Гваева И. В. Делопроизводство

УДК 005.92(035.5)

ББК 65.050.2я2

Г25

А в т о р ы:

магистр управления и экономики, старший преподаватель кафедры управления информационными ресурсами ФИПиУК Академии управления при Президенте Республики Беларусь И. В. Гваева; магистр экономических наук, старший преподаватель кафедры управления информационными ресурсами ФИПиУК Академии управления при Президенте Республики Беларусь

С.В. Собалевский

Ре ц е н з е н т

кандидат технических наук, профессор кафедры экономико-математических и информационных дисциплин «БИП – Институт управления» С. В. Чернышева

Гваева, И. В.

Г25 Делопроизводство : учебный справочник / И. В. Гваева,

С.В. Собалевский. – Минск : ТетраСистемс, 2011. — 224 с. ISBN 978-985-536-148-1.

Книга посвящена изучению технологии организации современного делопроизводства. Содержит справочные и теоретические сведения, касающиеся делопроизводства и документоведения, большое количество практических примеров. Излагаются требования и рекомендации к электронному документообороту. Подготовлена на основе новейшей нормативной базы.

Предназначена для студентов и преподавателей вузов, работников служб документационного обеспечения управления, всех ответственных за оформление служебных документов и организацию последующей работы с ними.

УДК 005.92(035.5) ББК 65.050.2я2

ISBN 978-985-536-148-1	© Гваева И. В., Собалевский С. В., 2011
	© Оформление. НТООО «ТетраСистемс», 2011

ВВЕДЕНИЕ

Одной из важнейших задач, стоящих перед любым руководителем, является рациональная организация работы подчиненных. Для этого управленцам разного уровня необходимо получать информацию и ее в дальнейшем обрабатывать (проводить анализ, готовить и принимать на основе имеющейся информации управленческие решения; добиваться их выполнения; организовывать учет и контроль исполнения принятых решений). Сегодня интенсивность этих процессов столь велика, а потери, связанные с несвоевременными и некачественными решениями, столь существенны, что значение качественной организации управленческой деятельности становится первостепенным. При этом уровень знаний и умения руководителя в области организации документационного обеспечения управления становится определяющим для всей организации и достигаемых ею результатов.

Человечество в процессе своего развития выработало способы решения проблем, возникающих в процессе управления, в частности с помощью специальных объектов, содержащих информацию, — документов. Закономерности жизненного цикла документов и правила работы с ними изучает специальная учебная дисциплина, называемая делопроизводством.

Делопроизводство — это вид деятельности, охватывающий 1) вопросы подготовки и создания документов в процессе управления, и 2) организацию работы с документами при осуществлении процесса управления, т. е. весь процесс с момента создания документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив.

В обществе постоянно создается и функционирует огромное количество разнообразных документов. С помощью служебной (управленческой) документации осуществляется планирование, финансирование, распорядительная деятельность аппарата управления, ведется бухгалтерский учет и отчетность и т. п. Во время проведения ревизий проверяют именно документы, т. к. они служат основным доказательством тех или иных фактов, результатом отображения событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности

человека. Документ создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи и, как правило, изготавливается на специальном материале (бумаге, фотопленке и т. п.).

Параллельно с термином «делопроизводство» в 90-е годы используется уже упомянутый термин «документационное обеспечение управления» и «информационно-документационное обеспечение управ-

3

ления». Появление этих терминов связано с внедрением в управление

компьютерных систем и с тем, что помимо традиционной работы с до-

кументами осуществляется и информационно-аналитическая работа,

работа с базами данных, информационными ресурсами и т. д.

Предлагаемое Вам пособие призвано помочь управленческим работникам получить необходимые знания и навыки в области органи-

зации делопроизводства. Оно содержит как теоретические сведения,

касающиеся делопроизводства и документоведения, так и большое количество практических примеров. Пособие предназначено для самостоятельной работы студентов, слушателей, работников служб документационного обеспечения управления (канцелярий, общих отде-

лов, управлений делами), всех интересующихся правилами оформле-

ния документов. Изучив его, Вы сможете:

yполучить представление о современных подходах к организации делопроизводства;

yпознакомиться с различного рода документами и с тем где, когда

икак тот или иной документ надо использовать;

yнаучиться оформлять документы в соответствии с существующими правилами и требованиями к оформлению реквизитов органи- зационно-распорядительных документов;

yполучить общее понятие о современном состоянии и передовых

достижениях в области электронных систем управления документо-

оборотом.

Глава 1 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИИ:

ПОНЯТИЯ, КЛАССИФИКАЦИЯ, ФУНКЦИИ И СВОЙСТВА ДОКУМЕНТОВ

1.1. Понятия документа и документированной информации

Терминология, используемая при работе с информацией, закреп-

ленной в документах, закреплена в целом ряде нормативных правовых

актов и содержит ряд понятий в области создания документов.

Под информацией в них понимаются сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. Термины «документированная информация» и «документ»

взаконах и в действующих стандартах рассматриваются как синонимы.

Реквизит — обязательный элемент оформления официального документа («дата», «подпись», «печать», «текст документа» и др.).

Документ создается в результате документирования — записи ин-

формации на различных носителях по установленным правилам (но-

ситель — это материальный объект, который используется для закреп-

ления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной

информации, в том числе в преобразованном виде). Управленческая (служебная) документация подразделяется на отдельные системы.

Под системой документации понимается совокупность документов,

взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида,

сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Врусский язык слово «документ» пришло во времена Петра I и первоначально имело значение письменного свидетельства. Затем появ-

ляются термины «деловая бумага», «служебный документ», «акт»

и подчеркивается значение документа в управлении. Выделяются

«счетные документы», «исторические документы».

Понятие «документ» используется во всех сферах общественной деятельности. Почти каждая отрасль знания дает свое толкование это-

го термина. К сожалению, до настоящего времени среди специалистов

вобласти документоведения, библиотековедения, информатики и др. сфер нет единства в понимании понятия «документ», несмотря на на-

5

личие ряда законодательных и официальных определений. В зависи-

мости от того, какая отрасль знания дает это определение, преоблада-

ет какой-то один аспект (правовой, управленческий, исторический)

исамо понятие «документ» определяют различным образом, хотя информационная его сущность очевидна.

Например, так выглядит эволюция представляемого документоведением понятия «документ»:

y документ — материальный объект; y документ — носитель информации;

y документ — документированная информация.

Таким образом, в последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в определении «документа» с материальной составляющей на информационную.

Закон Республики Беларусь от 10 ноября 2008 г. № 455-З «Об ин-

формации, информатизации и защите информации» определяет документированную информацию (документ) как «информацию, зафиксированную на материальном носителе с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».

1.2.Виды документов, их классификации

Вобществе постоянно создается и функционирует огромное количество разнообразных документов. С помощью управленческой документации осуществляется планирование, финансирование, распорядительная деятельность аппарата управления, ведется бухгалтерский учет

иотчетность и т. п. Во время проведения ревизий проверяют именно

документы, т. к. они служат основным доказательством фактов.

Документы в сфере права и управления. Государственные орга-

ны на основе документов и с их помощью вырабатывают внутреннюю

ивнешнюю политику, управляют государством. Документы являются

руководящими актами для нижестоящих органов, с их помощью контролируется соблюдение законности, а воля государственных органов

доводится до сведения исполнителей. С точки зрения законодатель-

ства именно документы (зафиксированная на материальном носителе

информация, имеющая юридическую силу) служат основным доказа-

тельством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых

конфликтов с работниками в суде.

Информация является основанием для принятия управленческих

решений, служит доказательством их исполнения, источником для

анализа, материалом для справочно-поисковой работы.

Вуправленческой сфере документ является:

1)носителем информации;

2)средством фиксации и передачи управленческих решений.

6

Сегодня, в век информатизации, особое место в науке делопроиз-

водства отводится уже даже не столько привычным бумажным доку-

ментам, сколько документам на машинных носителях, безбумажной

технологии обмена информацией и т. п.

Роль и место документов в экономике. Документы играют важную роль в организации хозяйственной жизни государства. Без документов, отражающих деятельность предприятий и учреждений, невозможно составить ни перспективный, ни текущий план, невозможно

провести анализ хозяйственной деятельности. Внутри предприятий

документирование хозяйственных процессов распространяется на все этапы его деятельности: снабжение, выпуск продукции, сбыт, оплату труда и др. С помощью документов осуществляется фиксация этих этапов, удостоверяется их правовая обоснованность.

Роль документов в социальных процессах. Особое значение име-

ют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается. Важно, чтобы кадровая до-

кументация велась в соответствии с требованиями Трудового кодекса

и Инструкции по ведению трудовых книжек.

Документы в управлении производственными процессами (на- учно-техническая документация).

Техническая документация предназначена для решения научно-

исследовательских проблем, возведения новых зданий и сооружений,

изготовления предметов промышленного производства и т. п. Она сохраняет свое практическое значение и после окончания строительства

или снятия изделия с серийного производства и выполнения других

работ, поэтому хранится в технических архивах. Для эксплуатации различного оборудования также необходимо наличие технической

документации.

Обобщая ранее сказанное, можно констатировать, что, по мнению

многих специалистов, документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается пос-

редством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеоза-

писи. Документ изготовляется на специальном материале (бумаге,

фотопленке и т. п.).

Отдельные виды и разновидности документов составляют систему

документации. При этом любой документ, созданный в обществе, входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента.

До настоящего времени в документоведении не существует единой

непротиворечивой научной классификации видов и разновидностей документов. Представим авторский сводный вариант классификации

документов по различным признакам.

7

Важнейшим признаком для классификации документов является его содержание. Служебные документы по содержанию могут делить-

ся на такие группы по направлениям деятельности:

yпо административным вопросам;

yматериально-техническому снабжению;

yпланированию;

yоперативной деятельности;

yбухгалтерскому учету;

yподготовке и расстановке кадров;

yфинансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т. д.

По наименованию. Существует множество разновидностей документов, классифицированных по этому признаку. Приведем лишь некото-

рые: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, дого-

воры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности и т. д.

По способу фиксации информации документы бывают письменные

(рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на мно-

жительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах), графические и фото-, фоно-, кинодокументы.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные.

Простые — это документы, в которых рассматривается один вопрос,

в сложных документах освещается несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом (бывают разной степени

секретности: совершенно секретные, секретные, документы для слу-

жебного пользования (ДСП), с грифом «конфиденциально»).

По юридической силе документы подразделяют на подлинные (бы-

вают действительные и недействительные) и подложные.

Недействительным документ становится в результате истечения

срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные.

Срочными являются документы со сроками исполнения, установ-

ленными законом и соответствующими правовыми актами, а также

телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

По происхождению документы классифицируют на служебные (подготовленные на предприятиях, в организациях) и личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб).

По срокам хранения делят на документы временного хранения (в

свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет) и документы постоянного срока хранения.

8

По степени обязательности документы бывают информационные,

содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельно-

сти организаций, и директивные — обязательные для исполнения,

носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.

Индивидуальные документы разрабатываются конкретными орга-

низациями для внутреннего пользования.

Типовыми являются документы, которые создаются вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с про-

белами, которые заполняются при окончательном оформлении доку-

мента в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, т. к. экономят время на подготовку.

Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

Анкета — способ представления унифицированного текста, при

котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа.

Таблица — документ, в котором постоянная информация размещает-

ся в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в циф-

ровом или словесном выражении) — на пересечении соответствующих граф и строк. Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой

информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и ко-

дировать информацию и легко суммировать аналогичные данные.

1.3. Свойства документов

Как и всякий другой объект, документ обладает множеством свойств

(отличительных качеств). Принято выделять несколько основных

свойств документа, которые характеризуются соответствующими при-

знаками: юридическая сила, оригинальность, подлинность, копийность.

1.3.1. Юридическая сила документа

Какое свойство документа можно назвать юридической силой? Что

влияет на приобретение документом юридической силы? Документирование предполагает соблюдение установленных пра-

вил записи информации. Соблюдение всех определенных законодательством требований к оформлению документов конкретных видов,

а также некоторых иных условий обеспечивает юридическую силу

документа — свойство официального документа, сообщаемое ему дей-

9

ствующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.

Данное свойство, а также проистекающая от его наличия у докумен-

та его обязательность к исполнению определяются:

yсоответствием законодательным и подзаконным актам и распорядительным документам высших органов государственной власти по данному вопросу;

yзаверением подлинности документа подписью должностного

лица, имеющего на это полномочия;

yзаверением подлинности подписи печатью организации, учреждения, предприятия или фирмы.

Подписание документа придает ему юридическую силу и исключа-

ет внесение изменений в данный документ. Для внесения требуемых

изменений и дополнений готовится новый документ.

Юридическая сила документа может быть обеспечена установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов,

т.е. обязательных элементов оформления документов: наименование

организации — автора документа, подпись, дата, регистрационный

номер документа, гриф утверждения, печать и др.

1.3.2. Оригинальность документа

Слово «оригинал» происходит от латинского слова «originalis», что

означает — первоначальный, самобытный. Признаком оригинала является его уникальность. Нередки «умноженные оригиналы», т. е. оригиналы, составляемые в нескольких экземплярах. Например, договор между государствами с древнейших времен составляется в количест-

ве экземпляров, соответствующих числу договаривающихся сторон, при этом каждый экземпляр является оригиналом.

Оригиналы документов по своему внешнему виду могут быть беловиками и черновиками.

Черновик — это документ в предварительной редакции. Черновой

документ — рукописный или машинописный документ, отражающий

работу автора или редактора над его текстом.

Беловик — это последняя, переписанная или перепечатанная набело редакция документа. Беловой документ — рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений. Для служебных документов оригина-

лом является беловик, подписанный соответствующими должностными лицами, а также заверенный (в ряде необходимых случаев) печатью.

Выделяют также автографы — документы, переписанные или прав-

ленные (после перепечатки или переписки) рукою автора.

1.3.3. Подлинность документа

Как синоним слова «оригинал» употребляется слово «подлинник», что в переводе с латинского означает «достоверный». Подлинный до-

10