Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
Госы / билеты / Билет 23.doc
Скачиваний:
25
Добавлен:
09.02.2016
Размер:
103.94 Кб
Скачать

Билет № 23.

1. Требования ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документации”

Стандарт распространяется на ОРД, относящиеся к УСОРД – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, включенные в Общерос. классификатор управленческой документации.

Устанавливает состав реквизитов док-ов, требования к оформлению реквизитов, требования к бланкам док-ов, включая бланки с изображением госуд. герба РФ.

01, 02 – Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации помещается на бланках документов государственных органов и учреждений, определенных Указом Президента РФ от 30.11.1993 № 2050 и в соответствии с Положением о Государственном гербе РФ. Герб субъектов Российской Федерации помещается на бланке государственных организаций в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Воспроизводимое изображение должно строго соответствовать изображению, установленному действующим законодательством. Изображение герба при продольном расположение реквизитов будет находиться в центре верхнего поля, а при угловом расположении реквизитов – в левой части верхнего поля над серединой строки с наименование организации-автора.

03 – эмблема организации. В уставе или в Положении об организации должно быть указано о размещении на бланках эмблемы. Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации. На бланках с угловым расположением реквизитов изображение эмблемы помещают на верхнем поле бланка над серединой строк реквизита «Наименование организации», а на бланках с продольным расположением – в центре верхнего поля. Размеры эмблемы не должны превышать ширину площади, занимаемой на бланке реквизитом «Наименование организации».

04 – код организации (ОКПО) – автора документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам коммуникационных сетей с сокращением количества ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), его имеют все зарегистрированные предприятия. Он может быть проставлен заранее типографским способом в бланк документа.

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) представляет собой 13-значный цифровой код и проставляется на бланке письма вместе с остальными кодами ниже справочных сведений об организации.

06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. ИНН – 10-значный цифровой код юридического лица и 9-значный код КПП указывают на бланках писем в той же строке, что и коды ОКПО и ОГРН.

07 – код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам коммуникационных сетей и сокращения возможных ошибок и является элементом идентификации документа.

08 – наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах организации. Автором может быть организация, ее структурное подразделение или должностное лицо. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещают ниже полного в скобках. Наименование указывается в именительном падеже. Данный реквизит печатается прописными буквами и располагается в левом углу при угловом расположении реквизитов, вверху по центру – при продольном расположении реквизитов.

09 – справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов, телефаксов; счетов в банке, адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению организации. В соответствии с “Правилами оказания услуг почтовой связи” устанавливается следующий порядок написания почтового адреса: наименование улицы, номер дома, наименование населенного пункта, наименование области, края, автономного округа республики, страна, почтовый индекс.

11 – дата документа. В любом бланке письма должны присутствовать специальные ограничительные отметки для проставления даты документа. Дату на бланке письма проставляет должностное лицо, подписывающее документ. Все даты в документе оформляются арабскими цифрами: день и месяц оформляются двумя цифрами, год – четырьмя. ГОСТом допускается словесно-цифровой способ оформления даты (04 декабря 2008 года) и цифровой (04.12.2008). Допускается датирование писем в соответствии с международными стандартами в следующей последовательности: год, месяц, число (2008.12.04).12 – регистрационный номер документа. Это цифровое или буквенно-цифровое условное обозначение, проставляемое при регистрации. На бланках для писем регистрационный номер проставляется рядом с датой документа. Наличие на письме регистрационного номера (индекса) свидетельствует о том, оно включено в информационный массив и находиться под контролем организации. Организации вправе сами определять систему регистрации документов и структуру регистрационных индексов, но в его состав обязательно входит порядковый номер регистрации. Регистрационный номер может дополнятся индексом дела, в который будет подшит документ, кодом автора, кодом корреспондента. Например, номер исходящего письма будет иметь вид: 01-04/115, где 01 – индекс структурного подразделения, 04 – индекс дела по номенклатуре, 115 – порядковый номер исходящих писем с начала года.

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа общепринятый в мировом этикете ведения деловой переписки. Используется только на бланках писем и располагается строкой ниже даты и индекса. Включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Сведения в данный реквизит переносится с поступившего документа. Данный реквизит обязателен для ответных документов. Данный реквизит исключает необходимость упоминания даты и номера поступившего документа в тексте письма(На № 120-10/12 05.01.2007).

15 – адресат указывается в письмах и может содержать следующие части: наименование учреждения, организации (в именительном падеже), наименование структурного подразделения (в именительном падеже), указание должности получателя (в дательном падеже), инициалы и фамилия (в дательном падеже), почтовый адрес. Каждая из указанных составных частей адресата размещается с новой строки. Допускается центрировать каждую строку реквизита по отношению к самой длиной строке. Определено несколько вариантов оформления реквизита “Адресат’:1.Письмо можно адресовать на имя организации или структурного подразделения, при этом наименование организации и структурного подразделения указывают в именительном падеже. ОАО “Большой текстиль” Бухгалтерия 2.При адресовании письма должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Генеральному директору ЗАО “Развитие” Ф. Д. Панову. 3.Если письмо отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно. Администрации районов Московской области. 4.В состав реквизита “Адресат” может входить почтовый адрес. При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем адрес. Агентство недвижимости “ЛУЧ”Смоленский пер., д. 24, г. Омск, 127895 При адресовании документа физическому лицу указывают сначала фамилию, инициалы получателя, затем адрес. Калинову Н.П.Садовая ул., д. 5, кв. 12,г. Липки, Кировский р-н,Тульская обл., 301264 Письмо не может содержать более четырех адресатов. Слово “Копия” перед вторым, третьим и четвертым адресатом не указывают. При большом количестве адресатов составляют список рассылки документа.

17 – резолюция это конкретное поручение руководителя по исполнению поступившего в организацию документа. Резолюция пишется от руки руководителем на самом документе, на чистом листе бумаги или специально созданном для резолюций бланке организации (формата А7). Резолюция включает в себя фамилию (фамилии) исполнителя, содержание поручения и срок исполнения, личную подпись руководителя и дату. При наличии нескольких исполнителей ответственным за выполнение считается тот, кто указан первым в резолюции. Зотовой А. Л.Прошу подготовить проект соглашения с фирмой “ХИТЕК” к 12.12.2006 Личная подпись05.11.2006.

18 – заголовок к тексту включает краткое изложение основного смысла текста письма. Заголовок должен отвечать на вопрос “о чем?” (“о ком?”). Он размещается от левой границы правого поля документа. Заголовок облегчает регистрация документа, его поиск, организацию контроля. Заголовок из двух и более строк печатается через один межстрочный интервал. Количество срок заголовка не должно быть более пяти.О поставке продукции.

19 – отметка о контроле проставляется на документах, требующих исполнения и взятых под контроль, в виде буквы “К” или штемпельной отметки “КОНТРОЛЬ”.

20 – текст письма составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. Тексты документов могут оформляться в виде анкеты, таблицы, связного текста или соединения этих структур. Тексты, как правило, состоят из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа (“просим направить”, “направляем на рассмотрение”); от первого лица единственного числа (“прошу выделить”, “считаю необходимым”); от третьего лица единственного числа (“предприятие не возражает”).21 – отметка о наличии приложения размещается непосредственно под текстом письма без абзацного отступа с указанием количества листов и экземпляров по каждому приложению. Имеется несколько способов оформления отметки о наличии приложения: если приложения упомянуты в тексте, то отметка об их наличии оформляется по форме: Приложение: на 10 л. в 1 экз. Если имеется приложение, не названное в тексте, то в отметке о приложении указывают его наименование, при наличии нескольких приложений их нумеруют. Приложение: 1. План проведения конференции на 2 л. в 1 экз. 2.Тезисы выступлений на 27 л. в 1 экз. Если документ-приложение также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом: Приложение: Договор сотрудничества от 10.02.2003 № 21/25 и приложения к нему, всего на 12 л. Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается.Приложение: типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, в 3 экз.

22 – подпись оформляется на 2-3 интервала ниже текста или отметки о наличии приложения без абзацного отступа на последнем листе письма. В состав подписи официального документа входят: точное наименование должности, личная подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Генеральный директор ЗАО “Партнер” подпись В.В. Громов

При подписании письма несколькими должностными лицами располагают одну под другой, отражающей иерархию должностей.

Исполнительный директор подпись Ю. П. Терехов

Главный бухгалтер подпись М. С. Бушко

Подписи лиц с одинаковыми должностями располагают на одном уровне.

Директор ОАО “Агросиб” Директор ОАО “Эра”

подпись В.А. Петров подпись Д.В. Зайцев

12.12.2001 12.12.2001

23 – гриф согласования документа размещается в нижней части листа и оформляется следующим образом: СОГЛАСОВАНО Ректор Финансовой академии При правительстве Российской федерации подпись А.Г. Грязнова24.03.2008. Если согласование осуществляется письмом, протоколом, то гриф согласования оформляется так: СОГЛАСОВАНО Протокол заседания экспертной комиссии № 45 от 05.02.2005

24 – виза согласования состоит из должности визирующего, подписи, ее расшифровки и даты. Для письма, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются на нижней части лицевой стороны копии отправляемого письма: Юрисконсульт подпись Д.Л. Фомин 14.11.2004.

25 – оттиск печати заверяет подлинность подписи лица на наиболее важных письмах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

26 – отметка о заверении копии. При заверении копии ниже реквизита подпись проставляют: заверительную надпись “Верно”; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи; дату заверения. Верно Инспектор отдела кадров подпись О.Л. Жаков 06.07.2006.

27 – отметка об исполнителе состоит из инициалов и фамилии исполнителя документа, а также номера его телефона и располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа письма в левом нижнем углу. Л. Э. Брам 459-89-96.

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется сразу после решения вопроса или отправления ответа. Состоит из ссылки на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа – кратких сведений об исполнении; слова “В дело”; номер дела, в котором будет храниться документ. В дело 24/8 Ответ 03-25/112 от 01.05.2003 подпись 12.05.2003.

29 – отметка о поступлении документа в организацию проставляется в нижнем правом углу первой страницы, допускается отметку проставлять специальным регистрационным штампом. Этот реквизит включает порядковый номер и дату получения документа, при необходимости часы и минуты. Вх. № 0001 03.02.2005 30 – идентификатор электронной подписи оформляется как нижний колонтитул – в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

2. Организация документов негосударственной части архивного фонда

Негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности общественных объединений и организаций или в частной собственности и представляющие собой историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность.

Соседние файлы в папке билеты