Основні завдання служби пр у роботі з персоналом

1. Формування внутріорганізаційного інформаційного середовища, яке дозволяє працівникам орієнтуватися в справах підприємства, бути “в курсі” проблем, що виникають, і знаходити для них рішення:

• Інформування працівників організації чи установи про основні цілі та завдання підприємства, перспективи його розвитку.

• Інформування про стан діяльності та проблем, що виникають на підприємстві.

• Інформування про рішення керівництва, їх мотиви й причини.

• Консультації з працівниками щодо найважливіших проблем та рішень (“інформування знизу”).

• Узгодження інтересів адміністрації та персоналу.

• Інформування працівників про внутрішнє життя підприємства (людей, соціальні групи, їхні інтереси, поведінку, дати святкування, хобі, події в житті окремих працівників та їхніх сімей тощо).

• “Підготовка ґрунту” для кращого сприйняття наказів та розпоряджень керівництва (наприклад, при змінах внутрішнього розпорядку та умов праці, модернізації обладнання, переході на випуск нової продукції та надання нових послуг тощо).

• Збирання та збереження матеріалів із історії фірми.

2. Отримання керівництвом установи чи організації інформації, що стосується громадської думки персоналу, його оцінок діяльності адміністрації, прогнозування поведінки персоналу в економічній та соціально-політичній сферах життя суспільства.

3. Участь у реалізації кадрової політики організації чи установи:

• Доведення до працівників відомостей про їх кар’єру.

• Роз’яснювальна робота під час нових призначень чи звільнень.

• Участь у доборі персоналу, що безпосередньо працює з клієнтами.

• Тренінг персоналу для ефективної комунікації з клієнтами та партнерами.

4. Формування корпоративної культури організації:

• Розробка та виконання “фірмових стандартів”.

• Втілення в життя гасла “За імідж фірми відповідають усі працівники фірми, а не лише відділ ПР”.

5. Здійснення подієвої комунікації:

• Проведення внутрішньофірмових конкурсів на кращу рекламну ідею, кращого менеджера тощо.

• Планування участі фірми у професійних виставках і конкурсах.

• Виключення безконтрольного спілкування з пресою співробітників фірми без участі представника служби ПР (із питань, що стосуються діяльності фірми).

• Робота щодо запобігання та використання чуток.

• Узгодження будь-якої документації, зорієнтованої на масового клієнта, від чого залежать внутрішні комунікації.

Фактори впливу на корпоративні комунікації

Особливості політичного режиму в країні, де виникла і функціонує організація чи установа. У демократичному суспільстві комунікації підприємства мають демократичний характер і здійснюються у всіх напрямах. У тоталітарних державах, де цінність людини незначна, комунікації з внутрішньою громадськістю, як правило, мають нерозвинутий характер і здійснюються в основному “зверху вниз”. Зворотний зв’язок не має особливого значення у прийнятті рішень керівництвом. Підприємство завжди відображає відносини і зв’язки, що існують у суспільстві. Відсутність гласності у суспільстві спричиняє й відсутність гласності на підприємстві.

Особливості механізму відносин політичної влади і корпорації, які зумовлюють самостійність та незалежність адміністрації корпорацій у вирішенні найважливіших питань управління та виробництва. Диктат держави на підприємствах перетворюється в диктат адміністрації. Це має такі ж наслідки, про які йшлося вище.

Потужність та величина корпорацій. На невеликих підприємствах, де всі один одного знають особисто, переважають неформальні комунікації, немає потреби створювати великі служби ПР. На великих підприємствах переважають формальні комунікації, вони мають особливий характер і складну структуру комунікаційних служб.

Структурні та технологічні особливості підприємства та організації виробничого процесу. В організаціях, де працівники зосереджені достатньо компактно, де є чітка структурованість, комунікаційний процес традиційно здійснюється за допомогою контактів, які технічно не опосередковані. У так званих віртуальних компаніях, у яких персонал, маючи доступ до комп’ютерних мереж, може працювати на різних континентах, виникають свої проблеми, які потребують застосування специфічних засобів комунікації.

Соціальний склад персоналу потребує врахування психологічних та інших особливостей окремих соціальних груп під час здійснення комунікації: молодь, жінки, велика кількість різноманітних професійних і етнічних груп тощо.

Особливості корпоративної філософії. Від неї залежать цілі та завдання діяльності організації, що потребує застосування специфічних засобів комунікації.

Національні та культурні традиції країни. Вони зумовлюють не лише методи та прийоми внутрішніх комунікацій, але й їхній зміст та порядок застосування.