Тема 4

19

Тема 4. Планування і організація часу (2 год.)

1. Планування часу.

2. Методи складання оперативних планів.

   0. 2.1. Метод "шести завдань".

   1. 2.2. Метод простого планування. Метод пріоритетного планування.

   2. 2.3. Правило 60/20/20.

3. Планування за допомогою методу "Альпи".

4. Планування за системою Франкліна.

5. "Пряме" планування за допомогою картотек і щоденників обліку часу.

6. Типові помилки при організації планування часу.

7. Виконання денного плану.

8. Методи виконання оперативних (щоденних) планів

Література

1. Кинан К. Самоменеджмент / К. Кинан; [пер. с англ. Л.В. Квасницкой]. - М.: Эксмо, 2006. - 80 с. - (Менеджмент на ладони).

2. Самоменеджмент. Эффективно и рационально / Анита Бишоф, Клаус Бишоф; [пер. с нем. Д. А. Пергамент]. —2-е изд., испр. — М.: Омега-Л, 2006. — 127 с.

- 1 -

Індивідуальна організація часу є дуже важливим компонентом успішного самоменеджмента. Чим більше часу Ви можете використати для суттєвих справ, тим краще будуть Ваші результати. По-перше, це говорить про те, що Ви розрізняєте суттєві справи і несуттєві. По-друге, має значення баланс часу: якомога більше часу відводити для суттєвих справ і якомога менше для несуттєвих.

Переваги послідовної організації часу

1. Концентрація на суттєвому.

2. Зниження того, «що розпиляло» сили і засоби.

3. Обмеження важливих від менш важливих справ.

4. Рішення про пріоритетні засідання.

5. Гарна пам'ять.

6. Раціоналізація в результаті об'єднання завдань.

7. Зменшення неполадок і переривань і управління ними.

8. Зниження стресів.

9. Незворушність (невозмутимость) у разі непередбачених результатів.

10. Самодисципліна при виконанні завдань.

11. Планування майбутнього дня.

12. Розпорядок у ході дня.

13. Огляд (обзор) і ясність у виконанні завдань.

14. Узгодженість завдань на наступний робочий день.

15. Підвищення самоконтролю.

16. Виграш часу завдяки методичній роботі

17. Переживання успіху у кінці робочого дня

18. Досягнення цілей дня.

19. Високе задоволення і мотивація.

20. Підвищення працездатності.

Хороша організація праці – запорука успіху у боротьбі за час.

Планування

Планування означає підготовку до реалізації цілей. Ви зможете зовсім інакше сприймати світ, що оточує Вас, якщо знаєте, чого Ви хочете і коли, тобто якщо у Вас є конкретний план використання часу.

Як дізнатися, чи добре я планую свій час? Спробуйте чесно відповісти на наступні питання:

1. Чи є у мене довгострокові цілі і план їх реалізації?

2. Чи систематично я переглядаю завдання, які виникають у сфері моєї діяльності?

3. Чи знаю я приблизний розподіл часу, необхідний для виконання майбутніх справ?

4. Чи складаю я чіткий розклад роботи на поточний день?

5. Чи маю я резервний час для непередбачених випадків, кризових ситуацій і перешкод?

6. Чи продовжую я працювати вдома вечорами?

7. Чи буває у мене відчуття, що я "тону в дрібницях"?

8. чи Часто я поспішаю?

Якщо на більшість із запропонованих питань Ви відповіли ствердно, швидше за все, у Вас є проблеми в галузі планування часу. Пам'ятайте: Ваш час – у Ваших руках, а навчившись планувати час, Ви зможете до кращого змінити не лише власну кар'єру, але і життя.

Гарний план повинен відповідати певним вимогам:

• в переліку видів діяльності не повинно бути місця нездійсненним справам;

• враховуйте складність кожного конкретного завдання, тимчасові та інші витрати на його виконання;

• передбачайте поправки на непередбачений випадок, а також розраховуйте час на виконання того або іншого завдання;

• чітко визначайте пріоритети як один із вирішальних чинників раціонального використання часу.

- 2 -

Методи складання оперативних планів

Одним з найважливіших інструментів для ефективної роботи являється план дня. Реалістичний план дня містить, в принципі, тільки те, що Ви цього дня хочете, повинні і, передусім, також можете виконати. Чим більше поставлених цілей Ви рахуєте досягаємими, тим більше Ви мобілізуєте свої сили і концентруєте їх на досягненні цих цілей.

Для чого потрібний план дня?

• Він містить усі дії, які Ви хочете виконати за один день, а також дає можливість виконувати їх у наявний у Вашому розпорядженні час.

• Він створює Вам швидкий огляд і дає переконатися, що Ви нічого не забули.

• Ви концентруєте погляд на суттєвому. Тим самим Ви долаєте небезпеку розосередження себе!

Метод "шести завдань"

Вартість цього методу, цієї прекрасної ідеї склала 25 тисяч американських доларів.

Президент великої сталеливарної компанії "Bethlehem Steel Corporation" Чарльз Шваб пообіцяв виплатити будь-яку суму винагороди, звичайно, в розумних межах, консультантові в області ефективного бізнесу, якщо той допоможе підвищити ефективність його власної роботи і роботи менеджерів компанії.

І він заплатив 25 000 доларів за двадцятихвилинну консультацію. За ці 20 хвилин була запропонована ідея, яка, як підтвердив містер Шваб, пізніше коштувала цих грошей до останнього цента. Консультантом був експерт по ефективності Айві Лі. Окрім грошей автор отримав ще і записку від Чарльза Шваба, в якій він відмітив, що з фінансової точки зору це був найцінніший урок у його житті і подякував за ідею.

Ось ця ідея.

Візьміть аркуш паперу і запишіть усі справи, які необхідно зробити в найближчому майбутньому. Виберіть з них шість найважливіших справ, які треба зробити завтра. Пронумеруйте справи в порядку (убывающей важности) і перепишіть на листок невеликого формату.

Наприклад, завдання на найближчі дні.

№	Найменування завдання
1	Закінчити рукопис книги
2	Здати книгу у видавництво
3	Розробити план семінара «Як управляти прибутком»
4	Розробити програму семінара
5	Визначити канали просування інформації про семінар
6	Розробити методичні матеріали для семінара

Покладіть листок в кишеню і більше не дивіться на нього і не думайте про справи. Вранці погляньте на листок і починайте виконувати справу № 1.

Не турбуйтеся про справу № 2 і про справи № 3-6, продовжуйте виконувати справу № 1, поки її не закінчите.

Як тільки справу № 1 завершено, приступайте до справи № 2, потім до справи № 3 і так далі до виконання справи №6.

Д/з: Впишіть ваші найважливіші завдання на завтра і на найближчі дні.

№	Найменування завдання
1
2
3
4
5
6

Метод простого планування

Суть цього методу полягає в тому, що всі справи, які необхідно зробити, записуються на аркуші паперу, в записник, блокнот, на комп'ютер послідовно по міріу поступлення. Записи зазвичай ведуться в стовпчик, а справи, як прави­ло, нумеруються. Можливі й інші варіанти реалізації цього способу. Наприклад, можна усі плановані справи записувати в "шестиденник" (тижневик). Усі заплановані справи в межах одного дня потрібно відмічати послідовно по мірі їх поступлення.

У повсякденному житті цей метод використовують багато людей. Наприклад, коли ми йдемо в магазин, то складаємо список покупок, або коли збираємося у відпустку або відрядження, то складаємо список речей, які необхідно взяти з собою. У цих випадках нам важливо не пропустити, не забути що-небудь.

Метод пріоритетного планування

Цей метод дуже схожий на попередній. Головна відмінність полягає в тому, що всі справи ранжуються за ступе­нем важливості або терміновості, а частіше – з урахуванням і важ­ливості, і терміновості.

Кожній справі привласнюється пріоритет, а справи розподіляютья по порядку згідно важливості і терміново­сти. Іноді критерієм розставляння пріори­тетів виступає принцип "батога і пряника". Які можуть бути покарання, якщо ця справа не буде виконана в строк або буде зроблена неякісно? Що Ви можете отримати, якщо ця справа буде виконана якісна в строк або раніше терміну?

У цих випадках, як правило, найпріоритетнішою справою є найбільш неприємна робота. Майже завжди, якщо згадати навіть шкільні уроки, виникає спокуса спочатку зробити швидкі і легкі справи, а потім робити неприємні і важкі. Проте, виконання легких і швидких справ не дасть вам повного задоволення, та і зроблені вони будуть не завжди якісно. Це пов'язано з тим, що свідомість і підсвідомість триматимуть вас у напрузі, адже все одно необхідно буде виконати важкі і не­приємні справи. І навпаки, коли ви закінчуєте не­приємну і важку роботу, у вас з'являється друге дихання, виникає маса позитивних емоцій, ви переживаєте почуття заслуженої гордості. Ви гото­ві зрушити гори, а справи, що залишилися, робляться із задоволенням і дуже швидко.

Домогосподарці часто прихо­диться вирішувати задачу щодо розставляння пріоритетів. Наприклад, що можна виконати спочатку при обмеженому ресурсі вре­мени: приготувати обід, вечерю або попрати білизну.

Правило 60/20/20

Це правило розподіляє час планування в наступній пропорції:

60% запланованого робочого часу відводиться для виконання справ категорії А і В;

20% часу відводиться для колективної діяльності, виконання справ, пов'язаних з делегуванням повноважень, перевіркою якості і своєчасного закінчення, завершення робіт;

20% відводяться на непередбачені справи (дзвін­ки, незаплановані наради і обговорення, не­запланований прихід візитерів тощо).

Це правило, в силу його значущості, часто називають "основним правилом планування".

- 3 -

Планування за допомогою методу "Альпи" (символізує сходження до намічених "висот" – цілей)

Метод "Альпи" відносно простий, і після деяких вправ Вам буде потрібно в середньому не більше 10 хвилин для складання щоденного плану.

Метод включає п'ять стадій:

1. складання завдань;

2. оцінку тривалості запланованих дій;

3. резервування часу (у співвідношенні 60: 40);

4. ухвалення рішень по пріоритетах і передорученні окремих операцій;

5. контроль (врахування незробленого).

При успішному використанні техніки планування часу і методів наукової організації праці Ви зможете щодня економити від 10 до 20% Вашого часу!

І стадія – складання завдань. Для цього запишіть під відповідними рубриками формуляру "План дня" все те, що Ви хочете або повинні зробити наступного дня:

• завдання зі списку справ або з тижневого (місячного) плану;

• невиконане напередодні;

• справи, що додалися;

• терміни, яких потрібно дотриматися;

• періодично виникаючі завдання.

Вживайте при цьому скорочення, що відповідають виду діяльності або рубрикам у формулярі "План дня", наприклад:

• В – візити, наради;

• Д – делегування справ;

• К – контроль;

• П – у процесі, у роботі;

• ПВ – поїздки, відрядження;

• ПР – письмова робота, ділові папери;

• С – секретар;

• Т – телефонні розмови;

• Ч – процес читання (звітів, циркулярів, газет і т. п.).

ІІ стадія – після визначення списку завдань на день Вам необхідно оцінити приблизну тривалість запланованих дій.

ІІІ стадія - ("час про запас") при складанні плану дня дотримуйтеся основного правила планування часу, згідно з яким планом повинно бути охоплено не більше 60% Вашого часу і приблизно 40% має бути залишене в якості резервного часу для непередбачених справ.

ІV стадія – ухвалення рішень по пріоритетах, скороченнях і передорученню. Мета – скоротити час, відведений на виконання завдань дня, до 5-6 годин. Для цього, розгляньте кожну дію з точки зору можливості її передоручення і раціоналізації.

V стадія – здійснюється контроль за виконанням свого плану дня і перенесення незробленого на інший день. Як показує досвід, не всі завдання вдається виконати, і не всі телефонні розмови можуть відбутися, тому їх доводиться переносити на наступний день. Якщо одну і ту ж справу Ви переносите багаторазово, то вона стає для Вас тягарем, і тоді існують дві можливості: Ви нарешті рішуче за неї беретеся і доводите до кінця або Ви відмовляєтеся від цієї справи, оскільки іноді проблема вирішується сама собою.

Складіть план до початку роботи, а саме ввечері робочого дня: з більшою впевненістю і розслабленням Ви відправитеся додому і з більшою концентрацією сил наступним ранком почнете новий день!

- 4-

Планування за системою Франкліна

На відміну від систем, що будуються на основі обліку (врахування) вже згаяного часу, система Франкліна "спрямована вперед" – вона працює з тим, що повинно бути зроблено. Глобальне завдання дробиться на підзавдання, ті – на ще дрібніші підзавдання. Візуально цю систему можна відобразити у вигляді ступінчастої піраміди, а процес її застосування – як процес будівництва цієї піраміди:

На практиці процес "будівництва піраміди" виглядає таким чином:

1. Спочатку укладається масивна основа піраміди, що служить опорою для усіх інших поверхів. Людина визначає свої життєві цінності (грубо кажучи, те, чого вона хоче від життя). Для одного – це матеріальний достаток і впевненість у завтрашньому дні. Для іншого – благополучна сім'я. Для третього – слава і високий соціальний статус. Для четвертого – влада. Для п'ятого – пізнання. Етап визначення життєвих цінностей є найбільш важливим у побудові піраміди – якщо на цьому етапі припуститися помилки (наприклад, людина вибере "пізнання" і "служіння людям", хоча насправді для неї важливі в першу чергу "популярність" і "високий соціальний статус"), то згодом вона неминуче розчарується. Отже, насамперед потрібно скласти список життєвих цінностей, причому не потрібно боятися витратити на це надто багато часу – важливо добре обдумати список. Необхідно переконатися, що вибрані цінності не суперечать одна одній.

2. Наступний етап – побудова другого поверху піраміди, що спирається на перший. Виходячи із складеного списку, людина повинна вирішити, чого вона хоче добитися. Наприклад, якщо хтось вважає, що для нього найбільш важливі "популярність", "влада" і "високий соціальний статус", він може вирішити, що хоче стати президентом. Потрібно поставити перед собою глобальну мету. Важливо переконатися, що вибрана мета дійсно відповідає усім життєвим цінностям із складеного на попередньому етапі списку.

3. Третій поверх піраміди – складається генеральний план – який, по великому рахунку, необхідний, щоб досягти поставленої на попередньому етапі мети. Наприклад, для того, щоб стати президентом, потрібно спершу стати мером одного з великих міст, потрібно мати фінансову підтримку, потрібно бути відомим публіці оратором, потрібно мати незаплямовану репутацію, потрібно отримати вищу освіту в престижному навчальному закладі і т.п. Так і пишеться план. Поставивши перед собою мету, слід скласти генеральний план досягнення цілей.

4. Четвертий поверх піраміди – довгостроковий (на декілька років) проміжний план з вказівкою конкретних цілей і конкретних термінів. Дуже важливо вказати, досягненню, якого саме (яких саме) пункту генерального плану сприяє досягнення цієї конкретної мети. Ще важливіша вказівка конкретного терміну. Наприклад, якщо людина планує стати президентом і знає, що для цього треба мати вищу освіту, вона може включити у свій п'ятирічний план наступний пункт: "До кінця 20-ти років закінчити з відзнакою Університет за фахом «соціологія і політологія». Отже, слід скласти план на найближчі 4-5 років, поставивши питання: "Що я можу зробити найближчими роками для досягнення цілей, намічених в генеральному плані"? У плані важливо вказати конкретні цілі і конкретні терміни з точністю до декількох місяців, а також вказати, якому пункту генерального плану відповідає досягнення цієї мети.

5. П'ятий поверх – короткостроковий (на термін від декількох тижнів до декількох місяців) план. Дивлячись на довгостроковий план, людина задається питанням: "Що я можу зробити в найближчі тижні або місяці, щоб досягти тієї або цій меті"? Пункти довгострокового плану розбиваються на конкретніші завдання. Наприклад, якщо в довгостроковому плані стоїть пункт: "Закінчити Університет, то до короткострокового плану увійдуть такі пункти, як "Подати документи в Університет, "Пройти курси по підготовці до іспитів" і т. п. Слід скласти план на термін від 2-3 тижнів до 2-3 місяців і, як і на попередньому етапі, вказати конкретні терміни з точністю до декількох днів.

6. Нарешті, шостий поверх піраміди – це план на день. Складається він на основі короткострокового плану – малі завдання вирішуються цілком за один день, більші розбиваються на підзавдання. Наприклад, завдання "Подати документи в Університет" розбивається на такі підзавдання, як "З'ясувати, які документи і кому потрібно подати", "Оформити необхідні документи", "Відіслати документи" і "Переконатися, що документи отримані", кожну з яких можна призначити на якийсь певний день. Зазвичай план на день не просто складається за день до того, а складається зі списку різних справ, які були призначені на цей день упродовж декількох попередніх тижнів, часто в нього також вносяться корективи впродовж дня. Складаючи план на день, бажано вказати час виконання для кожного завдання.

У рамках одного дня в системі Франкліна використовується наступний прийом планування: усі завдання діляться на три категорії: першочергові, другорядні і не-малозначні.

Першочерговими є завдання, що не терплять зволікання – «кров з носа, але вирішити!» Другорядними є завдання, які також бажано вирішити якнайшвидше, але не станеться нічого страшного, якщо, в крайньому випадку, вони будуть затримані на день-два. Малозначними вважаються завдання, які потрібно коли-небудь вирішити (добре б, звичайно, сьогодні), але терміни не піджимають і, якщо сьогодні немає часу, то можна відкласти їх на завтра, на післязавтра або на початок наступного місяця.

У системі Франкліна передбачені спеціальні форми для ведення записів. Американці використовують спеціальні щоденники, що дозволяють полегшити використання системи Франкліна, по суті вони нагадують «ежедневники».

Перші (або останні) сторінки щоденника відведені під список життєвих цінностей (1-й поверх піраміди), опис глобальної мети (2-й поверх) і таблицю для запису генерального плану (3-й поверх).

На початку щоденника дещо відповідним чином розмічених сторінок, виділених під список цілей на рік (фактично, довгостроковий план – 4-й поверх).

На початку кожного місяця і/або кожного тижня одна сторінка виділена під таблицю завдань на цей період (короткостроковий план – 5-й поверх).

Нарешті, для кожного дня відводиться своя сторінка з таблицею для списку завдань на день (6-й поверх). Причому, в таблиці передбачені стовпці для позначення пріоритету завдань (рекомендується означати першочергові завдання буквою "A", другорядні, - буквою "B" і маловажні - буквою "C") і для відмітки, що вказує статус завдання. Ці стовпці слід заповнювати по ходу роботи і, обов'язково, перевіряти у кінці дня. Завершені справи рекомендують відмічати буквою "V". Скасовані, - з тієї або іншої причини, - буквою "X" (бажано також вписати причину, по якій завдання було скасоване). Для відкладених справ запис копіюється в план іншого дня (найчастіше – наступного), а в графі "Статус" за поточний день малюється стрілка і вписується дата, в план дня якої внесено це завдання.

№	Приоритет	Статус	Описание задачи
1	А	V	Закончить разработку стратегического плана
2	С	-->20.03.2001	Закончить статью "Исследование рынка"
3	А	V	Поздравить Петрова с днем рождения
4	В	V	Уточнить информацию об апрельском семинаре
5	С	Х (жена забрала)	Забрать куртку из химчистки
6	В	-->20.03.2001	Ответить на письмо Кудрявцевой

Впишіть ваші життєві цінності, глобальні цілі, генеральні, довгострокові, короткострокові плани і плани на день в таблицю.

Поверх	Життєві цінності, цілі і плани
1	Життєві цінності:
II	Глобальна мета:
III	Генеральний план:
IV	Довгостроковий план на 4-5 років:
V	Короткостроковий план на декілька тижнів або місяців:
VI	План на день:

Корисні поради:

1. Короткострокові плани рекомендується переглядати кожні один-два тижні.

2. Довгострокові плани повинні перевірятися (а при необхідності – коригуватися) не рідше за один раз в чотири-шість місяців.

3. Генеральний план слід переглядати раз на рік, тоді ж варто критично поглянути і на поставлену вами глобальну мету (Чи приваблює вона вас як і раніше? Чи не хочете ви внести якісь корективи?) і навіть спробувати переосмислити записані вами життєві цінності.

- 5 -

"Пряме" планування за допомогою картотек і щоденників обліку часу

Біолог, математик, історик і філософ Олександр Олек­сандрович Любіщев розробив свою систему обліку часу.

З 1 січня 1916 року (йому тоді було 26 років) він починає вести щоденник, який продовжує до кінця свого життя. У цьому щоденнику А. А. Любіщев не лише фіксує усі види робіт, але відмічає і час, витрачений на кожне заняття (ос­новна, додаткова, громадська робота, читання літератури, відвідування гостей, відпочинок і т. д.).