Билет № 18.

1. Понятия “ценность документа”, “экспертиза ценности”

Ценность документа – свойства документа, обуславливающие его культурное, научное, экономическое, политическое значение.

По степени ценности документы делятся на ценные, особо ценные и уникальные.

Все отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации документы, вне зависимости от их происхождения, вида носителя, степени секретности, места хранения и формы собственности, являются ценными.

В составе Архивного фонда Российской Федерации выделяются особо ценные документы, имеющие непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которых устанавливается особый режим учета, хранения и использования.

В составе особо ценных документов выделяются уникальные документы, не имеющие себе подобных по содержащейся в них информации и (или) их внешним признакам, невосполнимые при утрате с точки зрения их значения и (или) автографичности.

Под экспертизой ценности документов понимается изучение документов на основании принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение.

Назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой удовлетворяют целям обеспечения государства, науки, общества, а также и отдельных граждан необходимой информацией. Соответствующие сроки их хранения устанавливаются экспертизой.

Материалы справочного информационного значения хранятся только в архивах ведомств и учреждений в течение сроков возможного их использования, после чего уничтожаются.

А документы, содержащие ценную научную информацию, по истечении сроков возможного их использования в оперативной деятельности учреждений поступают на вечное хранение в государственные архивы.

Экспертиза ценности документов проводится на основе:

• действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;

• нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела;

• типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел.

Экспертиза ценности документов проводится в три этапа:

• в делопроизводстве;

• в ведомственном архиве;

• в государственном архиве.

В делопроизводстве решается проблема сроков хранения документов уже при составлении номенклатуры дел. В ведомственном архиве происходит выделение из документального фонда учреждения дел для постоянного хранения и подготовка их к сдаче в государственный архив.

Основная задача ЭЦД сегодня – в определении категорий документов, подлежащих постоянному или временному хранению.

Вторая задача экспертизы – определение сроков хранения документов.

Третья задача экспертизы — установление степени сохранности документов и в случае частичной их утраты обеспечение полноты состава архивных фондов путем восполнения недостающих материалов. Экспертиза

Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основе принципов историзма, системности и целостности.

Важным принципом отбора документов на хранение является принцип историзма, который требует рассматривать явления в их развитии дает ключ к раскрытию закономерностей развития тех или иных явлений и отношений.

Принцип всесторонности и комплексности изучения документов предполагает оценку документов в комплексе, так как одни документы дополняют другие.

С учетом принципов экспертизы разработана система критериев ценности документов. Критерии — признаки, на основании которых определяется ценность документов.

Основными, наиболее широко применяемыми в экспертизе критериями ценности документов являются:

1. критерии происхождения:

• функционально-целевое назначение учреждения или лица — авто- ра документа в жизни общества;

• время и место образования документа.

2. критерии содержания:

• значение имеющейся в документе информации;

• повторение информации документа в других документах;

• вид документа;

• подлинность документа.

3. критерии внешних особенностей:

• форма передачи содержания, удостоверения, оформления документа;

• физическое состояние документа;

• степень полноты сохранности фонда.

В результате ЭЦД выделяются четыре группы документов с различными сроками хранения:

- документы, подлежащие постоянному хранению в государственных архивах;

- документы, подлежащие временному хранению (свыше 10 лет) в архиве организации;

- документы, подлежащие временному хранению (до 10 лет) в структурных подразделениях;

- документы, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

Экспертная служба представляет собой систему экспертных комиссий и экспертно-проверочных комиссий, на которые возлагается проведение работ по экспертизе ценности документов. Экспертные комиссии и экспертно-проверочные комиссии – постоянно действующие совещательные органы.

Экспертные комиссии создаются во всех учреждениях, организациях, на предприятиях, в структурных подразделениях крупных организаций, учреждений. Имеются экспертные комиссии также в областных архивах и их филиалах.

В функции ЭПК (ЭК) входит:

• рассмотрение списков учреждений, организаций и предприятий, документов, которые подлежат или не подлежат приему на государственное хранение;

• рассмотрение перечней документов, подлежащих приему в государственные архивы;

• рассмотрение проектов типовых и примерных номенклатур дел для учреждений, согласование конкретных номенклатур дел;

• рассмотрение предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями, и установление сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, типовыми и примерными номенклатурами;

• рассмотрение описей дел постоянного хранения и по личному составу, представляемых учреждениями;

• рассмотрение вопроса о комплектовании архива документами личного происхождения;

• методических пособий по вопросам экспертизы ценности и обработки документов.

ЭПК (ЭК) проводит согласование актов о выделении к уничтожению дел с отметкой ЭПК, об утере дел, о неисправимых повреждениях дел; заслушивание экспертной комиссии учреждений и оказание им помощи, организацию обмена опытом экспертной комиссии учреждений и обобщение этого опыта.

2. Понятие и виды аппаратного и программного обеспечения автоматизированных систем управления документами

Система управления документами – компьютерная система (или набор компьютерных программ), используемая для отслеживания и хранения электронных документов и/или образов бумажных документов.

Все системы управления документами делятся на

1) системы «ручной обработки», т.е. системы, в которых все процессы работы с документами реализуются исключительно человеком;

2) механизированные системы, т.е. системы в кот-х определенная часть процессов работы с документами механизирована (например, использование механизированных картотек и хранилищ документов, ускоряющих процессы поиска и выборки документов);

3) автоматизированные системы, в которых значительная часть процессов управления документами реализуется с использованием средств вычислительной техники и соответствующих информационных технологий.

Необходимо отметить ещё один фактор, также существенно влияющий на формирование требований к системе управления документами – это типы документов с точки зрения носителя документируемой информации.

Здесь целесообразно выделить следующие типы:

- бумажные документы (документы на бумажном носителе);

- документы на иных типах материальных носителей (аудио- и видеокассеты, кино- и фотопленки, пластинки, микрофиши и т.п.);

- электронные документы (документы в электронном виде). Данную категорию целесообразно разделить на подкатегории: текстовые документы (электронные документы, содержащие неструктурированный текст), структурированные текстовые документы (электронные таблицы, презентации и т.п.), графические документы и, наконец, мультимедийные документы.

Автоматизированная система документационного обеспечения управления создает еденное информационное пространство, предоставляющая пользователям средства совместной работы со всеми документами организации: поступающей и исходящей корреспонденцией, внутренними организационно-распорядительными материалами, а так же с сопроводительной перепиской – в течение всего их жизненного цикла. После завершения «активной жизни» документов система должна поддерживать их архивное хранение или фиксировать информацию об их уничтожение или передаче на государственное хранение.

Создание и внедрение системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) преследует достижение следующих целей: