Документ Microsoft Office Word

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ, МОЛОДІ ТА СПОРТУ

НАЦІОНАЛЬНА АКАДЕМІЯ КЕРІВНИХ КАДРІВ,

КУЛЬТУРИ І МИСТЕЦТВА

ІНСТИТУТ ІНФОРМАЦІЙНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ ТА СОЦІАЛЬНИХ

КОМУНІКАЦІЙ

КАФЕДРА ДОКУМЕНТОЗНАВСТВА ТА УПРАВЛІННЯ СОЦІАЛЬНИМИ КОМУНІКАЦІЯМИ

КУРСОВА РОБОТА

з дисципліни «Організація та управління діяльністю інформаційних установ»

на тему: «Системний підхід у плануванні організації діяльності й управлінні установи»

Виконала: студентка заочної форми навчання IV курсу групи ДФ – 170 Кабанова О. В. Перевірила: Виноградова О. Б.

Київ – 2012

ЗМІСТ

ВСТУП……………………………………………………………………………3  РОЗДІЛ 1. Системний підхід 1.1. Системний підхід до управління та його корифеї…………………………6  1.2. Сучасне уявлення про системний підхід………………………………….13  1.2.1. Поняття системного підходу, його основні риси і принципи………….14 1.2.2. Відмінності традиційного і системного підходів до управління…….16 1.3. Значення системного підходу в управлінні……………………………….17 РОЗДІЛ 2. Системний аналіз  2.1. З історії виникнення системного аналізу………………………………….19 2.2. Визначення поняття «системний аналіз»…………………………………21 2.3. Поняття систем……………………………………………………………...28

2.4. Правила застосування системного підходу……………………………….37

ВИСНОВОК……………………………………………………………………..44 СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ……………………………….46

ВСТУП

На початку 20-х років 20 століття молодий біолог Людвіг фон Берталанфі почав вивчати організми як певні системи, узагальнивши свій погляд у книзі "Сучасна теорія розвитку" (1929). У цій книзі він розробив системний підхід до вивчення біологічних організмів. У книзі "Роботи, люди і свідомість" (1967) він переніс загальну теорію систем на аналіз процесів і явищ суспільного життя. 1969 - "Загальна теорія систем". Берталанфі перетворює свою теорію систем у общедісціплінарную науку.  Згодом, завдяки працям таких учених, як Н. Вінер, У. Ешбі, У.Мак-Куллох, Г. Бейтсон, Ст.Бір, Г. Хакен, Р. Акофф, Дж.Форрестер, М. Месарович, С. Никаноров, І. Пригожин, В. Турчин виник цілий ряд суміжних з загальною теорією систем напрямків - кібернетика, синергетика, теорія самоорганізації, теорія хаосу, системотехніка і ін.  Поняття бізнесу зародилося разом з поняттям товарно-грошових відносин, тобто на громадському етапі розвитку людства. Коли основною формою "торгівлі" між общинами був натуральний обмін, з'явилися міняйла-кочовики, що кочували з однієї общини в іншу і вимінювали різні товари з вигодою для себе. Це і можна вважати одним з перших виявів духу підприємництва.  Поступово з розвитком товарно-грошових відносин розвивався і бізнес. За часів рабовласництва процвітала торгівля; пізніше, у часи феодалізму і процвітання натурального господарства значення торгівлі в селі трохи поменшало, але з розвитком міст і ремесла вона знову придбала своє первинне значення. У часи становлення капіталізму і первинного накопичення капіталу процвітало фінансове підприємництво, а пізніше - промислове. У середині Х1Х століття бізнес придбав нові форми. Якщо до цього одноосібним управлінцем був господар, то у часи бурхливого промислового зростання структура значно змінилася.  Саме на цьому етапі і почав розвиватися менеджмент в тому вигляді, в якому ми звикли сприймати це слово. Не можна сказати, що він з'явився раптово саме з розвитком капіталізму, він існував і раніше. За часів рабовласництва були керівники на плантаціях, які стежили за правильністю виконання робіт, але це правильніше було б назвати наглядом, чим управлінням. У часи феодалізму і процвітання натурального господарства, також існували керівники, помічники господаря, це, напевно, можна вважати одним з перших виявів саме управління, а не тільки нагляду над працюючими, оскільки у керівника була можливість маневру: він міг замінити вигляд робіт у вигляді заохочення або покарання селян, міг знизити податок (правда, лише за рахунок підвищення податку для інших). Це було убоге, але все ж вияв управління. Але по-справжньому менеджмент почав розвиватися тільки з розвитком капіталізму, саме тоді з'явилася потреба в талановитихуправлінцях, які могли б виробити свою стратегію управління фірмою і розвитку бізнесу і привести фірму до успіху, або в крайньому випадку, врятувати її від банкрутства.  Саме в цей час і стали застосовуватися наукові теорії менеджменту з безпосередньою опорою на різні наукові школи, однією з яких була школа управління. Школа управління включає системний, процесний і ситуаційний підхід до управління. Доповнюючи один одного, ці підходи та формують сучасні науку і практику управління. Разом з тим слід враховувати, що не існує ніяких загально застосовуваних прийомів або принципів, які б гарантували ефективне управління у всіх випадках. Проте вже розроблені підходи і методи можуть допомогтикерівникам підвищити імовірність ефективного досягнення цілей організації. У своїй роботі я детальніше зупинюся на системному підході.  В даний час процес управління все більшою мірою несе системний характер, управління будь-якої організації здійснюється як вплив на єдине ціле. Менеджери повинні чітко усвідомлювати взаємозв'язок всіх систем своєї компанії. Таким чином, Сучасний керівник повинен володіти системним мисленням, оскільки:  · Менеджер повинен сприймати, переробляти і систематизувати величезний обсяг інформації та знань, які необхідні для прийняття управлінських рішень;  · Керівнику необхідна системна методологія, за допомогою якої він міг би співвідносити одне напрямки діяльності своєї організації з іншим, не допускати квазіоптімізаціі управлінських рішень;  · Менеджер повинен бачити за деревами ліс, за приватним - загальне, піднятися над повсякденністю і усвідомлювати, яке місце його організація займає у зовнішньому середовищі, як вона взаємодіє з іншої, більшої системою, частиною якої є;  · Системний підхід в управлінні дозволяє керівнику більш продуктивно реалізовувати свої основні функції:прогнозування, планування, організацію, керівництво, контроль.  На закінчення хотілося б відзначити, що системний підхід включає великий обсяг питань, кожен з яких багатогранний, цікавий і вартий окремого вивчення. Але в рамках своєї роботи я постараюся найбільш повно висвітлити основні принципи і положення. 

РОЗДІЛ 1. Системний підхід  1.1. Системний підхід до управління та його корифеї  Посилення взаємозв'язку всіх сторін діяльності організації (виробничої, фінансової, маркетингової, соціальної, екологічної та ін.), А також розширення, ускладнення і інтенсифікація як внутрішніх, так і зовнішніх відносин призвели до формування в середині XX століття так званого системного підходу до управління.  Він розглядає організацію як цілісну сукупність різних видів діяльності та елементів, що знаходяться у суперечливій єдності і у взаємозв'язку із зовнішнім середовищем, передбачає врахування впливу всіх факторів, що впливають на неї, і акцентує увагу на взаємозв'язках між її елементами.  Відповідно до нього управлінські дії не просто функціонально випливають одне з одного (на цьому робив акцент процесний підхід), а всі без винятку надають один на одного як безпосереднє, так і опосередкований вплив. У силу цього зміни в одній ланці організації неминуче викликають зміни в інших, а в кінцевому підсумку в ній в цілому.  Тому кожен керівник, приймаючи власні рішення, повинен враховувати їх вплив на загальні результати, а основна мета менеджменту полягає в інтеграції елементів організації, пошуку механізмів збереження її цілісності.  Одним з представників системного підходу, вперше розглянув підприємство як соціальну систему, бувамериканський дослідник Ч. Барнард (1887-1961), протягом двох десятиліть обіймав посаду президента «Нью-Йорк Белл телефон компані». Свої ідеї він виклав у книгах «Функції адміністратора» (1938), «Організація і управління» (1948) і ін  На думку Барнарда, фізичні та біологічні обмеження, властиві людям, змушують їх об'єднуватися для досягнення цілей у узгоджено діючі групи (соціальні системи). Всяку таку систему, як він вважав, можна розділити на дві частини: організацію (систему свідомо координується діяльності двох або кількох осіб), що містить тільки взаємодія людей, та інші елементи.  Будь-яка організація, на думку Барнарда, ієрархічна (це її головна ознака), об'єднує індивідів, що мають усвідомлену спільну мету, готових співпрацювати один з одним, вносити внесок у спільну справу, підпорядковуватися єдиній владі. Всі організації (за винятком держави і Церкви) Барнард розглядав як приватні.  Організації можуть бути формальними і неформальними. Кожна формальна організація включає в себе:

а) систему функціонування;

б) систему стимулів, що спонукають людей до внеску в групові дії;

в) систему влади (авторитету), яка схиляє членів групи погоджуватися з рішеннями адміністрації;

г) систему логічного прийняття рішень.  Керівник формальної організації має забезпечувати діяльність її найважливіших ланок, приймати на себе всювідповідальність за дії підлеглих, підтримувати внутрішні комунікації, формулювати цілі, знаходити рівновагу між протиборчими силами і подіями, внеском людей і задоволенням їхніх потреб.  Люди будуть ефективно співпрацювати з організацією, якщо їм буде від цього вигода. Тому перший обов'язок керівника - управляти стимулами до діяльності, бо накази сприймаються лише в певних межах.  Барнард вважав, що виникнення неформальних організацій, що роблять формальну більш життєздатною, неминуче.  Мета неформальної організації, на думку Барнарда, полягає в поширенні неофіційною інформацією; підтримці стійкості формальної організації; забезпечення особистої безпеки працівників, самоповаги, незалежності від формальної організації.  Він говорив про необхідність ретельного обліку в управлінні моральних чинників, бо з невмінням робити це пов'язано багато невдачі адміністраторів.  Грунтуючись на системному підході, Барнард висунув концепцію соціальної відповідальності корпорації,відповідно до якої менеджмент повинен враховувати наслідки прийнятих рішень і нести за них відповідальність перед суспільством і окремою людиною.  Іншим представником системного підходу можна вважати П. Друкера (часто його відносять і до послідовників класичної школи), який вніс значний внесок у створення цілісної концепції управління і визначення ролі професійного менеджера в організації.  У книзі «Практика управління» Друкер зазначав виняткову роль менеджменту і управлінської еліти, вважаючи їх основою підприємництва і людського суспільства. Він визначав менеджмент як мистецтво управління бізнесом і акцентував увагу на творчій творчої стороні діяльності керівника, який, по-перше, створює з наявних ресурсів справжнє ціле, виробниче єдність, і в цьому відношенні він - «диригент оркестру».  Подібно до того як диригент завжди повинен чути весь оркестр, менеджер повинен стежити за спільною діяльністю підприємства і за ринковою кон'юнктурою. Йому потрібно постійно оглядати підприємство як ціле, але за лісом не втрачати з уваги окремих дерев, оскільки у певних умовах приватні питання набувають вирішального значення. Але диригент має перед собою партитуру, написану композитором; менеджер же одночасно є і композитором, і диригентом.  Завдання менеджера, на думку Друкера, полягає і в тому, щоб завжди пам'ятати про перспективи підприємства, робити все можливе для їх досягнення. Але він не може бути «універсальним генієм», а повинен спонукати, направляти, організовувати людей на виконання роботи.  До загальних функцій менеджерів на підприємстві, багато в чому визначальним його особливостями, Друкер відніс:  1) організацію, класифікацію, розподіл роботи; створення необхідної оргструктури, підбір кадрів;  2) визначення цілей, рішення, що необхідно зробити для їх досягнення, забезпечення їх реалізації шляхом постановки перед людьми конкретних завдань;  3) забезпечення спонукальних мотивів, створення колективу з осіб, відповідальних за різну роботу, досягнення необхідної узгодженості їхньої роботи;  4) аналіз діяльності організації, нормування, оцінку всіх працівників;  5) забезпечення найму людей.  Висока оцінка ролі менеджера не завадила Друкеру висунути ідею самоврядування трудового колективу,відповідно до якої робітники і службовці мають обирати спеціальний орган, який займається вирішенням соціальних проблем. Це, на його думку, підвищує їх відповідальність за справи фірми.  Товариству початку 1950-х рр.. така ідея видалася чужою, тому була знехтувана, що стало для Друкера найбільшим поразкою в життя. Однак сьогодні багато її положень знаходять застосування в практиці «соціального партнерства».  Чи не найважливішою з численних ідей Друкера була концепція, викладена в 1954 р. у книзі «Практика управління», відповідно до якої його основу складають цілі організації. Лише після їх постановки, на його думку, можна визначати її функції, систему і методи взаємодії елементів процесу управління. Це в корені суперечилологіці, прийнятої з часів А. Файоля, що виходила з визначальної ролі функцій та процесу.  Американський дослідник Д. Форрестер розробив формальну модель організаційної системи промислового підприємства. У ній були присутні шість взаємозалежних потоків: сировина, замовлення, грошові кошти, обладнання, робоча сила, інформація.  Складність управління цією системою, на думку Форрестера, полягає в тому, що під впливом різних факторів майбутній результат може не відповідати очікуваному. Це штовхає на проведення політики, що виходить із одномоментних інтересів, особливо з урахуванням того, що термін перебування при владі керуючих і лідерів невеликий. Хоча постановка короткострокових цілей простіше, управління складними системами, що виходить лише з них, неминуче веде до погіршення діяльності.  Таким чином, психологічні чинники сприяють проведенню політики, яка забезпечить хороші результати в найближчому майбутньому на шкоду перспективі.  У 1956 р. Т. Парсонс визначив організацію як комплексну соціальну систему (сукупні дії і взаємопов'язане поведінка суб'єктів), яка сфокусована на досягненні цілей і сприяє, в свою чергу, здійснення цілей більш великих організацій.  Підсистемами організації є: формальна і неформальна структури, статуси, ролі, фізичне оточення. Ядром тут є формальна структура. Пов'язують ці елементи комунікації, рівновагу і прийняття рішень.  1. Під комунікацією розуміється метод, за допомогою якого в різних частинах системи викликаються дії, забезпечуються контроль і координація. Система комунікацій утворює конфігурацію, побудова організації.  2. Рівновага розглядається як механізм стабілізації організаційного цілого, його адаптації до умов, що змінюються з метою гармонізації потреб і установок індивідів та вимог організації.  3. Процес прийняття рішень - важливий засіб регулювання та стратегічного керівництва.  Всі разом це визначається як організаційна система, головним інтегруючим фактором якої є мета, а стабілізуючим - інституційні стандарти, що визначають ролі учасників.  Згідно Парсонсу соціальні системи поширюються на чотирьох рівнях суспільства: первинному, психологічному, де елементи безпосередньо взаємодіють; управлінському, що регулює процес взаємодії першого рівня; інституціональному (рада директорів), де вирішуються питання загального порядку; соціальному, в політичних сферах.  Парсонс висунув ідею чотирьох функціональних імперативів, реалізація яких забезпечує нормальний стан ірозвиток системи: функція досягнення цілей; адаптація системи по відношенню до зовнішнього середовища; інтеграція системи; регулювання прихованих напружень. 

У рамках системного підходу виникли численні кількісні теорії управління. Поштовхом цьому послужила поява і широке поширення кібернетики, загальної теорії систем, дослідження операцій та інших математичних методів. Прихильники цих теорій, спираючись на формалізовані описи різних ситуацій, намагалися за допомогою математичного моделювання знайти оптимальні рішення що стоять перед організацією проблем.  Розглянемо як приклад метод дослідження операцій, який зародився в 1940-х рр.. в Англії у зв'язку з необхідністю вирішення деяких військових і стратегічних проблем.  Шляхом раціонального перебору варіантів він вирішує такі завдання:  • управління запасами (визначення виходячи з витрат оптимальних розмірів резервів);  • розподіл ресурсів між споживачами з урахуванням ступеня ефективності їх використання;  • масове обслуговування (визначення правил і черговості виконання дій, що утворюють той чи інший процес);  • вибір маршруту та уточнення робіт у часі;  • визначення графіка заміни застарілого обладнання.  У результаті полегшується довгострокове прогнозування, планування, програмування, прийняття рішень в умовах надлишку інформації, коли її облік, оцінка та систематизація звичайними методами неможливі.  Інший напрямок, отримав назву економетричного, грунтується на створенні економіко-математичних моделей.  Зазвичай модель управлінського процесу може бути представлена ​​як система рівнянь і нерівностей, що включає набір змінних величин (відомих і невідомих) і параметрів, що відображають зв'язки між ними. Задаючи величину відомих змінних («входи» моделі), можна на основі математичних розрахунків визначити значення невідомих («виходи»),, іншими словами, показати, як буде (або повинен) вести себе керований об'єкт при впливі на нього тим чи іншим способом і до яких наслідків це призведе.  Але надії, які покладалися на застосування кількісних методів, не виправдалися у зв'язку зі складністю соціальних систем і з тим, що їх поведінка слабко піддається кількісному аналізу. Тим не менш узагальнення отриманого досвіду дало додатковий імпульс розвитку системного підходу.  У 1980-і рр.. однією з найбільш популярних теорій в його рамках стала концепція «7-S», розроблена Е. Атос, Р.Паскалем, Т. Пітерсом і Р. Уотерменом, «7-S» - це сім взаємопов'язаних змінних, назви яких в англійській мові починаються з літери S: «стратегія», «структура», «система управління», «персонал», «кваліфікація співробітників», «організаційні цінності», «стиль».  Зміни в одній змінної через систему зв'язків впливають на стан інших, тому підтримка балансу і гармонії між ними становить головне завдання менеджменту. 

1.2. Сучасне уявлення про системний підхід  Отже, системний підхід в управлінні грунтується на тому, що будь-яка організація являє собою систему, що складається з частин, кожна з яких володіє своїми власними цілями. Керівник повинен виходити з того, що для досягнення загальних цілей організації необхідно розглядати її як єдину систему. При цьому прагнути виявити і оцінити взаємодію всіх її частин і об'єднати їх на такій основі, яка дозволить організації в цілому ефективно досягти її цілей. (Досягнення цілей всіх підсистем організації явище бажане, але майже завжди не реальне). 

1.2.1. Поняття системного підходу, його основні риси і принципи  У наш час відбувається небачений прогрес знання, який, з одного боку, призвів до відкриття і накопиченнямножини нових фактів, відомостей з різних областей життя, і тим самим поставив людство перед необхідністю їхньої систематизації, відшукання загального в приватному, постійного в змінюється. Однозначної поняття системи не існує. У найбільш загальному вигляді під системою розуміється сукупність взаємопов'язаних елементів, що утворюють певну цілісність, деяку єдність.  Системний підхід як общеметодіческого принцип використовується в різних галузях науки і діяльності людини. Гносеологічної основою (гносеологія - розділ філософії, що вивчає форми і методи наукового пізнання) є загальнатеорія систем, початок якій поклав австралійський біолог Л. Берталанфі (про це згадувалося вище). Визначимо риси системного підходу:  • Системний підхід - форма методологічного знання, пов'язана з дослідженням і створенням об'єктів як систем, і відноситься тільки до систем.  • Ієрархічність пізнання, що вимагає багаторівневого вивчення предмета: вивчення самого предмета - <власний> рівень; вивчення цього ж предмета як елемента більш широкої системи - <вищестоящий> рівень; вивчення цього предмета в співвідношенні з складовими даний предмет елементами - <нижчий> рівень.  • Системний підхід вимагає розглядати проблему не ізольовано, а в єдності зв'язків з навколишнім середовищем, осягати сутність кожної зв'язку та окремого елемента, проводити асоціації між загальними та приватними цілями.  З урахуванням сказаного визначимо поняття системного підходу:  Системний підхід - це підхід до дослідження об'єкта (проблеми, явища, процесу) як до системи, в якій виділені елементи, внутрішні та зовнішні зв'язки, найбільш істотним чином впливають на досліджувані результати його функціонування, а цілі кожного з елементів, виходячи із загального призначення об'єкту.  Можна також сказати, що системний підхід - це такий напрям методології наукового пізнання та практичної діяльності, в основі якого лежить дослідження будь-якого об'єкта як складної цілісної соціально-економічної системи.  Далі розглянемо основні принципи системного підходу:  1. Цілісність, що дозволяє розглядати одночасно систему як єдине ціле і в той же час як підсистему для вищих рівнів.  2. Ієрархічність будови, тобто наявність безлічі (принаймні, двох) елементів, розташованих на основі підпорядкування елементів нижчого рівня - елементам вищого рівня. Реалізація цього принципу добре видно на прикладі будь-якої конкретної організації. Як відомо, будь-яка організація являє собою взаємодію двох підсистем: керуючої і керованої. Одна підпорядковується іншій.  3. Структуризація, що дозволяє аналізувати елементи системи та їх взаємозв'язки в рамках конкретної організаційної структури. Як правило, процес функціонування системи обумовлений не стільки властивостями її окремих елементів, скільки властивостями самої структури.  4. Множинність, що дозволяє використовувати безліч Кібернет-чеських, економічних та математичних моделей для опису окремих елементів і системи в цілому.  Таким чином, на підставі викладеного вище можна зробити певні висновки, а точніше відміну системного і традиційного (аналітичного) підходів.

1.2.2. Відмінності традиційного і системного підходів до управління  Традиційний і системний підходи використовують і аналіз (розчленування цілого на частини) і синтез (об'єднання частин у ціле) при виробленні управлінських рішень. Різниця полягає в поєднанні, послідовності цих методів.

Традиційне мислення містить наступну послідовність етапів:

1) розчленування (аналіз) того, що треба буде пояснити;

2) пояснення поведінки або властивостей частин взятих окремо;

3) об'єднання (синтез) цих пояснень в пояснення цілого.

У системному підході також можна виділити три ступені:

1) визначення цілого (системи), частиною якого є цікавий для нас об'єкт;

2) пояснення поведінки або властивостей цього цілого (системи);

3) пояснення поведінки або властивостей даного нас предмета з точки зору його функцій у тому цілому, частиною якого він є. Тобто при системному підході синтез передує аналізу, а при традиційному - навпаки.  При аналітичному підході пояснюється предмет розглядається, як ціле, яке доведеться розкласти на частини. При системному підході, який пояснюється предмет розглядається як частина деякого цілого. 

1.3. Значення системного підходу в управлінні  Значення системного підходу полягає в тому, що менеджери можуть простіше узгоджувати свою конкретну роботу з роботою організації в цілому, якщо вони розуміють систему і свою роль у ній. Це особливо важливо для генерального директора, тому що системний підхід стимулює його підтримувати необхідну рівновагу між потребами окремих підрозділів і цілями всієї організації. Він змушує його думати про рух інформації, що проходять через всю систему, а також акцентує увагу на важливості комунікацій. Системний підхід допомагає встановитипричини прийняття неефективних рішень, він же надає кошти і технічні прийоми для поліпшення планування і контролю.  Безсумнівно, сучасний керівник повинен володіти системним мисленням. Системне мислення не тільки сприяло розвитку нових уявлень про організацію (зокрема, особлива увага приділялася інтегрованого характерупідприємства, а також першорядному значенням і важливістю систем інформації), а й забезпечило розробку корисних математичних засобів і прийомів, значно полегшують прийняття управлінських рішень, використання більш досконалих систем планування і контролю. Таким чином, системний підхід дозволяє нам комплексно оцінити будь-яку виробничо-господарську діяльність та діяльність системи управління на рівні конкретних характеристик. Це допоможе аналізувати будь-яку ситуацію в межах окремо взятої системи, виявити характер проблем входу, процесу і виходу. Застосування системного підходу дозволяє найкращим чином організувати процес прийняття рішень на всіх рівнях в системі управління.  Незважаючи на всі позитивні результати, системне мислення все ще не виконав своє найважливіше призначення. Твердження, що воно дозволить застосовувати сучасний науковий метод до управління, все ще не реалізовано. Це відбувається частково тому, що великомасштабні системи дуже складні. Нелегко усвідомити ті багато способів, за допомогою яких зовнішнє середовище впливає на внутрішню організацію. Взаємодія безлічі підсистем всередині організації не зовсім усвідомлюється. Межі систем встановлювати дуже важко, занадто широке визначення призведе до накопичення дорогих і непридатних даних, а занадто вузьке - до часткового вирішення проблем. Нелегко буде сформулювати питання, які постануть перед підприємством, визначити з точністю інформацію, необхідну в майбутньому. Навіть якщо найкраще і саме логічне рішення буде знайдено, воно, можливо, буде неможливо. Тим не менш, системний підхід дає можливість глибше зрозуміти, як працює організація.