Билет № 13.

1. Основные требования к организации документооборота

Документооборот – движение документов с момента их создания или получения до исполнения или отправления.

Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения.

Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

Организация документооборота предполагает соблюдение правил, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

ЕГСДОУ установила принципы организации документооборота:

1. Прохождение документа в учреждении должно быть оперативным, целенаправленным;

2. Обязательно должны исключатся повторные прохождения документов по одному и тому же структурному подразделению или исполнителю (движение документов должно быть прямоточным)

3. Порядок прохождения и процесс обработки должны быть единообразными (каждый вид документов проходит по определенной только для данного вида документа схеме прохождения).

Порядок прохождения документов в организации определяется соотношением документов в группы: входящие, исходящие и внутренние документы

Входящий документопоток составляют следующие документы:

- документы вышестоящих организаций (указы, постановления. Решения, распоряжения, приказы, письма, указания и др.)

- документы подведомственных организаций, присылающие плановые, отчетные, статистические документы, а также ответы на различные запросы вышестоящей организации

- документы не соподчиненных учреждений, необходимые для проведения совместной работы или для решения каких-либо вопросов и задач

- предложения, жалобы, заявления (ПЖЗ)

Исходящие документы – документы, создаваемые в организации и отправляемые за ее пределы.

Внутренние документы – документы, не выходящие за пределы организации (организационные, распорядительные)

По направлению выделяют:

- горизонтальные потоки- связывают организации одного уровня управления

- вертикальный поток- организации различных уровней

- восходящий – документы подчиненных организаций

- нисходящий – документы направляемые вышестоящим органами власти.

Этапы обработки документов

Этапы обработки входящей корреспонденции

1. Прием и первичная обработка документов.

Данный этап проводится в службе под названием «экспедиция», или в учреждениях IV категории по объему документооборота данную работу проводит секретарь

Первичная обработка документов заключается в следующем:

- просмотр поступившей корреспонденции, вскрытие конверт, проверка правильности доставки, проверка соответствия вложения документа в конверт

- уничтожение конверта. Конверт уничтожается только те конверты, вложенные документы которых имеют полное наименование организации, ее адрес и дату документа

- не вскрываются конверты с пометкой «лично», документы общественных организаций (профсоюзов), документы доставленные не по адресу

- прежде чем вскрывать конверт нужно проверить его целостность

2. Распределение поступивших документов.

Документы с пометкой «лично« или направленные в адрес общественной организации сразу передаются по назначению

Корреспонденция в виде периодической печати (газеты, журналы) создают отдельную группу корреспонденции и раскладываются по значимости

Все остальные документы делятся на 2 группы:

- документы для руководства

- документы для структурных подразделений