Билет № 14.
-
Информационно-поисковая система по документам
Информационно-поисковая система (ИПС) - предназначена для хранения, поиска и выдачи необходимых специалистам сведений. Осн. элемент ИПС - информационно-поисковый массив, который в зависимости от характера представления хранимых сведений может быть документального или фактографического типа.
Регистрация документа - это фиксация факта его создания или получения путем присвоения документу уникального регистрационного номера (индекса документа) и записи сведений о нем в регистрационный журнал.
К нерегистрируемым службой делопроизводства относятся следующие виды документов:
1. Рекламные материалы,
2. Сообщения о совещаниях, конференциях и их программы,
3. Прейскуранты,
4. Печатные издания (книги, журналы, газеты),
5. Телеграммы
6. Научные отчеты по темам
7. Поздравительные письма и пригласительные буклеты
8. Бухгалтерские документы
9.Письма, присланные в копии для сведения
При регистрации документов на предприятии должны выполняться следующие правила:
1) каждый документ регистрируется только один раз
2) все документы регистрируются только в одном месте
3) все документы регистрируются по единой форме, принятой на предприятии
Регистрационный номер документа, как правило, состоит из следующих элементов:
1) шифра организации в министерстве или ведомстве
2) номера дела, в который помещается документ или его копийный экземпляр
3) порядкового номера документа в регистрационном журнале
Регистрация входящих документов производится путем простановки в правом нижнем углу лицевой стороны первой страницы документа регистрационного штампа с помощью ручного штемпеля и занесением в штамп даты и индекса документа.
Для исходящих документов дата и индекс документа проставляются в левой части листа под постоянными реквизитами бланка на специально отведенном на бланке месте.
Регистрация документов позволяет решить следующие задачи:
1) обеспечение сохранности документов;
2) обеспечение оперативного поиска документов;
3)организация учёта и контроля за движением и исполнением документов.
В настоящее время находят применение три системы регистрации:
1)Централизованная - при которой регистрация производится в одном месте, например, в канцелярии, или одним работником,например, секретарем-референтом.
2)Децентрализованная - при которой регистрация документов осуществляется в структурных подразделениях секретарями подразделений.
3)Смешанная - при которой одна часть документов регистрируется централизованно, другая часть - в структурных подразделениях.
Существует три формы регистрации документов:
Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой.
В настоящее время она используется только в том случае, когда на первое место выступает надежность учета документов, что предотвращает конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, т.к. затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.
При карточной форме регистрации документов создаются регистрационно-контрольные карточки на документы, которые формируются в картотеки в зависимости от задач в соответствии с используемыми классификаторами.
Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность поиска документа и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.
Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть).
При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программных системах могут быть разными. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива (печать регистрационно-контрольной карточки).
Автоматизированная форма регистрации в настоящее время широко применяется во многих организациях, т.к. она имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации, а именно:
- быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам регистрационно-контрольной карточки;
- автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;
- автоматический контроль за исполнением документа;
- возможность одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;
- возможность организации децентрализованной регистрации документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах в одной базе и другие.
Состав основных реквизитов регистрации:
-
наименование организации (автора или корреспондента);
-
наименование вида документа;
-
дата и регистрационный номер документа;
-
дата и индекс поступления;
-
заголовок к тексту (краткое содержание документа);
-
резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
-
срок исполнения документа;
-
отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Состав вышеуказанных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен. При этом порядок расположения реквизитов на регистрационных формах определяется самой организацией.
2. Система приказного делопроизводства (XV–XVII вв.)
Образование Русского государства в конце XV в. потребовало создания специальных органов для реализации властных полномочий. Во главе государства стоял царь. Высшим органом управления стала Боярская дума – собрание представителей старинных боярских фамилий и позднее, выслужившихся приказных чинов – дьяков. Местные органы в лице воевод, городовых приказчиков, губных и земских старост, целовальников осуществляли свою деятельность в избах (губной, приказной, земской).
Во главе приказной избы стоял воевода, ему подчинялись дьяки и подьячие, которые вели делопроизводство в избе.
Наиболее четкая система делопроизводства сложилась в центральных учреждениях – приказах. Делопроизводство этого периода называют приказным. Приказы как государственные учреждения возникли из личных, зачастую нерегулярных поручений Великого князя своим доверенным лицам – боярам и дьякам. Со временем поручения ("приказы") получили постоянный характер. Формирование приказной управленческой системы в своем развитии прошло четыре стадии:
- приказа (в буквальном смысле слова) как разового поручении;
- приказа как постоянного поручения;
- приказа "избы" как специального помещения, в котором осуществлялась управленческая деятельность;
- приказа как центрального государственного учреждения с определенным кругом управленческих задач, структурными подразделениями, специальным штатом "служилых людей", определенной системой делопроизводства.
Во главе приказов стояли судьи из думных чинов, а при них дьяки (их могло быть несколько). В подчинении у дьяков находились подьячие, подразделявшиеся на "старых" (старших), "средней руки" (средних) и "молодших" (младших). Структурными подразделениями приказов были столы, или повытья.
Ответственность за всю работу с документами, т.е. за делопроизводство, возглавлялась на дьяка. Старшие подьячие заведовали структурными частями приказов, готовили проекты документов, средние подьячие делали выписки и наводили справки по рассматриваемому вопросу, хранили дела в сундуках и ларях, опечатывали их, младшие – переписывали документ набело.
Документирование управленческой деятельности государственных учреждений осуществлялось с использованием достаточно большого числа видов и разновидностей документов.
От верховной власти в лице царя и Боярской думы подчиненным направлялись грамоты, указы и приговоры. Между собой приказы сообщались памятями, память направляли и подчиненным. Из местных учреждений в приказы посылали отписки. Формой письменного обращения частных лиц в государственные учреждения были челобитные. Перечисленные виды документов составляли систему общего делопроизводства, предназначавшуюся для обращения государственных учреждений между собой, а также частных лиц с государственными учреждениями.
Наряду с системой общего делопроизводства существовали системы документации, в которых фиксировались отдельные функции управления: военная, дипломатическая, статистическая, учетная и др. Например, дипломатические отношения с иноземными государствами оформлялись договорами, грамотами, грамотами на проезд по территории государства и др.; статистические данные заносили в книги – писцовые, дозорные, переписные, приправочные и др.; хозяйственный учет требовал ведения книг по учету, сметных списков.
В период приказного делопроизводства текст писался на узких полосках бумаги (шириной 15-17 см) на одной стороне; оборотная сторона использовалась для проставления помет, резолюций, написания адреса. Если текст занимал несколько листов, их склеивали по узкому краю в ленту, иногда очень большой длины, которая скатывалась в свиток, получивший название столбец.
Если документ состоял из нескольких склеенных листов, дьяк проставлял свою подпись, называемую "припись", по слогам на оборотной стороне документа по всем местам склейки листов так, чтобы буквы захватывали оба конца склеенных листов. Место склеивания листов называли став. Такой способ подписании, узаконенный Судебником 1550 г., обеспечивал охрану документов и затруднял их фальсификацию. Право "приписи" мог иметь и старший подьячий.
Удостоверение документов было весьма своеобразным. Ни царь, ни бояре свои подписи на них не ставили.
Официальные документы могли удостоверяться печатью. В этот период применялись две государственные печати – большая и малая. Существовал печатный приказ, ведавший приложением печати.
Формуляр документов периода приказного делопроизводства представлял сплошной текст, реквизиты из него практически не выделялись, однако в зависимости от вида документа они располагались в строго определенной последовательности.
Текст грамот чаще всего начинался с обозначении автора – царского титула, затем указывался адресат, должность, имя, фамилия лица, которому предназначался документ, или группа лиц; дата проставлялась после текста.
Много общего в составлении челобитных и отписок, обращенных к царю: сначала писался полный царский титул, а затем после слов "… бьет челом холоп твой" указывали имя и фамилию автора документа. Далее шел текст. Челобитную от отписки отличала словесная формула "царь-государь, смилуйся, пожалуй", которая проставлялась под текстом челобитной.
Определить вид документа этого периода можно только после прочтения текста, выявления в нем расположения реквизитов и наличия устойчивых словесных формулировок, позволяющих точно назвать вид документа.
Сложившиеся правила составлении и оформления документов, придававшие им устойчивую форму, привели к появлению "образцовых книг", содержащих образцы некоторых видов документов.
Процесс организации работы с документами в период приказного делопроизводства осуществлялся следующим образом. На поступившем документе старший подьячий проставлял отметку о дате получения (на оборотной стороне под адресатом) и передавал дьяку, который ставил помету (резолюцию), после чего документ поступал в соответствующий стол, или повытье, где осуществлялся процесс подготовки проекта ответного документа. Старший подьячий передавал документ среднему подьячему, который подбирал справочный материал, делал запросы в другие учреждения, затем подьячий составлял проект ответного документа, который передавался дьяку. При необходимости дьяк вносил исправлении, передавал его на доработку молодым подьячим для переписки текста набело. Причем черновик оставался в приказе в качестве отпуска (копии ответа). Затем беловой экземпляр сверяли с черновиком и, будучи "справленным", т.е. сверенным, удостоверялся подписью подьячего. Справка означала ответственность подьячего за точное соответствие беловика черновику, после чего документ "приписывал" дьяк и документ отправляли по назначению.
В приказах сложились правила формирования документов в дела, определенные традицией, которая заключалась в том, что документы склеивались в столбцы, где отражалось последовательное "производство" по конкретному вопросу. Такие столбцы начинались инициативным документом (челобитной, памятью и т.д.), за которым следовали, как правило, в хронологическом порядке другие документы, возникшие в ходе рассмотрения данного дела (расспросные речи, сказки, выписки и др.).
Наряду со столбцовой техникой делопроизводства, в приказах зародилась и применялась книжная форма делопроизводства. Например, в приказах велись боярские книги, писцовые книги. Ветхие столбцы переписывались в тетради. Но книги и тетради не были характерны для делопроизводства приказов. Основная масса всех разрешаемых дел в приказах формировалась в столбцы, которые, несмотря на многие неудобства, сохранялись вплоть до Петровских реформ.
В делопроизводстве приказов зарождается организация архивов: появляется описание и учет документов, начинают составляться их описи.
В период приказного делопроизводства сложилась осуществлявшая работу с документами группа служилых людей (дьяков, подьячих), их которых сформировалось чиновничество.
Отличительной чертой делопроизводства приказов является то, что его организация в своей основе не регулировалась законодательством, а основывалась на нормах обычного права, т.е. на традициях, обычаях, передаваемых из поколения в поколение приказными служилыми людьми. Однако в середине XVI в. усиливается законодательная деятельность государства: в 1550 г. был издан Судебник, представлявший акт кодификации правовых отношений; в 1649 г. Земским собором утверждается выдающийся памятник русского права Соборное уложение. Уже сами по себе эти законодательные акты свидетельствуют о высоком уровне документирования. Они определили деятельность судебных органов, законодательно регламентировали состав документов, правила их оформления, порядок рассмотрения.