в разделе 1.5. К этому хотелось бы добавить, что использовать Спецификации следует критически – хотя в целом уровень документа очень высок, все же и в нем есть разделы, которые можно было бы улучшить на основе отечественного опыта. Это, например, раздел 10.13 «Категории защиты (грифы доступа)», где, по сути, речь идет об организации работы с конфиденциальными и секретными документами.

Хочется отметить, что в публичном обсуждении проектов MoReq2 приняли участие и российские специалисты. В группе экспертов от профессиональных организаций и объединений Россию представляли члены Гильдии Управляющих Документацией (С.И.Афанасьев, С.Б.Макаров, В.И.Тихонов, С.Л.Кузнецов), а в группе пользователей - специалисты компании «Электронные Офисные Системы» (Н.А.Храмцовская. А.В.Храмцовский).

Как читать MoReq2

Спецификации MoReq2 опираются на терминологию стандарта ISO 15489, поэтому читателям рекомендуется предварительно познакомиться либо с этим стандартом, либо с его официальным переводом на русский язык – стандартом ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007.

К сожалению, структура MoReq2 не упрощает жизнь тем, кто читает спецификации впервые. Для начинающих мы рекомендуем следующий порядок чтения:

Глава 1 «Введение»;

Раздел 2.1 «Основные термины»;

Раздел 2.2 «Основные понятия» - вместе с разделом 13.3 (это единственное место в спецификациях, где кратко и четко описаны взаимосвязи рубрик, дел, суб-дел, томов и документов);

Раздел 13.1 «Глоссарий»;

5Стандарт Министерства обороны США DoD 5015.2-STD "Требования к программным средствам электронного документооборота" (Design Criteria Standard For Electronic Records Management Software Applications), http://jitc.fhu.disa.mil/recmgt/standards.html (прим.

переводчика)

Версия 1.04
8 сентября 2008	Стр. 3

Спецификации MoReq2

Введения в главы 3-7, 10; введения в разделы 10.1, 10.3-10.9, 10.13, 11.7. В этих введениях можно найти полезную информацию по концептуальным вопросам, отсутствующую в главе 2;

После этого можно переходить к чтению основного материала – глав 3 -12 .

Вслучае возникновения сомнений в точности перевода, мы рекомендуем обращаться к оригинальному тексту MoReq2 на английском языке. В ряде случаев смысл требований помогают понять материалы для тестирования (особенно тогда, когда в них пошагово описаны действия, выполняемые при проверке СЭД на соответствие конкретному требованию).

Следует иметь в виду, что разработчики MoReq2 приняли решение о возможности выпуска скорректированных версий Спецификаций. На момент написания, опубликовано уже четыре такие версии (1.01, 1.02, 1.03 и 1.04), в которых исправлен ряд ошибок.

Концептуальные вопросы и терминология

Понятие «ключевые слова»

Понятие «ключевое слово» (keyword, key term) можно встретить в целом ряде требований

MoReq2 (3.4.28-29, 6.1.23-26, 6.1.28, 8.1.14-15, 8.1.18, 8.1.20, 8.3.13, 11.1.6, 11.1.32, 11.8.8, 11.8.11), – при этом нигде (кроме очень туманного определения в Глоссарии) не объясняется, зачем эти ключевые слова нужны, и почему этот вид метаданных обязательно должен поддерживаться СЭД. Получается, что это некая вспомогательная функциональная возможность, к которой, однако, предъявляются очень строгие требования.

Разгадка здесь лежит в предыстории создания MoReq2. В ранних редакциях проекта спецификаций MoReq2 допускалось использование неиерархических классификационных схем, в которых взаимосвязь объектов устанавливалась через присвоенные делам наборы ключевых слов. Ниже приводится фрагмент из текста первой редакции проекта MoReq2:

Неиерархический подход связан с указанием ключевых слов (key terms) для отдельных дел. Обычно для каждого дела указываются три ключевых слова, каждое из которых выбирается из отдельного контролируемого словаря; и, как правило, у каждого дела имеются отдельные элементы метаданных для каждого из трех ключевых слов. Можно использовать (хотя и несколько искусственно) понятие «рубрики», рассматривая как рубрику каждое значение каждого из этих элементов

метаданных. В данном случае, однако, рубрики не являются рекурсивными.

Ключевые слова были основным «строительным материалом» неиерархических схем, и отсюда логически вытекали требования, ограничивающие возможность их изменения, требования по использованию контролируемых словарей и тезаурусов, и т.д.

В окончательной версии MoReq2 неиерархичесих схем уже нет, а вот большинство рассчитанных на них требований сохранилось.

Версия 1.04
8 сентября 2008	Стр. 4

Спецификации MoReq2

Термины «document» и «record»

Особое внимание следует обратить на использование терминов «document» (информационный материал) и «record» (документ). Если, например, в ГОСТ Р ИСО 15489- 1-2007 оба термина переводятся как «документ», и там это не создает никаких проблем, то в MoReq2 – это существенно разные понятия.

Есть ряд особенностей использования термина «документ» в MoReq2, связанных с необходимостью точно и однозначно формулировать требования к СЭД

Если в традиционной делопроизводческой терминологии англосаксонских стран используется принцип «всякий документ – это информационный материал, но не всякий информационный материал - документ» (т.е. документы рассматриваются как подмножество множества информационных материалов), то в MoReq2, напротив, использован нестандартный подход, при котором объект может быть либо информационным материалом, либо документом. В определении понятия «информационный материал» (см. раздел 2.1 либо 13.1) подчеркивается, что «в MoReq2 термин «информационный материал» используется для обозначения информации, не получившей статуса документа»

Далее, как отмечено в подразделе «Документ и электронный документ» раздела 2.2, «в MoReq2 … термин «документ» используется для обозначения информационного контента – образующих документ информационных материалов, без метаданных».

Термин «retention and disposition schedule»

Для краткости данный термин переводится как «срок хранения». В MoReq2 этот термин, как правило, обозначает объект6 СЭД, содержащий информацию о правилах отсчета срока хранения, и о тех действиях, которые следует выполнить с документами по истечении срока хранения.

Объекты данного типа существуют отдельно от документов и наборов документов. Сроки хранения назначаются путем установления связи между документом или набором документов, и одним или несколькими объектами «срок хранения». Поскольку на один и тот же объект «срок хранения» могут ссылаться несколько документов и наборов документов, то модификация объекта повлияет сразу на все эти документы и наборы документов. Как отмечено в примечании к п.5.1.7, это опасная возможность, которой следует пользоваться с осторожностью.

В тех случаях, когда данный термин используется в своем обычном «делопроизводческом» значении, он может, в зависимости от контекста, обозначать как совокупность указаний по срокам хранения и действиям по истечении этих сроков (что является аналогом отечественных перечней с указанием сроков хранения), так и одно такое указание (соответствует отдельной статье перечня).

Концепция «дело» - «суб-дело» - «том»

На начальной стадии разработки MoReq2 использовалась простая и понятная концепция, заключавшаяся в том, что:

Всякое дело содержит как минимум одно суб-дело;

6	Т.е. некоторая структура данных в СЭД (прим. переводчика)
Версия 1.04
8 сентября 2008		Стр. 5