§2. Специфіка окремих видів подієвої комунікації

Порівняно новим, але вже досить популярним є спеціальний захід – презентація. Спеціалісти відзначають, що сьогодні у світі влаштовуються кожного дня тисячі, а може, і десятки тисяч презентацій. Що це таке?

На практиці презентації проводяться, як правило, коли створюється нова фірма чи установа, а також коли вона створює свої філіали чи представництва в іншій країні чи регіоні, коли компанія хоче познайомити громадськість з новими напрямами своєї діяльності.

Презентації, як правило, проводяться епізодично, у разі виникнення необхідності. У той же час деякі фірми, достатньо великі і потужні, практикують щорічні презентації, зорієнтовані на демонстрацію нових досягнень у минулому році.

Вважають, що організація та проведення презентації потребує активної участі не тільки працівників служби ПР, але і ке- рівників фірми, і працівників інших структурних підрозділів установи. Основна презентаційна команда повинна включати як мінімум троє людей:

• відповідальний за презентацію;

• спеціаліст із предмета презентації (продукти, послуги і т. д.);

• спеціаліст, який вивчає і знає аудиторію, її потреби, надії і прагнення.

Доцільно мати дублерів кожного члена команди, особливо тих, хто відіграє найважливішу роль. Зазначають, що дублер допомагає забезпечити додаткову перевірку всіх деталей май-бутньої презентації, обговорити з ведучими можливості вдосконалення виступів, не забути важливих аспектів презентації.

Оскільки презентація – складна подія, яку влаштовує організація, вона вимагає значної підготовки, значних ресурсів.

Етапи презентації

Етап	Основні завдання
Перший етап: планування та підготовка презентації:	Визначення безпосередніх цілей презентації (що потрібно повідомити). Визначення конкретних груп громадськості, на які зорієнтована презентація (кому ми хотіли б повідомити). Підготовка схеми проведення презентації (як ми будемо інформувати). Підготовка інформаційних матеріалів до презентації. Підготовка приміщення, де презентація буде проводитися, та його відповідне оформлення.
Другий етап: Здійснення презентаційного заходу	Встановлення контакту з аудиторією. Представлення учасників презентації. Знайомство присутніх з планом проведення презентації. Підтримка уваги присутніх до предмета презентації. Застосування можливих засобів візуалізації ін- формації та технічних засобів поширення інформації(теле- або кіноматеріали, музичний супровід, використання слайдів тощо). Передача необхідних інформаційних матеріалів представникам ЗМІ.
Третій етап: післяпрезен-таційний	Аналіз проведеного заходу, визначення позитивних та негативних аспектів його здійснення. Моніторинг ЗМІ, оцінка результативності презентації з точки зору кількості та якості поширеної щодо нього інформації.

Визначення безпосередніх цілей презентації. Це не просте завдання відповісти на запитання – що потрібно повідомити? Зазначають, що найпростіше брати розпливчасту загальну відповідь, визначаючи ціль презентації, проте наша мета – звузити її до одного речення, визначити точну і обмежену ціль. Справді, можна сказати: “Презентація нам потрібна для того, щоб заявити про своє існування”. Але для цього можуть бути використані й інші засоби, і всі фірми та установи прагнуть до цього. Можна сформулювати ціль і так: “Переконати майбутніх споживачів нашої продукції у якості наших товарів та їх перевазі над іншими аналогами”. На думку фахівців, таке формулювання буде більш конкретним і дозволить зробити презентацію ефективнішою.

Визначення конкретних груп громадськості, на які зорієнтована презентація (кому ми хотіли б повідомити). Рішення цього завдання випливає з результатів сегментації ринку споживачів інформації про нашу організацію. Виділені пріоритетні сегменти і стануть основою тієї аудиторії, з якою і буде проводитися презентація.

Вступ необхідний для знайомства та встановлення контакту з аудиторією. Він включає

• вітальні люб’язності (дякуємо, що ви прийшли на презентацію, і сподіваємося, що ви не пошкодуєте, що витратили свій час);

• представлення себе та колег, присутніх на презентації;

• формування мети презентації, яка передбачає розповідь про те, що ви хотіли б пояснити, запропонувати та продемонструвати. Фахівці радять: “Усе повинно бути представлено з ухилом до їхніх інтересів, а не ваших: не що, я збираюсь вам розповісти, а те, про що, як мені здається, ви хотіли б дізнатися”;

• характеристика плану проведення презентації: як довго вона буде тривати, які частини буде включати, де буде проводитися, які будуть перерви, який порядок роботи презентації.

Вважають, що дуже важливі перші хвилини презентації. Для того, щоб привернути до себе слухачів – учасників презентації, використовують різні засоби: це може бути жарт, якась відвертість про себе, щирий вираз почуттів, заперечення власним доводам.

Основна частина презентаційного заходу передбачає кілька моментів:

• по-перше, необхідно об’єднати аудиторію, для цього найкраще описати сьогоднішню ситуацію у вашій організації, поставити кілька запитань аудиторії, щоб переконатися, чи привернули ви її увагу до головної теми презентації;

• по-друге, варто сказати про проблеми, які стоять перед організацією;

• по-третє, дати оцінку перспектив розвитку організації, проаналізувати різні альтернативи, що існують у вас.

Заключна частина передбачає коротке резюме за результатами презентації, повтор найважливіших моментів щодо мети презентації, подяку за увагу. Тут можна запропонувати поставити запитання (краще, коли це робиться на кожному з етапів).

Важливим елементом презентації є виступи. Підготовка до них починається задовго до презентації. На що варто звернути увагу, готуючись до виступів? Фахівці радять:

1. Оцінити запланований виступ з точки зору засобів комунікації, крім тексту, який не повинен бути: дуже довгим; дуже складним; дуже серйозним; скучним.

2. Використовуйте візуальні засоби: слайди, плакати, карти, відеозаписи, аудіозаписи. Технічні засоби, застосування яких планується під час презентації, повинні бути відрегульовані і перевірені фахівцями.

3. Змінюйте тих, хто виступає, чергуйте виступи та запитання, відповіді на них.

4. Частини (розділи) презентації повинні мати перерви.

• Якщо розділи неоднакові за тривалістю, бажано, щоб найбільш тривалим був перший.

• Кожний розділ бажано завершувати якимось яскравим матеріалом.

• Перерви краще робити невеликими, хвилин десять – п’ятнадцять.

5. Текст виступів бажано відразу писати розмовною мовою. Вона може бути граматично побудованою неправильно, вестися від першої та другої особи (офіційний письмовий стиль завжди передбачає третю особу), мати повтори тощо.

6. Порядок слів у реченні бажано використовувати такий, щоб він забезпечував миттєве засвоєння.

7. Оскільки на презентації присутні люди з різним рівнем знань щодо теми презентації, то й це треба враховувати при побудові виступів.

8. Де можливо, варто використовувати приклади.

9. Звертайтеся до аудиторії, як до однієї людини.