Тема № 9: Управління колективами (групами) працівників.

План

1. Групи та їх класифікація. Формальні і неформальні групи , причини їх виникнення , характеристика та відмінності.

2. Специфіка взаємодії формальних і неформальних груп.

3. Фактори забезпечення ефективної діяльності груп,

4. Управління конфліктами, стресами та організаційними перемінам. (Гірняк-Лазановський: меседжнт: теоретичні основи та практикум+ соц. відповідальність та соц. етика у менеджменті. 13-14розділ ст. 164-172)

І. Групи та їх класифікація. Формальні і неформальні групи, причини їх виникнення, характеристика та відмінності

Кожна людина потребує спілкування з іншими людьми, від чого вона напевне отримує задоволення. Більшість із нас активно шукає взаємодії з іншими людьми. В більшості випадків ці контакти короткочасні і незначні. Однак чим ближче люди зближаються і чим частіше контактують між собою, тим більше вони починають психологічно усвідомлювати один одного, Результатом такого усвідомлення є виникнення соціальних взаємовідносин. Коли відбувається такий процес, випадкова сукупність людей перетворюється в групу.

Кожен із нас належить одночасно до декількох груп. Деякі групи, з якими нам доводиться співпрацювати, е недовготривалими і їх місія проста.

Марвін Шоу стверджував, що група(колектив) - це двоє або більше осіб, які взаємодіють одна з одною таким чином, що кожна особа здійснює вплив на конкретних людей (працівників) і одночасно перебуває під впливом інших осіб.

Більш широка характеристика групи подається Р.Фалмером. Він зазначає, що група – це двоє і більше осіб, які:

1) взаємодіють з кількома або всіма членами групи безпосередньо через мережу зв'язків;

2) об'єднані досягненням одної мети або спільних завдань;

3) керуються нормативною системою поведінки та взаємин;

4) підгримують стабільні рольові стосунки;

5) утворюють підгрупи на основі різних мереж притягування та відштовхування.

Це визначення окреслює основні ознаки групи:

- наявність спільної мети;

- взаємний вплив, як індивідуальний, так і на групу в цілому;

- наявність певних норм поведінки.

Виходячи із цього визначення, можна вважати, що організація будь-якого розміру може складатися з декількох груп. Керівництво створює групи за власним бажанням, коли здійснюється поділ по горизонталі (підрозділи) і по вертикалі (рівні управління). В кожному з багаточисельних відділів великої організації можуть існувати десятки структурних підрозділів (бюро, сектори тощо). Виробництво на заводі можна поділяти на більш малі підрозділи, наприклад, механообробки, покраски, зборки. Ці підрозділи можна ділити і далі на ще менші частинки. Таким чином велика організація може складатися практично із сотень або навіть тисяч малих груп.

Причини виникнення груп:

- економічні (можна отримати більший економічний результат, вигоду, об'єднавшись в групу;

- фізичні (природні) – групування за родом занять, специфікою роботи;

- соціально-психологічні причини (потреба у безпеці, причетності, повазі, спілкуванні, взаємодопомоги та самовираження).

Традиційно групи поділяють на два великих види:

1. Формальні групи.

2. Неформальні групи.

1. Формальні групи – це групи, створені за рішенням керівництва для виконання конкретних виробничих або управлінських функцій. Вони виникають при:

- розподілі праці по вертикалі (рівні менеджменту);

- розподілі по горизонталі (створення підрозділів, на одному управлінському рівні). Приклади: будь-який відділ апарату управління, виробнича бригада тощо.

В організації існують три види формальних груп:

1) групи керівників;

2) виробничі групи (цільові);

3) комітети.

1) Командна група керівника складається з самого керівника і його підлеглих, які в свою чергу теж можуть бути керівниками. Президент компанії і віце-президенти – ось типова командна група. Таку ж групу утворює директор магазину роздрібної торгівлі і завідуючі різними відділами. Іншим прикладом керівної групи є командир авіалайнера, 2-й пілот і бортінженер.

2) Виробнича (цільова) група. Вона в більшості випадків складається із осіб, які разом працюють над одним і тим же ж завданням в межах конкретної функції, програми, завдання. Хоча вони і мають спільного керівника, ці групи відрізняються від командної групи тим. що у них значно більше самостійності в плануванні і в реалізації своєї праці.

Більшість економістів вважають, що цільові групи ламають бар'єри недовіри між керівниками і працівниками. Крім того, надаючи працівникам можливість самим думати про свої проблеми пов'язані з виробництвом і вирішувати їх, вони можуть задовольняти потреби працівників більш високого рівня.

3) Комітети – це група в середині організації, якій надаються делеговані повноваження для виконання якого-небудь завдання чи комплексу завдань, Іноді комітети називають радами, цільовими групами, комісіями, командами, Але у всіх випадках розуміється делегування повноважень та групове прийняття рішення і здійснення дій. що відрізняють комітет від Інших організаційних структур,

Виділяють два види комітетів:

а) постійні;

б) спеціальні (тимчасові).

Постійні комітети – це перманентна діюча група в середині організації, яка характеризується наявністю конкретної цілі. Частіше за все постійні комітети використовуються для забезпечення організації консультаціями з питань особливого значення або тяжкості. Наприклад, рада директорів, ревізійна комісія, фінансова комісія та виконавчі комітети.

Спеціальні комітети (тимчасові) – це тимчасова група, сформована для виконання конкретної цілі. Наприклад, керівник відділу банка може утворити спеціальний комітет для виявлення проблем в обслуговуванні клієнтів, а також альтернативних способів їх коригування. Верховна рада України, наприклад, формує спеціальні комітети для вирішення важливих проблем і делікатних питань.

Керівник організації повинен чітко усвідомлювати, що комітети доцільно створювати у таких випадках:

1) коли проблема вимагає великого досвіду, різноплановості;

2) при виникненні необхідності прийняття непопулярних рішень;

3) з метою координації роботи різних підрозділів;

4) з метою децентралізації управління, на доцільність і небажаність зосередження влада в одних руках;

5) для більш ефективної реалізації загальних функцій менеджменту.

6) колективне прийняття рішень залучає до процесу більше працівників, підносить рівень причетності, змоги самореалізації, виявлення ініціативи – підносить дух організації.

Отже формальна організація створюється за бажанням керівництва. Однак, як тільки створюється формальна організація, вона перетворюється в соціальну сферу, в якій люди взаємодіють вже не за приписами керівництва. Із соціальних взаємовідносин виникає велика кількість неформальних груп.

2. Неформальна група – це та спонтанно сформована група людей, які вступають в постійну взаємодію для досягнення поставленої цілі. Як і для формальних організацій ці цілі є причиною існування такої неформальної організації. В більшості випадків такі групи виникають в трудовому середовищі.

Основними причинами виникнення неформальних груп є:

1) неповнота формальної організації, її формального плану і способів його реалізації створює повну порожнечу і члени організації поступово виробляють моделі поведінки і стосунків. Незаплановані аспекти їх поведінки можуть бути такими ж стійкими і структурованими. як і заплановані. Майже неминуче виникають звички, традиції, пріоритети, які також спричиняють схильність до об'єднання;

2) конфлікт між формальною і неформальною структурами, який може бути як ненавмисним, так і заздалегідь спланованим (намагання перехопити владу, використати ЇЇ для сприяння членам групи; намагання реалізувати свої лідерські якості при недостатньо кваліфікованому керівництві, конфлікти особистих і групових норм етики, моралі тощо);

3) відчуття приналежності, взаємодопомога, взаємозахист. тісне спілкування, зацікавленість.

Менеджер повинен приділяти особливу увагу неформальним групам, оскільки вони можуть стати домінуючими в організації, взаємно проникати в інші формальні й неформальні групи та сильно впливати на управління. Не завжди пересічний працівник, та навіть керівник, усвідомлює те, що він вже опинився в складі певних неформальних груп або хоча би має якесь відношення до них. Для виявлення природи неформальних організацій група американських дослідників, до якої з часом приєднався Елтон Мейо, проводила серію експериментів Хоторна на заводі (компанія "Вестерн Електрик", Чикаго).

На першому етапі виявився вплив інтенсивності освітлення на продуктивність праці. Робітники були поділені на дві групи: контрольну і експериментальну. При збільшенні, а потім зменшенні освітлення продуктивність праці обох груп зростала. Так було виявлено, що в колективі діють фактори, які характеризуються не тільки фізичними параметрами, особливостями технології, обладнання, організації виробництва.

На другому етапі здійснено лабораторний експеримент зі складальницями реле (шість працівниць), яким була надана велика свобода спілкування. Запроваджувались додаткові перерви, скорочувався робочий день, тиждень тощо. При цьому продуктивність праці зростала. Характерним виявилося те. що продуктивність не зменшилася після повернення до попередніх умов роботи.

На третьому етапі на базі великої кількості бесід (залучалося понад 20 тисяч працівників), опитувань, розмов було виявлено, що продуктивність праці залежить як від самого працівника, так І від трудового колективу.

На четвертому етапі на дільниці з виготовлення банківської сигналізації вводилося колективне матеріальне стимулювання продуктивності праці. Очікувалося, що кращі робітники будуть заохочувати працювати продуктивніше гірших. Але виявилося, що більш продуктивні працівники уповільнювали темпи роботи через небажання виходити за рамки, встановлені групою. Тим часом гірші робітники намагалися працювати краще. Тобто сформувався певний усереднений стереотип ставлення до праці,

Хоторнський експеримент привів до таких висновків:

- важливим у менеджменті є фактори поведінки;

- сильний вплив на результати діяльності організації мають стосунки підлеглих з керівниками;

- учасники експерименту працюють більш старанно при усвідомленні того, що вони причетні до експерименту (так званий Хоторнський ефект);

- важливу роль у менеджменті відіграє форма контролю;

- соціальні та психологічні фактори мають більш сильний вплив на продуктивність праці при достатньо добре організованій роботі, ніж фізичні (слід відзначити відкриття Мейо, яке дало змогу виявити види соціальної взаємодії);

- будь-яка організація є також і соціальною системою.

Таким чином, дослідники проблем менеджменту виявили необхідність вивчення неформальних груп, тобто спонтанно створених колективів людей (працівників), які вступають в регулярну взаємодію з метою досягнення певних цілей. Останні і е причиною існування неформальних організацій.

Завдячуючи формальній структурі організації і її завданням, одні і ті ж самі люди збираються разом кожен день, іноді на протязі декількох років. Люди, які в інших умовах навряд чи б навіть зустрілися, часто вимушені проводити більше часу в середовищі своїх колег, ніж у своїй власній сім'ї. Більше того, характер завдань, які вони виконують, в більшості випадків примушують їх часто спілкуватися і взаємодіяти одне з одним. Як уже говорилося. члени однієї організації в багатьох питаннях залежать один від одного. Результатом такої інтенсивної взаємодії є раптове виникнення неформальних організацій.

Неформальні організації мають багато спільного з формальними організаціями, в склад яких вони очевидно входять. Вони в принципі організовані так само як і формальні організації - в них наявна ієрархія, лідери і завдання. В цих організаціях, що виникають раптово, тобто в емерджентних організаціях, також присутні неписані правила, які називаються нормами і є для членів групи еталонами поведінки. Ці норми системою заохочень і санкцій.

Специфіка полягає в тому, що, по-перше, формальна організація створюється на основі раніше обговореного і прийнятого плану, а неформальна організація скоріше за все е раптовою реакцією на незадоволені потреби. І, по-друге, структура і форма формальної організації будуються керівниками свідомо за допомогою проектування у той час, як структура і форма неформальної організації виникають в результаті соціальної взаємодії.

"Гуртки якості". У США на межі 50-60-х років з'явилися "групи бездефектної праці". Однак масового поширення цей рух не набув. Далі цю ідею розвинув тодішній професор Токійського університету Каору Їсткава в 1962 році, який взяв за основу найважливіші елементи американських груп; далі ця ідея розвивалася як оригінальна форма організації праці для інтенсифікації творчих можливостей персоналу.

Соціально-психологічні аспекти "гуртків якості" полягають в полегшенні взаємодії і підвищенні індивідуальної активності та працездатності людей, об'єднаних в групи.

Рух з організації гуртків відбувається з низу вгору, починаючи з майстрів і робітників. Члени гуртку уповноважені визначити проблему, яку треба вирішити, обрати голову, скласти графік проведення засідань і отримати дозвіл керівництва на виконання роботи. В процесі роботи займаються збором інформації, аналізом проблеми, видають керівництву рекомендації щодо вирішення проблеми і впроваджують їх за згодою керівництва, якщо це е сферою їх компетенції.

Особливості функціонування "гуртків якості":

1) засідання проводяться регулярно;

2) засновані на принципі добровільної участі;

3) розв'язувані проблеми пов'язані з трудовою діяльністю на дільницях;

4) гурток припиняє свою роботу після вирішення проблеми.

Основні характеристики неформальних організацій:

1) соціальний контроль, який здійснюється шляхом вироблення і закріплення групових еталонів допустимої поведінки, жорстких санкцій, відчуження тощо. Неформальні організації здійснюють соціальний контроль за своїми членами. Першим кроком до цього е прийняття і закріплення норм – групових еталонів допустимої поведінки. Щоб бути прийнятим в групу і зберегти в ній своє становище, особистість повинна дотримуватися цих норм. Цілком можливо, наприклад, що у неформальних організацій наявні свої чітко сформульовані правила, що стосуються характеру одягу, поведінки, можливих видів праці тощо. Щоб підвищити ефективність реалізації норм, група може застосувати жорсткі санкції, а щодо тих, хто їх порушує, то група може прийняти рішення про виключення їх зі складу неформальної організації.

Соціальний контроль, що здійснюється неформальною організацією, може впливати на реалізацію цілей формальної організації. Він також може вплинути на думку про керівника і справедливість прийнятих рішень;

2) опір організаційним перемінам, які виникають через загрозу існуванню неформальної групи. Люди можуть також використовувати неформальну організацію для обговорення можливих і фактичних змін, які можуть виникнути в їхньому відділі або організації. В неформальних організаціях спостерігається тенденція до протидії таким змінам, однак іноді такі переміни можуть надати неформальній організації можливість досягнути певного високого становища і влади;

3) наявність неформальних лідерів, які займають фактично таке саме положення, як і у формальних групах.

Різниця полягає і в тому, що лідер формальної організації отримує свої повноваження офіційно (в конкретній сфері), а лідер неформальної – шляхом визнання його групою. Тому сфера впливу неформального лідера може виходити за адміністративні рамки формальної організації, але все-таки найперші функції – це допомога групі в досягненні цілей та закріпленні її існування.

До факторів, які виділяють лідера неформальної групи, належать: вік, посада, професійна компетентність, досвід, знання, інтелект, стать, національність, характер, розміщення робочого місця, свобода пересування, чуйність тощо. Менеджеру слід враховувати І ту обставину, що в групі можуть виникати два лідери: перший – для виконання цілей групи, другий - для соціальної взаємодії.

Порівняльна характеристика формальних і неформальних груп

Класифікаційна ознака	Характеристики
	Формальні групи	Неформальні групи
1. Мета створення	Досягнення запланованого результату	Задоволення соціальних потреб (потреб у безпеці, самовираженні, спілку ванні, причетності. взаємодопомоги, взаємозахисту
2. Принцип створення	Планується організацією	Створюється спонтанно, характерний опір змінам, які загрожують існуванню групи
3. Комунікації	Формальні канали	Формальні і неформальні канали
4. Лідерство	Лідер призначається (обирається) організацією	Лідер є вихідцем з групи. Неформальний лідер може мати відчутний вплив і на формальні організації
5. Міжособові стосунки	Встановлюються на основі виконуваних завдань	Розвиваються спонтанно
6. Вплив на членів груп	Влада, адміністративні і економічні методи впливу	Персональний вплив
7.Контроль	Спирається на оцінку згідно з розробленими офіційними критеріями, покарання, винагороду	Діють громадські санкції шляхом впровадження групових норм, еталонів поведінки, при недотриманні яких відбувається остракізм, відчуження