- 14-

Глава 11. Access

11.1. Пример базы данных

Каждый из нас в своей повседневной жизни сталкивается с базами данных значительно чаще, чем может показаться на первый взгляд. База данных — это место сбора и хранения данных или, короче, база данных - это хранилище информации. Базы данных могут использоваться для хранения адресов, кулинарных рецептов, библиотечных каталогов, списков материалов и т.д.

Разберем пример базы данных - собрание сведений о торговой фирме "Борей".

Запускаем программу Access - появляется основное окно программы и поверх него - начальное окно. Основное окно, как обычно, содержит строку - заголовок, строку - главное меню, панель инструментов и внизу окна - строку состояний. Начальное окно предоставляет выбор: либо создать новую базу данных, либо открыть базу, созданную ранее. Открываем базу "Борей".

Все сведения базы собраны в таблицах с названиями:Заказы, Клиенты, Поставщики, Сотрудники, Товары и т.д. Ниже приведен фрагмент таблицы Типы товаров.

Таблица - это набор сведений определенной категории.

Например, таблица Типы содержит графы - столбцы - со следующими названиями: Код типа, Категория, Описание и находящийся за пределами рисунка столбец Изображение. Каждый тип идентифицируется своим числовым кодом; все сведения об одном типе содержатся в одной строке и составляют запись. Названия полей указаны в заголовках столбцов.

Запись - это набор данных об одном объекте в таблице.

Поле - некоторая определенная категория информации в каждой записи. Поле - это минимальная единица информации. Например, полями являются код типа – 4, категория – молочные продукты и т.д.

Рассматриваемая база данных позволяет получить различные выборки из сведений - получить ответы на различные запросы, например:

• десять самых дорогих товаров,

• квартальные обороты по товарам,

• продажи по типам товаров,

• продажи по сотрудникам и странам,

• список товаров на складе и т.д.

Запрос — это вопрос, с которым мы обращаемся к таблице. «Кто просрочил платежи на 30 дней?» — вот пример запроса. Повторяя этот запрос в разное время, мы будем получать разные ответы — в зависимости от состояния дел на текущий момент. Сохраняя в Access запрос, мы сохраняем вопрос, а не ответ. При каждом его выполнении мы будем получать новые данные.

Программа Access позволяет создавать различные формы представления данных и отчеты разных видов.

Форма - это средство для работы с базами данных. Формы - электронный аналог бумажного бланка, используемый для внесения в базу данных информации, ее изменения и просмотра на экране. Их можно использовать для ввода, редактирования и просмотра информации, а можно и распечатывать. В большинстве случаев поля формы соответствуют полям используемой таблицы. Но можно создать также вычисляемые поля, содержащие данные, высчитываемые на основании значений других полей. Такие поля будут существовать только в форме.

Рассматриваемая база "Борей" содержит формы:

• анализ продаж сотрудниками фирмы,

• сотрудники (анкеты, характеристики, фотографии) и др.

Пример: форма Товары - типовая форма для описания каждого из товаров, включающая код, марку, поставщика и т.д.

Форму можно распечатать, но в первую очередь она предназначена для работы с информацией на экране. Для получения более объемной информации используются отчеты.

Отчет: используется для распечатки информации из базы данных, включая вычисления по большому объему данных.

Примеры отчетов:

• итоги продаж,

• товары по типам,

• суммы продаж,

• каталог товаров и др.

Другие составляющие базы данных

Макрос позволяет выполнить несколько команд вызовом одной команды.

Модуль выполняет аналогичные функции, но является гораздо более сложным средством. Макросы и модули предназначены для опытных пользователей.

Связи между таблицами

В большинстве случаев все данные не хранятся в одной таблице. Обычно информацию разбивают на несколько таблиц, а затем устанавливают между ними связи.

Например, в одной таблице содержится адрес клиента, а в другой - данные о кредите. Эти таблицы должны быть связаны, так как касаются одного клиента.

По такому принципу строится реляционная база данных. Информация разбивается на несколько таблиц, а затем между ними устанавливаются связи с помощью совпадающих полей.

В базе данных можно устанавливать несколько типов связей. В случае связи с отношением один-к-одному каждой записи в одной таблице соответствует одна запись в другой. Так, например, для каждой записи с адресом клиента существует одна запись, касающаяся данных о его кредите.

Одна запись в какой-либо таблице может быть связана с одной или несколькими записями в другой. Такой тип отношений называется один-ко-многим. Например, клиент может сделать несколько заказов. Поэтому запись в таблице клиентов может быть связана более чем с одной записью в таблице заказов. Как это отслеживается в базе данных? Просто имя или номер клиента из первой таблицы совпадает с соответствующим полем во второй. Отметим, что отношение один-ко-многим работает только в одну сторону. Каждый заказ может исходить только от одного клиента, поэтому каждый заказ в таблице заказов связан только с одной записью в таблице клиентов.

Можно просмотреть связи, установленные между таблицами в базе данных. Находясь в окне базы данных, щелкнем на кнопкеСхема данных (Relationships), третьей справа на панели инструментов. Access открывает окно с тем же названием.

Каждый прямоугольник на схеме представляет собой таблицу и содержит список ее полей. Линия, соединяющая две таблицы, показывает, какое поле используется для связи, а также тип отношения. Например, таблица Поставщики связана с таблицей Товары отношением один-ко-многим. Связующим элементом служит поле Код поставщика. В свою очередь, таблица Товары связана отношением один-ко-многим с таблицей Заказано, включающей поля: Код заказа, Код товара, Цена, Количество, Скидка. Связующим элементом является поле Код товара.